Vì sao cần chuẩn hóa bảng chấm công? 

Vì sao cần chuẩn hóa theo bảng chấm công mẫu? 

 

Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý nhân viên

 

Quy trình chấm công tiêu chuẩn sẽ đưa ra chính xác số giờ làm việc và kết quả công việc của nhân viên để làm bảng chấm công. Và tạo ra một hệ thống tính lương liền mạch, liên tục và hiệu quả cho doanh nghiệp.

Khi doanh nghiệp áp dụng quy trình chấm công tiêu chuẩn sẽ giảm thiểu chi phí, thời gian và nguồn lực cho việc quản lý giờ làm của nhân viên. Từ đó, giờ được tổng hợp, báo cáo và trích xuất theo các bước đơn giản, tối ưu hóa cho quy trình tính lương sau đó.

 

Tránh xảy ra những sai sót

 

Nếu quy trình chấm công không được chuẩn hóa sẽ dẫn đến nguy cơ xảy ra sai sót trong quy trình chấm công toàn diện, từ đó ảnh hưởng đến các hoạt động khác và khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian và chi phí để xử lý. Quy trình chấm công chuẩn cũng dễ dàng xử lý vấn đề không minh bạch trong giờ giấc, tránh rủi ro trong khâu quản lý nhân sự.

 

Chuyên nghiệp hóa công tác quản lý nguồn nhân lực

 

Nhờ các quy trình chấm công tiêu chuẩn, công ty đưa ra các quy định và chính sách chấm công hợp lý. Tạo ra một quy trình hoạch định thời gian quản lý nhân sự xuyên suốt; nâng cao tính chuyên nghiệp và tuân thủ của mỗi nhân viên trong doanh nghiệp.

Mỗi chu kỳ thường là một tháng, các công ty sẽ tổng hợp số lượng nhân viên để hạch toán tính lương dựa trên form bảng chấm công. Nếu quy trình không được chuẩn hóa, kết quả của công việc này có thể không chính xác, dẫn đến những hậu quả liên quan và mất nhiều thời gian để xử lý, tạo ra cái nhìn không thiện cảm về tính chuyên nghiệp, đặc biệt là hiệu quả của bộ phận nhân sự hay nói chung của doanh nghiệp.

 

Click vào ảnh để được tư vấn phần mềm quản lý chấm công nhân sự chuẩn nhất

 

 

Điều kiện tiên quyết cho quy trình tính lương tiêu chuẩn

 

Dựa vào bảng chấm công, có thể dễ dàng xác định chính xác số sản phẩm và giờ làm việc của từng nhân viên, từ đó tạo ra mức lương chính xác và hệ thống thưởng phạt tương ứng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể trả lương kịp thời cho nhân viên và có dữ liệu để đánh giá và lên kế hoạch cho các bước tiếp theo.

Ngoài ra, với các bảng chấm công mẫu đã được xây dựng hệ thống văn bản, biểu mẫu theo dõi giờ giấc làm việc của mọi người, do đó sẽ có những báo cáo rõ ràng, minh bạch. Vì vậy, doanh nghiệp có thể quản lý nhân viên hiệu quả, gắn kết mối quan hệ giữa nhân viên với công ty, xây dựng hệ thống nhân sự vững chắc hướng tới những cơ hội phát triển cho doanh nghiệp.

 

Tổng hợp các bảng chấm công mẫu mới nhất 2022

 

Quy ước cho bảng chấm công

 

Mẫu bảng chấm công theo thông tư 133

 

Bảng chấm công mẫu theo thông tư 133

 

Dựa trên Thông tư 133/2016/TT-BTC, bảng chấm công mẫu dựa trên căn cứ Pháp lý:

 

Căn cứ vào hệ thống Pháp lý:

Điều 42. Tài khoản 334 – Phải trả người lao động

Nguyên tắc kế toán
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.

Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 334 – Phải trả người lao động
Bên Nợ:
– Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động;
– Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động.
Bên Có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác phải trả, phải chi cho người lao động;
Số dư bên Có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động.
Tài khoản 334 có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ tài khoản 334 (nếu có) phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động.

Trích theo: Thông tư 133/2016/TT-BTC

 

→ Download bảng chấm công mẫu theo thông tư 133: TẠI ĐÂY

 

Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 107

 

Form chấm công mẫu theo thông tư 107

 

Dựa trên thông tư 107 kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 334 – Phải trả người lao động, cụ thể như sau:

– Bên Nợ: Tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác đã trả cho người lao động. Các khoản đã khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động.
– Bên Có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho người lao động.
– Số dư bên Có: Các khoản còn phải trả cho người lao động.
Tài khoản 334 – Phải trả người lao động có 2 tài khoản cấp 2: TK 3341- Phải trả công chức, viên chức: Các khoản phải trả, tiền lương của cán bộ, công chức, viên chức cấp cao của đơn vị, tiền thưởng có tính chất tiền lương, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc thu nhập của CB-CC-VC. Theo quy định của Luật BHXH hiện hành, cán bộ, công chức, viên chức thuộc đối tượng tham gia BHXH.
TK 3348- Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản tiền lương, tiền thưởng (nếu có) và các khoản phải trả công ty đến hạn phải trả cho người lao động không phải là cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị. Người lao động khác không có tên trong danh sách tham gia BHXH theo quy định của pháp luật BHXH hiện hành.

Trích theo: Thông tư 107/2017/TT-BTC

Vì vậy, bảng chấm công mẫu phải đáp ứng đủ các mục cơ bản theo thông tư 107.

→ Download bảng chấm công mẫu theo thông tư 107: TẠI ĐÂY

 

Bảng chấm công mẫu theo năm

 

Bảng chấm công mẫu theo năm

 

Đây là hình thức chấm công tổng hợp hàng năm dựa trên kết quả hàng tháng để phòng kế toán có thể đánh giá được chi phí cho nhân sự của năm đó.  

→ Download mẫu bảng chấm công theo năm: TẠI ĐÂY

 

Mẫu bảng chấm công theo ngày

 

Mẫu bảng chấm công theo ngày

 

Chấm công theo ngày là cách thức được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Sử dụng phương pháp này, nhân viên của công ty đếm thời gian bắt đầu và kết thúc ngày làm việc hai lần một ngày. Bộ phận quản lý và chịu trách nhiệm chấm công sẽ lần lượt tính toán ngày công của từng nhân viên dựa trên số liệu thực tế.

→ Download bảng chấm công mẫu theo ngày: TẠI ĐÂY

 

Mẫu bảng chấm công theo ca

 

Mẫu bảng chấm công theo ca

 

Các doanh nghiệp làm việc theo ca thường là các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất và dịch vụ.

• Một ngày có thể chia làm 2-3 ca, 8 giờ mỗi ca.
• Nhân viên được tự do làm việc theo ca hàng tuần hoặc hàng tháng.
• Trong mỗi ca, bạn có thể làm thêm giờ trong ca đó
• Mỗi ngày chỉ có 1 ca thường, thời gian còn lại sẽ được tính là tăng ca.

 

→ Download bảng chấm công mẫu theo ca: TẠI ĐÂY

 

Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ

 

Bảng chấm công mẫu làm thêm giờ

 

Nhằm theo dõi ngày công làm thêm giờ để có căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán cho người lao động trong doanh nghiệp.

 

→ Download form bảng chấm công làm thêm giờ: TẠI ĐÂY

 

Bảng chấm công mẫu nghỉ bù

 

Bảng chấm công nghỉ bù

 

Thời gian nghỉ bù thực chất là hình thức người lao động làm thêm giờ không được trả lương. Thay vào đó, họ được nghỉ bù, thu nhập vẫn tính lương theo thời gian.

 

→ Download bảng chấm công mẫu nghỉ bù: TẠI ĐÂY

 

Quy trình thực hiện chấm công

 

Bước 1: Tạo và duy trì hồ sơ nhân viên

 

Để thuận tiện cho việc chấm công và tính lương, cần đưa số liệu của từng cá nhân, đặc điểm của hệ thống tiền lương vào hợp đồng đã ký như thông tin khác có liên quan đến nhân viên.

 

Bước 2: Chấm công dựa trên bảng chấm công mẫu

 

Phương pháp chấm công

 

Chấm công theo thời gian và các hoạt động được thực hiện hàng ngày bởi từng cán bộ, nhân viên. Giờ làm việc của mọi người được xác định thông qua dữ liệu như thẻ, dấu vân tay và nhận dạng khuôn mặt hoặc chuyền giấy theo phương pháp chấm công truyền thống.

 

Bước 3: Tổng hợp, so sánh và xác thực dữ liệu tham dự

 

Bộ phận nhân sự để tích hợp bảng chấm công và các tài liệu liên quan để đối chiếu, xác nhận tính chính xác của hoạt động chấm công và báo cáo số liệu cụ thể cho phòng kế toán.

 

Bước 4: Lập bảng lương

 

Tính lương dựa trên số giờ công và ghi chép để tính tổng số tiền và chi tiết lương của từng nhân viên và chuyển báo cáo cho kế toán trưởng. Trong bước này nếu đã thực hiện tổng hợp bảng lương tự động thông qua phần mềm chấm công, kế toán tiền lương phải xác định hạch toán số tiền lương mà nhân viên sẽ được nhận.

 

Bước 5: Xét duyệt bảng lương

 

Kế toán trưởng và bộ phận kiểm tra xét duyệt bảng lương. Nếu tính toán đúng đối tượng phù hợp thì duyệt và đưa cho tổng giám đốc phê duyệt. Nếu có các sai sót thì được chuyển lại cho kế toán tiền lương để chỉnh sửa.

 

Bước 6: Tiến hành thanh toán lương

 

Sau khi bảng lương được giám đốc ký duyệt, kế toán trưởng chuyển bảng lương cho kế toán tiền lương để tiến hành trả lương cho người lao động.

 

1BOSS Checkin | Bộ giải pháp quản lý chấm công minh bạch, chính xác cho công ty

 

Làm bảng chấm công mang đến cho doanh nghiệp sự thuận tiện và nhanh chóng trong các chiến lược đối với nhân sự. Do đó, 1BOSS đã nghiên cứu phát triển hệ thống chấm công minh bạch là nền tảng kiến tạo môi trường làm việc công bằng, kỷ luật, trung thực và tự giác:

• Thiết lập bảng phân ca theo từng bộ phận, đảm bảo các quyền lợi về công phép, công Over Time, các loại công đặc biệt,…
• Với các phương pháp chấm công theo công nghệ: cảm biến vân tay, định vị GPS, nhận diện khuôn mặt, app mobile,… giúp chấm công từ xa minh bạch, thuận tiện thuận tiện mọi lúc mọi nơi.
• Bên cạnh đó, 1BOSS Checkin với khả năng tích hợp chấm công theo KPI/OKR giúp doanh nghiệp chấm công minh bạch theo sản phẩm – năng suất.
• Nhà quản lý dễ kiểm soát những thay đổi, bất thường trong quản lý công, nhằm chuyên nghiệp hóa quy trình chấm công nhân sự

 

Đăng ký tư vấn phần mềm quản lý chấm công 1BOSS Checkin 

 

Tạm kết

 

Các bảng chấm công mẫu không phải là tài liệu và văn bản cần được ràng buộc hoặc quy định. Do đó, họ sẽ sử dụng các mẫu biểu mẫu khác nhau tùy thuộc vào cách doanh nghiệp làm việc và cách tổ chức kinh doanh của mình. 

 

---

Xem thêm một số kiến thức quản lý chấm công - tính lương:

• Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN 2022 | Thay đổi gì so với năm trước?
• Hệ số lương là gì? Cách tính hệ số lương cơ bản và nguyên tắc hạch toán lương theo Thông tư mới nhất

---

 

 

Ban Biên Tập 1BOSS.

 

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho