Tầm quan trọng của OKR và KPI trong hoạt động quản lý
OKR và KPI được xem là hai công cụ quản lý hiệu suất nổi bật nhất, hoạt động cùng nhau và đóng góp vào sự thành công trong các mục tiêu của doanh nghiệp.
Trong giai đoạn hiện nay các tổ chức và cá nhân phải đối mặt với những thách thức rất khác so với trước đây. Trước đây, khi các tổ chức và cá nhân chỉ tập trung vào việc tìm kiếm những cách thức làm việc hiệu quả hơn, thì nay họ muốn tập trung vào các mục tiêu cá nhân hóa có liên quan mật thiết đến mục tiêu kinh doanh. Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp bây giờ cần phải lựa chọn cách mỗi nhân viên thực hiện để đạt được mục tiêu của họ, thì OKR và KPI đã thực hiện được mong muốn trên. Đây còn là hệ thống quản lý hiệu suất tốt sẽ giúp cải thiện hiệu suất chung của doanh nghiệp trong khi vẫn có thể hỗ trợ năng suất, hiệu suất của nhân viên.
Để nâng cao khả năng quả trị năng suất hoạt động cho doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo thêm một số phương pháp sau:
KPI là gì?
KPI là gì? KPI – Key Performance Indicator, một giá trị có thể đo lường được để chứng minh một công ty hoặc một cá nhân đang đạt được các mục tiêu kinh doanh chính một cách hiệu quả như thế nào. Xây dựng KPI sẽ giúp bạn xác định và đo lường hiệu suất để đạt được mục tiêu của mình. Các tổ chức và cá nhân sử dụng KPI ở nhiều cấp độ để đánh giá mức độ thành công của họ trong việc đạt được mục tiêu. KPI cấp cao có thể tập trung vào hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp, trong khi KPI cấp thấp có thể tập trung vào các mục tiêu hoặc quy trình riêng lẻ trong các bộ phận như bán hàng, tiếp thị hoặc trung tâm cuộc gọi.
- KPI có liên quan đến mục tiêu chiến lược: Mục tiêu chiến lược thường là tiền, lợi nhuận, thị phần, ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại của doanh nghiệp.
- KPI được liên kết với các mục tiêu chiến thuật: Chiến thuật là những hoạt động nhỏ giúp đưa một công ty đến gần hơn với việc đạt được các mục tiêu chiến lược của mình.
Vai trò của KPI trong các hoạt động kết nối của doanh nghiệp
- Xét về vai trò nổi bật chung của OKR và KPI trong doanh nghiệp, thì với nét riêng biệt chỉ số KPI giúp doanh nghiệp dễ dàng đo lường sự tăng trưởng và giúp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên và các bộ phận.
- Việc áp dụng đúng và chính xác các thước đo có thể giúp doanh nghiệp quản lý và hiểu được hiệu suất và hiệu quả của từng cá nhân, bộ phận hoặc nhóm.
- KPI là chỉ số định lượng chính nên kết quả đo lường có độ chính xác cao.
- Giúp tăng cường kết nối công việc giữa các cá nhân, bộ phận trong cùng một tổ chức.
Khung quy chuẩn các bước xây dựng KPI cho doanh nghiệp gồm:
Bước 1: Xác định chủ thể thiết lập KPI
Xác định chủ thể thiết lập KPI
Chủ thể xây dựng KPI có thể là trưởng bộ phận, trưởng phòng, bộ phận,… Tuy nhiên đòi hỏi phải là người có chuyên môn cao, hiểu rõ mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, dự án. Đồng thời, cũng phải hiểu rõ về đánh giá KPI trong doanh nghiệp của mình
- Làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng bộ phận
- Khi xây dựng hệ thống KPI cần làm rõ chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, ban, dự án,…
- Xác định rõ vị trí việc làm, chức danh và trách nhiệm của từng vị trí
- Cần phải mô tả rõ ràng công việc của từng người và kàm rõ trách nhiệm công việc của họ.
Bước 2: Xác định chỉ số KPI
- Các chỉ tiêu nhóm phòng ban: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, phòng ban
- Chỉ số cá nhân: Được xây dựng dựa trên KPI cá nhân theo yêu cầu của tiêu chuẩn SMART
- Thực hiện các kỳ đánh giá chỉ tiêu cụ thể
Bước 3: Tạo lập khung cho điểm cho các tiêu chí đã được xác định rõ ràng
Mỗi chỉ số sẽ có các mức cho điểm khác nhau, tùy thuộc vào mức độ hoàn thành công việc được đề xuất.
Bước 4: Tổng kết và điều chỉnh
Căn cứ vào khung điểm trên, các trưởng phòng, trưởng bộ phận,… sẽ tổng hợp lại tổng điểm và đưa ra kết luận, điều chỉnh cách thức cho phù hợp.
Mẫu xây dựng KPI cho nhân viên hành chính – nhân sự
Xây dựng mẫu KPI cho nhân viên hành chính - nhân sự
Các yếu tố cơ cần được đề cập trong bảng KPI HR:
- Số lượng nhân viên
- Bảo hiểm lao động
- Giờ làm việc của nhân viên
- Tuyển dụng việc làm
- Chi phí nhân viên
- Ngân sách nguồn nhân lực
- Quản lý tài sản
→ Download mẫu xây dựng KPI cho nhân viên Hành chính nhân sự: TẠI ĐÂY
Mẫu xây dựng KPI cho nhân viên Kinh doanh
Mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh
Phòng kinh doanh là người cung cấp hàng hóa, sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp cho người tiêu dùng và mang lại đơn đặt hàng và doanh số cho doanh nghiệp. Trước khi bắt đầu lập chiến lược sản phẩm, chiến lược mở rộng thị trường, dịch vụ khách hàng…, trước tiên cần xác định KPI của bộ phận bán hàng trên tất cả các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động trên tất cả các bộ phận của doanh nghiệp.
→ Download xây dựng KPI cho nhân viên Kinh doanh: TẠI ĐÂY
Xây dựng KPI cho bộ phận Kế toán
Mẫu KPI cho nhân viên kế toán tài chính
Quy trình xây dựng KPI cho bộ phận kế toán thông qua các bước và tiêu chí như sau:
Bước 1: Xác định người / bộ phận sẽ tạo KPI kế toán
Bước 2: Xác định các tiêu chí bắt buộc cho mẫu KPI
► Đánh giá nhân viên kế toán dựa trên thái độ
- Thái độ tôn trọng
- Nhiệt tình, sẵn sàng nhận công việc và đối mặt với nó dù gặp phải khó khăn, thử thách nào.
- Trung thực trong mọi việc là một yếu tố quan trọng giúp kế toán phân biệt được đúng sai và làm việc một cách hiệu quả nhất.
- Làm việc siêng năng, tích cực: đi làm đúng giờ, không đi sớm về muộn, không nghỉ phép thường xuyên.
- Người đáng tin cậy, kín đáo và tỉ mỉ.
► Xây dựng KPI kế toán dựa trên năng lực
- Người lao động hoàn thành tốt công tác quản lý và giám sát tài chính của doanh nghiệp.
- Các nguyên tắc trong vấn đề kế toán luôn được tuân thủ
- Có khả năng kiểm soát và phát hiện các sai sót trong hóa đơn và giao dịch.
- Tỷ lệ hoàn thành và tỷ lệ thực hiện đúng các nhiệm vụ kế toán doanh nghiệp.
- Có khả năng báo cáo và phân tích các chỉ tiêu tài chính doanh nghiệp và kết quả hoạt động kinh doanh.
Bước 3: Xác định KPI hoàn thành của nhân viên kế toán dựa trên kết quả thu được
Thông thường, hiệu suất của một kế toán sẽ phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc và kết quả. Điểm số càng được chia thành nhiều cấp độ khác nhau thì việc đánh giá sẽ càng khách quan hơn.
→ Download mẫu xây dựng KPI cho bộ phận Kế toán: TẠI ĐÂY
Xây dựng KPI cho bộ phận Đầu tư
Mẫu KPI dành cho phòng đầu tư
Với bộ phận này việc xây dựng KPI sẽ đánh giá dựa vào nhiệm vụ của họ, tư vấn trong các việc bao gồm: nghiên cứu thị trường, xây dựng chiến lược phát triển của công ty, lập dự án đầu tư, quán lý và phát triển CNTT của công ty,…
→ Download mẫu xây dựng KPI cho bộ phận Đầu tư: TẠI ĐÂY
Xây dựng KPI trong quản lý dự án
Mẫu KPI quản lý dự án
Quản lý dự án là một công việc quan trọng đối với cấp quản lý. Để đảm bảo các dự án đúng tiến độ và nằm trong dự toán ngân sách, các nhà quản lý cần lập kế hoạch KPI khoa học để nâng cao năng suất của nhân viên và chất lượng của các sản phẩm dự án.
→ Download mẫu xây dựng KPI cho nhân viên quản lý dự án: TẠI ĐÂY
OKR là gì?
OKR là cụm từ viết tắt của Objectives and Key Results – Mục tiêu và Kết quả chính. Đây là một cách tiếp cận để quản trị công ty, như tên cho thấy. Đối với OKR và KPI trong doanh nghiệp thì khi áp dụng OKR, doanh nghiệp thực hiện tính toán để tạo ra các kết quả chính nhằm đạt được mục tiêu trong một khung thời gian cụ thể, thường là quý. Ngoài ra, doanh nghiệp phải công bố minh bạch tất cả các mục tiêu và kết quả chính trong toàn công ty.
Tìm hiểu quản lý mục tiêu OKR là gì và OKR hoạt động như thế nào? OKR và KPI đều là mô hình để quản lý các mục tiêu kinh doanh, nhưng OKR hoạt động hơi khác một chút vì nó dựa trên một hệ thống cao hơn so với thực tế, cụ thể:
- Tính tham vọng: Khi đặt mục tiêu, cần trên ngưỡng khả năng của doanh nghiệp
- Tính đo lường được: Các kết quả chính phải định lượng được và có thể đo lường được
- Tính minh bạch: Tất cả các thành viên trong cơ cấu tổ chức của công ty, từ Giám đốc điều hành đến nhân viên thực tập, đều hiểu và theo dõi các OKR của doanh nghiệp.
Tạo sự liên kết trong nội bộ doanh nghiệp chặt chẽ
Tạo sự liên kết trong nội bộ doanh nghiệp chặt chẽ
Việc quản lý và xây dựng OKR áp dụng cho toàn bộ tổ chức của doanh nghiệp, từ cấp cá nhân đến cấp phòng ban sẽ có OKR. Từ đó, nó giúp gắn kết hiệu suất công việc của mọi người với mục tiêu chung của công ty. Bằng cách này, ban quản lý có thể đảm bảo rằng mọi người đều ở trên cùng một định hướng.
Tập trung vào bản chất
Đối với mỗi cấp độ của doanh nghiệp, OKR đưa ra 3-5 mục tiêu chính để giúp tất cả nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ và kế hoạch của từng cá nhân và cả bộ phận.
Tăng tính minh bạch
Khi xây dựng OKR đảm bảo rằng tất cả nhân viên, bất kể vị trí và cấp độ, đều hiểu và theo dõi OKR trong toàn doanh nghiệp.
Nhân viên được trao quyền
Khi tất cả các mục tiêu và kế hoạch trở nên minh bạch sẽ giúp ban lãnh đạo hiểu rõ các hoạt động của công ty và đưa ra các quyết định chính xác. Về phía nhân viên, họ có cơ hội theo dõi kết quả công việc của cá nhân, bộ phận và tổ chức.
Đo lường khả năng đạt mục tiêu
Tiêu chí đầu tiên cho kết quả chính là khả năng đo lường. Vì vậy, với công cụ OKR, tiến trình của một cá nhân, một bộ phận hoặc toàn bộ công ty trong việc đạt được mục tiêu sẽ được phản ánh chính xác và đầy đủ thông qua các chỉ số.
Tạo ra những kết quả vượt bậc
Khi xây dựng OKR, bộ mục tiêu sẽ nằm trên ngưỡng năng lực. Có như vậy thì mỗi cá nhân, bộ phận mới có thể phát huy hết khả năng của mình để làm việc, đóng góp cho công ty chung và đạt được những kết quả xuất sắc.
Quy trình xây dựng OKR
Quy trình xây dựng OKR thông qua các bước sau:
Bước 1: Xác định và đo lường Objective, Key Result
Cần hình thành 3-5 mục tiêu nhưng phải rõ ràng, cụ thể, tránh tình trạng mục tiêu lớn dẫn đến không xây dựng được chiến lược. Ngoài ra, doanh nghiệp phải tạo áp lực đối với các mục tiêu đã thiết lập để phát huy hết khả năng của nhân viên. Với Key Result cần đo lường và phản ánh tình hình thực tế, sau đó nhận về giá trị cốt lõi.
Bước 2: Xác định một hệ thống để quản lý OKR cho doanh nghiệp
Dễ dàng quản lý, giám sát và điều chỉnh quy trình làm việc bằng phần mềm hiện có. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên quá phụ thuộc vào phần mềm. Thay vào đó, hãy nắm vững quy trình làm việc và mục tiêu, tránh lan man, mất tập trung và đi chệch hướng ban đầu.
Bước 3: Gặp gỡ quản lý cấp trung để vạch ra các mục tiêu
Việc xây dựng OKR trong toàn bộ công ty và bộ phận đòi hỏi phải có các cuộc họp với các nhà lãnh đạo ở tất cả các cấp để thu thập các ý tưởng và tinh chỉnh chiến lược. Đồng thời, phổ biến cách sử dụng phương pháp OKR để làm việc hiệu quả, đồng thời chỉ ra những hạn chế và cơ hội mà OKR mang lại.
Bước 4: Phổ biến chiến lược OKR trong toàn bộ doanh nghiệp
Sau khi kế hoạch cuối cùng được xây dựng, các OKR được tuyên truyền trong toàn công ty, đồng thời phải có sự phân tích rõ ràng và chi tiết về mục đích và kết quả đạt được sau khi thực hiện. Từ đó, nhân viên công ty thấy và nắm rõ được những gì mình sẽ làm.
Bước 5: Mỗi bộ phận họp để thảo luận về các mục tiêu cá nhân
Các trưởng bộ phận sẽ triển khai công việc cho nhân viên và cùng nhau phân tích công việc, chia sẻ những mong muốn của mọi người và thống nhất những nhiệm vụ phù hợp cho mọi người để dễ dàng đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên . Các cuộc họp này thể hiện tính dân chủ và tôn trọng ý kiến của nhân viên. Điều này sẽ giúp hai bên hiểu nhau hơn và đạt được kết quả như mong muốn.
Bước 6: Trình bày OKR
Sau khi triển khai đến nhân viên, trưởng các bộ phận khác nhau sẽ tổng hợp ý kiến của các OKR và gửi lại cho lãnh đạo. Sau khi ban lãnh đạo đồng ý về thời gian thực hiện, OKR sẽ được trình bày tại các cuộc họp toàn công ty với các phương hướng cụ thể để giúp đạt được kết quả mong muốn.
Bước 7: Theo dõi và quản lý OKR cá nhân
Thường xuyên theo dõi và đánh giá OKR của mọi người với sự hỗ trợ của phần mềm có sẵn. Thời gian đầu mọi thứ sẽ rất mới mẻ và ban lãnh đạo sẽ cần theo dõi và điều chỉnh thường xuyên trong quá trình thực hiện. Điều này giúp mọi người làm việc hiệu quả, chủ động và có ý thức trong công việc. Khi nhân viên thực sự hiểu quy trình và thành thạo sẽ giúp tăng năng suất.
Bước 8: Đánh giá chiến lược OKR
Kết quả sẽ được tính theo Key Result và điểm trung bình sẽ được dùng làm thang điểm (0-100). Tuy nhiên, hệ thống cho điểm OKR không được sử dụng để đánh giá hiệu suất vì nó không phải là công cụ tốt nhất để phân tích công việc.
Mẫu OKR cơ bản
Mẫu OKR cơ bản
Mẫu OKR đơn giản này dễ sử dụng và chia sẻ với nhóm. Nó bao gồm các thông tin cơ bản như: khung thời gian, mục tiêu, kết quả chính và điểm số. Sử dụng mẫu này khi lập kế hoạch hoặc xem xét các OKR cụ thể là gì, để có cái nhìn cơ bản về các mục tiêu và ưu tiên.
→ Download mẫu xây dựng OKR cơ bản: TẠI ĐÂY
Mẫu ưu tiên OKR quan trọng
Với mẫu này các nhà lãnh đạo doanh nghiệp xác định các mục tiêu và kết quả chính, đồng thời xem xét những yếu tố nào có thể đóng góp hoặc cản trở nỗ lực đạt được OKR.
Mẫu OKR ưu tiên các nghiệp vụ quan trọng
Quá trình thiết lập mục tiêu này có thể giúp đảm bảo rằng bạn ưu tiên đúng mức các OKR của mình và điều chỉnh chúng phù hợp với tầm nhìn của công ty bạn. Nó cũng có thể giúp các chủ doanh nghiệp phát hiện trước các rào cản tiềm năng và tạo ra các chương trình hiệu quả hơn để phục vụ các mục tiêu lớn hơn của họ. Đây là mẫu xây dựng OKR dễ nhất và phổ biến nhất dành cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Vạch ra kế hoạch thực hiện OKR của doanh nghiệp cho giai đoạn sắp tới.
→ Download mẫu ưu tiên OKR quan trọng: TẠI ĐÂY
Mẫu báo cáo tiến độ OKR
Mẫu OKR để báo cáo tiến độ công việc cho doanh nghiệp
Trong cách xây dựng OKR thì bảng này chỉ cung cấp tiến trình hướng tới các mục tiêu, bao gồm ở cấp công ty, cá nhân và bộ phận. Đối với các khía cạnh quan tâm khác, nên kết hợp các chế độ trên.
→ Download mẫu báo cáo tiến độ OKR: TẠI ĐÂY
Có nên sử dụng phần mềm quản lý KPI và OKR không? Cần lưu ý gì khi sử dụng phần mềm này?
Doanh nghiệp khi xây dựng OKR cần thiết lập riêng từng yếu tố để đạt hiệu quả tốt hơn.
Triển khai Objective (Mục tiêu)
Tùy thuộc vào cấu trúc của tổ chức kinh doanh, cần có từ 2-7 mục tiêu
Khi đặt mục tiêu, bạn cần có mục tiêu rõ ràng và hoàn toàn có thể kiểm soát được. Các mục tiêu đặt ra cần vượt qua ngưỡng năng lực của người lao động và doanh nghiệp khi xây dựng OKR. Điều này sẽ mang đến những thách thức mới để chúng tôi có thể phát huy tối đa tiềm năng của mình.
Với Key Result (Kết quả chính)
- Khi chọn các kết quả chính, cần có các con số cụ thể.
- Các kết quả chính là cực kỳ quan trọng và cần phải đạt được nếu các mục tiêu cần đạt được
- Kết quả chính yêu cầu đầu ra rõ ràng, không chỉ đơn giản là hành động
KPI cần sự liên kết và phù với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp
Đúng như tên gọi, KPI phải là những chỉ số rất quan trọng. Trong quy trình xây dựng KPI, chúng phải được cấu trúc và theo dõi theo mục tiêu chiến lược của từng bộ phận và doanh nghiệp. Việc phát triển và đánh giá KPI không đáp ứng các mục tiêu cụ thể có thể dẫn đến việc lãng phí nguồn lực và nguồn lực cho doanh nghiệp và không mang lại kết quả như mong muốn.
KPI không nên chỉ tập trung vào kết quả
Nhìn chung, cần có mối quan hệ nhân quả chặt chẽ giữa các KPI. Do đó, các công ty cũng nên cân bằng giữa hai loại KPI là kết quả và nguyên nhân để đảm bảo chất lượng như mong đợi.
Mặc dù cả OKR và KPI đều đo lường hiệu quả kinh doanh, nhưng chúng thực sự phục vụ các mục đích khác nhau. KPI đo lường hiệu quả kinh doanh bằng thời gian, trong khi OKR sắp xếp các ưu tiên của công ty và đo lường tiến độ hướng tới các mục tiêu trong tương lai.
Triển khai kết hợp OKR và KPI
Thay vì chỉ dựa vào chỉ số KPI thì có thể xem lại các OKR và thảo luận nhóm có đang đi đúng hướng hay không? Điều này có thể giúp doanh nghiệp thiết lập lại quy trình và thúc đẩy mọi người trong công ty của bạn phát triển và thực hiện theo chỉ đạo nhất quán trong suốt quý và năm.
Trong hoạt động kinh doanh, KPI tạo ra các OKR khi chúng cần được thay đổi để phù hợp với mục đích phát triển của doanh nghiệp. Các yêu cầu và kỳ vọng cụ thể sẽ được đặt ra trong điều kiện thay đổi KPI, tạo mốc thời gian và mức độ hoàn thành công việc trong quá trình trang bị thêm.
Nói cách khác, OKR và KPI có thể xuất hiện cùng lúc và hoạt động hiệu quả cùng nhau. Đặc biệt khi kết hợp sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất của và giải quyết các vấn đề, cải thiện quy trình làm việc. Việc kết hợp OKR và KPI giúp bạn khi bị tụt lại so với một số KPI khác, bạn có thể áp dụng OKR để trở lại đúng hướng. Tại thời điểm này, mục tiêu của OKR giúp cải thiện KPI.
1BOSS Review | Phần mềm quản lý năng suất OKR và KPI chuẩn xác, khoa học
Nhấn vào ảnh để đăng ký Demo trải nghiệm phần mềm 1BOSS Review
Để xây dưng và quản lý các bảng đánh giá OKR và KPI chuẩn xác, minh bạch nhất. Đồng thời kiểm soát và tối ưu hóa năng suất làm việc của nhân viên. Quý doanh nghiệp có thể tham khảo Phần mềm theo dõi OKR và KPI của 1BOSS với các công nghệ 4.0 hiện đại; cùng các tính năng chuyên nghiệp như:
- Người quản lý dễ dàng thiết lập chỉ tiêu đánh giá và tự động hóa nghiệp vụ đánh giá
- Đánh giá theo năng lực theo KPI và OKR, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về thế mạnh/ điểm yếu của nguồn lực lao động
- Phân tích hành vi nhân sự bằng các phương pháp tối ưu: mô hình DISC, tháp Maslow,…
- Bảng báo cáo OKR và KPI với nhiều banner: Excel, Dashboard, BDF,…
- ...
Nhìn chOKR và KPI có phương pháp, mục đích và ý nghĩa làm việc khác nhau, phù hợp với sự phát triển chung của toàn tổ chức. Dựa trên yêu cầu của từng doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo sẽ tìm ra cách lựa chọn các phương pháp phù hợp và kết hợp hài hòa chúng với các giai đoạn phát triển khác nhau của doanh nghiệp để giữ cho tổ chức doanh nghiệp ngày càng phát triển.
Tham khảo thêm một số file/mẫu giúp tối ưu khả năng quản lý hệ thống nhân sự cho doanh nghiệp:
Ban Biên Tập 1BOSS.
1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại.
Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:
