---

Xem thêm một số bài viết liên quan:

• 9 Điều cần lưu ý khi sử dụng ứng dụng quản lý nhân sự của 1BOSS 
• Các công thức tính thuế cần nắm rõ khi sử dụng phần mềm tính lương
• 1BOSS HRM+ - Bộ công cụ quản lý nhân sự doanh nghiệp hiệu quả

---

 

Đảm bảo hiệu quả quản lý hồ sơ nhân sự trên phần mềm 1BOSS HRM

 

Quản lý hồ sơ nhân sự trên phần mềm 1BOSS HRM

 

Tầm quan trọng của quy trình quản trị hồ sơ nhân sự

 

Trong quản trị nhân sự, hồ sơ nhân sự được hiểu là nơi lưu trữ các thông tin cá nhân của người lao động như: lý lịch, hợp đồng, tiền lương, bảng lương, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân,… Đây được xem là quy chế lưu trữ hồ sơ cho các đối tượng quản lý.

Cũng có nhiều loại tài liệu, hồ sơ nhân sự có thể lưu giữ trong thời gian ngắn, nhưng cũng có loại cần lưu giữ vĩnh viễn. Do đó tuỳ theo quy mô doanh nghiệp và tính chất của từng loại hồ sơ mà hồ sơ nhân sự của mỗi công ty chắc chắn sẽ khác nhau. Vì vậy, mỗi công ty sẽ lưu trữ nhiều loại hồ sơ khác nhau theo các cách và hạng mục khác nhau.

Hồ sơ nhân sự của một nhân viên sẽ được lưu trữ trên 1BOSS HRM trong quá trình làm việc của công ty và hồ sơ đó sẽ được liên kết với các quy trình hoạt động của công ty. 

 

Quá trình quản lý lưu trữ hồ sơ nhân sự

 

Quá trình quản lý lưu trữ hồ sơ nhân sự

 

Quá trình lưu trữ và quản lý nhân sự với hồ sơ trên phần mềm 1BOSS HRM yêu cầu đảm bảo các thông tin cần thiết cho nhân sự, chẳng hạn như:

• Sơ yếu lý lịch, thông tin cá nhân của nhân viên.
• Thông tin liên quan đến quy trình làm việc của công ty, chẳng hạn như: ngày vào chính thức, ngày thăng chức, chức danh và công việc, chức vụ hiện tại.
• Hợp đồng của người lao động và các quyền lợi đã thỏa thuận.
• Các thông tin liên quan đến quy trình làm việc như: nghỉ phép, nghỉ ốm, hồ sơ, phúc lợi an sinh xã hội,…
• Thông tin về việc chấm dứt hợp đồng lao động giữa người sử dụng lao động và người lao động (nếu có). 

 

Lưu trữ dữ liệu nhân sự chặt chẽ trên 1BOSS HRM

 

Phân loại hồ sơ trên phần mềm quản trị nhân sự trước khi lưu trữ hồ sơ

 

Phân loại hồ sơ trên phần mềm

 

Phân loại toàn bộ hồ sơ trước khi đưa vào kho lưu trữ. Việc thực hiện phân loại hồ sơ nhân sự sẽ giúp quá trình quản trị nhân sự với công việc tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn. Đây là cách lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả mà doanh nghiệp nên áp dụng. Có thể phân chia vào các thư mục theo bộ phận, phòng ban. Loại lưu trữ này cũng sẽ giúp bạn thao tác tìm kiếm hồ sơ khi cần dễ dàng hơn trên phần mềm. 

 

Phân luồng hồ sơ nhân sự tới các phần mềm liên quan

 

Cách quản lý cũ khó đảm bảo tính chính xác của thông tin nhân viên trong việc quản trị nhân sự, do dữ liệu nhân sự bị phân tán nhiều nơi: file excel hoặc giấy tờ. Bộ phận quản lý nhân sự phải thông báo cho nhân sự qua email mỗi khi thông tin thay đổi. Sau đó là quy trình bộ phận nhân sự tìm tệp, cập nhật thông tin và lưu trữ lại một lần nữa. 

Điều này dẫn đến sai sót hoặc bỏ sót thông tin mà nhân viên báo cáo nhưng nhân sự lại quên cập nhật hoặc nhập thông tin nhiều lần. Thiết lập quy trình phê duyệt nhanh cho việc thay đổi thông tin trên phần mềm 1BOSS HRM. Mỗi nhân viên sẽ có một tài khoản cho cổng thông tin để theo dõi thông tin cá nhân và sử dụng các dịch vụ nhân sự.

Hệ thống quản lý nhân sự 1BOSS HRM kết nối dữ liệu từ thông tin nhân sự sang hợp đồng lao động chuyển sang phân hệ tính lương, BHXH, thuế,… Kết nối thông tin như nghỉ thai sản, nghỉ phép, việc làm, từ thử việc đến việc làm công,… và cung cấp các báo cáo tăng giảm an sinh xã hội.

1BOSS HRM phần mềm quản trị nhân sự chuyên nghiệp khả năng kết nối có thể được mở rộng cho nhiều giải pháp kinh doanh trực tuyến.

 

Quản lý hợp đồng nhân sự trên 1BOSS HRM 

 

Quản lý hợp đồng nhân sự trên 1BOSS HRM 

 

Lưu trữ thông tin hợp đồng chi tiết dưới dạng: mã hợp đồng, tên nhân sự, bộ phận, phòng ban, loại hợp đồng, ngày tạo, ngày ký, ngày hết hạn hợp đồng, …

Quản lý nhân sự theo phân loại hợp đồng, như hợp đồng chính thức, học việc, thử việc, thực tập, thời vụ,… Và phân loại một số vị trí chủ chốt theo hợp đồng tháng, năm hoặc không xác định thời hạn.

Quản lý kỹ thuật số đối với các thông tin cơ bản của hợp đồng trên phần mềm 1BOSS HRM, cho phép người quản lý dễ dàng nhập và xuất dữ liệu hợp đồng từ tệp Excel. Đồng thời có thể dễ dàng xem và kiểm tra lịch sử nhập dữ liệu hợp đồng.

Các dữ liệu lương, phụ cấp, chức vụ, phòng ban và các dữ liệu khác trong hợp đồng lao động sẽ được tự động cập nhật vào hồ sơ nhân sự làm cơ sở để người lao động tính lương, thưởng. Nhằm nâng cao uy tín doanh nghiệp với nhân sự về sự minh bạch và tránh những tranh chấp không đáng có trong quá trình quản trị nhân sự.

 

Quản trị thông tin chấm công nhân sự trên 1BOSS HRM

 

Quản trị thông tin phân ca làm việc

 

Phần mềm sẽ tự động tính toán ngày làm việc dựa trên dữ liệu chấm công của nhân sự và theo công thức tính toán riêng của doanh nghiệp đã được thiết lập sẵn trên hệ thống phần mềm quản lý.

1BOSS HRM sẽ tự động cập nhật bảng chấm công theo thời gian thực khi nhân viên đã chấm công thành công. Do đó, tất cả dữ liệu trực tuyến, công khai, chính xác và minh bạch 100%. Song tất cả dữ liệu được quản lý tập trung trên hệ thống phần mềm quản trị nhân sự nhờ tích hợp ứng dụng công nghệ điện toán đám mây (Cloud).

Ngoài người quản lý, nhân viên có thể chủ động theo dõi bảng lương của mình trên ứng dụng di động. Một ưu điểm nổi bật là 1BOSS HRM còn tự động trừ công, ngày phép và cập nhật vào bảng lương đầy đủ của từng nhân viên ngay sau khi hệ thống nhận được phê duyệt từ nhà quản trị.

 

Chú trọng quản lý phúc lợi nhân sự trong quá trình quản trị nhân sự 

 

Kiểm soát ngày phép và thưởng

 

Kiểm soát ngày phép

 

Phần mềm quản trị nhân sự 1BOSS HRM lưu trữ thông tin chi tiết về việc nghỉ phép bao gồm: mã nhân viên, họ tên, tổng số ngày nghỉ phép, phép đã dùng, phép đã hết hạn, phép ứng,…

Hệ thống sẽ tự động tính toán ngày nghỉ phép, lương thưởng và cộng vào quỹ thời gian của nhân sự trong khoảng thời gian cộng dồn cho phép. Người dùng có thể chọn xem báo cáo ngày phép chi tiết theo tháng, quý hoặc năm.

 

Quản lý thông tin bảo hiểm nhân sự

 

Hệ thống quản lý nhân sự cho phép người dùng cấu hình các thông số bảo hiểm dựa trên tỷ lệ bảo hiểm. Tự động tính phí bảo hiểm, hoàn trả tiền bảo hiểm, xuất phiếu thanh toán bảo hiểm theo quy định của quốc gia.

Lưu lại toàn bộ quá trình thanh toán bảo hiểm cho doanh nghiệp, đồng thời người quản lý và nhân viên có thể dễ dàng theo dõi lịch sử đóng bảo hiểm trực tiếp trên hệ thống.

 

Tiến hành báo cáo quản trị nhân sự định kỳ theo các tiêu chí

 

Tiến hành báo cáo quản trị nhân sự định kỳ theo các tiêu chí

 

Báo cáo về những thay đổi nhân sự

 

Mục đích của báo cáo này trên 1BOSS HRM là theo dõi sự thay đổi của số lượng nhân viên trong công ty dựa trên các tiêu chí như thâm niên, thời gian và chức vụ, để nắm được sự tăng giảm của nhân viên thường xuyên và cố gắng làm việc.

 

Báo cáo việc tuân thủ các quy định về ca làm việc

 

Mục đích của báo cáo này là để bộ phận Nhân sự có một cái nhìn tổng quan về giờ làm việc và việc tuân thủ các quy định cho từng bộ phận và cho toàn công ty. Từ đó, HR có cơ sở để phân tích và chỉ ra những sai phạm trong quy trình, đảm bảo về khả năng quản lý, lãnh đạo của doanh nghiệp và nhận thức của nhân viên.

 

Báo cáo năng suất của nhân viên

 

Báo cáo năng suất của nhân viên

 

Đây là loại báo cáo cực kỳ quan trọng giúp ban lãnh đạo hiểu được hiệu quả hoạt động của nhân sự ảnh hưởng như thế nào đến hiệu quả kinh doanh, đồng thời giải đáp những thắc mắc về cơ cấu công việc, cơ cấu nhân sự của đơn vị có phù hợp không.

Đặc điểm của báo cáo này, tùy thuộc vào mục tiêu và đặc điểm của từng doanh nghiệp. Với các hình thức báo cáo đa dạng trên 1BOSS HRM như Gantt, Kanban và WBS,... nhằm thường xuyên phân tích, so sánh một bộ phận hoặc doanh nghiệp hàng tháng, quý hoặc năm. Được sử dụng để so sánh hiệu suất của một bộ phận, phòng ban. 

 

Tạm kết

 

Thông qua việc ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự, người quản lý có thể phân tích thông tin, dữ liệu chuyên ngành nhân sự, theo dõi và đánh giá người lao động trong doanh nghiệp. Những dữ liệu và con số được phân tích này sẽ giúp các nhà quản lý đưa ra chiến lược đúng đắn và mang lại hiệu quả cao hơn. Song, hệ thống quản lý nhân sự của 1BOSS giúp xây dựng nguồn nhân lực chất lượng cao và mạnh mẽ cho doanh nghiệp thông qua một kế hoạch tuyển dụng, quản lý, giám sát và đào tạo nhân viên một cách bài bản.

Để được tư vấn chi tiết về phần mềm, bạn có thể liên hệ với 1BOSS bằng cách:

 

 

Ban biên tập 1BOSS