Xem thêm một số bài viết liên quan:

• PMC là gì? Các loại chi phí quản lý dự án mà PMC phải nắm vững
• Vì sao phần mềm quản lý tiến độ dự án cần có gantt, wbs và kanban?
• So sánh hiệu quả quản lý tiến độ dự án giữa excel và tool chuyên dụng​

Milestone là gì?

 Milestone là gì? 

Bản chất của milestone trong quản lý dự án 

Milestone (cột mốc) đây là một điểm cụ thể trong vòng đời của mỗi một dự án; chúng được sử dụng để đo lường tiến độ dự án nhằm hướng đến mục tiêu đã đề ra. Các cột mốc được xem là quan trọng trong một dự án. Chúng được sử dụng như một báo hiệu cho ngày bắt đầu dự án; hoặc ngày tiến hành kết thúc dự án; thời gian đánh giá dự án; kiểm ra ngân sách của dự án;... Mốc này được coi như là một điểm tham chiếu đánh dấu những sự kiện quan trọng hoặc có thể là một quyết định phân nhánh của một dự án.

 Ý nghĩa của cột mốc milestone trong quản lý dự án 

Để quản lý dự án một cách hiệu quả nhất thì các nhà quản lý phải đề cập đến "cột mốc" trong các dự án. Các nhà quản lý xem milestone là một dấu hiệu quan trọng; nhằm để nhận biết tiến trình kế hoạch của một dự án. Thông qua các cột mốc đó, họ có thể chia nhỏ dự án thành các dự án nhỏ và được đánh dấu bằng những cột mốc cố định. Cụ thể:

• Cột mốc sẽ tạo tính hệ thống cho một dự án
• Milestone giúp theo dõi, giám sát tiến trình của dự án
• Đánh giá kết quả thông qua các cột mốc trong kế hoạch dự án.

Cách để quản lý milestone dự án dễ dàng

Cách để quản lý milestone dự án dễ dàng 

Tìm hiểu các nhân tố quyết định milestone  

Việc xác định cột mốc của một dự án, phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố.

Thứ nhất là về thời gian; các cột mốc có trong dự án sẽ được dự tính theo thời gian thực. Việc kết hợp giữa vấn đề thời gian và thứ tự cần hoàn thành công việc chính; sẽ tạo cho dự án một bản kế hoạch có những cột mốc mang tính cụ thể.

Các "cột mốc" ở dự án cần được đánh dấu tại điểm đầu và điểm cuối của một nhiệm vụ. Ví dụ: Dự án xây nhà ở, thì công việc cần thực hiện chính được sắp xếp theo thứ tự từ việc xây móng; lắp ráp dàn giáo; xây nhà; lớp mái; sơn tường; lắp ráp cửa; lắp đặt thiết bị, nội thất;..

Vấn đề xác định milestone cũng cần dựa vào các tính chất mang tính phụ thuộc vào từng giai đoạn nhiệm vụ. Ví dụ như thực hiện một nhiệm vụ dự án kinh doanh; trong dự án này cần thực hiện các giai đoạn bán hàng; do đó cột mốc chính phía trước là sản xuất hàng hóa; thì cột mốc đứng phía sau phải là tiến trình bán hàng.

Ngoài ra, việc xác định milestone trong quản lý dự án cũng bị phụ thuộc vào yếu tố quy mô, tính chất của dự án. Có nhiều dự án có quy mô nhỏ, thời gian thực hiện ngắn thì không nhất thiết trong kế hoạch phải có cột mốc. Tuy nhiên, để chắc chắn dự án được diễn ra đúng kế hoạch, kết thúc đúng thời gian thì các nhà quản lý nên xây dựng cột mốc trong dự án của mình.

Sử dụng cột mốc để lập kế hoạch quản lý dự án

Các Milestone cho phép các nhà quản lý dự án có thể dự đoán chính xác về thời gian hoàn thành xong dự án. Chính vì lẽ đó, những cột mốc này có ý nghĩa rất quan trọng trong việc lập kế hoạch thực hiện dự án. Dựa trên các cột mốc; nhà quản lý có thể xác định chính xác giai đoạn trọng tâm của dự án. Đồng thời, với  Milestone  sẽ giúp tính toán độ chùng của dự án một cách hiệu quả; bằng cách tách nhỏ từng giai đoạn dự án, tiến hành hoàn thành chúng; như thế sẽ dễ dàng cho việc giám sát và kiểm tra.

Theo dõi tiến trình thi công dự án bằng Milestone 

Một phần quan trọng trong tiến trình lập kế hoạch dự án để là thực hiện nhiệm vụ giám sát, kiểm tra theo thời gian thực. Các cột mốc sẽ giúp nhà quản lý dự án biết được tiến trình của dự án đã đi đến giai đoạn nào. Khi nhìn vào các Milestone đã được hoàn thành; nhà quản lý sẽ biết được dự án đã đến giai đoạn nào và còn bao lâu sẽ hoàn thành dự án.

Điều này sẽ rất có ích đối với các bên liên quan đến dự án như: Nhà đầu tư hay khách hàng. Thường họ sẽ không quan tâm đến báo cáo trên giấy chi tiết của tiến độ dự án. Điều họ quan tâm là tổng thể dự án; dự án đã đi đến giai đoạn nào; hướng đi có đúng như kế hoạch vạch ra hay không; đặc biệt càng tóm gọn, dễ nhìn càng tốt cho họ. Các cột mốc được ấn định trong kế hoạch là những điểm họ quan tâm nhất; bởi chỉ cần hoàn thành các cột mốc thì chắc chắn kế hoạch này đã đi đúng hướng và đúng tiến độ.

Khi trình bày tiến độ dự án với các bên liên quan; nhà quản lý dự án chỉ cần cho họ thấy những cột Milestone mà bạn đã hoàn thành; và trình bày các cột mốc sẽ hoàn thành trong thời gian tới.

 Lưu ý khi chọn milestone để quản lý dự án

 Sử dụng phần mềm quản lý dự án

Dùng phương pháp truyền thống để triển khai cột mốc quản lý dự án

Một trong các cách thức triển khai milestone theo phương pháp truyền thống mà các nhà quản lý hay sử dụng đó là vẽ cột mốc trên giấy; ghi sổ; đánh dấu trên dự án;... Tuy nhiên có thể nói cách thức này không bảo đảm về tính hiệu quả; nhất là khi công nghệ tiến tiên đang phát triển như hiện nay.

Sử dụng phần mềm quản lý dự án để triển khai milestone 

Các nhà quản lý dự án hoàn toàn có thể nâng cao tính hiệu quả sử dụng milestone  bằng cách ứng dụng phần mềm quản lý dự án hoặc quản lý công việc. Khi đưa hệ thống dự án lên phần mềm; người sử dụng có thể dễ dàng thấy rõ các cột mốc trong dự án của mình.

Việc chọn lựa cột mốc theo một hệ thống tiến trình công việc sẽ giúp các nhà quản lý tranh bỏ sót các milestone quan trọng. Mặt khác, người sử dụng có thể lựa chọn các giai đoạn của dự án; ứng với các công việc cụ thể có tính chất giống nhau để tiến hành gắn cột móc hai đầu của chùm nhiệm vụ đó. 

Trên các phần mềm quản lý dự án, quản lý công việc có tích hợp milestone  hiện nay; sẽ giúp các nhà quản lý thể hiện rõ nhiệm vụ trong dự án mang tính chất quan trọng hoặc nhiệm vụ không quan trọng theo sơ đồ hóa; sơ đồ này được thể hiện theo dạng Gantt giúp các nhà quản lý có thể dễ dàng nhìn nhận và xác định các cột mốc quan trọng trong dự án của mình.

1BOSS Project – Giải pháp quản lý dự án chuyên nghiệp tích hợp milestone

 1BOSS Project – Giải pháp quản lý milestone dự án chuyên nghiệp

1BOSS Project là một phần mềm hoàn hảo, với tính năng mạnh mẽ nhằm hỗ trơ các doanh nghiệp trong vấn đề quản lý dự án thuộc mọi lĩnh vực ngành nghề kinh doanh khác nhau. Cụ thể:

• Phần mềm sẽ thiết lập việc giám sát kế hoạch của dự án một cách chi tiết với Milestone. Đặc biệt, phần mềm này sẽ không giới hạn cấp độ của các cột mốc.
• Tiến hành theo dõi sát sao tiến độ; bám sát mục tiêu và báo cáo nhanh kết quả công việc.
• Giám sát dự án 24/7: Tiến hành phối hợp, phia chia công việc trong dự án một cách hợp lý. Thiết lập milestone giúp đo lường; kiểm soát các mức độ hoàn thành dự án. Tự động báo cáo nếu phát hiện vấn đề và đề xuất nhanh chóng hướng xử lý, giải quyết vấn đề.
• Tự động hóa mọi quy trình phê duyệt; giảm đến 80% thời gian luân chuyển các giấy tờ hành chính liên quan đến dự án và doanh nghiệp.
• Tự động thiết lập không gian chia sẻ tài liệu linh hoạt trọng nội bộ của doanh nghiệp.
• Giám sát dự án theo biểu đồ: Phần mềm sẽ theo dõi chi tiết từng quy trình; từng công việc liên quan đến dự án. Tiến hành quản lý, theo dõi một cách linh hoạt theo nhiều dạng biểu đồ khác nhau như: Gantt; Kanban; WBS;.... Thiết lập và quản lý chi tiết các nguồn ngân sách, nguồn tài chính, nguồn đầu tư, doanh thu, chi phí liên quan đến dự án.
• Ngoài ra, phần mềm này còn tích hợp các tính năng giao tiếp như: nhắn tin; chat; tạo một mạng xã hội riêng biệt trong nội bộ doanh nghiệp; nhằm bảo mật thông tin cao độ.

Tạm kết

Những thông tin liên quan đến milestone đã được 1BOSS đề cập trên bài viết này. Hy vọng sẽ giúp cho quý đọc giả hiểu thêm về cột mốc dự án; tầm quan trọng và cách thức triển khai chúng trong dự án.

Để tăng hiệu suất công việc; giám sát dự án chặt chẽ; triển khai milestone trong cách hiệu quả; doanh nghiệp có thể đăng ký trải nghiệm phần mềm 1BOSS Project miễn phí bằng cách:

Bấm vào ảnh để đăng ký trải nghiệm miễn phí

Ban biên tập 1BOSS

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho