Xem thêm một số bài viết liên quan:

• Các mô hình quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay 
• Top 5 phần mềm quản lý dự án tốt nhất hiện nay
• Vì sao phần mềm quản lý tiến độ dự án cần có gantt, wbs và kanban?​

Tại sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm quản lý dự án? 

Tại sao doanh nghiệp cần phần mềm quản lý dự án

Phần mềm quản lý dự án sẽ là một giải pháp toàn diện đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý dự án của bạn, từ bước lên kế hoạch cho đến bước hoàn thành dự án. Phần mềm sẽ giúp bạn điều hướng các yếu tố khác nhau bao gồm thời gian, chi phí, tài liệu, nhân sự, nguồn lực, đối tác và các bên liên quan, hoá đơn, báo cáo cùng nhiều yếu tố khác - chỉ trên một nền tảng duy nhất. Phần mềm này cung cấp nhiều công cụ quản lý dự án và tùy chỉnh phần mềm để hỗ trợ bạn quản lý công việc. Từ danh sách việc nên thực hiện đơn giản đến giải pháp theo dõi lỗi chuyên sâu, các công cụ có thể đảm nhiệm nhiều khía cạnh khác nhau trong công việc hàng ngày của bạn. Doanh nghiệp nên dùng phần mềm quản lý dự án bởi vì những ích sau đây: 

Phần mềm quản lý dự án giúp quản lý vấn đề phát sinh 

Phần mềm quản lý dự án giúp quản lý vấn đề phát sinh 

Trong hệ thống quản lý dự án, bạn phải xử lý nhanh các vấn đề để không làm gián đoạn tiến trình. Trong Zoho Projects, bạn có thể thực hiện công việc quản lý sự cố bằng các tính năng như thỏa thuận cấp độ dịch vụ, quy tắc công việc và webhook.

Giám sát tiến độ dễ dàng với phần mềm quản lý dự án

Hệ thống quản lý dự án hỗ trợ tối đa quá trình giám sát tiến độ công việc thường xuyên và hiệu quả. Bạn có thể theo dõi quá trình làm việc, tiến độ công việc ngay trên hệ thống. Nhờ vậy, nhà quản lý mặc dù không giám sát thường xuyên cũng sẽ nắm rõ tiến độ công việc, hiệu suất làm việc của từng nhân viên. 

Thông tin dự án được quản lý rõ ràng, minh bạch

Phần mềm quản lý giúp cập nhật và lưu giữ mọi thông tin quan trọng trong dự án. Bạn có thể dễ dàng tra cứu, dễ dàng cập nhật mọi tình hình, mọi thông tin trong quá trình công việc. Sử dụng phần mềm cho phép bạn lưu trữ, quản lý đầy đủ, chính xác các thông tin, tư liệu hữu ích, cần thiết phục vụ quá trình triển khai dự án. 

Phân bổ nguồn lực 

Thông qua bảng phân bổ nhân lực, nhà quản lý sẽ có cái nhìn tổng quan tình hình nhân lực của dự án. Qua đó, bạn biết rõ ai đang thiếu việc, ai đang thừa và công việc của từng cá nhân là gì. Từ đây, bạn sẽ có thể điều phối công việc, nhân lực phù hợp.

Nâng cao năng suất làm việc 

Nhờ phần mềm quản lý dự án, doanh nghiệp sẽ cải thiện tối ưu hiệu quả công việc. Với việc lên kế hoạch, giao việc rõ ràng, triển khai theo trình tự, đúng deadline, phân bổ nguồn lực hợp lý nên tổng thể công việc, dự án được cải thiện. Đặc biệt, bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí, ngân sách khi triển khai dự án.

Quản lý chi phí dự án tiện lợi với phần mềm quản lý dự án 

Thiết lập và quản lý chi tiết các nguồn lực tài chính liên quan, những khoản phát sinh trong giai đoạn triển khai. Bố trí, quản lý nhân sự, kiểm soát công việc hoàn thành.

Cảnh báo, nhắc nhở khi công việc đến hạn 

Hệ thống cảnh báo khi công việc đến deadline

Các công việc mới cần hoàn thành ngay trên trang chủ. Thống kê công việc cần hoàn thành. Báo cáo các công việc sắp đến deadline.

Thống kê và báo cáo 

Phần mềm quản lý dự án có nhiều dạng báo cáo giúp người sử dụng theo dõi. Báo cáo hiệu suất nhân viên, công việc trễ hẹn, công việc cần kết thúc sớm, .....

Tham khảo giao diện phần mềm quản lý dự án tốt nhất 2023

Giao diện thiết lập dự án và phân bổ nhân sự 

Giao diện thiết lập dự án và phân bổ nhân sự - Phần mềm quản lý dự án 1BOSS Project

Thiết lập kế hoạch dự án chi tiết: phần mềm cho phép bạn xây dựng kế hoạch dự án chi tiết, từ việc đặt ra mục tiêu, xác định nguồn lực cần thiết đến lập lịch và phân công công việc. Điều này giúp bạn dễ dàng hiểu rõ về quy trình thực hiện và tạo ra cơ sở cho việc định hướng dự án.

Quản lý nhiều dự án trên một hệ thống duy nhất: quản lý nhiều dự án một cách thuận tiện trên cùng một hệ thống. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa việc quản lý dự án đồng thời.

Giao việc, phân bổ nhân sự: phân bổ nhiệm vụ và nhân sự một cách hiệu quả. Bạn có thể dễ dàng gán công việc cho các vị trí và người phù hợp, đồng thời theo dõi tiến độ thực hiện từng nhiệm vụ.

Giao diện theo dõi và giám sát dự án 

Giao diện theo dõi và giám sát dự án - Phần mềm quản lý dự án 1BOSS Project

Quản lý Milestone: thiết lập và quản lý các mốc quan trọng (milestone) trong quá trình dự án. Điều này giúp bạn đo lường hiệu suất và tiến độ thực hiện dự án một cách chính xác.

Quản lý yêu cầu dự án: cho phép bạn quản lý và cập nhật các yêu cầu dự án một cách đồng bộ và hiệu quả. Việc này giúp đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu đều được đáp ứng và không bị bỏ sót.

Quản lý Issues dự án: giúp bạn quản lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án. Bạn có thể dễ dàng theo dõi, xử lý và nhắc nhở tự động về các mốc thời gian quan trọng và rủi ro tiềm ẩn.

Giao diện dự án mẫu 

Giao diện dự án mẫu - Phần mềm quản lý dự án 1BOSS Project

Báo cáo tự động: hệ thống tự động thống kê và tạo ra các báo cáo theo thời gian thực. Điều này giúp bạn cập nhật tiến độ và kết quả dự án một cách nhanh chóng và chính xác.

Các mẫu báo cáo đa dạng: phần mềm cung cấp nhiều mẫu báo cáo chuẩn nghiệp với nhiều khía cạnh khác nhau. Điều này giúp bạn so sánh, đối chiếu và đánh giá hiệu quả của các dự án một cách dễ dàng.

Tiêu chuẩn hóa dự án mẫu: thiết lập các dự án mẫu chuẩn nghiệp, giúp tạo ra sự bài bản và hiệu quả trong quy trình quản lý dự án.

Tạm kết 

Khối lượng công việc trong một dự án thường khá lớn, thậm chí là các dự án phức tạp với nhiều hạng mục, khó mà quản lý hết được khối lượng công việc của dự án với các biện pháp thô sơ. Việc quản lý dự án sẽ gặp rất nhiều rắc rối, tạo rất nhiều cản trở nếu bạn không có một công cụ quản lý phù hợp, hiệu quả.

Phần mềm giúp cho quá trình quản lý dự án trở nên đơn giản và dễ dàng hơn bao giờ hết

Quản lý dự án với những phương pháp truyền thống hiện đã không mang lại hiệu quả cao, mà còn gặp rất nhiều trở ngại, gây khó khăn và sai sót trong quá trình xử lý công việc. Phần mềm quản lý dự án của 1BOSS được xây dựng dựa trên các đặc điểm và yêu cầu của từng ban quản lý dự án. Nó sẽ giải quyết được hầu hết những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải. Nhờ vậy, phần mềm giúp cho quá trình quản lý dự án trở nên đơn giản và dễ dàng hơn bao giờ hết.

Ban biên tập 1BOSS

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho