---

Xem thêm một số bài viêt liên quan:

• 7 phương pháp đánh giá nhân sự trên phần mềm quản lý
• Phần mềm quản lý đánh giá nhân sự theo KPI có tốt không?
• Review chi tiết Top 12 phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay

---

 

Quản lý chấm công tự động - xu hướng quản lý nhân lực hiện nay

 

 

Trước đây, phần lớn công việc của nhân sự là dành thời gian thu thập các bảng chấm công viết tay và kiểm tra độ chính xác của chúng. Hiện tại, họ chỉ cần quyền truy cập phần mềm quản lý chấm công, sẽ có báo cáo tự động, nhanh chóng và chính xác.

Sự phát triển của Công nghệ 4.0 đã mang đến nhiều giải pháp chấm công mới có thể khắc phục triệt để vấn đề chấm công bằng vân tay. Cụ thể, hiện nay nhiều công ty đã sử dụng phần mềm chấm công tự động với nhiều cách khác nhau: Face ID, định vị GPS, quẹt thẻ Mobile App,… để quản lý nhân sự qua điện thoại di động thay thế các lối kiểm soát trước đây.

Về vai trò và chức năng của hệ thống quản trị nguồn nhân lực trong kỷ nguyên số. Có thể thấy, trong việc ứng dụng quản lý chấm công tự động là giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình quản lý nhân sự một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Phần mềm chấm công tự động có nhiều ưu điểm nổi bật như: quản lý thời gian làm việc hiệu quả, tự động hóa hoàn toàn dữ liệu công – chính xác về thời gian, ứng dụng, quản lý trực tuyến tập trung và lưu trữ dữ liệu công cộng trên Internet.

 

Một số lỗi hay gặp trên phần mềm quản lý hệ thống chấm công tự động

 

Lỗi kết nối của phần mềm quản lý chấm công

 

Lỗi kết nối của phần mềm quản lý chấm công

 

Nguyên nhân đầu tiên gây ra lỗi kết nối của phần mềm quản lý chấm công do đường truyền mạng, cụ thể là dây mạng từ hệ thống chấm công đến mô hình phát wifi. Chưa kể các hệ thống chấm công được kết nối với nhau bằng tên miền, P2P (ở chế độ HIP), hệ thống chấm công (phần mềm hẹn giờ và chấm công) phải sử dụng chung một chế độ wifi. Sau khi kiểm tra và sửa lỗi tín hiệu từ bộ hẹn giờ đến mô hình wifi, cần xem xét PING địa chỉ IP của bộ hẹn giờ bằng máy tính đã cài đặt phần mềm để xem nó đã kết nối với bộ hẹn giờ chưa.

Phần mềm được cài đặt trên máy tính không thuộc cùng lớp mạng với hệ thống chấm công. Lỗi này xảy ra khi công ty có 2 modem mạng phát wifi, dây mạng của máy chấm công được cố định vào 1 wifi nhưng máy lại bị kẹt ở mạng khác, cách khắc phục là bắt lại định mức wifi như cũ đã làm.

Cổng mạng của hệ thống chấm công bị hỏng: Lỗi này liên quan đến phần cứng, vui lòng liên hệ nhà cung cấp để được bảo hành: Khi tất cả các lỗi trên đều không kết nối được thì cuối cùng coi như lỗi này.

 

Sai thông số trên phần mềm chấm công tự động

 

Các thông số sai trên phần mềm quản lý hệ thống chấm công, phần lớn là do người cài đặt hoặc người dùng vô tình thao tác. Sai thông số thường thấy nhất là địa chỉ IP:

Có nhiều trường hợp sai IP, khi cài đặt máy chấm công sẽ có một số máy bị treo ở chế độ DHCP, nếu chúng ta sử dụng IP mà không kết nối được từ xa thì nên đóng mục này lại. Nhận lớp mạng để tránh IP nhảy. DHCP có khả năng tự động tìm một IP phù hợp cho hệ thống khi nó được đưa vào môi trường cài đặt mà không cần thiết lập. Nó sẽ tự động điều chỉnh lớp mạng phù hợp cho máy chấm công, tuy nhiên nhược điểm của nó là mỗi lần khởi động lại máy sẽ nhận một địa chỉ IP khác nhau khiến IP của máy chấm công và phần mềm bị lệch.

 

Lỗi bị trùng tài khoản trên phần mềm quản lý hệ thống chấm công

 

Lỗi bị trùng tài khoản trên phần mềm quản lý hệ thống chấm công

 

Lỗi này xảy ra khi một công ty có 2 máy chấm công. Không có quy tắc mã nghiêm ngặt để thêm người. Nhân viên A trên máy số 1 là mã số 5 và nhân viên B trên máy số 2 cũng là mã số 5. Khi kéo nhân viên vào phần mềm, nhân viên A và B đều dùng chung mã 5 nên 2 người nhầm lẫn. Nếu việc này đã lâu thì cần tạo 2 cơ sở dữ liệu riêng biệt để lấy dữ liệu định thời trước. Sau đó, chúng ta làm lại dữ liệu ID cho 1 trong 2 hệ thống quản lý chấm công từ đầu.

 

Dung lượng lưu trữ hồ sơ trên phần mềm quản lý chấm công bị đầy 

 

Dung lượng lưu trữ hồ sơ trên phần mềm quản lý chấm công bị đầy 

 

Lỗi này thường do một số hệ thống không tự động đẩy dữ liệu lên bộ lưu trữ đám mây, dẫn đến đầy dữ liệu. Không thể tiếp tục lưu trữ, trước khi thực hiện thao tác xóa dữ liệu chấm công cần nhớ tải dữ liệu về trước, sau đó vào máy chấm công để vào phần quản lý dữ liệu, chọn tùy chọn này để xóa dữ liệu, tại đây cho phép chúng ta chọn xóa tất cả hoặc chọn xóa theo khoảng thời gian, bạn chọn xóa theo phân đoạn thời gian. Ngoài ra, đối với một số phần mềm chấm công tự động trên nền tảng Cloud, còn cho phép doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu dưới dạng thuê máy chủ. Dạng thức này này giúp doanh nghiệp tránh mất dữ liệu tham dự gần đây của phần mềm quản lý chấm công.

 

Không nhận dữ liệu quản lý chấm công

 

Không nhận dữ liệu quản lý chấm công

 

Tình trạng này thường gặp nhất trong quá trình tiến hành báo cáo của phần mềm chấm công. Nếu không có dữ liệu, thì ngay lập tức cần kiểm tra xem đã tải dữ liệu xuống máy tính của mình chưa. Nếu đã được tải, nhưng một số nhân viên có dữ liệu và một số nhân viên thì không. Bạn cần kiểm tra xem ca có được đặt bởi người không có dữ liệu hay không. Hiện nay, một số phần mềm chấm công tự động yêu cầu người quản lý phải xếp ca cho nhân viên. Sau khi làm xong, có thể xuất thời gian ra vào của nhân viên.

Bên cạnh đó cần lưu ý đồng hồ bấm giờ có sai so với thực tế hoặc không hiển thị thời gian ra vào, có thể do lỗi điện tử trong máy hoặc do cài đặt sai ngày giờ hoặc do phần mềm.

 

Phần mềm chấm công định vị sai vị trí hoặc không có định vị

 

Phần mềm chấm công định vị sai vị trí hoặc không có định vị

 

Việc quản lý chấm công bằng vân tay và nhận diện khuôn mặt vẫn còn nhiều góc khuất, nhân viên có thể nhập thời gian và rời khỏi nơi làm việc bất cứ lúc nào hoặc máy sẽ không nhận diện được khi vân tay bị dính mồ hôi. Với nhận dạng khuôn mặt cũng vậy, tuy là tiên tiến nhưng tỷ lệ chính xác không cao, nếu bạn thay đổi khuôn mặt hoặc lấy tóc che mặt thì ứng dụng sẽ báo lỗi.

Vì vậy nếu phần mềm chấm công tự động không có định vị GPS thì việc quản lý giờ giấc làm việc và quãng đường đi lại của nhân viên không được toàn diện. Với những nhân sự không làm trực tiếp tại văn phòng khi không có định vị thì không thể quản lý công việc và hoạt động hằng ngày của từng nhân viên và  từng lộ trình họ đi. Từ đó không đánh giá được hiệu quả công việc một cách toàn diện nhất.

Mặt khác quản lý nhân viên dựa trên định vị GPS giúp công ty tiết kiệm chi phí, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh. 

 

Phần mềm chấm công không tích hợp API

 

Phần mềm chấm công không tích hợp API

 

Với hệ thống quản lý chấm công không tích hợp API việc giao tiếp hai chiều giữa nhân viên và hệ thống không được thực hiện. Do đó việc kết nối, lấy dữ liệu hoặc cập nhật cơ sở dữ liệu chấm công đều khó có thể thực hiện.

Việc kiểm soát và truy cập dữ liệu với các nhà quản trị nhân sự cũng gặp khó khăn. Hơn hết, không tích hợp API dữ liệu trong tương lai dễ bị thay đổi nếu có sự tác động nào đối với dữ liệu.

 

Quản lý hệ thống chấm công sai sót trong tích hợp với bảng lương

 

Phần mềm gặp trục trặc trong việc tính toán ngày công dựa trên dữ liệu chấm công của nhân sự đó. Công thức tính công riêng của từng công ty chưa được cấu hình sẵn trên hệ thống phần mềm.

Phần mềm quản lý chấm công không thể truyền dữ liệu trực tiếp đến phần mềm tính lương – một quy trình được gọi là tích hợp tính lương. Với những doanh nghiệp sử dụng nhiều phương pháp chấm công thì việc tổng hợp, kiểm tra, nhập liệu nếu không có tích hợp tính lương thì với một quy trình thủ công, nhiều sai sót và tốn thời gian cần được loại bỏ.

 

1Boss Checkin | Phần mềm giảm tối đa sai sót chấm công nhân sự

 

Phần mềm quản lý chấm công 1BOSS Check-in

 

Người quản lý dễ dàng quản lý hệ thống chấm công và  “số hóa” quy trình chấm công với cài đặt quản lý tự động của phần mềm 1BOSS Check-in. Với tính năng nổi bật có thể hạn chế tối đa các lỗi trong quá trình chấm công nhân sự

• 1BOSS Checkin là phần mềm chấm công tự động được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại nhất hiện nay: AI, Gantt chart, Big data,… nhằm mục đích tự động hóa và chuyên nghiệp hóa việc chấm công của nhân viên trong quy trình.
• Hỗ trợ chấm công theo thời gian thực thông qua công nghệ tích hợp hệ thống tự động: thẻ vân tay, nhận diện khuôn mặt, quẹt thẻ, Mobie App, định vị GPS, …

 

Bấm vào link để đăng ký trải nghiệm phần mềm miễn phí

 

Tạm kết

 

Qua bài viết này, 1BOSS đã cùng bạn tìm hiểu một số hạn chế nổi bật của các phần mềm quản lý chấm công hiện nay. Chúng tôi hy vọng bài viết có thể cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích trong vai trò và chức năng của hệ thống quản lý nguồn nhân lực trong thời đại kỹ thuật số. Qua đó, ta thấy được rằng việc ứng dụng phần mềm quản lý chấm công là giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình quản lý nhân sự một cách nhanh chóng và dễ dàng.

 

Ban Biên Tập 1BOSS.

 

 

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho