---

Xem thêm một số bài viết liên quan:

• 8 Lưu ý khi quản lý thuế & bảo hiểm với 1BOSS Tax & Insurance
• 6 lợi ích mà phần mềm quản lý chấm công đem lại cho doanh nghiệp
• 8 Lí do tại sao doanh nghiệp cần số hóa công tác kê toán tiền lương

---

 

Khai báo thông tin ban đầu của nhân sự trên 1BOSS Payroll

 

Tiến hành cung cấp thông tin nhân viên trên 1BOSS Payroll là bước đầu tiên trước trong quy trình quản lý tiền lương nhân sự. 

 

Cần lưu ý gì khi sử dụng phần mềm 1BOSS Payroll?

 

Thông tin cá nhân

 

Thông tin cá nhân của nhân viên trên 1BOSS Payroll cần phải có:

• Họ và tên, ngày tháng năm sinh của nhân viên. giới tính
• Quốc tịch: Chọn quốc tịch của nhân viên. Quốc tịch sẽ liên quan đến việc cấp mã số BHXH hành chính và xác định thuế trong quá trình tính lương trên 1BOSS Payroll cho người nước ngoài hoặc người Việt Nam.
• Nơi đăng ký giấy khai sinh: Thông tin cần xem trên giấy khai sinh hoặc hộ khẩu về nơi đăng ký khai sinh của người lao động. Điền chính xác tỉnh / quận / huyện nơi sinh.
• Địa chỉ nơi nhận hồ sơ (nơi ở): Bạn có thể khai báo dựa trên địa chỉ nơi tạm trú hoặc thường trú. Mức lương: Xác định mức lương của đơn vị và lựa chọn nó cho phù hợp. Vì vùng lương sẽ xác định mức lương tối thiểu cho các khoản đóng góp an sinh xã hội.

 

Khai báo theo ID nhân viên

 

Khai báo theo ID nhân viên

 

C&B cũng cần tạo mã ID để quá trình tính lương và quản lý nhân sự trở nên đơn giản hơn. Một số thông tin cần lưu ý như:

• Mã nhân viên: Đây là mã quản lý nhân viên do đơn vị tạo ra để theo dõi.
• Cung cấp thông tin về phòng ban hoặc bộ phận khi kê khai hồ sơ quản lý lương. Điều này giúp C&B có thể quản lý thông tin về tiền lương tại các phòng ban dễ dàng hơn.
• Cung cấp thông tin chức vụ: Nếu danh sách chức vụ không được thêm vào khi khai báo bản ghi, sẽ báo lỗi. Ngoài ra, chức danh sẽ liên quan đến chế độ ốm đau, hưu trí và các hệ thống bảo hiểm khác của nhân viên nên cần làm rõ chức vụ của nhân viên. 
• Trạng thái: Báo cáo theo trạng thái của nhân viên, như: báo cáo; nghỉ ốm đau, thai sản; nghỉ không lương; tham gia, nghỉ hưu. Tuyên bố như vậy sẽ giúp ích cho đơn vị quản lý nhân viên của công ty.
• Địa điểm làm việc: Dựa trên hợp đồng lao động mà người lao động đã kí kết.

 

C&B cần xây dựng các kỳ tính lương 

 

C&B cần xây dựng các kỳ tính lương 

 

Thời gian trả lương đối với người hưởng lương tháng quy định tại Điều 23 Nghị định số 05/2015/NĐ-CP như sau:

• Người lao động hưởng lương tháng được trả hàng tháng hoặc nửa tháng và được trả ngay trong tháng người lao động làm việc.
• Thời gian trả lương do hai bên thỏa thuận và cố định hàng tháng.

Việc xác định các kỳ tính lương nhằm đảm bảo thỏa thuận với người lao động và 1BOSS Payroll sẽ tự động gửi báo cáo tổng hợp đến C&B khi đến kỳ tính lương. 

 

Tiến hành tổng hợp dữ liệu chấm công để dễ dàng quản lý lương

 

Tổng hợp dữ liệu chấm công trên 1BOSS

 

Các dữ liệu cần tổng hợp cho 1BOSS Payroll khi quản lý lương:

• Dữ liệu chấm công: thu được từ máy chấm công, phần mềm chấm công bằng cách nhập trực tiếp hoặc tích hợp. Dữ liệu về số ngày nghỉ của nhiều nhân viên khác nhau như nghỉ phép, nghỉ theo chế độ… trên phần mềm nhân sự. Tổng hợp lập hồ sơ dữ liệu làm thêm giờ. Ví dụ: OT các ngày trong tuần, ngày lễ hoặc OT vào ban đêm,… Dữ liệu tổng hợp về kỳ nghỉ, thời gian nghỉ bù và các chuyến công tác.
• Dữ liệu sản phẩm công việc: Dữ liệu đánh giá kết quả làm việc của nhân viên được lấy từ phần mềm KPI hoặc phần mềm quản lý chức năng chuyên nghiệp, như phần mềm quản lý sản xuất, phần mềm quản lý bán hàng (CRM),… Trong quá trình tính lương các dữ liệu này sẽ đảm bảo tính thưởng cho nhân sự. 
• Dữ liệu lương cơ bản, phụ cấp hợp đồng từ phân hệ quản lý nhân sự tích hợp.
• Tổng hợp những trường hợp đi muộn, về sớm, quy chế thưởng phạt, ca trực, giải trình đơn,… từ đó tính ra bảng lương cuối kỳ và chuyển vào dữ liệu lương.
• Quản lý biến động tiền lương: tăng giảm lương, điều động, bổ nhiệm.

 

Cập nhật những quy tắc tính lương cho 1BOSS Payroll

 

Cập nhật những quy tắc tính lương cho 1BOSS Payroll

 

Mỗi doanh nghiệp có cách thức vận hành khác nhau. Hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp có thể bao gồm nhiều cấp, từ người giám sát đến người thực tập. Ngoài ra, doanh nghiệp sẽ luôn bao gồm nhiều phòng ban và bộ phận, với các chức danh nhân sự, hệ thống và mức lương khác nhau.

Vì vậy cần cung cấp các quy tắc lương hiện đại linh hoạt và có quy tắc trả lương riêng cho từng vị trí. 1BOSS Payroll sẽ đảm bảo C&B có thể tùy chỉnh các công thức linh hoạt về thu nhập, phụ cấp, khấu trừ, hoàn trả và phúc lợi dựa trên chính sách của công ty.

Sự khác biệt về giờ làm việc, ca làm việc, quy tắc làm thêm giờ,… nhân lên sự phức tạp của thời gian và lương. Mỗi ngành, lĩnh vực hoạt động đều có những đặc điểm riêng. Việc một phần mềm hoạt động tốt cần đảm bảo có khả năng tùy chỉnh các công thức. Đặc biệt quy chế nhân sự, quy chế quản lý có thể thay đổi theo tốc độ phát triển của doanh nghiệp. 

 

Đảm bảo phân quyền nhân sự trên 1BOSS Payroll

 

Đảm bảo phân quyền nhân sự trên 1BOSS Payroll

 

Tính năng quản lý phi tập trung là tính năng cho phép C&B phân quyền sử dụng các tính năng trên phần mềm và điều này sẽ là cơ sở để có thể xác định quyền sử dụng trong tài khoản đăng nhập của mình khi thêm hoặc chỉnh sửa các tính năng mới. Chỉnh sửa, ví dụ: đặc quyền của quản trị viên có thể sử dụng tất cả các chức năng, đặc quyền của người dùng chỉ được sử dụng một số chức năng và bộ phận được ủy quyền. Các hoạt động khi phân quyền trong phần mềm là tạo, sửa, xóa, cấp quyền, đổi mật khẩu,… tài khoản trên hệ thống. Với tính năng phân quyền này từ phần mềm quản lý lương của 1BOSS sẽ đảm bảo bảo mật và ngăn chặn mọi tác động gây rò rỉ thông tin.

 

Thiết lập khoản khấu trừ thuế và BHXH theo đúng quy định trên 1BOSS Payroll

 

Thiết lập khoản khấu trừ thuế và BHXH theo đúng quy định trên 1BOSS Payroll

 

Các khoản khấu trừ trên phần mềm phải đảm bảo tuân theo đúng quy định của Pháp luật. Cập nhật các quy định khấu trừ lên phần mềm quản lý lương 1BOSS Payroll sẽ hỗ trợ C&B thực hiện mọi quy trình nhanh chóng hơn. Trả các khoản khác cho người cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng, nếu tổng thu nhập vượt quá 2 triệu thì được khấu trừ và nộp thuế theo mức 10% thu nhập trước khi thanh toán cho người nhận.

Đối với người có hộ khẩu thường trú tại Việt Nam, ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên. Thuế sẽ được tính dựa trên thu nhập cá nhân với tỷ lệ 5% -35%

Mức đóng bảo hiểm xã hội của người lao động theo quy định của Luật bảo hiểm xã hội 2014 là 8% tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội. Người sử dụng lao động sẽ trích 17,5% vào đơn giá.

 

Thực hiện kiểm toán và quản lý tiền lương thường xuyên 

 

Thực hiện kiểm toán

 

Kiểm tra bảng lương hàng quý hoặc hàng năm đảm bảo quy trình quản lý tiền lương chính xác.

Đây là những điều C&B cần thực hiện trong một cuộc kiểm toán:

• Kiểm tra xem tiền lương có được tính đúng không.
• Xác minh rằng thuế và các khoản khấu trừ được khấu trừ đúng hạn và được thanh toán cho các bên chính xác.
• Xem lại dữ liệu của nhân viên vì thông tin cá nhân của họ có thể thay đổi thường xuyên và có thể ảnh hưởng đến việc trả lương.
• Xác minh bất kỳ khoản thanh toán bất thường nào và đảm bảo rằng chúng có chứng từ đi kèm.
• Lập phiếu thanh toán tiền lương, thuế TNCN, bảo hiểm.

 

Trích xuất báo cáo trên phần mềm quản lý lương phù hợp với nhu cầu

 

Trích xuất báo cáo trên phần mềm quản lý lương

 

Phần mềm tiền lương 1BOSS Payroll có hệ thống báo cáo lương chi tiết ở cấp cá nhân, bộ phận và công ty. Biểu mẫu được trình bày ở chế độ hiển thị màu và cảnh báo trực quan, năng động, thời gian thực, và các tệp có thể được xuất ra để in, lưu trữ, khai thác và phân tích dữ liệu. Khi tính lương, mọi biến động tiền lương và biến động ngân sách tiền lương đều được hiển thị trực quan thông qua nhiều biểu đồ báo cáo khác nhau. Do đó, nhà quản lý có thể dễ dàng nắm được tình hình lương thưởng của doanh nghiệp tại thời điểm mong muốn. Bảng lương được kết xuất linh hoạt theo từng nhân viên, bộ phận, đồng thời thông báo cho từng nhân viên.

 

Tạm kết

 

Phần mềm quản lý lương 1BOSS Payroll giúp công ty xây dựng chính sách lương và tính lương hàng tháng. Phần mềm tính lương có thể là một thành phần của phần mềm nhân sự. Quy mô doanh nghiệp càng lớn, càng nhiều nhân sự, nhiều loại công việc thì vai trò của phần mềm tính lương càng lớn. Từ đó, doanh nghiệp có thể tính lương hàng tháng và quản lý sự thay đổi tiền lương khi chính sách hoặc nhân viên thay đổi.

Để được tư vấn chi tiết về phần mềm, bạn có thể liên hệ với 1BOSS bằng cách:

 

Bấm vào link

Ban biên tập 1BOSS