1- Ứng dụng ma trận Eisenhower trong việc quản trị thời gian

 

Ứng dụng ma trận Eisenhower bằng cách phân loại 4 dạng công việc

 

Ma trận Eisenhower là cách quản trị thời gian được phát minh bởi Eisenhower – vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ. Nói cho dễ hiểu thì ma trận Eisenhower là một chiến lược làm việc nâng cao năng suất cho người thực hiện. Việc áp dụng phương pháp này cũng cực kì đơn giản; trước tiên cần lập một danh sách những việc phải làm. Tiếp theo, hãy sắp xếp những công việc dựa theo tính cấp thiết và tầm quan trọng của chúng. Ví dụ như sau:

• Quan trọng và khẩn cấp (Important and Urgent): Nhiệm vụ cần phải làm ngay tức khắc
• Quan trọng nhưng chưa khẩn cấp (Important and Not Urgent): Nhiệm vụ được làm sau khi lên kế hoạch
• Khẩn cấp và không quan trọng (Urgent and Not Important): Công việc sẽ được chuyển giao để người khác phụ trách
• Không quan trọng mà cũng chẳng khẩn cấp (Not Important and Not Urgent): Nhiệm vụ bị loại bỏ

 

Ma trận Eisenhower thật sự rất hữu ích vì nó giúp chúng ta phân loại và sắp xếp công việc. Những việc nào quan trọng hàng đầu sẽ được ưu tiên làm trước. Những việc nào ít quan trọng hơn thì sẽ làm theo kế hoạch sau. Còn những việc nào không quan trọng thì cân nhắc nên làm hay cần loại bỏ. Dần dà, chúng ta sẽ bớt lãng phí thời gian cho những họat động vô bổ; và để dành thời giờ, công sức cho những việc quan trọng. Nếu áp dụng thành công phương pháp này, việc quản trị thời gian của bạn sẽ đạt hiệu quả cao. Tuy nhiên, trong khoảng thời gian đầu ứng dụng ma trận Eisenhower; bạn có thể khó quen với phương pháp này. Do đó, rất dễ dẫn đến tình trạng chán nản, sao lãng trong lúc làm việc. Vì vậy bạn có thể tham khảo 10 kinh giúp bạn tập trung làm việc, nhằm loại trừ các khoảng "thời gian chết", nhanh chóng đạt được hiệu quả khi ứng dụng Eisenhower.

 

2- Sử dụng biểu đồ Gantt để quản trị thời gian hiệu quả

 

Tuy là một phương pháp khá cổ điển; nhưng ngày nay Biểu đồ Gantt vẫn còn cho thấy sự lợi hại của nó. Biểu đồ Gantt được sự dụng phổ biến trong vấn đề quản lý dự án. Chẳng những thế, nó còn được cải tiến và tích hợp trực tiếp vào các phần mềm quản lý dự án hiện đại; ví dụ như: ASOFT-OO; Primavera; Microsoft Project;… Biểu đồ Gantt là loại sơ đồ dùng để trình bày những công việc cụ thể; tuân theo một tiến trình thời gian, bao gồm 2 phần chính là:

• Trục tung: thể hiện các công việc
• Trục hoành: đại diện cho các mốc timeline quan trọng của công việc đó

 

Biểu đồ Gantt quản lý công việc và thời gian hiệu quả

 

Cũng vì sự đơn giản, rõ ràng ấy mà phương pháp được yêu thích; và ứng dụng phổ biến trong việc quản trị thời gian; lập và quản lý kế hoạch cho những dự án. Đây được xem là một trong phương pháp giúp rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian hiệu quả; bởi sự trực quang và dễ nắm bắt tiến độ thực hiện của công việc/dự án.

 

3- Quản trị thời gian bằng phương pháp quản lý công việc Kaizen

 

Khái niệm Kaizen được biết đến như một triết lí kinh doanh của người Nhật Bản. Từ tiếng Nhật “Kaizen” có nghĩa là thay đổi để tốt hơn. Vậy nên phương pháp này nhắm đến sự cải thiện liên tục trong quá trình làm việc; cốt lõi là để thúc đẩy năng suất. Phương pháp Kaizen được thực hiện theo 8 bước như sau:

1. Tiêu chuẩn hóa công việc
2. Tập hợp các dữ liệu
3. Phân tích dữ liệu
4. Tìm kiếm định hướng khắc phụ
5. Thực hiện cải tiến
6. Thu nhận và sàn lọc kết quả
7. Tiếp tục sửa đổi
8. Xem xét toàn bộ quá trình

 

Tiến hành 8 bước trong chu kỳ Kaizen để có được sự hiệu quả trong việc quản trị thời gian

 

Nếu thực hiện đủ 8 bước như trên thì bạn đã hoàn thành 1 chu kỳ “Kaizen”. Phương pháp này giúp bạn xây dựng một chiến lược, kế hoạch làm việc hiệu quả. Giúp hạn chế những sai sót không đáng có trong quá trình làm việc; tối ưu hóa hiệu quả công việc và giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian. Song với đó, khi chia nhỏ quy trình như trên; ta sẽ dễ dàng kiểm soát được tiến độ công việc và quản trị thời gian hiệu quả.

 

 

4- Áp dụng Phương pháp “quả cà chua” Pomodoro trong việc quản trị thời gian

 

Francesco Cirillo chính là cha đẻ của phương pháp “quả cà chua” Pomodoro. Đây là phương pháp quản trị thời gian bằng cách nâng cao tối đa sự tập trung cho công việc. Đặc điểm của nó chính là giúp làm việc tập trung, sáng tạo mà không mệt mỏi; cực kì phù hợp với những người làm trong ngành sáng tạo như: thiết kế; biên tập viên; lập trình game; sáng tác nghệ thuật;… Để áp dụng phương pháp này, chúng ta cần tiến hành 5 bước sau đây:

• Chọn công việc cụ thể mình sẽ làm
• Chia thời gian thực hiện công việc thành các phiên khoảng 25 phút
• Làm việc thật tập trung đến khi hết 25 phút
• Nghỉ ngơi 5 phút
• Tăng thời gian nghỉ ngơi lên 10 phút sau 4 chu kì như trên

 

Quản trị thời gian hiệu quả với phương pháp Pomodoro bằng cách chia nhỏ chu kì làm việc

 

Cần khá nhiều thời gian để bạn làm quen với “Pomodoro”; bởi phương pháp này đòi hỏi sự cố gắng rất cao của người thực hiện. Đôi khi phải mất đến 6 hoặc 7 chu kỳ Pomodoro mới có thể hoàn thành công việc. Thế nhưng nếu kiên trì áp dụng, thì chắc chắn bạn sẽ gặt hái được nhiều thành quả.

 

5- Ứng dụng công nghệ để quản trị thời gian

 

Việc sử dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử; cũng là một trong những cách quản trị thời gian phổ biến hiện nay. Nhân viên văn phòng có thể dễ dàng sử dụng nhằm mục đích quản lý thời gian/công việc. Có khoảng 20 chức năng trong phần mềm văn phòng điện tử bao gồm:

• Quản lý công văn
• Quản lý hồ sơ công việc
• Quản lý quy trình làm việc
• Lịch công tác
• Lịch cơ quan
• Quản lý Khách hàng
• Tin tức nội bộ
• Quản lý nhân sự
• Tin nhắn nội bộ
• Diễn đàn thảo luận nội bộ
• Quản lý gửi nhận Mail chia sẻ
• Quản lý hình ảnh
• Danh bạ cơ quan
• Chating nội bộ
• Trưng cầu ý kiến
• …

 

Với nhiều những ứng dụng phục vụ cho việc quản lý như trên; giải pháp văn phòng điện tử giúp tăng hiệu quả lao động và năng suất công việc. Song với đó là rất nhiều tiện ích khác đi kèm; phục vụ cho tiến trình công việc/dự án trở nên thuận lợi hơn.

 

6- Trang bị tư duy quản lý thời gian

 

Tư duy quản trị thời gian

 

Trước tiên, ta cần xác định mục tiêu của bản thân là gì để có thể lập được sơ đồ quản lý thời gian. Sau khi đã xác định được mục tiêu đó; hãy lên một lịch trình cụ thể từng bước và có kỳ hạn nhất định để hoàn tất mục tiêu. Mục đích của việc này là giúp thực hiện công việc một cách có chủ đích; tạo động lực để hoàn thành mục tiêu.

Thứ hai, hãy liệt kê những công việc phải làm hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. Việc này giúp tạo thói quen với khung thời gian biểu; giúp biết được “giờ nào việc nấy”, tránh lãng phí thời gian cho những việc ngoài lề không quan trọng. Việc này giúp rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian.

Cuối cùng, tôi luyện tính kỷ luật và sự tập trung trong công việc. Cần đặt ra các quy tắc quan trọng và tuân theo chúng. Song với đó, khi làm bất cứ công việc nào cũng cần phải tập trung cao độ; không được lo ra, xao nhãng và bỏ việc giữa chừng. Tuy hai việc này sẽ khá khó khăn trong thời gian đầu; thế nhưng khi đã quen được thì sẽ đem lại kết quả tích cực trong việc quản trị thời gian.

 

---

Để quản lý thời gian thực hiện công việc hiệu quả, bạn cũng có thể ứng dụng phương pháp quản lý bằng các biểu mẫu excel, xem chi tiết tại:

• Quản lý công việc bằng excel và các mẫu file Excel quản lý công việc cho người mới bắt đầu

---

 

7- Rèn luyện và nâng cao kỹ năng văn phòng

 

Kỹ năng văn phòng là một trong những kỹ năng cực kì quan trọng. Đấy còn là tiêu chí tuyển dụng của rất nhiều công ty, doanh nghiệp hiện nay. Nếu một ứng viên dù có giỏi về chuyên môn cách mấy; nhưng kỹ năng văn phòng còn hạn chế thì thật sự là một bất lợi khá lớn. Vì vậy, chúng ta nên rèn luyện và thành thạo các kỹ năng như: đánh máy nhanh; sử dụng vi tính thành thạo; ứng dụng công nghệ linh hoạt; kỹ năng sàng lọc; tìm kiếm thông tin trên internet hay sử dụng các phần mềm/công cụ hỗ trợ cho công việc.

Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể; góp phần không nhỏ trong việc quản trị thời gian. Bên cạnh đó, trình độ và năng lực của bạn cũng được đánh giá cao; giúp tăng giá trị bản thân cũng như trở nên chuyên nghiệp hơn.

 

Tạm kết

 

Công việc văn phòng được rất nhiều người đánh giá là dễ ngao ngán và nhàm chán; bởi khối lượng công việc đồ sợ cùng với áp lực thời gian. Rất nhiều nhân viên văn phòng cảm thấy kiệt quệ và bế tắc; khi phải cố gắng đuổi kịp tiến độ công việc/dự án. Tuy nhiều nhân viên văn phòng đã có thâm niên; nhưng vẫn gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý thời gian.

Trên đây là 7 phương pháp quản trị thời gian hiệu quả dành cho nhân viên văn phòng. Bạn đọc có thể tham khảo và ứng dụng những phương pháp phù hợp nhất cho bản thân mình. Nếu làm theo được ít nhất 2 phương pháp bên trên; thì chắc chắn hiệu quả công việc của doanh nghiệp sẽ được tăng lên đáng kể. Đồng thời, giảm thiểu tối đa những áp lực về mặt tinh thần.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp đang tham khảo việc sử dụng phần mềm để quản trị thời gian hiệu quả trong công việc văn phòng; thì 1BOSS OFFICE+ chính là một trong những giải pháp văn phòng điện tử mà doanh nghiệp cần đưa vào list tham khảo đầu tiên. Không chỉ sở hữu các tính năng chuyên dụng và công nghệ hiện đại bậc nhất hiện nay; đây còn là phần mềm được 1BOSS nghiên cứu triển khai dựa trên những nhu cầu thực tiễn của các doanh nghiệp. Đảm bảo mang lại giải pháp toàn diện và hiệu quả cho doanh nghiệp.

 

 

---

Để biết thêm chi tiết về chức năng và các phân hệ của phần mềm 1BOSS OFFICE+, bạn có thể tham khảo qua bài viết sau:

• 1BOSS OFFICE+ | Bộ công cụ phần mềm quản lý công việc và thời gian hiệu quả

---

 

Ban Biên Tập 1BOSS.

 

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho 

 

Xem thêm một số bài viết liên quan:

• 10 Kinh nghiệm giúp bạn tập trung làm việc hiệu quả
• TOP 5 phần mềm quản lý công việc cá nhân tốt nhất hiện nay (Cập nhật năm 2022)​