Nguyên tắc 80 20 là gì?
Nguyên tắc 80 20 là cách gọi đơn giản của nguyên Pareto. Đây là nguyên tắc được sáng lập bởi nhà kinh tế học người Ý – Vilfredo Pareto và khoảng năm 1895.
Ban đầu, nguyên tắc này được ông nhận định rằng: “Hầu như tất cả hoạt động kinh tế của nước Ý đều được hình thành bởi 80% tài sản được kiểm soát và thuộc quyền sở hữu của chỉ khoảng 20 % dân số.”
Về sau, nguyên lý Pareto trở nên nổi tiếng và được hiểu với ý nghĩa chung rằng: Mọi vấn đề trong cuộc sống hầu hết không được phân chia đều đặn. Thay vào đó, có khoảng 80% kết quả được thực hiện bởi 20% nguyên nhân sự việc.
Nguyên lý hoạt động của quy luật 80 20
Nhìn chung, thế giới luôn vận hành theo một cách “không hoàn hảo”. Giá trị của con người được phân định từ sự nỗ lực, trau dồi và những thành công riêng. Sự phân chia không đồng đều đó đã hình thành nên một quy luật chung của đời sống, xã hội và cả trong môi trường doanh nghiệp – Quy luật 80 20:
- Khoảng 20% nhân viên có khả năng tạo ra 80% kết quả
- Khoảng 20% khách hàng tạo nên 80% doanh thu
- Khoảng 20% sai sót khiến 80% công việc gặp sự cố
- Khoảng 20% khả năng ứng dụng làm nên 80% nhu cầu sử dụng
- …
Đương nhiên, các con số này không hẳn lúc nào cũng phân bổ đúng 80% – 20%. Song, vấn đề chính mà nguyên lý Pareto nhấn mạnh chính là: Hầu như tất cả mọi thứ trong xã hội và trong công việc; đều không được phân chia một cách đều đặn. Mà luôn có sự chênh lệch, một số cá nhân/sự việc sẽ có những đóng góp, thành công nhiều hơn số còn lại.
Để hiểu rõ hơn về nguyên lý hoạt động của Parato; chúng ta có thể hình dung thông qua biểu đồ sau:
Biểu đồ thể hiện Nguyên lý Pareto (Nguyên tắc 80 20)
Dựa vào nguyên tắc Pareto, cứ trong khoảng số 5 phương án được đưa ra trong một đội nhóm; thì sẽ nhận lại một đáp án xác đáng. Đáp án này sẽ có khả năng mang lại một tác động tích cực cho đội nhóm (thể hiện bằng đường cong màu xanh lá cây). Ngược lại, đường thẳng màu đỏ thể hiện các phương án không được chọn. Trong đó, cứ mỗi đơn vị đầu vào sẽ có những đóng góp tương đối chính xác với một lượng đầu ra gần giống nhau.
Nguyên tắc 80 20 cũng thường được thể hiện dưới dạng biểu đồ tròn như sau:
Nguyên lý Perato: Đầu tư 20% nỗ lực để gặt hái 80% thành quả
Xin nhấn mạnh lại một lần nữa; tỷ lệ của nguyên tắc Perato không phải lúc nào cũng đúng chính xác 80% – 20%. Mà có thể dao động, thay đổi tùy theo nhiều yếu tố tác động xung quanh. Chúng có thể là 80/20, 70/30, 90/10,… hoặc thậm chí là 40/80 hay 21/93,… Vấn đề mấu chốt ở đây chính là: Hầu hết mọi sự vận động trong xã hội đều không hình thành theo tỷ lệ 1:1.
Tìm hiểu thêm các phương pháp quản lý công việc tối ưu cho doanh nghiệp:
Bằng quy tắc 80 20, doanh nghiệp bạn có thể nhận xác định và cải tiến nhiều giá trị, hiệu quả quản trị năng suất. Điển hình là với 3 vấn đề cốt lõi quyết định năng suất hoạt động: Loại trừ điểm hạn chế; xác lập mục tiêu và nâng cao năng suất doanh nghiệp.
Dựa vào nguyên tắc 80 20 để xác định và loại trừ điểm hạn chế
Sự giao thoa giữa quy luật 80 20 và lý thuyết các điểm hạn chế
Theory of Constrainst – TOC hay còn gọi là lý thuyết các điểm hạn chế hoặc thuyết điểm ràng buộc. Lý thuyết này chứng minh rằng:
Hầu hết các dây chuyền sản xuất đều được quyết định bởi một mắt xích trọng yếu nhất. Mắc xích này có khả năng quyết định toàn bộ tiến trình hoàn thành và mức độ thành công của cả quy trình.
Vậy, so sánh lý thuyết các điểm hạn chế và nguyên tắc 80 20; ta nhận thấy ở đây có một sự giao thoan rõ rệt: Trong mọi hoạt động đều có một mắc xích; dù chỉ chiếm khoảng 20% nhưng nó có thể làm thay đổi 80% công việc còn lại. Điều quan trọng là chúng ta phải tìm ra được 20% yếu tố xác định đó trong 80% “điểm hạn chế” còn lại. Nhưng làm cách nào để phát hiện các điểm hạn chế?
Loại bỏ điểm hạn chế với quy luật 80 20
Dựa vào nguyên tắc 80 20, bạn có thể xác lập được những điểm hạn chế trong chu trình sản xuất và thực hiện cải tiến. Cụ thể, quy trình này được xác lập thông qua 5 bước tập trung như sau:
- Bước 1 – Nhận định: Xác định các điểm ràng buộc (Theory of constraints) trong quy trình ở hiện tại. Nắm chắc những cấu phần đơn lẻ của quy trình gây ảnh hưởng lớn đến kết quả và tốc độ sản xuất.
- Bước 2 – Khai thác: Sau khi xác định được những mắc xích quan trọng thông qua nguyên tắc Pareto. Bắt đầu cải tiến quy trình; dựa trên các nguồn lực sẵn có.
- Bước 3 – Đồng bộ hóa: Xét duyệt lại tất cả các hoạt động trong quy trình sản xuất; cần phải đảm bảo rằng các hoạt động đều được liên kết và hỗ trợ lẫn nhau.
- Bước 4 – Nâng cao hiệu suất: Xem xét hành động để loại bỏ những điểm hạn chế. Đảm bảo tối ưu quy trình 100%. Ở một số trường hợp; có thể cần đầu tư thêm nguồn lực và vốn để thực hiện loại trừ điểm hạn chế.
- Bước 5 – Lặp lại: Năm bước tập trung (Five Focusing Steps) được thực hiện theo chu kỳ lặp lại. Vì vậy, sau khi cải thiện các điểm hạn chế 1 thời gian. Tiếp tục ứng dụng lại từ bước 1 cho các điểm hạn chế được phát sinh trong chu kỳ tiếp theo.
Hãy luôn đặt câu hỏi “Vì sao vẫn xuất hiện những hạn chế trong chu trình sản xuất”. Ứng dụng nguyên lý Pareto để tìm ra những điểm theo chốt; các vấn đề hạn chế khả năng nâng cao và quản trị năng suất của doanh nghiệp.
Xác định mục tiêu phát triển của doanh nghiệp
1- Xác định mục tiêu và tầm nhìn (Clarity)
Để xác định được mục tiêu và tầm nhìn phát triển cho doanh nghiệp. Bạn cần hiểu rõ những ưu thế và hạn chế đang tồn tại trong doanh nghiệp mình.
Hãy lập ra danh sách mục tiêu, định hướng và lập kế hoạch cụ thể (bao gồm timeline, kế hoạch, kế hoạch dự trù, kinh phí,…) để xác định định hướng phát triển doanh nghiệp. Đương nhiên, điểm mấu chốt là bạn cần sắp xếp thứ tự ưu tiên thật cẩn thận. Đảm bảo loại trừ những điểm hạn chế (dựa vào quy trình 5 bước ở trên). Đồng thời định hướng chính xác xu hướng, nhu cầu khách hàng ở thời điểm hiện tại, 6 tháng sắp tới; và kế hoạch phát triển trong ít nhất 2 năm.
2- Đảm bảo nâng cao năng lực chuyên môn (Competence)
Sẽ không bao giờ là dư thừa nếu doanh nghiệp bạn luôn tập trung nâng cao năng lực chuyên môn cho từng cá nhân trong tổ chức.
Hãy ứng dụng nguyên lý 80 20 trong vấn đề nâng cao năng lực nhân sự. Bằng cách tập trung phát triển những thành viên nằm trong khối 20% nhân sự chủ chốt. Hoặc phát triển 20% năng lực chuyên môn nhất của toàn khối nhân sự.
Cần tập trung nâng cao năng lực nhân sự
Vậy thì với 80% còn lại? Chúng ta sẽ làm gì? Đương nhiên, nói như vậy không không có nghĩa là chúng ta phải bỏ qua 80% nhân lực/nghiệp vụ còn lại. Mà hãy tập trung phát triển nhân lực đúng với năng lực chuyên môn; cho phép nhân sự đề xuất, ý kiến và nói lên mong muốn của bản thân đối với công việc. Phát triển đúng chuyên môn nhân sự, tập trung vào 20% công việc/nghiệp vụ then chốt; chính là bước cải tiến lớn nhất giúp doanh nghiệp nhanh chóng đứng vững trên thương trường đầy tính cạnh tranh.
3- Tập Trung (Focus)
Tập trung vào mục tiêu là điều cốt yếu nhất giúp doanh nghiệp phát triển nhanh chóng. Chính vì vậy, không chỉ riêng đối với các cấp điều hành; mà mỗi cá nhân trong danh nghiệp cũng cần phải toàn tâm hoàn thành các công việc được giao.
Nếu bạn dùng 20% nỗ lực cho những công việc kém quan trọng; bạn có thể mất đến 80% quỹ thời gian để bù lại hiệu quả. Nói vậy có nghĩa là, việc không phân chia được mức độ quan trọng của các nhiệm vụ; và thực hiện chúng bằng những kế hoạch thời gian/nguồn lực cụ thể sẽ khiến bạn mất khá nhiều thời gian để hoàn thành công việc. Thậm chí nếu tệ hơn, điều này còn có thể khiến các công việc của bạn không hoàn thành đúng hạn; hoặc hoàn thành một cách sơ sài – kém hiệu quả.
Thay vào đó, hãy thử ứng dụng Nguyên tắc Pareto trong quản lý thời gian; và thiết lập kế hoạch xử lý công việc cụ thể. Hãy dành quỹ thời gian đần tiên để tập trung xử lý 20% nhiệm vụ quan trọng đầu tiên. Và tiếp tục chia đều các nhiệm vụ ít quan trọng, ít quan trọng hơn, không quan trọng,… để lần lượt thực hiện các nhiệm vụ mà không khiến bản thân gặp quán nhiều rắc rối trong việc 80% nhiệm vụ có thể hoãn lại. Như một câu nói rất nổi tiếng rằng:
“Khi bạn có mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ có thể đưa ra câu trả lời chính xác vào thời điểm chính xác.”
- Brian Tracy -
Ứng dụng nguyên lý 80 20 trong quản trị năng suất toàn doanh nghiệp
Nguyên tắc Pareto giúp bạn đưa ra các quyết định kinh doanh nhờ phương thức cung cấp một mô hình tỷ lệ 80:20. Trong đó, có khoảng 20% nhiệm vụ/nhu cầu/vấn đề giúp bạn xác định được 80% các mục tiêu kinh doanh/phát triển doanh nghiệp.
Để quản trị năng suất doanh nghiệp hiệu quả, chúng ta có thể ứng dụng nguyên tắc Pareto 80:20 vào 3 hoạt động chính sau: Quản lý sản xuất – bán hàng; quản lý hệ thống nhân sự & quản lý quan hệ với khách hàng – đối tác.
Bấm vào ảnh để đăng ký tư vấn phần mềm quản lý doanh nghiệp tập trung
Thay vì tung ra hàng loạt các sản phẩm đồng đều nhau. Hãy thử ứng dụng nguyên tắc Pareto; phân loại sản phẩm theo tỷ lệ 80:20. Trong đó, hãy tập trung nhân lực để phát triển 20% sản phẩm – dịch vụ cốt lõi; và sử dụng 80% sản phẩm – dịch vụ còn lại để bán dưới dạng đính kèm. Phương thức phát triển sản phẩm – dịch vụ này thường được ứng dụng ở rộng rãi ở các doanh nghiệp lớn. Và đương nhiên, 20% sản phẩm này là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp thu hồi 80% doanh số.
Doanh nghiệp nên phân loại sản phẩm theo tỷ lệ 80:20
Ví dụ:
Khi chúng tôi bán sản phẩm Phần mềm quản lý bán hàng 1BOSS CRM+; bạn sẽ được hỗ trợ nhiều dịch vụ như: cài đặt ứng dụng như App Mobile, bảo trì, nâng cấp,… Hoặc có đôi khi là đính kèm các giải pháp phần mềm khác trong những chương trình ưu đãi đặc biệt.
Hoặc thâm chí, trong cùng một sản phẩm; chỉ có 20% tính năng được xem là mang lại giá trị thực tế; 80% tính năng còn mang tính chất bổ sung và ít được sử dụng hơn.
Hoặc:
Hãy nhìn vào chiếc điện thoại của bạn và tự hỏi có bao nhiêu ứng dụng được thiết lập ban đầu? (Ở đây tôi chỉ nói đến các ứng dụng được nhà sản xuất hiết lập) Và mỗi ngày bạn đã sử dụng bao nhiêu ứng dụng trong tổng số ứng dụng đó? Có phải bạn chỉ thường sử dụng các ứng dụng như gọi điện thoại, chụp ảnh, nhắn tin. Hay một số ứng dụng thỉnh thoảng ghé đến là lưu trữ đám mây, website, lịch, máy tính,… Và các ứng dụng luôn nằm trong “xó góc” như Wallet, La bàn, Đo sức khỏe, ghi âm, tìm thiết bị,…
Rõ ràng, bằng cách ứng dụng nguyên lý 80 20; doanh nghiệp có thể tập trung phát triển/quảng bá cho 20% dịch vụ – sản phẩm chủ chốt để thu về 80% lợi nhuận thực tế.
Đối với hoạt động quản lý nhân sự, nguyên lý Pareto cũng giúp chúng ta nhận thấy rằng: Chỉ có khoảng 20% nhân viên chủ chốt; mang lại đến 80% hiệu quả cho hoạt động doanh nghiệp công ty. Ngược lại, đôi khi 20% nhân lực làm việc kém hiệu quả; lại gây ra đến 80% hậu quả chung.
Song, Thuyết cân bằng của John Stacey Adams cũng đã nhận định rằng:
“Người lao động luôn cân đo công sức mà họ bỏ vào công việc/nhiệm vụ (input – đầu vào) với thành quả/sự báo đáp mà họ được nhận về sau khi hoàn thành công việc/nhiệm vụ đó (output – đầu ra). Cuối cùng, họ sẽ đối chiếu tỷ suất input/output của bản thân với tỷ suất input/output của những người thực hiện các công việc/giá trị tương đương.”
- John Stacey Adams -
Vì vậy, hãy sử dụng nguyên tắc 80 20 để phân chia nhân sự thành các nhóm đối tượng riêng. Thiết lập KPI/OKR cho từng nhóm đối tượng cụ thể. Thực hiện các biện pháp khen thưởng – kỷ luật xứng đáng với hiệu quả từng cá nhân.
Quy luật 80 20 cho thấy khoảng 20% đối tượng khách mang lại lợi nhuận lớn cho doanh nghiệp
Quy tắc 80 20 cũng được ứng dụng vào mô hình quản lý quan hệ khác hàng như sau: Khoảng 20% khách hàng lớn sẽ đóng góp đến 80% doanh thu tổng thể của doanh nghiệp. Bằng cách xác định này; bạn sẽ tính toán được các chiến lược chăm sóc khách hàng phù hợp.
Thay vì sử dụng một chính sách đãi ngộ như nhau cho toàn bộ khách hàng; bạn có thể phân nhóm 20% khách hàng lớn thành một nhóm đối tượng riêng; và tập trung hơn với các chính sách ưu đãi, chăm sóc khách hàng và giữ vững mối quan hệ với các khách hàng đầy tiềm năng này.
Mặt khác, dự vào nguyên lý Pareto, chúng ta cũng thấy rằng: Trong khoảng 80% khiếu nại của khách hàng và những thiệt hại về kinh doanh cũng bắt nguồn từ chỉ với 20% vấn đề chủ chốt. Hãy tập trung giải quyết các vấn đề cốt lõi này để nâng cao chất lượng sản phẩm – dịch vụ; cũng như làm hài lòng 80% khách hàng.
Nguyên tắc 80 20 hay còn gọi là nguyên tắc Pareto; được xem là một trong những quy luật vàng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị năng suất doanh nghiệp. Song, để ứng dụng “nguyên tắc vàng” này một cách hiệu quả; điều cốt yếu là bạn phải xác định được các mục tiêu, nguồn lực, chi phí, kế hoạch cụ thể,…
Và đương nhiên, điều quan trọng nhất là tinh thần cải tiến không ngừng nghỉ của chính bản thân mỗi người. Hy vọng với bài viết này; 1BOSS có thể giúp bạn hiểu được: nguyên tắc 80 20 là gì; quy luật hoạt động; cách ứng dụng;… Đồng thời, bạn cũng có thể ứng dụng các giải pháp quản lý công việc để nâng cao hiệu suất công việc.
Kế thừa từ hơn 19+ năm kinh nghiệm triển khai hệ thống quản trị cho 3200+ doanh nghiệp của Công ty Cổ phần ASOFT. 1BOSS được thành lập với mong muốn hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ tối ưu khả năng quản trị doanh nghiệp; với các giải pháp được phát triển trên tảng công nghệ Cloud hiện đại.
Bạn có thể tham khảo các tín năng chi tiết của phần mềm 1BOSS Cloud ERP tại bài viết sau:
Ban Biên Tập 1BOSS.
1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại.
Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:
Tài liệu tham khảo
