Xem thêm bài viết liên quan:

• So sánh hiệu quả quản lý tiến độ dự án giữa Excel và Tool chuyên dụng
• Biểu đồ Gantt là gì? Cách vẽ sơ đồ Gantt để lập kế hoạch dự án tối ưu
• Case-study kinh nghiệm quản lý dự án: Các "Ông lớn" đầu ngành đã "vấp ngã" như thế nào?

1. Tổng quan về Gantt, Wbs, Kanban trong hệ thống quản lý dự án

1.1 Gantt, Wbs, Kanban là gì?

Gantt, Wbs, Kanban được gọi chung là biểu đồ quản lý dự án. Đây là một dạng biểu đồ trực quan hóa thông tin, dữ liệu liên quan trong một dự án. Hiện nay có ba biểu đồ phổ biến dùng để tạo hệ thống quản lý dự án là: sơ đồ gantt; mô hình kanban; cấu trúc wbs. Các biểu đồ này rất hữu ích cho việc giúp các nhà quản lý dự án hợp lý hóa các công việc; cải thiện vấn đề quản lý thời gian cho dự án. Điểm mấu chốt của các biểu đồ này, là làm cho các thông tin, dữ liệu phức tạp trở nên đơn giản hóa, dễ hiểu hơn.

1.2 Khả năng ứng dụng của 3 phương pháp gantt, wbs, kanban trong hệ thống quản lý dự án

Sơ đồ gantt, mô hình kanban và cấu trúc wbs dùng để quản lý dự án đều cho phép nhà quản trị phân tích, trích xuất dữ liệu dễ dàng. Những biểu đồ này sẽ sắp xếp các thông tin theo một trình tự nhất định; giúp các nhà quản trị đánh giá dự án một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Mỗi loại biểu đồ lại có tính ứng dụng tương đối khác nhau; tuy nhiên giữa chúng vẫn có những điểm chung khi ứng dụng vào quản lý dự án như:

Sơ đồ gantt, mô hình kanban và cấu trúc wbs trong quản lý dự án sẽ giúp nhà quản trị hiển thị rõ kế hoạch dự án và khoảng thời gian phải hoàn thành dự án. Các biểu đồ cho nhà quản trị có góc nhìn bao quát tất cả các bộ phận trong cùng một dự án; hỗ trợ phối hợp hoạt động với các bên liên quan để hoàn thành dự án một cách tốt nhất.

2. Lợi ích của gantt, wbs, kanban trong hệ thống quản lý dự án

2.1 Quản lý được nhiều nguồn thông tin, tiết kiệm thời gian trong hệ thống dự án

Các biểu đồ gantt, wbs, kanban giúp doanh nghiệp nắm được các thông tin cần thiết của một hệ thống quản lý dự án, với cách thể hiện trực quan, đơn giản, dễ hiểu, các thông tin đó bao gồm: người chịu trách nhiệm chính về quy trình thực thi dự án; thời điểm bắt đầu dự án; thời hạn phải hoàn thành; mối quan hệ giữa công việc với tiến độ của dự án.

2.2 Giúp nâng cao năng suất làm việc đối với từng cá nhân trong hệ thống quản lý dự án

Sơ đồ gantt; mô hình kanban; cấu trúc wbs hiển thị cụ thể thông tin người chịu trách nhiệm về thực hiện công việc; quản lý tiến độ công việc; tất cả sẽ được công bố công khai. Do đó, biểu đồ sẽ giúp từng cá nhân trong dự án hiểu rõ được sự quan trọng của từng mắt xích trong quản lý dự án. Việc giúp các thành viên hiểu rõ tầm quan trọng của công việc do mình phụ trách; sẽ giúp họ chủ động hơn trong vấn đề hoàn thành công việc. Sự chủ động và trách nhiệm hoàn thành công việc là một yếu tố thúc đẩy tăng trưởng năng suất.

2.3 Phân bổ nguồn nhân lực hiệu quả và giảm thiểu tối đa rủi ro của dự án

Sơ đồ gantt; mô hình kanban; cấu trúc wbs giúp cho nhà quản lý có cái nhìn tổng quát về toàn bộ dự án. Điều này giúp họ phân công công việc sao cho hợp lý, hiệu quả; bảo đảm nguồn nhân lực được sử dụng hợp lý, không dư thừa hoặc thiếu nhân công. Do đó, giảm thiểu được tình trạng quá tải công việc hoặc tình trạng thừa nhân công gây tốn kém chi phí cho dự án.

Hiện nay, đa số các nhà quản lý dự án đang tìm cách kết hợp các biểu đồ gantt, wbs, kanban; tuy nhiên, nếu sử dụng như cách truyền thống thì không thể kết hợp chúng. Do đó, sự hỗ trợ của phần mềm tích hợp công cụ quản lý dự án vô cùng phù hợp đối với trường hợp này. 1BOSS Project đáp ứng hầu hết nhu cầu xây dựng biểu đồ của mọi nhà quản lý.

1BOSS Project với sự kết hợp thông minh giữa sơ đồ gantt, mô hình kanban và cấu trúc wbs; hỗ trợ các nhà quản lý lên kế hoạch dự án tự động theo mẫu, hoặc nhân bản từ những dự án cũ; phân bổ nguồn lực hợp lý; kiểm soát tiến độ dự án bằng gantt, kanban và wbs.

3. Cần lưu ý khi ứng dụng gantt, wbs, kanban trong quản lý dự án

3.1 Phân tách công việc rõ ràng nhằm bảo đảm không bị bỏ sót

Sơ đồ gantt; mô hình kanban; cấu trúc wbs phụ thuộc khá nhiều vào cấu trúc đã được nhà quản lý dự án xây dựng trước đó. Do đó, trước khi triển khai dự án trên biểu đồ, bạn cần phải phân tách công việc một cách rõ ràng; vì khi có sai sót trên biểu đồ thì rất khó có thể tính toán lại; nếu muốn sửa thì buộc phải xây dựng biểu đồ lại từ đầu, điều này rất mất thời gian và công sức.

3.2 Sử dụng gantt, wbs, kanban phù hợp với những dự án nhỏ

Sơ đồ gantt; mô hình kanban; cấu trúc wbs không phù hợp với những dự án lớn, quy mô rộng. Như đã đề cập phía trên, các biểu đồ này sẽ được vẽ ra theo kế hoạch dự án; chỉ khi các dự án nhỏ thì người quản lý mới có thể hình dung và ít có sự thay đổi hay sai sót; còn đối với những dự án lớn đôi khi cần phải thay đổi liên tục để phù hợp với thực tế. Do đó, các dạng biểu đồ này chỉ phù hợp với các dự án nhỏ và có tính chất đơn giản.

3.3 Thiết lập thời gian hoàn thành cho mỗi công việc

Khi sử dụng công cụ gantt; kanban; wbs trong hệ thống quản lý dự án; các nhà quản trị nên thiết lập thời gian hoàn thành cho mỗi công việc. Điểm yếu của những công cụ này chính là mốc thời gian; nói cách khác thời gian không được mô tả cụ thể trên biểu đồ. Vì vậy khi sử dụng các công cụ này để thiết lập kế hoạch dự án; bạn phải xây dựng những mốc thời gian của từng công việc; lưu ý những việc cần làm trước và sau, các công việc đan xen nhau; để hoàn thành dự án đúng thời gian dự kiến.

1BOSS Project – Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý dự án

1BOSS Project được phát triển bởi Công ty TNHH MTV 1BOSS – Hiện thực hóa chuyển đổi số cho doanh nghiệp với nền tảng được kết tinh từ 19+ năm tư vấn và triển khai cùng 3.200+ doanh nghiệp. 1BOSS Project – Phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp với các chức năng chính: Quản lý tiến độ công việc; phân bổ nhân sự và giám sát chặt chẽ dự án; nhằm đem lại hiệu quả vượt trội cho doanh nghiệp. Hệ thống quản lý dự án này hỗ trợ hiệu quả của dự án tăng x2 lần; giảm 90% các vấn đề phát sinh và cắt bỏ 100% thời gian chết. Bên cạnh việc tích hợp các biểu đồ như: Sơ đồ gantt; mô hình kanban; cấu trúc wbs; phần mềm còn tích hợp các tính năng vượt trội giúp các nhà quản lý dự án vận hành dễ dàng hơn, cụ thể:

1BOSS Project – Thực hiện dự án trơn tru và hiệu quả nhất có thể

• Lập kế hoạch dự án bài bản, chi tiết: Phần mềm quản lý dự án hỗ trợ lập kế hoạch chi tiết, dễ hiểu trên một nền tảng thống nhất.
• Công tác, thực hiện, giám sát dự án 24/7: Phối hợp, phân chia công việc hợp lý. Thiết lập milestone đo lường. Kiểm soát mức độ thành công. Phát hiện vấn đề và đề xuất hướng xử lý.
• Tổng kết, báo cáo kết quả chuyên sâu: Phần mềm sẽ tự động cập nhật tiến độ, điều chỉnh các đầu việc, đánh giá thông qua báo cáo.

1BOSS Project – Thiết lập dự án tự động và phân bổ nguồn lực hợp lý

• Lên kế hoạch dự án: Phần mềm quản lý dự án hỗ trợ thiết lập dự án tự động theo mẫu/milestone, stage,.. Hoặc nhân bản từ dự án cũ.
• Phân bổ nguồn lực hợp lý: Phần mềm giúp các nhà quản trị phân bổ nguồn lực; ngân sách dự án; chi phí và thời gian để bảo đảm tính công bằng, minh bạch và hiệu quả.
• Kiểm soát tiến độ dự án: Hỗ trợ thiết lập công việc theo mẫu; định mức thời gian; giao việc nhanh chóng và công bằng. Thực hành quản lý dự án dựa trên Kanban; Gantt; Grid; WBS;…
• Tự động nhắc nhở: Khi phát hiện các vấn đề phát sinh, phần mềm sẽ cảnh báo và đề xuất hướng xử lý thích hợp.

Ngoài ra, phần mềm còn tích hợp tính năng quản lý, giám sát, theo dõi tiến độ dự án; thống kế, phân tích, đánh giá chuyên sâu. Điều này sẽ giúp các nhà quản lý dự án thực hiện báo cáo một cách nhanh gọn, đầy đủ. Ngoài ra, khi nhìn vào bảng đánh giá, quản lý dự án có thể rút kinh nghiệm để hoàn thành tốt các dự án tiếp theo.

Tạm kết

Sơ đồ gantt, mô hình kanban và cấu trúc wbs là những công cụ tối ưu trong việc hỗ trợ thiết lập hệ thống quản lý dự án. Tuy nhiên, với sự tiên tiến của công nghệ hiện đại; các công cụ này đã được tích hợp trong phần mềm quản lý dự án nhằm gia tăng tính hữu ích; đồng thời, khắc phục được những khuyết điểm của chúng khi ứng dụng vào quản lý dự án.

Ban biên tập 1BOSS

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho