Biểu đồ Gantt là gì?

 

Minh họa về biểu đồ Gantt

 

Biểu đồ Gantt là gì? Gantt còn được gọi là sơ đồ ngang Gantt hay Gantt Chart; đây là một loại sơ đồ dùng để trình bày các sự kiện, công việc theo thời gian nhất định. Sơ đồ Gantt bao gồm 2 phần chính: Trục hoành và trục tung. Trục hoành dùng để thể hiện mốc thời gian có những công việc trong dự án; trục tung thể hiện tên của các công việc ấy. Khi nhìn vào một Gantt, nhà quản lý sẽ dễ dàng nắm bắt được các thông tin quan trọng của cả dự án của mình.

Chính vì cách thể hiện thông tin đơn giản, trực quan mà Gantt đã trở thành công cụ hữu ích trong việc lập kế hoạch, quản lý tiến độ dự án.

 

---

Để quản lý công việc - dự án đơn giản và hiệu quả hơn, bạn cũng có thể tham khảo một số phương pháp khác như:

• 7 Phương pháp quản trị thời gian hiệu quả cho dân văn phòng
• Nguyên tắc 80 20 - Quy luật vàng trong quản trị năng suất cho doanh
• 3D5S là gì? Ứng dụng nguyên tắc 3D5S trong quản lý công việc​

---

 

Minh họa biểu đồ Gantt mẫu trong lập kế hoạch triển khai dự án

 

Một nhà máy sản xuất thép cố ý không lắp đặt hệ thống kiểm soát không khí; nhằm mục đích tiết kiệm chi phí. Cơ quan chức năng đã tiến hành kiểm tra; và bắt buộc nhà máy phải lắp đặt ngay một hệ thống lọc không khí trong thời gian 16 tuần. Nếu nhà máy cố ý không lắp đặt thì sẽ bị áp dụng hình phạt cảnh cáo.

Vì vậy, để bảo đảm lắp đặt đúng tiến độ; Giám đốc muốn được lắp đặt thiết bị lọc không khí này trước thời gian được giao; các công việc trong quá trình lắp đặt sẽ được trình bày cụ thể như sau:

 

Biểu diễn sơ đồ Gantt dựa trên phương thức triển khai sớm

 

Chúng ta sẽ sử dụng phương pháp lập sơ đồ Gantt trong quản lý dự án. Các công việc A,C,E,G,H sẽ được biểu diễn trên đường găng (đường găng được hiểu là đường dài nhất; bất cứ sự chậm trễ nào của công việc được biểu diễn trên đường găng sẽ dẫn đến sự chậm trễ của cả dự án).

Các công việc như B,D,F sẽ không được bố trí trên đường găng. Tức là chúng ta sẽ sắp xếp chúng thep phương thức triển khai chậm hoặc phương thức triển khai sớm; công việc này sẽ không ảnh hưởng đến toàn bộ dự án.

Phương thức triển khai sớm cho phép nhà quản lý có thể thực hiện các công việc đó sớm hơn dự tính. Miễn là khi thực hiện chúng sẽ không ảnh hưởng đến các công việc triển khai trước đó.

 

Sơ đồ Gantt dựa trên phương thức triển khai chậm

 

Với Gantt chat theo phương thức triển khai chậm; thì các công việc có thể bắt đầu triển khai trễ hơn nhưng việc này sẽ không làm ảnh hưởng đến toàn bộ thời gian hoàn thành dự án. Độ lệch giữa hai sơ đồ (nét chấm gạch) từ khoảng thời gian bắt đầu hoặc kết thúc của một công việc được gọi là khoảng thời gian dự trữ.

 

Sơ đồ Gantt dạng liên kết

 

Ngoài ra, Gantt chat còn được biểu thị dưới dạng liên kết giữa các công việc với nhau.

 

Cách vẽ biểu đồ Gantt để lập kế hoạch dự án tốt ưu nhất

 

Biểu đồ Gantt theo phương thức truyền thống sẽ được tạo ra bằng cách vẽ tay, đòi hỏi tính công phu; mỗi khi dự án có những thay đổi mới, người lên kế hoạch bắt buộc phải vẽ lại một sơ đồ khác hoặc sửa đổi, tẩy xóa rất khó khăn. Điều này sẽ tạo ra một hạn chế rất lớn đối với việc ứng dụng Gantt Chart trong việc lập kế hoạch và giám sát dự án. Tuy nhiên, sự ra đời của các phần mềm hỗ trợ vẽ Gantt hiện nay; đã giúp các nhà quản lý, người lập kế hoạch có thể tiết kiệm thời gian khởi tạo, thay đổi hay cập nhật tiến trình dự án một cách dễ dàng.

 

Cách vẽ biểu đồ Gantt để lập kế hoạch dự án tốt ưu nhất

 

Bước 1: Xác định các đầu mục của kế hoạch dự án

 

Việc đầu tiên để làm vẽ sơ đồ Gantt mà các nhà quản lý cần phải làm đó là liệt kê tất cả các công việc cần phải làm trong quá trình thực hiện dự án. Để tiến hành xác định được các đầu mục công việc quan trọng; bạn phải suy nghĩ đến mục tiêu đạt ra của dự án; nhờ đó mà kế hoach dự án mới thực sự đem lại hiệu quả thiết thực. Sau khi đã có danh sách những công việc trong dự án; bạn hãy tiến hành xác định khoảng thời gian sớm nhất để bắt đầu khởi công dự án; đồng thời ước tính khoảng thời gian hoàn thành.

 

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc trong Gantt chart

 

Một trong những lợi ích của của Gantt chart là biểu diễn mối quan hệ liên kết giữa các công việc. Khi đã tổng hợp được tất cả các công việc trong dự án, khoảng thời gian thi công; bước tiếp theo phải xác định xem công việc nào nên cần hoàn thành trước; từ đó mới có thể tiến hành thực hiện tiếp công việc kia. Những hoạt động mang tính chất phụ thuộc này được hiểu là “công việc tuyến tính” hoặc “công việc tuần tự”.

Xác định những công việc có thể thực hiện “song song” hoặc “song hành” cùng nhau; nghĩa là những công việc này có thể cùng thực hiện cùng một thời điểm với nhau. Càng nhiều công việc song song thì dự án sẽ càng được hoàn thành trong thời gian sớm nhất.

Trong sơ đồ gantt về kế hoạch công việc có 03 mối quan hệ giữa các nhiệm vụ mang tính tuần tự:

• Finish to Start (FS): Nhiệm vụ FS là một loại nhiệm vụ không thể được bắt đầu khi nhưng công việc trước đó hoặc công việc có mỗi liên quan chưa được kết thúc. FS chỉ có có thể bắt đầu sau những công việc đó.
• Start to Start (SS): SS là loại nhiệm vụ không thể bắt đầu thực thi khi các nhiệm vụ trước nó chưa được bắt đầu. SS sẽ được bắt đầu sau các công việc trước đó.
• Finish to Finish (FF): Nhiệm vụ FF sẽ không thể kết thúc khi các công việc được tiến hành trước nó chưa kết thúc. FF sẽ kết thúc sau các công việc trước nó.
• Start to Finish (SF): Nhiệm vụ SF được đánh giá là rất hiếm khi xảy ra trong các kế hoạch dự án.
• ...

 

Bước 3: Biểu diễn biểu đồ Gantt chart

 

Các bước trên đã cho các nhà quản lý, người lập kế hoạch có các dữ liệu, thông tin cần thiết; bây giờ là lúc bạn có thể bắt đầu vẽ Gantt chart. Việc vẽ sơ đồ có thể làm bằng tay; hoặc sử dụng Excel; hoặc sử dụng các phần mềm vẽ Gantt chuyên nghiệp như: Phần mềm 1BOSS; phần mềm ASOFT

Hiện nay, các phần mềm như 1BOSS, ASOFT đã tích hợp công nghệ Cloud hiện đại; giúp doanh nghiệp đơn giản hóa công tác quản lý công việc – dự án mọi lúc mọi nơi. Điều này nghĩa là người quản lý, người thiết kế chính và cả nhóm phụ trách lập dự án có trên truy cập tài liệu ở bất kỳ đâu; bất kì khi nào mà không phải dựa vào kết nối mạng LAN nội bộ. Đây được xem là phương pháp tối ưu giúp bạn dễ dàng trao đổi nhóm, thảo luận, báo cáo dự án,… hay kịp thời xử lý các tác vụ quan trọng.

 

Bước 4: Thường xuyên cập nhật tiến độ dự án trong biểu đồ Gantt

 

Thường xuyên cập nhật sơ đồ Gantt để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối

 

Khi kế hoạch dự án di chuyển theo chiều dọc sơ đồ (trục tung); thì đồng nghĩa là nó đang tiến triển theo chiều hướng tốt. Tuy nhiên trong khoảng triển khai dự án trên thực tế, sẽ xảy ra nhiều sự biến đổi.

Ví dụ: theo như trong sơ đồ công việc A phải được hoàn thành, mới có thể triển khai tiếp công việc B; thể nhưng công việc A lại làm chậm hơn tiến độ; buộc phải điều chỉnh lại các công việc xong để dự án có thể hoàn thành theo đúng dự định. Bạn phải có trách nhiệm theo dõi, thường xuyên cập nhật tiến độ dự án; cũng như các thay đổi, biển đổi của nó để kịp thời có phương án điều chỉnh khả thi. Điều này sẽ giúp cả nhóm lập kế hoạch; và các nhà tài trợ có thể dễ dàng theo dõi và cập nhật thông tin dự án.

 

Phần mềm 1BOSS Project – Hỗ trợ lập kế hoạch dự án bằng biểu đồ Gantt

 

Phần mềm 1BOSS Project tập hợp các dạng biểu mẫu đa dạng, chuyên nghiệp

 

Phần mềm quản lý dự án 1BOSS Project quản lý dự án chuyên nghiệp; giúp quản lý tiến độ công việc; phân bố nhân sự; giám sát chặt chẽ các dự án; đồng thời giúp các nhà quản lý có thể triển khai sơ đồ Gantt và quản lý sơ đồ một cách dễ dàng.

• Lên kế hoạch cụ thể cho sơ đồ Gantt: Phần mềm sẽ hỗ trợ thiết lập dự án tự động theo mẫu/milestone, stage,… Hoặc nhân bản từ dự án cũ.
• Phân bổ nguồn lực của toàn dự án: Phần mềm giúp phân bổ ngân sách, chi phí theo từng dự án cụ thể; bảo đảm tính công bằng, minh bạch, hiệu quả.
• Giám sát dự án theo dạng Gantt: Phần mềm hỗ trợ nhà quản lý theo dõi chi tiết quy trình của từng công việc được triển khai trong dự án; dưới dạng biểu đồ Gantt. Ngoài dạng Gantt, phần mềm còn linh hoạt theo nhiều dạng khác như: Kanban, WBS, Grid,…
• Tích hợp công nghệ Điện toán đám mây: Phần mềm 1Boss Gantt project được thiết kế đám mây; giúp cho người quản lý, đội ngũ thiết kế dự án, nhà tài trợ,.. có thể theo dõi, cập nhật dự án bất kỳ đâu.

 

 

Ngoài ra, 1BOSS cũng đã tham khảo nghiên cứu và vẽ sơ đồ gantt mẫu. Bạn có thể tải xuống Tại đây

 

---

Bạn cũng có thể tham khảo một số mẫu file Excel hỗ trợ quản lý công việc tối ưu qua bài viết sau:

• Quản lý công việc bằng excel và các mẫu file Excel quản lý công việc cho người mới bắt đầu

---

 

Tạm kết

 

Hy vọng quan bài viết trên đây sẽ giúp cho quý khách hàng hiểu hơn về biểu đồ gantt; đồng thời có thêm kiến thức về cách vẽ biểu đồ Gantt chart để lập kế hoạch dự án tối ưu. Thay vì chọn cách truyền thống với cách vẽ tay tỉ mỉ, không thể chỉnh sửa, không thể cập nhật; thì hiện nay phần mềm hỗ trợ vẽ Gantt, cũng như hỗ trợ các nhà quản lý trong công việc giám sát và theo dõi tiến độ dự án là một điều vô cùng tiện ích; đây được xem là một lựa chọn tốt nhất trong thời đại công nghệ số.

 

---

Bạn cũng có thể tham khảo thêm một số công cụ, phần mềm giúp tối ưu khả năng quản lý dự án qua bài review sau:

• TOP 15 phần mềm quản lý công việc miễn phí tốt nhất hiện nay

---

 

Ban Biên Tập 1BOSS.

 

Tài liệu tham khảo

 

• Vertext.42. Simple Gantt Chart. <https://www.vertex42.com/ExcelTemplates/simple-gantt-chart.html> Truy cập ngày 26/01/2022
• Wikipedia. Sơ đồ ngang Gantt. <https://vi.wikipedia.org/wiki/S%C6%A1_%C4%91%E1%BB%93_ngang_Gantt> Truy cập ngày 26/01/2022

 

Xem thêm một số bài viết khác:

• 3D5S là gì? Ứng dụng nguyên tắc 3D5S trong quản lý công việc
• 9 Bước lập kế hoạch dự án kinh doanh cho người mới bắt đầu​