3D5S là một khái niệm mà chắc chắn ai đã từng học qua tiếng Nhật; hoặc làm việc tại các công ty Nhật đã từng nghe đến. Vậy thực chất 3D5S là gì?
Khái niệm nguyên tắc 3D
Nguyên tắc 3D được hiểu là ba nguyên tắc mà một người lãnh đạo doanh nghiệp nên tuân thủ và áp dụng; cụ thể: Nguyên tắc chỉ đạo (Directing); nguyên tắc thảo luận (Discussing); nguyên tắc ủy thác (Delegating).
Vậy còn 5S là gì?
Nguyên tắc 5S là một phương pháp nhằm tổ chức nơi làm việc làm một cách quy củ; mọi người trong nhóm làm việc phải tuân thủ nguyên tắc một cách có kỷ luật. Nguyên tắc này được chia ra làm 5 giai đoạn (được sử dụng bằng tiếng Nhật), chúng đều bắt đầu đầu bằng chữ cái S, bao gồm: Nguyên tắc Seiri; nguyên tắc Seiton; nguyên tắc Seiso; nguyên tắc Seiketsu; nguyên tắc Shitsuke. Chính vì thế nó được mang tên là 5S.
- Nguyên tắc 5S Seiri: nguyên tắc sắp xếp, phân loại, loại bỏ.
- Nguyên tắc 5S Seiton: nguyên tắc đơn giản hóa, thiết lập công việc theo thứ tự.
- Nguyên tắc 5S Seiso: nguyên tắc làm sạch, dọn dẹp, kiểm tra.
- Nguyên tắc 5S Seiketsu: nguyên tắc chuẩn hóa phù hợp và ổn định.
- Nguyên tắc 5S Shitsuke: nguyên tắc kỷ luật tự giác, bền vững, tập quán và thực hành.
- ...
Khái niệm 3D5S – Sự kết hợp hoàn hảo trong quản lý công việc
Tất cả các thông tin trên đã làm rõ nguyên tắc 3D5S. Đó chính là Seiri – Seiton – Seiso – Seiketsu – Shitsuke (sắp xếp – thứ tự – làm mới – tiêu chuẩn hóa – duy trì); và Directing – Discussing – Delegating (chỉ đạo – thảo luận – ủy thác).
Đây được coi là một bí quyết làm nên thành công trong công việc của các nhà lãnh đạo. Bí quyết lãnh đạo Directing – Discussing – Delegating; sẽ phát huy hiệu quả tối đa nếu như kết hợp với 5S là Seiri – Seiton – Seiso – Seiketsu – Shitsuke.
Bên cạnh 3D5S, Kaizen cũng là một khái niệm khá nổi trội trong nguyên tắc quản lý năng suất cho doanh nghiệp. Bạn có thể tìm hiểu nguyên tắc này qua bài viết sau:
Nguyên tắc 3D – Ứng dụng trong quy trình lãnh đạo doanh nghiệp
Để biết 3D5S là gì? Nó ứng dụng như thế nào vào quản lý công việc. Đầu tiên ta nên tìm hiểu về nguyên tắc 3D được ứng dụng như thế nào trong quy trình lãnh đạo, cụ thể:
- Truyền thông: Để áp dụng Directing buộc một nhà lãnh đạo cần phải có tiếng nói. Nhà lãnh đạo chính là người cung cấp thông tin và hướng dẫn cho nhân biết họ nên làm gì. Để làm tốt công tác truyền thông, bạn phải có khả năng giao tiếp mạch lạc, súc tích và ngắn gọn; đồng thời thể hiện uy quyền của một nhà lãnh đạo qua lời nói.
- Thiết lập mục tiêu công việc: Ví dụ mục tiêu của bạn đưa ra là bán 15 sản phẩm trong vòng 1 tuần; thì với vai trò là một nhà lãnh đạo bạn phải thiết lập mục tiêu ngắn hạn mục tiêu dài hạn và mục tiêu tương lại. Khi có những mục tiêu cụ thể, nhân viên mới có thể hiểu được nhà lãnh đạo muốn họ làm thế nào? Và làm trong bao lâu?
- Ra quyết định: Hầu hết các quyết định quan trọng đều được các nhà lãnh đạo quyết định. Khi có vấn đề phát sinh, bạn sẽ là người có trách nhiệm đánh giá, lựa chọn phương án khả thi và hướng dẫn nhân viên để họ biết họ nên làm công việc gì?
- Giám sát hiệu suất: Khi áp dụng nguyên tắc 3D người lãnh đạo phải thiết lập các điểm để đánh giá hiệu suất cụ thể của nhân viên; để kịp thời chấn chỉnh, cải thiện hiệu suất.
- Sự công nhận và phần thưởng: Một điều khiến cho nhân viên hài lòng với các nhà lãnh đạo đó là sự công nhận thành quả lao động và phần thưởng đi kèm.
Discussing – Ứng dụng vào phong cách thảo luận
Để ứng dụng nguyên tắc 3D Discussing vào cuộc thảo thuận giữa người lãnh đạo và nhân viên; thì người lãnh đạo phải là người biết lắng nghe, góp ý, đánh giá công tâm.
- Thảo luận hai chiều góp phần tạo nên sự thành công của cuộc họp: Quan trọng nhất của nguyên tắc Discussing chính là sự công bằng trong thảo luận. Đã là một người lãnh đạo thì bạn không chỉ chú tâm vào quan điểm của mình; phải biết lắng nghe những góp ý, quan điểm của nhân viên.
- Thiết lập mục tiêu của cuộc thảo luận: Bạn phải là người thiết lập mục tiêu và phong cách áp dụng trong các cuộc thảo luận; việc này giúp gia tăng tính hiệu quả khi tranh luận về một vấn đề nào đó trong công việc.
- Ra quyết định: Nhà lãnh đạo và nhân viên ai cũng có vai trò tích cực trong việc xác định, lựa chọn phương án và đưa ra quyết định.
- Giám sát hiệu suất công việc và đưa ra phản hồi: Nhà lãnh đạo và nhân viên đều có trách nhiệm giám sát hiệu suất của cuộc thảo luận; nhằm đưa ra phản hồi hợp lý.
Phong cách Delegating – ủy thác sẽ phù hợp hơn khi mọi người đã có kiến thức, kỹ năng, động lực hoàn thành tốt công việc. Những nhân viên có kinh nghiệm sẽ không cần một người quản lý phải cầm tay chỉ việc. Điều này giúp các nhà lãnh đạo có nhiều thời gian để làm các công việc khác như: lập kế hoạch chiến lược, nghiên cứu thị trường,…
- Mối quan hệ giữa nhà lãnh đạo và nhân viên: đây là mối quan hệ một chiều; một bên đề xuất công việc và bên kia phải hoàn thành đúng tiến độ của công việc đó.
- Thiết lập mục tiêu công việc: mục tiêu này sẽ do nhà lãnh đạo thiết lập; hoặc được rút ra từ cuộc thảo luận giữa nhà lãnh đạo và nhân viên.
- Đưa ra quyết định: quyết định phương án hoàn thành công việc như thế nào sẽ do nhân viên tự quyết; nhằm phù hợp với kết quả mong muốn đạt được.
- Kiểm soát và đưa ra ý kiến phản hồi: Nhân viên có trách nhiệm kiểm soát công việc được giao; báo cáo và phản hồi cho lãnh đạo về những biến động của công việc đó.
- Ghi nhận và thưởng phạt: Nhà lãnh đạo phải có động thái tuyên dương và khen thưởng đối với nhưng nhân viên hoàn thành tốt công việc; nhằm tạo động lực cho họ. Đồng thời, chế độ phạt cũng phải được rõ ràng.
Mỗi nguyên tắc 3S đều thể hiện chức năng và nhiệm vụ của một nhà lãnh đạo. Nếu biết cách phối hợp nhuần nhuyễn 3 phong cách này với nhau; nó sẽ đem lại sự thành công cho các nhà lãnh đạo.
Nguyên tắc 5S – Ứng dụng trong tổ chức công việc, xây dựng môi trường làm việc kỷ luật
Sau khi tìm hiểu cách nguyên tắc 3D áp dụng trong phong cách lãnh đạo; chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về 5S – nguyên tắc trong môi trường làm việc; để trả lời cho câu hỏi: Ứng dụng quản lý công việc 3D5S là gì?
5S Seiri là bước đầu tiên trong quy trình 5S; nó đề cập đến việc phải sắp xếp ngăn nắp các mục trong khu vực làm việc, điều này thực sự cần thiết. Giai đoạn này yêu cầu mọi người phải loại bỏ các mục không cần thiết ra khỏi khu vực làm việc; chỉ để lại những mục cần thiết và sắp xếp chúng ngăn nắp.
Cách thức thực hiện nguyên tắc 5S Seiri:
- Tiến hành kiểm tra tất cả các mục và đánh giá nó có thực sự cần thiết ở vị trí đó
- Loại bỏ tất cả các sản phẩm, mặt hàng không cần thiết ra khỏi môi trường làm việc càng sớm, càng tốt. Nếu nó không thể loại bỏ ngay lúc này, bạn có thể đặt nó vào “vùng thẻ đỏ”, nhằm ưu tiên loại bỏ khi có cơ hội.
- Giữ cho sàn nhà khu làm việc không có vật liệu, trừ những vật liệu cần thiết trong sản xuất.
5S Seiton – Là nguyên tắc cần thiết sau khi bạn đã tiến hành xong bước loại bỏ những vật dụng không cần thiết ra khỏi khu vực làm việc. Nguyên tắc này giúp sắp xếp những đồ vật, sản phẩm theo một thứ tự nhất định; nhằm đơn giản hóa công tác tìm kiếm.
Cách thức thực hiện nguyên tắc 5S Seiton:
- Sắp xếp các dụng cụ sao cho phù hợp với các trạm làm việc; các thiết bị nên để gần nhau, tại vị trí dễ dàng tiếp cận.
- Chỉ định vị trí cho các mục; sắp xếp theo nhãn hiệu, công dụng; gợi ý các mục để sau khi sử dụng có thể dễ dàng đặt chúng vào chỗ cũ.
5S Seiso – Kiểm tra, thay đổi, quét dọn, làm mới giúp giữ an toàn khu vực làm việc
5S Seiso – Việc dọn dẹp các dụng cụ, máy móc, khu vực làm việc để bảo đảm mọi thứ luôn sạch sẽ; trạng thái gần như mới là việc rất quan trọng. Điều này sẽ làm giảm sự hư hỏng máy móc, thiết bị; dễ dàng phát hiện các thiết bị hỏng, nhanh chóng đưa ra phương án giải quyết.
Cách thức thực hiện nguyên tắc 5S Seiso:
- Làm sạch thiết bị, dụng cụ và khu vực làm việc.
- Kiểm tra tình trạng của nơi làm việc và thiết bị, dụng cụ trong quá trình làm sạch.
Ngoài ra, để hạn chế tiêu tốn nhiều thời gian cho các công việc "thừa thãi"; đồng thời nâng cao kỹ năng tập trung trong công việc. Bạn có thể tham khảo các bài viết sau:
5S Seiketsu – Nguyên tắc này giúp chuẩn hóa quy trình sắp xếp hàng hóa, làm sạch thiết bị và khu vực làm việc. Đây được hiểu là giúp 3 giai đoạn trên của 5S trở thành tiêu chuẩn chung trong quá trình làm việc.
Cách thức thực hiện nguyên tắc 5S Seiketsu:
- Bảo đảm mọi người phải biết trách nhiệm của mình trong việc sắp xếp, phân loại, làm mới như một thói quen.
- Kiểm tra tình trạng tuân thủ 5S của nhân viên thông qua danh sách kiểm tra.
5S Shitsuke – nguyên tắc duy trì phát triển quy trình bằng phương án kỷ luật người lao động. Giai đoạn cuối của 5S là nguyên tắc duy trì; bảm đảm doanh nghiệp phải tiếp tục vân dụng và cải tiến 5 giai đoạn của 5S.
Cách thức thực hiện nguyên tắc 5S Shitsuke:
- Tổ chức các buổi hội thảo, buổi tập huấn, đào tạo cho người lao động.
- Thực hiện việc kiểm tra thường xuyên theo những tiêu chuẩn nhất định.
- Liên tục cải tiến các giai đoạn để phù hợp với thực tiễn.
Như vậy, thông tin trên đã trả lời cho câu hỏi: nguyên tắc 3D5S là gì? 3D5S được các nhà lãnh đạo vận dụng như kim chỉ nam dẫn đến sự thành công. Người lãnh đạo có nhiệm vụ đưa ra định hướng cho nhân việc; lập ra quy trình thực hiện công việc tốt nhất. Sau đó phân công vai trò, định ra tiêu chuẩn để tất cả công việc bắt đầu tiến trình thực hiện. Đây là sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa 3D và 5S.
Vậy nên, không phải cứ vận dụng quy trình 5S thì mọi thứ trong doanh nghiệp sẽ diễn ra thuận lợi như mong muốn của nhà lãnh đạo; đó là lý do ra đời của nguyên tắc 3D.
Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng ứng dụng quản lý công việc theo nguyên tắc 3D5S là gì?
Nguyên tắc 3D5S sẽ đem lại một số lợi ích sau cho doanh nghiệp:
- Bảo đảm sức khỏe cho nhân viên: Khi mọi thứ đã được sắp xếp, dọn dẹp sạch sẽ khu vực làm việc; kiểm tra độ hư hại cho thiết bị, máy móc; nhằm tránh các trường hợp tai nạn lao động trong quá trình làm việc.
- Tiết kiệm tối đa thời gian làm việc: Giúp các nhân viên thuận tiện trong việc tìm kiếm nguyên vật liệu; vì chúng đã được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp; từ đó khiến cho quá trình tìm kiếm đồ vật trong lúc làm việc giảm đáng kể.
- Xây dựng bầu không khí làm việc cởi mở: nguyên tắc này không chỉ tác động đến công việc, mà còn tác động đến con người. Một khi nhà lãnh đạo phương án chỉ đạo tốt; điều tiết được các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc; biết lắng nghe các chia sẻ của nhân viên thì sẽ tạo ra bầu không khí làm việc ôn hòa, vui vẻ và cởi mở.
- Nâng cao năng suất công việc và nâng cao chất lượng cuộc sống: Làm việc trong một một trường không sạch sẽ, máy móc hư hỏng không những ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc; mà còn ảnh hưởng đến tâm lý của nhân viên. Nguyên tắc này sẽ luôn giữ môi trường làm việc thông thoáng, sạch sẽ, tiện lợi; giúp nâng cao năng suất lao động; đồng thời đem lại môi trường làm việc lý tưởng cho người lao động.
Hy vọng bài viết trên sẽ giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về nguyên tắc 3D5S là gì? Cũng như cách thức vận dụng nó trong quá trình làm việc. Để áp dụng hiểu quả nguyên tắc 3D5S thì doanh nghiệp phải kết hợp việc quản lý công việc hiệu quả; việc quản lý này có thể sử dụng phương pháp truyền thống bằng việc ghi chép thủ công; hoặc có thể sử dụng phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian, phù hợp với thời đại 4.0.
1BOSS OFFICE+ | Phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp; hỗ trợ việc lên kế hoạch chi tiết và rõ ràng; quản lý công việc bài bản. Phát hiện, xử lý nhanh và triệt để những vấn đề nằm ngoài dự kiến của các nhà lãnh đạo. Đây là một phần mềm không thể thiết trong quá trình vận hành của mỗi doanh nghiệp.
Đặc biệt là với 2 phân hệ hỗ trợ quản lý công việc và dự án tối ưu:
Ban Biên Tập 1BOSS.
