Sự xuất hiện của Internet và vô vàng những ứng dụng công nghệ phải chăng đã dần khiến bạn mất khả năng tập trung làm việc hiệu quả? Phải chăng bạn đã mất quá nhiều thời gian để check thông báo, tin nhắn và tìm kiếm những thông tin ngoài lề – ngay khi đang thực hiện công việc. Phải chăng bạn thường xuyên “quên mất mình phải làm gì” khi vô tình sao lãng vào một bài viết/video thú vị nào đó trên mạng xã hội?
Điều gì khiến bạn mất khả năng tập trung làm việc hiệu quả?
Thoạt nhìn, có vẻ đây chỉ là những thú vui nhỏ nhặt để thư giãn trong lúc làm việc. Song, khi những “thú vui” này hình thành cho bạn một thói quen, tất yếu sẽ dẫn đến sự sa sút trong công việc của bạn. Vì sao vậy?
Hãy hiểu rằng tất cả những nguyên nhân này chính là điểm mấu chốt gây ảnh hưởng đến thời gian thực hiện công việc và hiệu quả năng suất công việc của bạn. Chúng dần hình thành cho bạn một thói quen “sao lãng”; khiến bạn khó tập trung công việc, dễ dàng bị ảnh hưởng bởi những tác động bên ngoài. Khi thói quen này dần ăn sâu vào tiềm thức, nó sẽ khiến bạn trở nên thiếu động lực ngay từ những công việc nhỏ, cũng như mất tập trung để đạt mục tiêu lớn hơn.
Vậy làm cách nào để tập trung vào công việc? Phương pháp nào giúp bạn phối hợp làm việc tại công ty và làm việc tại nhà hiệu quả? Cùng xem 10 gợi ý sau nhé!
“Từ bỏ” – điều đầu tiên để bạn đảm bảo tiến độ và hiệu suất công việc.
Nghe có vẻ khó thuyết phục, nhưng sự thật thì “lựa chọn” tức là “từ bỏ”. Bạn cần học cách lựa chọn những vấn đề cần thiết – cần ưu tiên; và chắt lọc những vấn đề dư thừa để đảm bảo luôn tập trung làm việc đúng – hiệu quả – và cốt yếu.
Lẽ thường tình, chúng ta luôn cho rằng thời gian để thực hiện công việc chưa bao giờ là đủ; chúng ta thường lo lắng về những thời hạn nhiệm vụ sắp đến; lo lắng cho kết quả của những dự án hiện tại. Nhưng sự lo lắng này lại không được chăm chuốt, thực hiện kĩ càng bởi vì thiếu tính tập trung. Nhưng làm thế nào để học cách “tập trung” bằng phương pháp “từ bỏ”?
Hãy mạnh dạn loại trừ những yếu tố khiến bạn tiêu tốn thời gian và mất khả năng tập trung. Tập hợp – kiểm chứng và chắt lọc những yếu tố này.
Điển hình như: Thử kiểm định tổng số thời gian mà bạn sao lãng vào facebook, instagram, youtube, tiktok,… khi đang thực hiện một công việc. 1 giờ? 2 giờ? hay thập chí là… nửa ngày làm việc? Phải chăng nó chiếm phần lớn thời gian của bạn, khiến tiến độ công việc trở nên chậm trễ? Giờ thì bạn đã sẵn sàng học thói quen “từ bỏ” những thứ này ngay khi thực hiện công việc rồi chứ?
Tỉ mỉ và cẩn trọng ngay từ những việc nhỏ nhất chắc chắn sẽ mang lại cho bạn những kết quả xứng đáng. Để giữ được đức tính này, bạn cần học cách cẩn trọng, kiểm tra lại toàn bộ công việc ngay khi thực hiện xong. Điều này đảm bảo các công việc luôn được thực hiện ở mức độ tốt nhất; đồng thời cũng là một cách để tập trung làm việc tối ưu, mang lại các kết quả tối ưu nhất về chất lượng.
Hãy nhớ rằng, đôi khi chỉ bởi bạn quên kiểm tra một vấn đề nhỏ trong quy trình làm việc; đã có thể khiến doanh nghiệp bạn tiêu tốn hàng trăm, hàng triệu tỷ đồng để sửa chữa cho sai lầm của bạn. (Cụ thể bạn có thể kiểm chứng các “sai lầm thế kỉ” ở bài viết: ) Vì thế, hãy tập trung thực hiện công việc một cách tỉ mỉ và cẩn trọng nhất. Bở chắc chắn điều này sẽ mang lại cho bạn những kết quả xứng đáng.
Không chỉ đối với thời gian làm việc tại công ty, làm việc tại nhà hiệu quả cũng là điều mục tiêu mà chúng ta cần hướng tới. Mặc dù khi làm việc tại nhà, bạn có thể linh động và thoải mái giờ giấc làm việc hơn. Song, nếu khoảng thời gian này không kiểm soát hiệu quả; bạn sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian nhưng… chẳng nhận lại được hiệu quả gì! Vậy hãy thử ứng dụng phương pháp Pomodoro để kiểm soát thời gian làm việc online tại nhà. Cụ thể, ứng dụng Pomodoro trong quản lý thời gian thực hiện công việc được hiểu như sau:
Phương pháp Pmodoro (quả cà chua) giúp kiểm soát thời gian tập trung công việc
Các phiên làm việc trong phương pháp Pomodoro được chia thành 30 phút/ 1 phiên. Trong đó, cứ 25 phút thực hiện công việc sẽ song cùng với 5 phút nghỉ ngơi. Nghĩa là bạn sẽ dồn toàn tâm toàn lực để thực hiện công việc trong suốt 25 phút; đảm bảo tập trung cao độ và không sao lãng bởi bất cứ yếu tố ngoài lề nào. Sau khi kết thúc phiên 25 phút này, bạn sẽ có 5 phút để nghỉ ngơi.
Cứ như vậy bạn sẽ có liên tiếp 4 phiên làm việc. Sau khi kết thúc vòng tuần hoàn này, bạn sẽ dành ra 20 phút để thư giãn và làm việc riêng trước khi tiếp tục một quy trình Pomodoro tiếp theo.
Ngoài ra, ở khoảng thời gian đầu làm quen với phương pháp này; bạn có thể hạ thời gian tập trung xuống thành 15 phút, 20 phút,… để dần làm quen. Không quan trọng thời gian thực hiện là bao lâu; nhưng hãy đảm bảo rằng bạn luôn nghiêm túc thực hiện cách để tập trung làm việc này nhé!
Khái niệm “Kaizen” được hiểu với ý nghĩa là là “thay đổi để tốt hơn”. Tức là phương pháp này yêu cầu bạn phải liên tục cải tiến quy trình thực hiện công việc; từ đó nâng cao năng suất và loại trừ những yếu tố tác động ảnh hưởng.
Với những mục tiêu hàng đầu như: nâng cao chất lượng; đảm bảo tiến độ công việc; tiêu chuẩn hóa quy trình thực hiện; loại trừ những vấn đề gây tiêu tốn thời gian/ ảnh hưởng công việc;… Việc thay đổi quy trình và cải tiến liên tục giúp bạn tập trung tận dụng thời gian và sử dụng đúng hiệu quả công sức khi làm việc; đây được xem là cách tập trung vào công việc tối ưu, mang lại hiệu quả thực tế.
Điều cốt yếu để ứng dụng kaizen để tập trung vào công việc đó là bạn phải thực sự kiên trì. Phải luôn đặt tinh thần cải tiến không ngừng nghỉ; liên tục kiểm soát và loại trừ những vấn đề gây ảnh hưởng đến công việc. Hướng đến một quy trình là việc tập trung, hiểu quả và năng suất. Cụ thể về cách thực hiện Kaizen, bạn có xem ở ảnh sau.
Cải tiến quy trình - tập trung làm việc hiệu quả với phương pháp Kaizen
Nguyên tắc 80/20 hay còn gọi là nguyên tắc Pareto chỉ ra rằng: Quy luật vận hành của cuộc sống hầu như không được chia cấp đều đặn. Mà có khoảng 80% kết quả được sản sinh bởi 20% nguyên nhân thực hiện.
Điều này có thể hiểu như sau: Nguyên tắc Pareto giúp bạn xác định hiệu quả năng suất đầu tư vào công việc bằng một mô hình tỷ lệ 80:20. Trong đó, có khoảng 20% nhiệm vụ được xác định đúng sẽ giúp bạn thu lại đến 80% kết quả/hiệu suất nhận lại.
Ví dụ như: Khi bạn toàn tâm toàn lực để thực hiện 20% công việc kém quan trọng; bạn có thể sẽ phải “trả giá” bằng 80% quỹ thời gian để cải thiện hiệu quả công việc. Hay hiểu một cách đơn giản hơn rằng: Khi bạn không phân cấp mức độ quan trọng của các công việc; và lập kế hoạch phân bổ thời gian/nguồn lực cụ thể để thực hiện các công việc này. Bạn sẽ tiêu tốn khá nhiều khoảng “thời gian chết” để thực hiện những công việc này; và đôi khi chúng lại còn… chẳng mang lại hiệu quả!
Thay vào đó, bạn hãy thử lập kế hoạch xác định mức độ quan trọng của các công việc; và dành tập trung xử lý 20% công việc quan trọng nhất trong khoảng thời gian đầu tiên. Sau đó tiếp tục thực hiện 20% công việc ít quan trọng hơn ở quỹ thời gian tiếp theo; cho đến khi xử lý đến các công việc ngoài lề. Như vậy, với cách để tập trung làm việc này; dù cho bạn gặp phải những trở ngại thời gian về sau; thì cũng đã có khoảng 80% công việc quan trọng nhất đã được thực hiện xong.
Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 đã mang đến những thay đổi lớn trong phương thức vận hành công việc. Các ứng dụng, phần mềm hỗ trợ theo dõi tiến độ và hiệu suất công việc ra đời; giúp các cá nhân/ tập thể dễ dàng kiểm soát hiệu quả làm việc. Các phần mềm này thường được doanh nghiệp ứng dụng vào quy trình quản xuất; trong đó một số phần mềm có thể kể đến như: phần mềm ERP (quản lý tổng thể doanh nghiệp); phần mềm OFFICE (quản lý công việc); phần mềm CRM (quản lý bán hàng và chăm sóc khách hàng);…
Chính nhờ sự can thiệp của các phần mềm này, bạn sẽ dễ dàng tập trung công việc; làm việc hiệu quả khi thực hiện công việc ở các doanh nghiệp. Hạn chế các sai sót, nhầm lẫn hay lặp lại các công việc thừa thải trong tiến trình làm việc. Ngoài ra, vẫn có một số phần mềm giúp bạn quản lý công việc cá nhân hiệu quả. Dễ dàng theo dõi tiến độ công việc; nâng cao tính tập trung vào chất lượng sản phẩm dù bạn đang làm việc trực tiếp cho doanh nghiệp hay làm việc online tại nhà.
Click vào ảnh để liên hệ tư vấn các giải pháp nâng cao hiệu suất công việc
Tham khảo các phần mềm giúp quản lý công việc cá nhân tối ưu:
Không chỉ cần ứng dụng các phương pháp “tập trung” trong vấn đề quản lý công việc. Bạn cần ứng dụng các phương pháp thư giãn để nâng cao khả năng tập trung ngay từ tiềm thức. Trong đó, thiền định được xem là một phương pháp giúp bạn tăng cường khả năng tập trung rất hiệu quả.
Bằng cách thực hiện các bài tập thiền định trong khoảng 20 – 30 phút mỗi ngày; không chỉ khả năng tập trung công việc, mà ngay cả các vấn đề về sức khỏe, tinh thần,… của bạn cũng được cải thiện đáng kể. Hãy để cho bản thân thư giãn và thiền 5 phút mỗi khi bạn cảm thấy mất tập trung. Chắc chắn sau đó bạn sẽ có thể thư thái đầu óc, và tiếp tục tập trung thực hiện công việc.
Bạn có thể tham khảo thực hiện thiện định theo cách sau:
- Lựa chọn một nơi yên tĩnh và thời điểm ít bị tác động bởi tiếng ồn bên ngoài nhất (thường là buổi sáng sớm hoặc tối muộn)
- Để cho bản thân ở trong thế ngồi thoải mái nhất. (không cần thiết phải chuẩn thế ngồi xếp bằng)
- Nhắm mắt và hít thở thật sâu, giữ hơi thở chậm và đều hơn bình thường. (Trong lúc thiền định, bạn có thể đếm từ 1 đến 100 để tăng khả năng tập trung cảm nhận)
- Tập trung quan sát hơi thở đều, để bản thân được thư giãn toàn thân và hoàn toàn không suy nghĩ bất cứ điều gì
- Để cơ thể tự điều chỉnh nhịp điệu, thời gian ngừng lại và không nên nóng vội
Các nghiên cứu khoa học xác minh rằng âm nhạc có thể giúp ta kích thích trí não, nâng cao khả tập trung. Đồng thời giải phóng dopamin và làm giảm huyết áp, hạn chế cảm xúc lo lắng. Một số thể loại nhạc giúp bạn tập trung hơn khi làm việc có thể kể đến như:
- Nhạc Baroque: Nhạc baroque giúp sóng não beta giảm 6% và sóng não alpha tăng 6%. Từ đó làm tinh thần bạn thoải mái, nhịp tim chậm hơn, bình tĩnh hơn.
- Nhạc không lời: Một nghiên cứu được thực hiện năm 2012 đã xác minh rằng những người nghe nhẹ piano không lời khi làm việc thường đạt hiệu quả công việc tốt hơn. Người tham gia cho rằng họ đã tập trung và sáng tạo hơn khi nghe nhạc không lời để làm việc.
- Nhạc thiên nhiên: Nhạc thiên nhiên cũng được xem là một trong những thể loại nhạc giúp tập trung làm việc hiệu quả; điều này đã được kiểm chứng trong một nghiên cứu về âm nhạc tại công sở vào năm 2015.
- Nhạc cổ điển: Không chỉ mang giá trị về lịch sử và nghệ thuật; nghe nhạc cổ điển cũng cách tập trung vào công việc hiệu quả. Một số nhạc phẩm nổi tiếng có thể tham khảo như nhạc của: Mozart. Beethoven,…
- Nhạc sóng não: Đây là dòng nhạc giúp bạn giảm thiểu tối đa những vấn đề căng thẳng, lo âu; đồng thời làm tăng khả năng tập trung và sáng tạo. Tuy nhiên, khi sử dụng thể loại nhạc này, bạn không nên nghe quá lâu vì chúng có thể dẫn đến các tác dụng phụ. Bạn nên nghe trong khoảng 3–5 phút khi cảm thấy tâm trạng mệt mỏi và căng thẳng.
Rèn luyện khả năng tập trung làm việc bằng cách đọc sách – phương pháp đơn giản nhưng luôn mang lại hiệu quả cao.
Bằng cách này, bạn hãy thử chọn những cuốn sách mà bạn hwusng thú. Không nhất thiết đó phải là thể loại sách self-help hay liên quan trực tiếp đến phân ngành công việc của bạn. Hãy tập trung độc một cuốn sách mà bạn cảm thấy hấp dẫn trong nhiều giờ; tạo nên thói quen độc sách mỗi ngày trong khoảng ít nhất 30 phút. Khi đó, sự tập trung này sẽ dần tiến vào tiềm thức của bạn; giúp bạn dễ dàng tập trung vào một công việc cụ thể hơn.
Đọc sách giúp bạn nâng cao khả năng tập trung
Một số thể loại sách mà bạn có thể tham khảo như: Sách self-help, sách ngôn ngữ, tiểu thuyết, văn học kinh điển,… Những loại sách này sẽ kích thích trí não, giúp bạn tập trung tưởng tượng và phát họa các chi tiết trong trí não. Từ đó hình thành nên những tư duy độc đáo và nâng cao khả năng sáng tạo.
Cuối cùng, đừng quá cố gắng thực hiện công việc khi cơ thể bạn đã đạt đến giới hạn. Hãy dành riêng cho bản thân những khoảng thời gian thư giãn ngay trong lúc làm việc. Bạn có thể dành ít thời gian để trò chuyện với đồng nghiệp, nghe nhạc, đứng lên giãn cơ,… Và đừng quá gò bó vào việc ép chính mình làm việc đủ 8 tiếng mỗi ngày. Hãy hiểu rằng đây không phải là cách để tập trung làm việc hiệu quả; mà ngược lại còn tạo ra những áp lực vô hình, khiến bạn trở nên căng thẳng, lo âu. Hãy thư giãn khi bản thân cảm thấy đã làm việc “đủ”; và tiếp tục quay lại công việc khi cơ thể và tâm trạng đã hồi phục sau thời gian thư giãn nhé!
Ở bài viết trên, 1BOSS đã chỉ ra những nguyên nhân gây ảnh hưởng đến khả năng tập trung, cũng như các phương pháp giúp bạn tập trung làm việc hiệu quả. Hy vọng với bài viết này, bạn có thể nâng cao khả năng tập trung trong công việc; cũng như cân bằng thời gian, năng suất và các hoạt động song song giữa làm việc và nghỉ ngơi. Từ đó thu lại hiệu quả cao nhất, xứng đáng nhất.
Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý công việc hiệu quả. Hoặc cần đề xuất cho sếp một phần mềm quản lý công việc tối ưu nhất. Liên hệ ngay với 1BOSS để được tư vấn miễn phí.
Về các giải pháp của 1BOSS giúp quản lý công việc – nâng cao hiệu suất sản xuất và kiểm soát hoạt động công việc hiệu quả; bạn có thể tham khảo tại:
Ban Biên Tập 1BOSS.
Xem thêm một số bài viết liên quan:
