Chi phí ẩn là gì?

Định nghĩa chi phí ẩn

Chi phí ẩn là gì?

Các khoản chi phí đã sử dụng và phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh. Các chi phí này nói chung thường không cần phải báo cáo như các chi phí kinh doanh khác. Chi phí ẩn của doanh nghiệp sẽ không tạo ra nguồn doanh thu nhất định mà sẽ được sử dụng cho các công việc liên quan đến nội bộ và hoạt động của doanh nghiệp.

Chi phí ẩn thường khó tính toán và kiểm soát hơn do không có số liệu thống kê và báo cáo chi tiết trên các bảng kiểm toán. Do đó, sẽ khó xác định hơn, nếu không được kiểm soát chặt chẽ sẽ mang lại gánh nặng cho việc quản lý doanh thu, lợi nhuận và dòng tiền của công ty.

Nếu bản thân các nhà quản lý không kiểm soát được các chi phí này trong các quyết định tài chính của mình thì về lâu dài có thể gặp nhiều rủi ro.

Cách tính chi phí ẩn

Cách tính chi phí ẩn

Chi phí ẩn là khoản mục khó tính toán và quản lý. Có một số công thức chi phí ẩn cho phép bạn định hình một con số chính xác cho mình. Vì tình hình thực tế của mỗi doanh nghiệp là khác nhau, chưa kể mỗi khoản chi phí còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố thực tế để tính toán. Để tính toán chi phí ẩn, bạn cần xem xét tất cả các yếu tố liên quan. Xác định tất cả các nguồn lực doanh nghiệp sử dụng để tạo ra các dòng doanh thu thực.

Bằng cách này, doanh nghiệp có thể áp dụng chi phí ngầm định bằng cách cộng vào một số tiền cụ thể. Khi sử dụng các nguồn lực trong hoạt động kinh doanh của bạn (không liên quan đến việc bán hoặc cho thuê để tạo ra lợi nhuận thực tế), bây giờ bạn phải ấn định một giá trị sử dụng cụ thể cho nó.

Ví dụ về chi phí ẩn

Doanh nghiệp có 10 chiếc máy in A3 màu laser đơn năng, nếu cho thuê thì mỗi tháng doanh nghiệp sẽ kiếm được khoảng 12.000.000VND. Tuy nhiên, doanh nghiệp lại sử dụng nó cho mục đích vận hành kinh doanh của mình, vậy khoản chi phí ẩn lúc này sẽ là 12.000.000VND. 

Doanh nghiệp sẽ kiếm được lợi nhuận nếu cho thuê và không kiếm được khoản này nếu bạn sử dụng như một nguồn lực để vận hành cho quá trình kinh doanh của mình. Thông qua ví dụ về chi phí ẩn với cách tính này thì các khoản phí mà doanh nghiệp đầu tư cho việc vận hành, các hoạt động nội bộ sẽ rõ ràng. Doanh nghiệp vẫn có thể kiểm soát được dù không có ghi chép hoặc báo cáo định kỳ.

Bạn có thể tham khảo ứng dụng quy trình Kaizen hoặc nguyên tắc 80 20 để cắt giảm chi phí ẩn, chi tiết về các quy trình này xem tại:

• Kaizen là gì? Lợi ích của phương pháp Kaizen trong quản lý sản xuất?
• Nguyên tắc 80 20 - Quy luật vàng trong quản trị năng suất cho doanh nghiệp

5 nhóm chi phí ẩn gây hiểm họa nghiêm trọng trong doanh nghiệp

Các nhóm chi phí ẩn gây hiểm họa nghiêm trọng trong doanh nghiệp

Nhóm 1: Chi phí quản lý quy trình kém hiệu quả

Quy trình làm việc và hoạt động của một doanh nghiệp trải qua và bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau. Theo nhịp phát triển, quy mô sẽ ngày càng mở rộng trong điều kiện hoạt động có hiệu quả. Điều này có nghĩa là số lượng nhân viên và khối lượng công việc cũng sẽ tăng lên tương ứng. Nếu không có thay đổi, điều này sẽ gây áp lực ngay lập tức cho cả quá trình. Đặc biệt là khi xu hướng công nghệ ngày càng được áp dụng nhiều vào các quy trình kinh doanh. Nhưng nếu quy trình làm việc trong doanh nghiệp thiếu tính khả thi hoặc nhân lực bị đặt vào những việc không cần thiết thì sẽ tạo nên những bất cập trong giải quyết công việc cũng như tốn nhiều chi phí ẩn. Vì vậy, bạn cần ứng dụng các công nghệ và phương pháp tiên tiến để lập kế hoạch quản lý quy trình sản xuất - kinh doanh hiệu quả, nhằm cắt giảm tối đa các hao phí ẩn gây ra.

Nhóm 2: Chi phí của “tài nguyên nhàn rỗi”

Không chỉ nói đến nhân sự mà còn nói đến máy móc thiết bị phục vụ trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đây chính là tài nguyên nhàn rỗi. Dạng chi phí này rất khó có thể nhận ra tại các doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp chỉ tự động hóa 25-40% thời gian, thì nhân viên sẽ dành tới 22% thời gian để thực hiện các thao tác “thủ công” lặp đi lặp lại mỗi ngày. Điều này làm ảnh hưởng đến khả năng phát huy rong công việc của nhân sự.

Mặt khác, đối với các thiết bị nếu công suất không được sử dụng đúng thì chi phí ẩn phát sinh ở việc bảo trì và khấu hao. Đồng thời, khoảng thời gian rảnh rỗi này nếu doanh nghiệp biết cách tận dụng sẽ mang lại hiệu quả cao hơn trong quá trình làm việc. Bằng cách nhìn vào số lượng tài nguyên nhàn rỗi, bạn có thể đánh giá một cách toàn diện việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp.

Nhóm 3: Chi phí ẩn của các bộ phận “khó kiểm soát”

Trong một doanh nghiệp có rất nhiều bộ phận khác nhau hoạt động, nhưng việc quản lý và kiểm soát hết được tất cả các bộ phận đó đôi lúc có thể không trọn vẹn. Các phòng ban không có KPI hoặc OKR rõ ràng sẽ khó kiểm soát. Nếu có sự cố sẽ ảnh hưởng đến tiến độ công việc và kết quả công việc của các bộ phận khác. Do đó, chi phí ẩn của các bộ phận không thể kiểm soát được là không hề nhỏ chính vì vậy các nhà quản lý cần phải có ngay một giải pháp tối ưu tốt.

Nhóm 4: Chi phí của việc xếp sai vị trí làm việc

Xếp sai vị trí làm việc

Việc thiết lập “đúng người – đúng vị trí” đây là điều mà các doanh nghiệp cần đảm bảo, nhưng trên thực tế không phải lúc nào cũng vậy. Vị trí việc làm không phù hợp với khả năng và chuyên môn của nhân viên sẽ gây ra nhiều lãng phí trong việc tuyển dụng, đào tạo và thay thế người mới. Ngoài ra, nhân viên không được bố trí công việc chính xác cũng khiến cho hiệu quả công việc không được đảm bảo. Trong khi đó, lương và phụ cấp vẫn được trả đều đặn hàng tháng.

Nhóm 5: Chi phí hội nghị

Chi phí hội nghị

Đối với doanh nghiệp, những cuộc họp là hoạt động quan trọng và không để tránh khỏi. Trên thực tế, hội nghị thường được tổ chức ở các doanh nghiệp và công ty ở mọi quy mô. Các cuộc họp kéo dài và có sự tham gia của nhiều người có thể tiêu tốn nhiều tài nguyên. Những thứ có thể kể đến như điện, nước, tài liệu, thời gian làm công việc khác, …

Tạm kết

Chi phí tiềm ẩn trong doanh nghiệp là mối quan tâm của mọi nhà quản lý và đang tìm kiếm những cách hiệu quả nhất để kiểm soát và cắt giảm chúng. Bởi trên thị trường, chỉ cần một yếu tố nhỏ cũng ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Đồng thời, tất cả các khoản chi phí đều ảnh hưởng đến lợi nhuận cuối cùng của doanh nghiệp.

Chi phí ẩn trong kinh doanh có thể phát sinh từ rất nhiều vấn đề liên quan đến nguồn lực, tài sản và các hoạt động cụ thể trong suốt quá trình vận hành của doanh nghiệp. Khi chi phí ẩn ngày càng tăng thì doanh thu, lợi nhuận tổng ảnh hưởng nghiêm trọng và dần dần bị sụt giảm. Có thể tác động trực tiếp đến chuỗi vận hành của cả doanh nghiệp. Vì vậy, việc kiểm soát các khoản chi phí này trong quá trình vận hành và mở rộng của doanh nghiệp cần được ưu tiên.

1BOSS & Bộ công cụ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc & cắt giảm chi phí ẩn cho doanh nghiệp

Trong quá trình phát triển của doanh nghiệp, các chi phí quản lí hay tối ưu hóa các hoạt động của doanh nghiệp có thể mất kiểm soát. Nhưng bộ giải pháp 1BOSS OFFICE+ hay Giải pháp quản lý công việc & kinh doanh được xem là lựa chọn phù hợp. Với các tính năng đảm bảo sự thuận tiện và phù hợp cho quá trình quản lý của doanh nghiệp, hạn chế các chi phí ẩn có thể kể đến như:

• Tạo công cụ quản lý quy trình làm việc, giám sát và sử dụng các tài nguyên, tài sản của doanh nghiệp hiệu quả. Tiết kiệm chi phí quản lý
• Thống kê tiến độ dự án, xuất báo cáo trực quan dễ đối chiếu và kiểm tra
• Đáp ứng nhu cầu lên lịch hay điều phối phòng họp, nhằm tránh các vấn đề phát sinh khác xuất hiện và nguốn phí không mong muốn
• ...

1BOSS OFFICE+ là công cụ tối ưu giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và vận hành. Đồng thời quản lý mọi phòng ban và quy trình làm việc của doanh nghiệp, kịp thời báo cáo dữ liệu và cắt giảm các chi phí phát sinh không cần thiết của doanh nghiệp. Để demo chi tiết phần mềm BOSS OFFICE+, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua những thông tin trên.

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho