Đặc thù công việc văn phòng

Quản lý công việc văn phòng gặp những khó khăn gì?

Trước khi có sự xuất hiện của các hệ thống văn phòng điện tử (Online Office); thì các công việc văn phòng đều được quản lý bằng các cách truyền thống. Và trên thực tế, khi khối lượng công việc càng lớn; thì cách quản lý này càng để lộ vô số nhược điểm. Gây khó khăn và bất cập cho nhân sự triển khai. Một phần lý do cũng là vì bản chất công việc văn phòng là cần phải tiếp xúc, lưu trữ rất nhiều hồ sơ, thông tin hằng ngày. Nếu không được quản lý bằng các công cụ và phần mềm chuyên dụng; nhân viên văn phòng sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong công việc. Một số bất cập khi quản lý bằng phương pháp truyền thống phải kể đến như sau.

Thông tin, hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong văn phòng quá tải

Khi dùng các cách quản lý truyền thống, công việc văn phòng sẽ có những khó khăn và hạn chế. Các thiết bị dùng để xử lý lưu trữ còn nặng về thủ công. Các công văn đa phần được lưu trên các hồ sơ giấy theo một biểu mẫu chung. Và các giấy tờ, hồ sơ, công văn đều được phân loại và lưu trữ trên các kệ tủ và kho. Điều này thật sự rất mất thời gian và công sức nếu phải tìm kiếm lại sau này. Đó là chưa kể khi khối lượng giấy tờ cần lưu trữ càng lớn; thì đòi hỏi không gian lưu trữ càng lớn, gây tốn kém và tăng rủi ro mất tài liệu.

Ngoài ra, một số tài liệu cần phê duyệt sẽ phải chuyển đi từ phòng này tới bộ phận khác để ký. Việc này ảnh hưởng tới hiệu suất xử lý công việc, khó khăn trong việc trao đổi thông tin; đồng thời dễ xảy ra tình trạng chậm trễ hoặc trùng lặp. Đó cũng là một trong những lý do chính khiến các hệ thống văn phòng điện tử (Online Office) cần phải ra đời.

Tiêu tốn rất nhiều thời gian, công sức và ngân sách của doanh nghiệp

Khảo sát cho thấy 80% nhân viên văn phòng sẽ tốn mất 0,5 giờ chỉ để tìm kiếm các tài liệu; 60% tốn hơn 1 giờ để làm các công việc trùng lặp; (nghĩa là các công việc mà những người khác đã hoặc đang làm trước đó). Đây là khoảng thời gian “chết”, thật sự không cần thiết và không tạo ra bất cứ giá trị nào cho doanh nghiệp. Nếu sở hữu được các phần mềm quản lý chuyên dụng, nhân sự hoàn toàn loại bỏ khoảng thời gian lãng phí này; tập trung làm các công việc chủ chốt mang giá trị thiết thực cho doanh nghiệp. Ngoài ra, do mọi tài liệu liên quan tới công việc đều được xử lý trên giấy tờ; nên một năm doanh nghiệp sẽ phải trả một khoản phí không hề nhỏ cho văn phòng phẩm.

Bạn cũng có thể tham khảo phương pháp quản lý thời gian thực hiện công việc hiệu quả qua bài viết:

•  7 Phương pháp quản trị thời gian hiệu quả cho dân văn phòng

Hiệu quả công việc thấp, gây hại gián tiếp tới môi trường

Dễ thấy quản lý công việc văn phòng bằng cách truyền thống gây ra khá nhiều khó khăn và bất cập; gây mất rất nhiều thời gian cho nhân sự mà hiệu quả lại không cao. Việc sử dụng giấy làm vật liệu chính để lưu trữ thông tin, hồ sơ cũng gián tiếp ảnh hưởng xấu tới môi trường; do phải chặt cây cối để làm giấy và lượng rác thải từ văn phòng phẩm. Trong khi đó, nếu sử dụng các phần mềm quản lý văn phòng điện tử hiện đại; việc lưu trữ thông tin không còn sử dụng giấy viết. Điều này giúp giảm lượng lớn chi phí văn phòng phẩm, cũng như góp phần bảo vệ môi trường hơn.

Quản lý bằng cách thủ công ít hiệu quả mà lại gây ô nhiễm môi trường

Hệ thống văn phòng điện tử 1BOSS Newsfeed có tốt không?

1BOSS Newsfeed là một phân hệ của hệ thống văn phòng điện tử 1BOSS OFFICE+. Đây là sản phẩm tất yếu hình thành từ các cuộc cách mạng văn phòng; song song với sự phát triển của kinh tế – xã hội. Đây là phần mềm được kiến tạo dựa trên mô hình mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp. Giúp bạn loại bỏ những hạn chế và khó khăn mà phương pháp quản lý văn phòng kiểu cũ mang lại.

Phần mềm quản lý văn phòng điện tử 1BOSS Newsfeed. Phần mềm có tích hợp nhiều chức năng siêu việt, hỗ trợ công việc tối đa; như quản lý và lưu trữ công văn, giấy tờ, hồ sơ, thông tin; tạo môi trường tương tác và trao đổi công việc hiệu quả,… Giúp hỗ trợ công việc văn phòng hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí và sức lực. Đặc biệt phần mềm rất phù hợp khi doanh nghiệp có nhu cầu cho nhân viên làm việc từ xa, hỗ trợ nhà quản lý duyệt văn bản, nhân viên tương tác thuận tiện, sử dụng đa phương tiện. Đáp ứng nhu cầu xử lý công việc linh hoạt – nhanh chóng  – mọi lúc mọi nơi.

Hệ thống văn phòng điện tử 1BOSS Newsfeed có gì nổi bật?

Mô hình mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp

Hệ thống văn phòng điện tử 1BOSS Newsfeed giúp xây dựng mạng nội bộ riêng cho doanh nghiệp bằng cách tạo trang nội bộ doanh nghiệp. Đây là môi trường tuyệt vời để toàn thể nhân sự có thể tương tác, trao đổi với nhau một cách bảo mật và an toàn nhất. Bao gồm: Bảng tin, tường công ty, tường cá nhân.

Hệ thống hoạt động như Newsfeed của Facebook. Trong đó bảng tin chứa thông báo của công ty; theo dõi sinh nhật nhân viên; xem lại các thông báo quan trọng. Tường công ty tạo không gian đăng bài theo từng chủ đề; đi kèm là các tính năng tìm kiếm; xem lại thông báo doanh nghiệp. Tường cá nhân tạo không gian riêng tư cho mỗi cá nhân; xem thông tin liên hệ; thay đổi avatar/ảnh bìa; đăng bài viết cá nhân;… Đi kèm theo đó là các chức năng ghim thông báo, bình luận, đính kèm file, quản lý chat theo thời gian thực. Đảm bảo tính bảo mật, riêng tư cho mọi thông tin nội bộ doanh nghiệp.

Hệ thống văn phòng điện tử 1BOSS Newsfeed giúp xây dựng mạng nội bộ doanh nghiệp

Lưu trữ thông tin tập trung

Ngoài xây dựng mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp; hệ thống văn phòng điện tử 1BOSS Newsfeed cung cấp khả năng lưu trữ lượng thông tin khủng; và tập trung trên một hệ thống duy nhất cho doanh nghiệp. Ngoài ra, hệ thống văn phòng điện tử còn tích hợp nhiều chức năng cho công tác quản lý và sử dụng. Bao gồm: tìm kiếm, sắp xếp, phân loại thông tin,… Ngoài ra hệ thống còn cung cấp công cụ để biên tập và soạn thảo các nội dung; và phân loại thông báo tới đúng đối tượng. Tất cả thông tin được lưu trữ trên một hệ thống giao diện hiện đại, khoa học. Tiết kiệm được không gian lưu trữ, thời gian tìm kiếm, các chi phí phát sinh so với các cách quản lý và lưu trữ thông tin truyền thống.

Tạo nhóm làm việc chuyên nghiệp

Hệ thống văn phòng điện tử 1BOSS Newsfeed còn giúp tạo không gian làm việc nhóm chuyên nghiệp theo từng dự án và phòng ban. Cung cấp quyền truy cập khoa học, hợp lý; để dễ dàng trao đổi, thảo luận trực tiếp về dự án ngay trên hệ thống. Ngoài ra người dùng cũng có thể đính kèm các kèm file tài liệu hay bổ sung hình ảnh làm tư liệu; để công việc được diễn ra trôi chảy hơn. Hệ thống cũng cho phép tạo các nhóm làm việc mới và mời người tham dự. Đồng thời hệ thống còn đảm bảo cập nhật thông tin nhanh chóng, an toàn và bảo mật nhất có thể cho doanh nghiệp.

1BOSS Newsfeed tích hợp các công nghệ nào?

Giao diện hiện đại của hệ thống văn phòng điện tử 1BOSS Newsfeed

Hệ thống văn phòng điện tử 1BOSS Newsfeed giúp tạo mạng xã hội doanh nghiệp hiệu quả; đồng thời tích hợp các công nghệ hiện đại nhất hiện nay. Trong đó, bao gồm nhiều công nghệ nổi tiếng; phù hợp với xu thế thời đại 4.0:

• Nền tảng công nghệ Cloud: Phần mềm được keiesn tạo trên nền tảng công nghệ Cloud; giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin tập trung, bảo mật và hạn chế thất thoát dữ liệu do các tác động ngoài ý muốn.
• Kết hợp App mobile & Website: Người dùng có thể sử dụng cả trên web và mobile; để làm việc ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào. 
• Tích hợp các công nghệ 4.0 phù hợp xu thế: Tích hợp các công nghệ cảm biến, định vị, chụp hình, nhận diện khuôn mặt, phân tích dữ liệu từ Big Data,...
• Hệ thống API phong phú: Bằng cách kết hợp API từ Big5; phần mềm giúp doanh nghiệp kết nối đa kênh, đa chiều với cả dữ liệu trong và ngoài; giúp tổng hợp data theo thời gian thực realtime.
• Ứng dụng các phương pháp quản trị hiện đại: Phần mềm được triển khai dựa trên những phương pháp quản trị hiện đại nhất thế giới, một số phương pháp có thể kể đến như phương pháp Kaizen, biểu đồ GANTT, mô hình BPM, nguyên tắc 3D5S,...
• Thiết kế thận thiện, đề cao tính thiết thực: Hệ thống còn được thiết kế giao diện khoa học, đơn giản, mang tính thực tiễn cao và không đặt nặng quá nhiều vào mặt hình thức.
• ...

Tạm kết

Hệ thống văn phòng điện tử 1BOSS Newsfeed là kết quả từ sự kế thừa kinh nghiệm thực tiễn 19 năm của ASOFT; và tích hợp luôn các công nghệ hiện đại nhất hiện nay. Cho nên mặc dù chỉ mới ra mắt; nhưng phần mềm đã nhận được sự quan tâm cực kỳ lớn từ phía các chủ doanh nghiệp. Đây là phần mềm được 1BOSS đầu tư nghiên cứu chuyên sâu với đầy đủ các tính năng, đáp ứng tốt các công việc chuyên môn cho khối văn phòng. Đồng thời có khả năng mở rộng và liên kết quản trị tổng thể toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp khi có nhu cầu.

Ngoài ra, phần mềm 1BOSS OFFICE+ còn bao gồm nhiều phân hệ giúp doanh nghiệp quản lý công việc - dự án tối ưu như:

• 1BOSS INFO | Quản lý thông tin và giao tiếp cho doanh nghiệp
• 1BOSS WORK | Quản lý công việc chuyên sâu và trực quan
• 1BOSS PROJECT | Quản lý và theo dõi tiến độ dự án toàn diện
• ...

Ban Biên Tập 1BOSS.