Sai lầm trong quản lý dự án
Vào năm 2009, British Airways đã chịu trách nhiệm tổ chức buổi lễ khánh thành tại sân bay Heathrow cho nhà ga Terminal 5. Ban đầu mọi người đã kỳ vọng nó sẽ là một buổi khánh thành hoành tráng, đầy rộn ràng. Nhưng trên thực tế buổi lễ đã trở thành một thảm họa lớn; bị gây ra bởi việc quản lý dự án không hiệu quả. Hệ thống chuyển hành lý đã bị hỏng và gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới hàng nghìn du khách.
Cụ thể, vào ngày khánh thành, sau khi các quan chức chính phủ và những vị khách mời quan trọng đã tới tham dự buổi lễ; cùng đó là hàng trăm nghìn du khách đang háo hức và sẵn sàng để dùng nó; thì mới phát hiện nhà ga mới đang gặp trục trặc và không thể vận hành suôn sẻ. Hệ thống chuyển hành lý vốn kiểm soát bởi máy tính bỗng chốc bị sập.
British Airways khi đó buộc phải cắt bỏ tổng cộng 34 chuyến bay; đồng thời dừng lại việc check in hành lý. Và trong liên tiếp 10 ngày sau, có hơn 28,000 túi đồ bị thất lạc, trên 500 chuyến bay bị hủy bỏ. Vấn đề sau đó được tìm ra là do lỗi hệ thống máy tính. Hệ thống này đã có phát sinh lỗi phần mềm trong quá trình điều khiển hệ thống chuyển hành lý. Sau sự cố, British Airways đã cho người kiểm tra lại phần mềm; và dừng kiểm thử theo lịch biểu của ngày khánh thành để tìm ra nguyên nhân và xử lý. Vụ này đã ngốn của British Airways ít nhất vài trăm triệu đô la.
Chính phủ Anh cũng đã có một bài học kinh nghiệm trong quản lý dự án trong việc điều hành và quản lý hệ thống hộ chiếu quốc gia. Đây được cho là hậu quả của việc kiểm thử không đủ. Thời điểm xảy ra sự cố là vào mùa hè. Khi đó, hàng triệu người du lịch không nhận được hộ chiếu đúng hạn vì sập hệ thống. Cụ thể trước đó, cơ quan quản lý hộ chiếu đã áp dụng hệ thống máy tính mới mà không thực hiện kiểm thử. Chính điều này đã gây ra sự cố sập hệ thống.
Sau này, sau khi kiểm tra nguyên nhân, người ta điều tra được rằng do thời gian gấp rút; nên người quản lý dự án đã yêu cầu người phát triển bỏ qua bước kiểm thử. Với lý do đưa ra là “Chúng ta bao giờ cũng có thể sửa được lỗi về sau; cứ làm cho phần mềm xong trước để kịp đáp ứng lịch biểu.” Bởi sự chủ quan này, hàng triệu dòng mã không được kiểm tra kĩ càng. Dẫn đến một kết quả hiển nhiên là... Sập! Hậu quả là hàng trăm nghìn người đã bỏ lỡ kỳ nghỉ của mình. Cơ quan hộ chiếu phải trả một khoản không nhỏ; để đền bù cho những người không thể có hộ chiếu dù đã nộp đơn xin hộ chiếu mới.
Máy bay Airbus A380 cũng đã có một pha lỗi hệ thống kinh điển do kiểm thử không thích hợp. Theo nhiều nguồn tin cho biết, vấn đề nảy sinh do mỗi nước có một hệ thống máy tính khác nhau. Ví dụ trong khi hệ thống máy tính của Đức dùng các phiên bản phần mềm lạc hậu; thì hệ thống máy tính của Pháp lại dùng phiên bản phần mềm mới nhất. Vì vậy mà khi Airbus đem tích hợp hai nửa phần mềm khác nhau; thì xảy ra tình trạng nối dây của hệ thống này không khớp với nối dây của hệ thống kia.
Lúc này có vẻ như quản lý cấu hình đã không được kiểm soát tốt, không có nhân sự kiểm thử giao diện, không ai thực hiện kiểm thử tính tương hợp giữa hai phiên bản phần mềm này; và không có ai tiến hành kiểm thử tích hợp các phần mềm này cho tới khi quá trễ. Tất nhiên vấn đề sau đó đã được xử lý gọn gàng; nhưng vụ này đã ngốn của Airbus A380 hàng triệu đô la.
Cần chú ý các nguyên nhân khiến doanh nghiệp gặp bất trắc trong quản lý dự án
Trên thế giới xảy ra hàng nghìn trường hợp thất bại về quản lý dự án nói chung, và quản lý dự án phần mềm nói riêng; do kiểm thử không phù hợp và một phần cũng do quyết định sai lầm từ cấp quản lý. Trong đó chiếm phần đa tận 75% là các dự án lớn và dự án của chính phủ. Nguyên nhân của các thất bại này rất đa dạng nhưng nhìn chung thì 92% là do thiếu năng lực quản lý; và 8% là do vấn đề kỹ thuật. Trong đó các vấn đề kỹ thuật có thể được truy ra nhờ áp dụng các công nghệ hiện đại; hoặc truy trách nhiệm từ người quản lý không tính toán các thuộc tính chất lượng trong pha kiến trúc (bao gồm tính hiệu quả, hiệu năng, tính đổi quy mô,…).
Sau khi phân tích dữ liệu từ 4,000 dự án phần mềm thất bại; các nhà nghiên cứu nhận ra rằng: trong 4,000 dự án thất bại này có tới 52% số không được thiết lập trước mục đích và mục tiêu phù hợp với dự án; 48% có lập kế hoạch và ước lượng nhưng không đạt tiêu chuẩn; 65% có người chịu trách nhiệm quản lý dự án nhưng lại không đủ năng lực chuyên môn; 42% không đủ nhân lực thực hiện. Mọi nguyên do kể trên đều xuất phát từ việc quản lý có vấn đề.
Để quản lý dự án chính xác và đúng tiến độ, bạn cũng có thể tham khảo ứng dụng biểu đồ Gantt vào quy trình quản lý. Cụ thể cách ứng dụng, bạn có thể xem tại đây:
Các hướng xử lý khi "vấp" phải vấn đề trong quản lý dự án
Khi dự án gặp thất bại cũng là lúc nhà quản lý cần phát huy kỹ năng EI. Người quản lý cần có trách nhiệm đảm bảo các thành viên vẫn làm việc hiệu quả; không mất tập trung do phải xử lý các vấn đề phát sinh. Việc này thông thường sẽ thực hiện được bằng cách sắp xếp lại các nhân sự trong nhóm.
Một cách tiếp cận thường dùng để phân tích nguyên nhân chính là “5 Whys”. Đây là cách tiếp cận đòi hỏi nhân sự phải đặt câu hỏi “tại sao” đến năm lần; cho đến khi thực sự biết được nguyên nhân cốt lõi của sự cố. Sau đây là một ví dụ về việc thực hành “5 Whys”:
Một hợp đồng quan trọng không được thực hiện đúng hạn. Hãy thử đặt ra những câu hỏi "tại sao" để tìm ra nguyên nhân vấn đề:
- Tại sao hợp đồng lại bị trì hoãn? Lý do là vì hợp đồng bị yêu cầu xem xét lại bảo mật và các bước phê duyệt trước khi thực hiện
- Tại sao việc xem xét và phê duyệt bảo mật lại chậm trễ? Lý do là vì nhóm bảo mật đã yêu cầu xem xét lại các giải pháp sản phẩm và thông tin bảo mật trước thực hiện hợp đồng
- Tại sao không thực hiện điều này trước khi ký hợp đồng? Lý do là vì nhóm bảo mật mới thêm một đánh giá về sản phẩm. Điều này vốn không được thông báo cho tới tận khi dự án bắt đầu
Từ ví dụ trên ta thấy nguyên nhân gây ra sự việc này chính là sự chậm trễ việc đệ trình. Việc bổ sung thêm một đánh giá mới về sản phẩm cần phải được đệ trình kịp thời với đội ngũ quản lý. Hãy hiểu rằng: nếu chỉ tập trung vào việc đảm bảo hợp đồng được xử lý kịp thời, nhóm dự án sẽ có thể tiếp tục gặp vấn đề này trong tương lai.
Phân tích gốc rễ để tìm ra nguyên nhân sự án thất bại
Văn hóa tổ chức và truyền thông có thể tàn phá một dự án. Để giải quyết các vấn đề truyền thông, các nhà quản lý dự án có thể làm hai việc sau. Thứ nhất, tìm một người quản lý chính các vấn đề về truyền thông dự án. Thứ hai, chừa ra một khoảng thời gian nhất định để xem xét các báo cáo. Đây là các báo cáo liệt kê các vấn đề cũng như các bước cần thực hiện để xử lý chúng. Ngoài ra còn thể hiện chi tiết lý do vấn đề xảy ra; cũng như các phương pháp quản lý dự án để tìm ra được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
Sau khi đã xác định được nguyên nhân gốc của vấn đề, nhóm dự án phải note lại bài học kinh nghiệm; để đề phòng và loại bỏ khả năng xảy ra điều này một lần nữa trong tương lai. Sai lầm của các tổ chức là bỏ qua các bài học kinh nghiệm quản lý dự án hoặc không sử dụng các bài học kinh nghiệm này một cách đúng đắn nhất.
Vậy làm thế nào để lập một kế hoạch quản lý dự án hiệu quả? Tham khảo chi tiết bài viết sau:
Trên đây là những vụ thất bại trong quản lý dự án nổi tiếng thế giới; cách để giải quyết chúng và bài học kinh nghiệm quản lý dự án rút ra. Thất bại là điều không hiếm gặp. Và chìa khóa để giải quyết việc này phụ thuộc vào việc người quản lý có kiến thức về các phương pháp quản lý dự án, cách xử lý và hóa giải bài học kinh nghiệm sau mỗi lần “vấp ngã”.
Để hạn chế những sai sót nghiêm tọng trong tiến trình quản lý dự án; bạn cần ứng dụng các công cụ phần mềm để có cái nhìn toàn diện hơn. 1BOSS đã nghiên cứu phát triển phần mềm 1BOSS OFFICE+ với nhiều công nghệ hiện đại như: hệ thống API phong phú; tích hợp App Mobile; tích hợp các biểu đồ Gantt, Kanban; Grid; WBS;... giúp doanh nghiệp quản lý tiến độ dự án chính xác, minh bạch và hiệu quả. Để được tư vấn demo chi tiết về phần mềm, bạn có thể liên hệ với chúng tôi bằng cách:
Nếu doanh nghiệp đang cần tìm hiểu thêm về các tính năng của phần mềm hỗ trợ quản lý dự án của 1BOSS, xem thêm tại:
Ngoài ra, 1BOSS cũng có một bô công cụ phần mềm dành riêng cho đặc thù ngành quản lý xây dựng, bạn có thể xem chi tiết các tính năng của phần mềm tại:
Ban Biên Tập 1BOSS.
Xem thêm một số bài viết khác:
