Xem thêm một số bài viết liên quan:
Kanban là gì?
Kanban được hiểu là một đường kẻ thị giác (dịch từ tiếng Nhật); trong đó từ "kan" có nghĩa là thị giác và từ "ban" có nghĩa là thẻ. Theo thuật ngữ chuyên môn kinh tế thì kanban được gọi là phương pháp quản lý công việc Kanban. Phương pháp Kanban rất được người Nhật ưa chuộng trong việc quản lý sản xuất; quản lý kỹ thuật. Phương pháp này có công dụng rất đơn giản là dùng để nhắc nhở nhân viên về các công việc cần hoàn thành.
Ứng dụng của phương pháp Kanban là gì? Kanban sẽ đem lại hiệu quả cao nếu bạn áp dụng vào các thời điểm sau đây:
- Bảng Kanban có thể được ứng dụng trong bầt kỳ một lĩnh vực nào; có thể ứng dụng rất hiệu quả trong công việc. Kanban giúp cải thiện hiểu quả trong quá trình làm việc theo nhóm.
- Kanban được thực hiện theo một hệ thống kéo. Nhiệm vụ sẽ được phân phó thực hiện ngay nếu như một cá nhân trong nhóm rảnh rỗi.
- Kanban sẽ được sử dụng nếu như bạn muốn phát hành bất kỳ sản phẩm nào của mình vào bất cứ thời điểm nào.
- Phương pháp Kanban nên được sử dụng khi bạn muốn thay đổi đầu việc của mình một cách nhanh chóng. Nó sẽ cho bảng thấy chi tiết những việc cần làm trước và làm sau.
- Hãy sử dụng nó nếu bạn muốn trực quan hóa công việc của bản thân; bạn muốn giám sátn theo dõi tiến độ các nhiệm vụ của mình.
Lợi ích mang lại cho quản lý công việc khi ứng dụng Kanban
Phương pháp Kanban hiện nay được sử dụng rộng rãi tại các danh nghiệp, công ty. Nó không chỉ giúp tránh lãng phí nguồn ngân sách của doanh nghiệp; tránh lãng phí thời gian; ngược lại giúp tăng năng suất lao động của nhân viên; tối ưu thời gian làm việc của người lao động; cải thiện triệt để quy trình vận hành doanh nghiệp.
Nhiều doanh nghiệp, công ty hiện nay áp dụng bản Kanban để thích nghi tốt với sự thay đổi của thị trường; rèn luyện sự nhạy bén cũng như sức ép cạnh tranh của tổ chức.
Bảng Kanban hỗ trợ đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp hoành thành nhiều công việc hơn; tăng nhanh hiệu suất làm việc của họ. Việc ứng dụng kanban trong sản xuất và quy trình làm việc của doanh nghiệp sẽ mang đến nhiều lợi ích thiết thực như sau:
- Mọi nhân viên đều ở cùng một trang: Kanban là bảng thông tin hiển thị các nhiệm vụ, quy trình làm việc. Điều này sẽ giúp cho các thành viên trong đội nhóm cập nhật nhanh chóng công việc của mình.
- Phương pháp Kanban chỉ ra các vấn đề trong quy trình làm việc: Bảng thông tin này sẽ hiển thị các khó khăn, thử thách, trở ngại trong quy trình làm việc; giúp cho các thành viên trong nhóm nhanh chóng tìm ra hướng giải quyết cho vấn đề để tránh ảnh hưởng đến công việc.
- Tăng sự linh hoạt trong công việc: Bảng Kanban có thể áp dụng cho mọi bộ phần trong doanh nghiệp.
- Tăng lượng ý kiến phản hồi: Giúp người sử dụng tập trung vào vấn đề hoàn thành công việc với lượng thời gian nhanh hơn và hiệu suất công việc cản thiện hơn.
Áp dụng bảng Kanban trong quản lý công việc
Nếu như bạn là người mới bắt đầu sử dụng bảng Kanban; hoặc muốn thử nghiệm mức độ hiểu quả của kanban mang đến cho doanh nghiệp của mình; hãy tiến hành chọn một project để hoàn thành trước.
Lưu ý: phương pháp Kanban sử dụng hiệu quả nhất trong các loại mục tiêu kết quả; tức là thay thế với những mục tiêu mang tính thói quen. Ví dụ: Mục tiêu của bạn là "cần phải uống 2 lít"; hoặc "cần thể dục 2/3 lần trên một tuần"; thì bạn nên sử dụng phương pháp khác thay vì sử dụng Kanban. Nhưng nếu mục tiêu của bạn là "vẽ một sơ đồ tổng kết kiến thức môn Toán" thì sử dụng bản Kanban sẽ tốt hơn.
Hãy viết ra tất cả công việc mà bạn muốn làm. Sau đó hãy nhìn lại những đầu việc mà mình đã viết; tiến hành chọn lọc và sắp xếp chúng.
- Bạn có thực sự cần làm những việc đó để đạt được mục tiêu của mình không? Nếu không cần, bạn hãy gạch nó đi.
- Việc này đã đủ rõ ràng, chi tiết để tiến hành thực hiện? Nếu chưa rõ ràng, hãy chỉnh sửa và thêm chi tiết để khi bắt tay vào làm công việc đó, bạn sẽ chủ động hơn. Ví dụ: bạn viết đầu việc "gửi hàng" như vậy đến lúc thực hiện nó; bạn phải tìm kiếm cái thông tin liên quan lến đó, như thế sẽ mất rất nhiều thời gian. Hãy chỉnh sửa nó thành "gửi gói hàng màu vàng đến địa chỉ, tên người nhận; và gửi hàng bằng đơn vị vận chuyển J&T" chẳng hạn.
- Việc này đã đủ cụ thể để có thể thực hiện? Nếu nó chưa đủ tính cụ thể, bạn hãy sửa nó. Ví dụ, bạn viết "Làm báo cáo tổng kết cuối năm" sẽ không cụ thể lắm. Bạn có thể chỉnh như sau: 5 bước làm báo cáo tổng kết cuối năm: "Lên dàn ý, tìm tài liệu, viết báo cáo, chỉnh sửa báo cáo và nộp báo cáo".
Sau khi đã lựa chọn các công việc cụ thể, rõ ràng để giúp bạn đạt mục tiêu cuối cùng. Hãy đưa chúng vào các cột liên quan.
- Việc đã bạn làm rồi. Hãy bỏ vào cột Done
- Việc nào đang làm. Hãy bỏ vào cột Doing
- Các việc còn lại bỏ hết vào cột To Do
Rà soát lại các đầu việc, project trong bảng Kanban
Bạn hãy nhìn lại bảng Kanban mà bạn vừa mới sắp xếp chúng. Đánh giá lại toàn bộ mọi thứ mà bạn vừa ghi nhận? Xem có điều gì cần bớt hoặc thêm vào không?
Đặc biệt lưu ý: Nếu như cột Doing của bạn đang bị quá tải thì hãy dời bớt sang cột To Do. Mỗi một thời điểm làm việc, hãy để tối đa 1-2 công việc cần làm. Sau khi đã hoàn thành tất cả các công việc cần làm thì mới tiếp tục làm các công việc khác.
Hãy chọn một việc trong cột Doing; sau đó hãy tập trung hoàn thành nó. Sau khi đã xử lý xong các công việc tại cột Doing thì bạn có thể dời nó sang cột Done.
Tiếp tục tiến trình hãy chọn 1 -2 công việc dời từ cột To Do sang cột Doing, cứ như vậy mà lặp lại tiến trình.
Nếu như bạn cảm thấy mình dành cả ngày để làm một công việc Doing trong bảng Kanban như không thể hoàn thành được; hãy đánh giá lại công việc. Bạn đang gặp khó khăn gì? Cần phải giải quyết ra sao? Hoặc nếu công việc đó quá tải trong một ngày thì bạn có thể chia nhỏ nó ra để hoàn thành.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý công việc có tích hợp Kanban; phương pháp Kanban trong phần mềm này có thể hoạt động cá nhân và hoạt động nhóm. Khi sử dụng phần mềm, chỉ cần nhìn bảng Kanban, nhà quản lý có thể xác định được từng công việc của từng cá nhân mình giao phó; theo dõi tiến trình làm việc của họ.
1BOSS Work tích hợp ứng dụng Kanban giúp quản lý công việc dễ dàng
Đồng thời, khác với phương pháp truyền thống; kanban quản lý công việc hiệu quả thông quan phần mềm sẽ được cài đặt thời gian hoàn thành công việc. Phần mềm được trang bị 8 mức độ thực hiện, cảnh báo: chưa xử lý; đang làm; hoàn thành; chờ xác nhận; tạm ngưng; từ chối hoàn thành; re-open; hủy. Đồng thời cho phép cài đặt thời gian thực hiện công việc và cảnh báo trễ deadline khi quá thời hạn thực hiện công biệc. Việc cài đặt thời gian sẽ giúp người làm việc chủ động hoàn thành việc được giao đúng tiến độ.
Phần mềm quản lý công việc của 1BOSS tích hợp quản lý với phương pháp Kanban
Phương pháp Kanban là gì? Ứng dụng như thể nào trong phần mềm? Giải pháp quản lý công việc hiệu quả 1BOSS WORK - Đây là một phần mềm quản lý kế hoạch công việc hiện đại, chuyên nghiệp. Được tích hợp các công nghệ tiên tiến nhằm hỗ trợ lên kế hoạch công việc một cách chi tiết nhất; quản lý công việc bài bản nhất cho người sử dụng. Đồng thời, phần mềm tích hợp phương pháp Kanban giúp người dùng quản lý công việc một cách đơn giản, hiệu quả cao.
- Lập kế hoạch thông minh: Phần mềm hỗ trợ người dùng lập kế hoạch chi tiết, cụ thể. Phần bổ các nguồn lực phù hợp với bản chất công việc được đề ra.
- Thực hiện việc giám sát và đo lường hiệu quả công việc: Phần mềm sẽ tiến hành quản lý hiệu quả công việc của người dùng theo từng cột mốc cụ thể. Tự động phát cảnh bảo deadline hoặc các vấn đề phát sinh trong công việc.
- Báo cáo và đánh giá toàn diện công việc: Phần mềm sẽ tự động báo cáo kết quả công việc của tưng cá nhân trong nhóm, phòng, dự án.
Tạm kết
Hy vọng qua bài viết trên đây, quý độc giả sẽ hiểu rõ về phương pháp Kanban là gì? Làm sao để triển khai phương pháp này hiệu quả? Mong rằng nội dung trên sẽ giúp bạn ứng dụng được Kanban vào công việc để hoàn thành tốt nhiệm việc và tăng năng suất lao động.
Ban biên tập 1BOSS
1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại.
Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:
