---

Xem thêm bài viết liên quan:

• 7 lợi ích phần mềm quản lý hàng hóa đem lại cho hoạt động kinh doanh
• Quản lý sản xuất là gì? Công việc của quản lý sản xuất đã thay đổi thế nào trong thời đại mới?
• Phần mềm quản lý dự án 1BOSS Project - Tối ưu hiệu suất công việc đến 92,28%

---

 

Tổng quan hai phương pháp quản lý tiến độ dự án phổ biến

 

 

Tool quản lý dự án là gì?

 

Công cụ quản lý dự án được hiểu là công cụ giúp doanh nghiệp, nhóm hay cá nhân quản lý tiến độ dự án một cách có hệ thống, so với các phương pháp quản lý công việc truyền thống, chúng có chức năng giúp người dùng phân công công việc, theo dõi tiến độ và kiểm soát dự án một cách hiệu quả.

Các công cụ quản lý dự án được thiết kế để phục vụ cho việc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát tiến độ và theo dõi kết quả của dự án. Đối với một số lĩnh vực đặc biệt, công cụ quản lý dự án còn thiết lập chức năng đánh giá rủi ro dự án bằng các chỉ số nghiệp vụ riêng. Tóm lại, lợi ích của công cụ này đối với doanh nghiệp bao gồm:

• Quản lý tập trung thông tin cho một hoặc nhiều dự án trên một hệ thống, tránh tình trạng quên hoặc sai sót khi tổng hợp thông tin từ dữ liệu rời rạc
• Tiết kiệm thời gian gửi, phê duyệt hoặc trao đổi thông tin dự án
• Công việc trong các dự án được tổ chức theo quy trình thống nhất, tự động, giúp nhân viên có năng suất làm việc nhanh hơn.

 

Quản lý tiến độ dự án bằng Excel

 

Quản lý công việc bằng Excel là cách phổ biến mà các doanh nghiệp sử dụng. Tuy nhiên, với sự thay thế của các công cụ quản lý công việc, sự phổ biến của nó đang bị thu hẹp lại từng ngày. Khi sử dụng Excel trong quản lý tiến độ dự án doanh nghiệp sẽ phải đối diện một số thách thức. 

Với Excel, doanh nghiệp có thể mua bản quyền từ Microsoft mà không cần hoặc rất ít tiền. Khi sử dụng xcel để quản lý dự án bất động sản, doanh nghiệp cần thiết kế và xây dựng các bảng để đo lường và thống kê, theo dõi quy trình, quản lý công việc đạt hiệu quả cao. 

 

Ưu điểm của Excel 

 

• Giá cả phù hợp cho tất cả các doanh nghiệp nhỏ
• Đáp ứng các chức năng quản lý cơ bản như quản lý công việc, tiến độ và kết quả công việc

 

Hạn chế của Excel 

 

• Thiếu tự động hóa việc phân công, nhắc nhở, thông báo khi có cập nhật mới trong dự án
• Hạn chế đối với các tính năng như quản lý công việc, dự án, đánh giá năng suất của nhân viên,...

 

Hiệu quả quản lý tiến độ dự án giữa Excel và Tool chuyên dụng khác biệt như thế nào?

 

So sánh tính tự động hoá của Tool quản lý dự án và quản lý dự án bằng Excel

 

 

Đối với các Tools chuyên dụng, quá trình quản lý dự án luôn đảm bảo tính tự dộng hóa. Công cụ này sẽ tự động gửi email công việc, phê duyệt dự án,... cho những người có liên quan. Mặt khác, còn tự động cập nhật tiến độ dự án, tính toán tiến độ công việc của doanh nghiệp từ tất cả các bộ phận và phòng ban khác nhau. 

Khi quản lý tiến độ dự án bằng Excel, đòi hỏi người dùng phải chủ động hơn do tính tự động hóa của Excel không ưu việt. Exel không có sắn thư trả lời, mọi người phải chủ động vào bảng excel để kiểm tra thủ công hoặc viết email. 

 

So sánh độ tương thích của hai phần mềm hỗ trợ quản lý dự án dựa trên quy mô và chi phí doanh nghiệp 

 

 

Tool chuyên dụng sẽ thích hợp cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô, từ nhỏ, vừa và lớn. Còn Excel chỉ thích hợp nhất cho doanh nghiệp nhỏ (dưới 10 người)

Với quy mô như trên, thì chi phí của hai phần mềm quản lý tiến độ dự án cũng sẽ có sự khác biệt rõ rệt. Tool quản lý dự án phụ thuộc vào số lượng người dùng, do đó tùy quy mô doanh nghiệp sẽ có các mức chi phí khác nhau. 

Excel chỉ là công cụ quản lý để thực hiện các tác vụ khác nhau không đáp ứng các tính năng ưu việt khác nên hoàn toàn miễn phí.

 

So sánh sự khác biệt trong quy trình quản lý tiến độ dự án 

 

 

Phần mềm quản lý tiến độ dự án là các tool chuyên dụng, thì quá trình làm việc sẽ được xây dựng một cách bài bản, hệ thống và chuyên nghiệp. Quy trình của hoạt động kinh doanh giữa các cá nhân và bộ phận trong doanh nghiệp cũnng được tự động hóa. Điều này làm cho việc quản lý nhóm đạt hiệu quả vô cùng cao. 

Quy trình có thể được thiết lập, nhưng quy trình và tiến độ rất khó kiểm soát, đặc biệt khi có nhiều dự án hoặc phòng ban. Mặc dù có các mẫu Excel để theo dõi và quản lý các vấn đề, quy trình này vẫn là thủ công. Cập nhật từng trường mất quá nhiều thời gian. Hơn hết, cũng không có tùy chọn để liên kết một vấn đề cụ thể với một phân đoạn dự án. Quá trình cập nhật thủ công là một nhiệm vụ tạo rủi ro vì bất kỳ dữ liệu bị thiếu nào có thể dẫn đến mất thời gian làm việc đáng kể. 

Vì vậy, doanh nghiệp cần một công cụ theo dõi vấn đề tự động để quản lý dự án. Ngoài ra, Exel không có hoạt động tự động giữa các phòng ban, do sự cộng tác ít mà chủ yếu tập trung vào các dữ liệu thủ công.

 

So sánh hiệu quả về mặt thời gian

 

 

Tiến độ được nắm bắt nhanh. Quá trình giao việc, nhận việc, đệ trình hoặc phê duyệt công việc một cách nhanh chóng và tức thì; đối với các Tool quản lý dự án. 

Đối với Excel phải tốn nhiều thời gian làm việc để nhập dữ liệu hơn là tiến hành dự án thực tế. Chính vì vậy, điều này làm tiến độ của dự án bị trì hoãn. Với Excel sẽ có hai trường hợp cụ thể như sau:

• Excel offline: Mất nhiều thời gian để tổng hợp thông tin các bộ phận để tính toán tiến độ. Quá trình giao nhận hay phê duyệt công việc mất rất nhiều thời gian. 
• Excel online: Quá trình cập nhật tiến độ nhanh hơn so với Excel offline nhưng lại tốn thời gian ở giai đoạn tổng hợp dữ liệu do việc lưu trữ đang rời rạc

 

Điểm khác nhau của quá trình báo cáo và đánh giá trong quản lý tiến độ dự án 

 

 

Với các tool phần mềm hỗ trợ quản lý dự án có báo cáo trực quan và sinh động để đánh giá đúng hiệu quả của dự án, bao gồm:

• Phân bổ tài nguyên hợp lý cho từng cá nhân và bộ phận
• Quản lý tiến độ dự án theo công việc của nhân viên và công việc theo thời gian
• Phân loại theo ma trận Eisenhower: công việc cần làm gấp, quan trọng nhưng không gấp, không quan trọng nhưng cần làm gấp, không quan trọng- không gấp. 
• Quản lý tiến độ công việc theo biểu đồ Gantt và Lịch
• Danh sách việc cần làm ở dạng như Kanban, To do list,...

 

Phân loại theo ma trận Eisenhower

 

Đối với quản lý tiến độ dự án bằng Excel, giao diện của Exel vô cùng đơn giản, dễ nắm bắt. Do đó, các tiến độ chủ yếu được báo cáo bằng Time Sheet hoặc sơ đồ Gantt. Do đó, Exel chỉ phù hợp với những báo cáo đơn giản nhất, không đòi hỏi quá nhiều dữ liệu khó. 

 

Tạm kết 

 

Qua bảng so sánh trên, có thể dễ dàng nhận thấy hiệu quả của hai phương pháp quản lý công việc. Việc sử dụng các Tool quản lý dự án và công việc đang là xu hướng ở hầu hết các doanh nghiệp, vừa để tăng năng suất, vừa để thích ứng với thời đại chuyển đổi kỹ thuật số như hiện nay. 

 

1BOSS Project| Phần mềm quản lý tiến độ dự án từ A đến Z

 

 

Dựa trên nhưng ưu điểm sẵn có của một Tool chuyên dụng quản lý dự án, 1BOSS Project được xây dựng chủ yếu dựa vào những yêu cầu của một dự án quản lý. Với các tính năng ưu việt, 1BOSS mang đến cho doanh nghiệp các trải nghiệm như: 

• Lên kế hoạch chi tiết, đơn giản trên một nền tảng thống nhất
• Sự phối hợp, phân chia công việc hợp lý, kiểm soát các mức độ và khi có vấn đề phát sinh sẽ đề xuất hướng xử lý. 
• Quá trình thống kê, phân tích và đánh giá được thực hiện một cách chuyên sâu, dựa trên thời gian thực và các mẫu báo cáo đơn giản. 

 

Để được tư vấn thêm hoặc demo chi tiết về phần mềm mời bạn Đăng ký ngаy hoặc liên hệ trực tiếp với 1BOSS quа Hotline:

 

 

Ban biên tập 1BOSS

 

 

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho