---

Xem thêm một số bài viết liên quan:

• 8 lỗi hay gặp trên phần mềm quản lý chấm công tự động
• 8 Lí do tại sao doanh nghiệp cần số hóa công tác kế toán tiền lương
• 7 phương pháp đánh giá nhân sự trên phần mềm quản lý

---

 

Phần mềm quản lý chấm công phân ca và quản lý ca làm việc

 

Phân ca và quản lý ca làm việc

 

Phần mềm quản lý chấm công có chế độ tự động sắp xếp giờ làm thêm của nhân viên, quản lý giờ làm thêm không cần giám sát trực tiếp, nhân viên chủ động xác nhận giờ làm ngay trên hệ thống, có chế độ quản lý thời gian từ xa.

Lợi ích của việc phân ca tự động mang lại là rất lớn, tiết kiệm rất nhiều chi phí cho việc quản lý nhân viên, gián tiếp thúc đẩy nâng cao nhiệt tình làm việc của nhân viên, thúc đẩy sự phát triển kinh tế của các tổ chức, doanh nghiệp.

 

Phần mềm quản lý chấm công tăng hiệu quả trong công tác quản lý

 

Hình thức quản lý chấm công đa dạng

 

Hình thức quản lý chấm công bằng Face ID

 

Trong thời đại hiện nay, có nhiều loại hình chấm công phụ thuộc theo nhu cầu, quy mô nhân sự, chi phí. Doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức chấm công như thẻ từ, cảm biến vân tay, nhận diện hay định vị,… Tất cả đều được tích hợp sẵn trên phần mềm quản lý chấm công và doanh nghiệp có thể lựa chọn tùy theo mục đích sử dụng.

Mỗi hình thức quản lý lại có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Nhưng chung quy lại với các hình thức chấm công này toàn bộ quy trình quản lý chấm công của tổ chức, doanh nghiệp được đảm bảo đúng – đủ và minh bạch.

 

Quản lý thời gian làm việc của nhân viên

 

Quản lý thời gian làm việc của nhân viên

 

Thông tin dữ liệu nhân viên được lưu trữ hoàn toàn trên phần mềm quản lý chấm công, chức năng tìm kiếm chính xác tuyệt đối giúp nhà quản lý dễ dàng tìm kiếm dữ liệu chấm công của bất kỳ nhân viên nào mà không tốn nhiều thời gian. Phần mềm sẽ xử lý, cho kết quả hiển thị chi tiết và đầy đủ thông tin nhất chỉ trong vòng 2s. Ngoài ra, phần mềm còn phân tích giờ làm việc của nhân viên thông qua các thiết bị tính thời gian và giờ làm thêm của nhân viên, đưa ra các báo cáo rõ ràng và đầy đủ.

Phần mềm hỗ trợ lưu trữ và hiển thị thông tin đầy đủ: giờ làm việc ra vào, số phút đi muộn /về sớm, số ngày nghỉ phép của nhân viên hiển thị trên một màn hình... giúp người quản lý dễ dàng quản lý chấm công nhân viên có đảm bảo tuân thủ quy định về giờ làm việc của doanh nghiệp.

Với phần mềm quản lý chấm công này, người quản lý có thể dễ dàng theo dõi việc chấm công của nhân viên. Vì phần mềm có thể hiển thị chi tiết tất cả các thông tin liên quan đến ngày làm việc của nhân viên trên màn hình điện thoại thông minh, mà không cần sử dụng camera hay chat nhóm để nắm bắt tình hình nhân sự trong doanh nghiệp.

 

Xử lý bất thường trong quy trình quản lý chấm công

 

Xử lý bất thường trong quy trình quản lý chấm công với 1BOSS Checkin

 

Đầu tiên, đối với các doanh nghiệp có lịch làm việc phức tạp dễ bị chồng chéo, phần mềm tính thời gian có thể giúp cung cấp cái nhìn tổng quan về các ca làm việc của doanh nghiệp. Từ đây, nhân sự dễ dàng phân tích và điều phối mọi người để đảm bảo mục tiêu và tiến độ công việc.

Phần mềm quản lý chấm công giúp bộ phận nhân sự xử lý các yêu cầu công việc của nhân viên và tổng hợp báo cáo tình trạng chấm công một cách nhanh chóng. Với phần mềm tích hợp tính năng thời gian, bộ phận nhân sự sẽ dễ dàng xử lý các yêu cầu làm thêm giờ, nghỉ bù, đi lại và nghỉ phép của nhân viên trên một nền tảng duy nhất.

Cuối cùng, với quy trình quản lý chấm công bằng phần mềm, sẽ đảm bảo giám sát được quy trình làm việc, đi trễ – về sớm, đi sai ca, hoặc quên chấm công.

 

Nâng cao hiệu suất và tiết kiệm chi phí khi quản lý chấm công

 

Tiết kiệm chi phí và thời gian khi quản lý chấm công

 

Tiết kiệm chi phí

 

Phần mềm quản lý chấm công tính lương giúp tăng hiệu quả báo cáo và trích xuất dữ liệu tức thì, nhanh chóng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu nhân sự. Trên thực tế, việc thu thập thông tin thủ công của nhân viên tốn rất nhiều thời gian và công sức. Các công cụ Excel có thể hữu ích, nhưng cũng mất nhiều thời gian ở một mức độ nào đó. Bằng cách nâng cấp lên hệ thống chấm công trực tuyến, doanh nghiệp có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian cho đội ngũ nhân sự và tăng tốc độ công việc.

Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý, các thành viên tham gia vào quá trình làm việc có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin và nắm được tiến độ công việc, từ đó tiết kiệm thời gian tìm kiếm và nâng cao hiệu quả công việc của từng nhân sự trong doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm quản lý sẽ tiết kiệm chi phí do đầu tư cơ sở hạ tầng ít và chỉ phải trả tiền cho những khoản thật sự cần thiết. Đây là cách tiết kiệm chi phí hiệu quả giúp doanh nghiệp chủ động ngân sách cho tương lai

 

Nâng cao hiệu quả làm việc với phần mềm quản lý chấm công

 

Nâng cao hiệu quả làm việc với phần mềm quản lý chấm công

 

Việc nhân viên hoặc người quản lý làm mất bảng chấm công là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Các tệp được lưu trữ trên máy tính có thể dễ dàng bị mất trong trường hợp vô tình xóa, bị vi rút tấn công hoặc khi máy tính của cài đặt lại Windows mà không sao lưu dữ liệu. Phần mềm quản lý chấm công được lưu trữ trên điện toán đám mây, đảm bảo tính bảo mật và luôn có thể truy cập được. Nó cũng giúp dễ dàng theo dõi các thay đổi trong dữ liệu thời gian hơn.

Bộ phận nhân sự có thể chủ động thiết lập dữ liệu ban đầu cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Nhân sự có thể nhanh chóng cập nhật và xem danh sách nhân viên. Ngoài ra, nhân sự có thể thiết lập dữ liệu ca làm việc, mức lương hoặc các thông số khác cho từng trường hợp. Điều này rất quan trọng giúp hạn chế tối đa sai sót trong việc quản lý chấm công nhân viên và tính lương.

 

Phần mềm quản lý chấm công hỗ trợ tích hợp tính lương 

 

Phần mềm quản lý chấm công hỗ trợ tích hợp tính lương 

 

Khi sử dụng hệ thống phần mềm có thể dễ dàng vào hệ thống tự động tính và trừ số giờ nghỉ phép, giờ nghỉ không phép, làm thêm giờ, tiền thưởng, tiền phạt. Ngăn ngừa những trường hợp không đạt yêu cầu trong việc áp dụng nội quy công việc và nâng cao hiệu quả công việc. Sử dụng bộ quy trình quản lý chấm công với phần mềm cũng có thể giúp doanh nghiệp ngăn ngừa sai sót khi số lượng nhân viên cần quản lý lớn: Trả lương chính xác, hạn chế sai sót, tăng năng suất làm việc,… 

 

Quy trình quản lý chấm công đảm bảo sự minh bạch

 

Khi các nhân viên chăm chỉ đi làm đúng giờ nhưng lại biết rằng một số đồng nghiệp đi muộn, nghỉ trưa quá lâu hoặc về nhà bất cứ khi nào mà không bị kiểm soát gì, khiến tinh thần làm việc của họ có thể đi xuống. Phần mềm quản lý chấm công vân tay có thể giảm thiểu vấn đề này và tăng tính bình đẳng của nhân viên.

Việc nhân viên tự giám sát công việc của mình là cần thiết. Điều này giúp họ đảm bảo quyền lợi của chính mình và phản hồi với bộ phận Nhân sự trong trường hợp thời gian không chính xác. Phần mềm quản lý chấm công cho phép nhân viên theo dõi các thông tin trên và dễ dàng đưa ra các đề xuất lương thưởng cho bộ phận nhân sự. Ngoài ra, trong trường hợp tăng ca, nghỉ phép hay đi công tác, phần mềm chấm công còn hỗ trợ nhân viên đăng ký, giảm thiểu thời gian liên lạc với bộ phận nhân sự.

 

Phần mềm quản lý chấm công đảm bảo bảo mật thông tin 

 

Phần mềm quản lý chấm công đảm bảo bảo mật thông tin 

 

Phần mềm chấm công tốt nhất có cấu trúc tổ chức rất chặt chẽ, bao gồm nhiều bước thiết lập khu vực an ninh, tính năng bảo mật trong kho thông tin nhân viên và các khu vực hạn chế như quản lý tài chính để tránh sửa thông tin.

 

Bảo vệ dữ liệu chấm công bằng mật khẩu

 

Người quản trị thiết lập ma trận hệ thống quản lý trên phần mềm quản lý chấm công hoặc thiết bị chấm công để bảo vệ dữ liệu không bị đối tượng tự ý sửa đổi gây nguy hại lớn. Điều này đảm bảo chính sách, dữ liệu hệ thống ổn định và không bị gián đoạn hệ thống dẫn đến tính toán sai, không thể in báo cáo,…

 

Gặp tác động không bị mất dữ liệu chấm công

 

Chế độ hoạt động bình thường của phần mềm chấm công ngay lập tức bị tắt nguồn, bạn lo lắng dữ liệu đang xử lý bị mất, xóa hết dữ liệu. Nhưng với phần mềm thì sẽ không hề bị ảnh hưởng, dữ liệu quản lý chấm công nhân viên vẫn được hiển thị và lưu trong hệ thống làm việc. Nếu virus xâm nhập vào hệ thống phần mềm, lập trình viên sẽ tạo tường lửa để ngăn chặn các cuộc tấn công từ bên ngoài, tự hủy và loại bỏ các thành phần nguy hiểm. 

 

1BOSS Checkin | Phần mềm quản lý chấm công tự động hoá với mọi quy trình

 

Phần mềm tự động hóa hệ thống chấm công 1BOSS Checkin

 

Đặc biệt phần mềm quản lý chấm công có tích hợp với công nghệ AI, Bigdata,… Vì vậy tất cả các dữ liệu: thông tin cá nhân của nhân viên, dữ liệu thẻ, dữ liệu chấm công và các dữ liệu sự kiện khác đều được tự động lưu trữ vào phần mềm. Tất cả thông tin hồ sơ nhân viên đều có thể được quản lý trên phần mềm. Quản lý dữ liệu chấm công: dựa trên thông tin vân tay, Face ID, và địnnh vị GPS,…

1BOSS Checkin xử lý những bất thường trong chấm công: danh sách nhân sự đi làm muộn, về sớm theo thời gian thực. Tự động nhận dạng và tích hợp phần mềm tính lương cho các trường hợp làm việc vào ngày lễ, cuối tuần hoặc nghỉ phép có lương, không lương

 

1BOSS Checkin – bảng phân ca

 

Tạm kết

 

Trên đây, 1BOSS đã giới thiệu những lợi ích to lớn của phần mềm quản lý chấm công mà doanh nghiệp không thể bỏ qua. Sự có mặt của các thiết bị máy chấm công hiện đại giúp giải quyết mọi vấn đề trong công tác quản lý nhân sự một cách tốt nhất. Giúp doanh nghiệp đạt được bước ngoặt mới trong công tác quản lý nhân viên từ giờ giấc làm việc đến cách tính lương cho nhân viên. Quy trình quản lý chấm công với chức năng thiết bị điện tử là phương tiện hữu hiệu nhất để hỗ trợ việc chấm công của nhân viên trong doanh nghiệp.

 

Ban biên tập 1BOSS

 

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho