Quy trình nghiệp vụ là gì?

Quy trình nghiệp vụ (Business process management) là gì?

Hệ thống BPM là gì?

Quy trình nghiệp vụ hay còn gọi là hệ thống BPM (Business process management) là một khái niệm đề cập đến bất kỳ sự kết hợp nào của mô hình hóa, tự động hóa, thực thi, điều khiển, đo lường và tối ưu hóa các luồng hoạt động kinh doanh nhằm hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh và mở rộng hệ thống, nhân viên, khách hàng và đối tác trong và ngoài doanh nghiệp.

Quản lý quy trình nghiệp vụ có thể được hiểu là chúng ta tạo ra những tác động, cải thiện bằng cách phân tích quy trình kinh doanh từ đầu đến cuối, mô hình hóa cách thức hoạt động của nó trong các tình huống khác nhau. Điều này hướng đến mục đích cải tiến, giám sát quá trình cải tiến để liên tục tối ưu hóa nó. Kết quả sẽ thu được một quy trình chất lượng hơn.

Một số phương pháp quản lý quy trình công việc khác mà bạn có thể tham khảo thêm:

• Biểu đồ gantt là gì? Cách vẽ sơ đồ Gantt để lập kế hoạch dự án tối ưu
• 3D5S là gì? Ứng dụng nguyên tắc 3D5S trong quản lý công việc
• Checklist 15 vấn đề khi lập kế hoạch sản xuất. Cách lập quy trình quản lý sản xuất từ A – Z

Những lợi ích của mô hình BPM

Mô hình BPM giúp doanh nghiệp liên kết các bộ phận, phòng ban

Những lợi ích chính của việc sử dụng quản lý quy trình nghiệp vụ BPM trong doanh nghiệp:

• Mô hình BPM hướng tới việc chuyển đổi kỹ thuật số, cải thiện và tối ưu hóa các hoạt động. Đồng thời, kiểm soát các quy trình không hiệu quả và khó thực hiện
• Tạo, phân tích và cải tiến quy trình kinh doanh để các tổ chức hay doanh nghiệp thiết lập cơ cấu phân bổ công việc linh hoạt và phù hợp.
• Hầu hết các phần mềm quản lý quy trình kinh doanh có thể kết hợp các bộ phận của các hệ thống này. Nhưng mỗi hệ thống thường có một chuyên môn hóa. Vì vậy BPM cung cấp một môi trường hợp tác thuận tiện cho các bộ phận và phòng ban khác nhau của tổ chức.
• Hệ thống BPM giúp các tổ chức, doanh nghiệp xây dựng các quy tắc kinh doanh, SLA và KPI tuân thủ các chính sách và hướng dẫn của tổ chức hoặc doanh nghiệp, nhưng vẫn đảm bảo năng lực quản lý và khả năng thay đổi linh hoạt khi cần thiết.
• Quy trình nghiệp vụ BPM mang lại cho các tổ chức và doanh nghiệp đơn giản hóa hệ thống biểu mẫu của họ và giảm số lượng biểu mẫu cần quản lý. Nhằm hướng đến tăng cao hiệu quả của các hoạt động hàng ngày.

Có bao nhiêu dạng mô hình quản lý quy trình nghiệp vụ BPM?

Integration – Centric BPM

Đây là loại hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ tập trung vào tích hợp chủ yếu giải quyết các quy trình giữa các hệ thống hiện có (HRMS, CRM, ERP). Truy cập API mở rộng và các trình kết nối có sẵn cho quá trình di chuyển nhanh.

Human – Centric BPM

Mô hình này lấy con người làm trung tâm áp dụng cho các quy trình chủ yếu do con người thực hiện. Chúng thường có nhiều phê duyệt và nhiệm vụ được thực hiện bởi các cá nhân. Các nền tảng này nổi trội ở giao diện thân thiện với người dùng, thông báo đơn giản và theo dõi nhanh.

Document – Centric BPM

Mô hình giải pháp quản lý quy trình kinh doanh này là cần thiết khi các tài liệu, chẳng hạn như hợp đồng hoặc thỏa thuận, là trọng tâm của quy trình. Chúng hỗ trợ định tuyến, định dạng, xác thực và ký tài liệu khi các tác vụ được thực hiện theo quy trình làm việc.

Hầu hết các hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ BPM sẽ có thể kết hợp các yếu tố của từng hệ thống này, nhưng mỗi hệ thống thường có một chuyên môn hóa.

5 Bước cơ bản giúp bạn xây dựng quy trình nghiệp vụ tối ưu

Bước 1: Design – Bắt đầu kế hoạch xây dựng quy trình làm việc

Trước hết, cần xác định các yếu tố để xây dựng quy trình làm việc. Bao gồm: nhu cầu, phạm vi và mục tiêu hướng đến. Sau khi đã xác định cần thiết kế quy trình đảm bảo được các yếu tố đã đặt ra.

Hầu hết các quy trình nghiệp vụ đều được xây dựng trên một biểu mẫu. Biểu mẫu này có vai trò thu thập dữ liệu và quy trình làm việc để xử lý. Bao gồm các nội dung như: yêu cầu công việc, nội dung công việc. Ngoài ra, xây dựng biểu mẫu và xác định vai trò của từng người đối với từng nhiệm vụ trong quy trình làm việc, nhằm xác định phương pháp thực hiện. Mặt khác, biểu mẫu còn đảm bảo được rõ ràng, minh bạch về nguồn lực của doanh nghiệp: nhân lực, chi phí, nguyên vật liệu cung ứng, công nghệ,…

Sau khi quy trình được thiết kế và xây dựng, doanh nghiệp cần thu thập và chỉ rõ thực hiện quy trình bằng cách tạo ra các tài liệu tuân thủ và sử dụng. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo quản lý quy trình dễ dàng và tránh mất thời gian.

Bước 2: Model – Mô hình mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (BPM)

Model – Mô hình mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (BPM) 

Hiển thị quá trình trong một mô hình có bố cục trực quan thông qua sơ đồ quy trình. Gồm: các bước thực hiện, công việc cụ thể cho từng bước,… Việc mô hình hóa nhằm, chỉnh sửa các chi tiết như thời hạn và điều kiện. Mặt khác, còn đề xuất các ý tưởng rõ ràng về chuỗi sự kiện và luồng dữ liệu trong suốt quá trình làm việc.

Bước 3: Execute – Ứng dụng các công cụ cho quy trình nghiệp vụ

Ứng dụng các công cụ cho quy trình nghiệp vụ

Quá trình này được hoàn thành trước tiên thông qua một ứng dụng trực tiếp theo nhóm. Có thể bằng phương thức giấy tờ, các phần mềm quản lý quy trình,… Sau đó, mở rộng nó ra toàn bộ doanh nghiệp. Ở bước này cần đảm bảo thông tin bằng cách hạn chế quyền truy cập.

Bước 4: Monitor – Giai đoạn kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động

Giám sát quá trình khi nó được triển khai thông qua các chỉ số: chất lượng đầy ra, thời gian thưc hiện và chi phí thực tế. Đây được xem là nền tảng cho việc cải tiến và phát triển của doanh nghiệp. Việc sử dụng các chỉ số phù hợp để xác định tiến độ, đo lường hiệu suất và xác định mức độ kém hiệu quả.

Giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động

Bước 5: Optimize – Tối ưu hóa quy trình

Ở bước cuối này, trong quá trình phân tích phân tích và đánh giá cần lưu ý những thay đổi trong doanh nghiệp. Từ đó, cần thực hiện hiểu chỉnh đối với biểu mẫu hoặc quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp để làm cho nó hiệu quả hơn, đạt được các mục tiêu lớn hơn của tổ chức, doanh nghiệp.

Tạm kết

Hệ thống BPM được xem là một đề công nghệ nóng hiện nay, không chỉ bởi những ưu điểm mà nó mang lại cho các công ty phát triển phần mềm mà còn bởi những lợi ích to lớn mà nó mang lại cho các nhà phát triển phần mềm trong việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Tăng cường sự nhanh nhạy trong kinh doanh, sử dụng các công cụ mô hình hóa và tự động hóa để hợp lý hóa các cải tiến quy trình kinh doanh và nâng cao môi trường làm việc hợp tác giữa nhân viên và đối tác.

Bằng cách ứng dụng phương pháp quản lý quy trình nghiệp vụ BPM, doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu kinh doanh một cách nhanh nhất, nâng cao lợi thế cạnh tranh, giảm chi phí quản lý, tăng thời gian phát triển dịch vụ và sản phẩm, đồng thời tăng lợi nhuận.

1BOSS cũng đã nghiên cứu phát triển một bộ công cụ quản lý quy trình làm việc tối ưu trên nền tảng công nghệ 4.0 hiện đại. Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm quản lý quy trình, công việc,... hay một phần mềm quản lý tiến độ dự án chính xác, hiệu quả. Mời quý doanh nghiệp liên hệ với chúng tôi bằng cách:

Nhấn vào ảnh để đăng ký Demo chi tiết phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp BPM