Chắc hẳn không ít độc giả sẽ thắc mắc Kaizen là gì. Khái niệm Kaizen được biết đến như một triết lí kinh doanh của người Nhật Bản. Trong tiếng Nhật, thuật ngữ “Kaizen” được hiểu là “thay đổi để tốt hơn” hay “cải tiến liên tục”. Cụ thể hơn, Kaizen xem việc cải thiện năng suất như một quá trình chuyển đổi có phương pháp.
Kaizen xem việc cải thiện năng suất như một quá trình chuyển đổi có phương pháp
Kaizen đề cấp đến các vấn đề như: cải thiện các thủ tục thường nhật; cách tạo bầu không khí trong nhóm làm việc; đảm bảo tất cả nhân viên đều tham gia đầy đủ; làm sao để công việc hoàn thành nhanh chóng, hiệu quả. Nhằm tạo ra một môi trường làm việc chất lượng, năng suất của nhân viên được nâng cao. Những thay đổi nhỏ trong quá trình thực hiện Kaizen sẽ có tác động cực kì lớn trong tương lai.
Phương pháp Kaizen gồm những mục tiêu như sau: kiểm soát chất lượng; giao hàng kịp lúc; tiêu chuẩn hóa công việc; tận dụng thiết bị sao cho hiệu quả; loại bỏ những vấn đề gây lãng phí, thiệt hại. Mục tiêu của Kaizen là hướng đến việc thực hiện các thay đổi nhỏ trong một thời gian. Từ đó tạo ra những cải tiến đáng mong đợi trong tương lai. Cụ thể, những cải tiến này có thể bắt nguồn từ nhân viên hay nhóm dự án. Mỗi cá nhân đóng góp một phần trong sự thịnh vượng của đơn vị. Do vậy, nếu toàn thể nhân sự đều thay đổi thì của doanh nghiệp sẽ đạt được nhiều kì tích.
Phương pháp Kaizen hướng đến sự thay đổi, cải tiến liên tục và lâu dài
Các ý tưởng truyền thống của Nhật Bản về Kaizen tuân theo năm nguyên lý cơ bản: Làm việc theo nhóm, kỷ luật cá nhân, cải thiện tinh thần, phẩm chất và đề xuất để cải thiện. Năm nguyên lý này dẫn đến ba kết quả chính, đó là loại bỏ lãng phí, quản lý tốt và tiêu chuẩn hóa. Quan trọng nhất, bạn cần làm thế nào để phương pháp Kaizen trở nên ăn sâu vào văn hóa công ty đến mức trở thành điều tự nhiên đối với nhân viên.
Phương pháp Kaizen cho rằng không có một kết thúc hoàn hảo mà mọi thứ đều cần phải cải thiện. Vì vậy, con người cần phải cố gắng tìm tòi và không ngừng đổi mới trong công việc. Kaizen yêu cầu người thực hiện nhiệm vụ phải say mê, am hiểu về lĩnh vực đó. Chẳng những thế, làm việc tập thể chính là cốt lõi của phương pháp này. Các cuộc họp nhóm nên được diễn ra thường xuyên để thảo luận về những cải tiến trong công việc.
8 Bước thực hiện chu kỳ Kaizen
Việc cải thiện về tư duy cũng như hành động trong doanh nghiệp là yếu tố tiên quyết khi thực hiện phương pháp Kaizen. Người đứng đầu phải làm sao cho đơn vị thấm nhuần sự am hiểu về Kaizen.
Do đó, văn hóa doanh nghiệp sẽ được cải tiến nếu như toàn thể nhân viên đều am hiểu về lịch sử và triết lí của phương pháp này. Nếu văn hóa doanh nghiệp ổn, thì mới có thể duy trì và cái tiến một cách bền vững và liên tục.
Thông thường, các nhân viên sẽ tiếp xúc và xử lý những vấn đề chuyên biệt của doanh nghiệp. Họ là người có kiến thức và kỹ năng để giải quyết các vấn đề ấy. Vì thế hãy cung cấp những điều kiện thuận lợi cũng như sự hỗ trợ kịp thời khi họ thực hiện các cải tiến. Bởi đây chính là tài sản quan trọng của đơn vị trong việc áp dụng phương pháp Kaizen.
Trao quyền và khuyến khích nhân viên làm chủ công việc
Ngoài ra điều này cũng khuyến khích nhân viên làm chủ công việc, từ đó sáng tạo, đóng góp những ý tưởng hay cho doanh nghiệp. Nhờ vậy mà tinh thần và năng suất của cả đội nhóm được cải thiện đáng kể.
Chỉ cần thay đổi theo từng bước nhỏ, sau đó tăng dần theo từng ngày, chúng ta có thể thực hiện điều đó tốt hơn rất nhiều so với ban đầu. Hãy tập thử nghiệm và tiến hành những thay đổi nhỏ. Điều này sẽ hạn chế những rủi ro khi ta tiến hành cải tiến. Nếu như thấy những tín hiệu tích cực, ta có thể tăng tốc độ cải thiện của vấn đề đó. Nên tập trung cải tiến và giải quyết các các gốc rễ của vấn đề. Thông qua đó, giảm thiểu những bất cập trong quy trình và ngăn chặn những vấn đề tương tự có thể tái phát.
Để thực hiện cải tiến từ gốc rễ tốt hơn, bạn có thể tham khảo kết hợp Kaizen với các phương pháp sau:
Hãy lập biểu đồ trạng thái ban đầu của mỗi quy trình để xác định các vấn đề cần phải cải thiện. Nhờ biểu đồ này mà ta có thể đánh giá khách quan các cải tiến. Song với đó hãy xác định kĩ chỉ số định lượng của các cải tiến (chất lượng, chi phí, sự hài lòng của khách hàng, sử dụng không gian, thời gian, hiệu quả nhân viên, sử dụng nguồn lực).
Ghi chép lại quy trình và hiệu suất công việc trước và sau khi được thực hiện các cải tiến
Cần tiêu chuẩn hóa công việc để các cải tiến được lâu dài, bền vững. Đây là một bước rất quan trọng trong phương pháp Kaizen vì đây là cơ sở để tạp ra sự cải tiến. Đối với một quy trình được thực hiện cải tiến, hãy ghi chép lại những lưu ý và công việc tiêu chuẩn mới. Điều này giúp giảm những sự thay đổi đột ngột trong quy trình. Bên cạnh đó, giúp nắm rõ được những điều cần thiết để có thể cải tiến liên tục và đem lại tác dụng hiệu quả.
Ví dụ như: Để ứng dụng phương pháp kaizen trong quy trình quản lý ngành may mặc; bạn cần có một bản phác thảo được một bản kế hoạch cụ thể về quy trình sản xuất, chi phí cho từng công đoạn, hay thâm chí là những lưu ý quan trọng khi quản lý đơn hàng ngành may. Nhờ việc định hình chi tiết các vấn đề này, bạn có thể xác định được đâu là yếu tố quan trọng cốt lõi, đâu là yếu tố dư thừa cần loại bỏ,... trong quy trình. Từ đó cản tiến và thay đổi quy trình quản lý ngành may ngày càng tối ưu hơn.
Cần phải nắm rõ hành trình thực hiện Kaizen trong đơn vị. Từ đó phát triển ra những nguyên tắc Kaizen riêng cho doanh nghiệp. Dựa vào những kinh nghiệm cá nhân trong việc cải thiện nơi làm việc. Ta có thể dùng đó làm tiền đề để tạo ra những nguyên tắc riêng. Dù có rất nhiều tài nguyên trong việc hướng dẫn thực hiện cải tiến trong phương pháp Kaizen. Thế nhưng nếu tìm được những vấn đề đặc thù riêng của đơn vị và tạo được một số nguyên tắc phù hợp cũng là một cách làm tuyệt vời.
Đội ngũ nhân viên thường rất dễ thoái lui với cách thức làm việc cũ của họ. Do vậy, việc thực thi những đổi mới trong quy trình là điều hết sức quan trọng. Cần phải đảm bảo tiến trình này được thực hiện kéo dài và đều đặn. Nếu được, hãy ghi lại những cải tiến để đảm bảo việc cập nhật về các quy trình mới. Từ đó giúp tập thể nhân viên duy trì và cố gắng cải tiến không ngừng.
Bên cạnh đó, ban lãnh đạo cũng nên đào tạo cho đội ngũ nhân viên. Giúp họ hiểu và ứng dụng phương pháp Kaizen hiệu quả trong công việc. Các doanh nghiệp có thể tham khảo và ứng dụng các phần mềm quản lý đào tạo.
Hãy quan sát kĩ lại nơi làm việc sau khi được thực hiện phương pháp Kaizen. Có thể qua đó, ta sẽ nhận ra một số vấn đề. Nếu như ta biết được các vấn đề đó là gì và nên hành động ra ra sao. Thì có thể đây là cơ hội tuyệt vời để thử nghiệm một ý tưởng mới mẻ.
Quan sát và lặp lại những cải tiến hiệu quả
Lưu ý rằng, việc triển khai Kaizen trong tổ chức phải phải đảm bảo lâu dài cùng nhiều nỗ lực và cải tiến của mọi người. Vậy nên, xây dựng tư duy đổi mới, cản tiến trong văn hóa doanh nghiệp không phải là chuyện dễ. Cần phải kiên nhẫn thực hiện hàng ngày, dần dà sẽ cho thấy được những tín hiệu tốt từ năng suất và chất lượng hoạt động của đơn vị.
Những lợi ích mà phương pháp Kaizen mang lại thật sự rất lớn. Không chỉ đối với doanh nghiệp mà còn cho nhân sự, sản phẩm, khâu vận sản xuất và khách hàng. Hầu hết các loại hình doanh nghiệp có thể áp dụng lý thuyết quản lí này cho đơn vị. Ngoài ra Kaizen còn giúp cải thiện tinh thần đội nhóm rất hiệu quả. Bởi phương pháp này mang lại lợi ích cho mọi người. Giúp mỗi thành viên trong nhóm cảm nhận được giá trị của bản thân. Song với đó, khi cả đội cùng làm việc, giải quyết vấn đề. Mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm dự án cũng được gắn kết và phát triển tích cực.
Phương pháp Kaizen mang lại rất nhiều lợi thế cho doanh nghiệp trong sản xuất
Tiếp đến, hiệu suất làm việc sẽ được cải thiện rất nhiều khi áp dụng Kaizen. Từ chất lượng dịch vụ cho đến quy trình sản xuất đều được thúc đẩy và nâng cao. Chẳng những thế, phương pháp này còn mang đến một lợi thế khác chính là giảm thiểu sự lãng phí. Mọi người đều có trách nhiệm xác định được sự lãng phí trong quy trình sản xuất, kinh doanh. Đặc biệt là đối với 5 nhóm chi phí ẩn mà hầu hết các doanh nghiệp đều mắc phải. Thực hiện đổi mới liên tục để tìm ra nguyên nhân và khắc phục sự lãng phí. Sự lãng phí đó có thể là về ngân sách, thời gian, nhân lực,… Qua đó, thận trọng hơn khi sử dụng nguồn nhân lực để việc sản xuất, kinh doanh đạt hiểu qua cao mà ít tốn kém.
Tóm lại, phương pháp Kaizen trong sản xuất có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp, công ty. Nếu các đơn vị áp dụng thành công thì sẽ có được rất nhiều lợi thế mà Kaizen mang lại.
Từ quá khứ cho đến hiện tại, rất nhiều tập đoàn lớn đã ứng dụng phương pháp Kaizen thành công. Sau đây là hai ví dụ về việc áp dụng Kaizen của hai tập đoàn lớn đến từ Nhật Bản.
Hiểu rõ những thay đổi của ngành quản lý sản xuất trong thời đại mới để ứng dụng Kaizen hiệu quả:
Cách Toyota ứng dụng Kaizen trong sản xuất
Ví dụ đầu tiên là tập đoàn Toyota, họ đã áp dụng phương pháp này trong khâu tổ chức. Bên cạnh đó, xem nó như một giá trị cốt lõi cần được bảo tồn và phát huy. Cụ thể, trong hệ thống sản xuất, tập đoàn này khuyến khích và trao quyền cho mọi nhân viên. Nhằm tìm ra các điểm chưa được, cần phải cải thiện và nghĩ ra các giải pháp để cải tiến.
Yamaha đã vận dụng phương pháp Kaizen trong sản xuất như thế nào?
Tiếp đến tập đoàn Yamaha Motor cũng là một minh chứng cho việc áp dụng phương pháp Kaizen hiệu quả. Họ đòi hỏi tất cả các bộ phận trong tổ chức phải luôn có sự đổi mới. Mọi hoạt động cải tiến cần được tiến hành và hoàn thành hằng ngày. Đơn giản, bằng việc cử một đội ngũ nghiên cứu cải tiến trong khâu lắp ráp, vận chuyển thường nhật. Khoảng thời gian dư thừa trong việc vận chuyển ô tô đã được Yamaha cắt bỏ, giảm thải sự lãng phí. Nhờ vậy, tập đoàn này đã tiết kiệm được nhiều thời gian cũng như chi phí trong khâu sản xuất, vận chuyển sản phẩm.
Thông qua một vài ví dụ nêu trên, ta thấy rằng việc thực hiện Kaizen hoàn toàn chẳng phải là những điều vĩ mô. Đó chỉ đơn giản là sự cải tiến liên tục từ các hoạt động bình thường được diễn ra hằng ngày.
Tạm kết
Độc giả có thể tham khảo bài viết trên của 1BOSS để biết thêm những thông tin hữu ích về phương pháp Kaizen. Song với đó, có thể tìm ra cho mình một phương pháp quản lý công việc hiệu quả. Bởi nếu vận dụng được Kaizen, thì chắc chắn công việc của bạn sẽ có nhiều tiến triển, thuận lợi. Bất kể là trong kinh doanh, sản xuất hay công việc cá nhân. Nếu ta thực hiện đủ 8 bước như trên thì phương pháp này vẫn luôn chứng tỏ được sự lợi hại của mình.
Ngoài ra 1BOSS cũng có bộ sản phẩm phần mềm quản lý công việc - sản xuất uy tín. Bạn đọc có thể tham khảo các tín năng của phần mềm tại các bài viết sau:
Ban Biên Tập 1BOSS
1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại.
Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:
Tài liệu tham khảo:
Xem thêm một số bài viết liên quan:
