Xem thêm bài viết liên quan:

• Phần mềm quản lý dự án xây dựng 1BOSS Project | Bộ công cụ nâng cao hiệu suẩ quản lý công trình xây dựng
• Nhà máy thông minh - Xu hướng quản lý sản xuất thời đại 4.0
• Vì sao phần mềm quản lý tiến độ dự án cần có Gantt, WBS và Kanban?

Quy trình quản lý dự án PMI là gì?

Quy trình quản lý dự án tuân theo các giai đoạn và dữ liệu chính xác để đảm bảo công việc được yêu cầu thực hiện suôn sẻ và hiệu quả. Ứng dụng vào các dự án sẽ hiệu quả nhất với các quy trình chuẩn, PMI Project Management là tổ chức quản lý dự án chuyên nghiệp hàng đầu thế giới, được thành lập bởi Viện Quản lý Dự án (PMI) vào năm 1969. PMI phát triển và chứng nhận trên 185 quốc gia. Ngoài việc tài trợ cho các hoạt động và thực hiện các chương trình đào tạo chứng nhận, PMI được xem là một tổ chức đi tiên phong trong các kỹ thuật quản lý dự án, quy trình và thiết lập các tiêu chuẩn. PMI hiện đang được các doanh nghiệp áp dụng và triển khai với nhiều lợi ích.

Những lợi ích của quy trình quản lý dự án

• Đối với các doanh nghiệp, áp dụng quy trình quản lý dự án PMI mang lại nhiều lợi ích to lớn như: giảm thiểu rủi ro, tạo sự nhất quán, tăng hiệu quả, tăng sự hài lòng của khách hàng …
• Mặt khác, theo quan điểm của các nhà quản lý, toàn bộ dự án cần được nắm bắt đầy đủ từ đầu đến cuối. Thông thường một dự án sẽ có thời gian triển khai hàng tháng, thậm chí hàng năm. Trong đó, sẽ có rất nhiều công việc, quy trình tại các cột mốc khác nhau. Do đó, việc áp dụng tiêu chuẩn này sẽ giúp các nhà quản lý và người thực hiện hiểu rõ về tiến độ của dự án, những gì cần phải hoàn thành và làm thế nào để dự án phát triển và thu được lợi nhuận.
• Tiêu chuẩn PMI có thể được áp dụng cho nhiều loại dự án khác nhau và được thực hiện trong toàn bộ dự án.

Các bước xây dựng quy trình quản lý dự án theo chuẩn PMI

Bước 1: Thiết lập mô hình quản lý dự án

Trong giai đoạn đầu, mục tiêu và tính khả thi của dự án cần được xác định. Đây là một giai đoạn rất quan trọng trong toàn bộ quá trình, vì nó có thể cho biết liệu dự án có phải là một cơ hội tốt hay không. Nếu cần thiết, một nghiên cứu khả thi sẽ được tiến hành và một giải pháp/kế hoạch đề xuất sẽ được công bố dựa trên kết quả của nó. Việc thiết lập mô hình quản lý gồm hai bước chính sau:

• Thiết lập bản sơ lược dự án: Trình bày ở mức tổng quát nhất các mục tiêu của dự án, các yếu tố tác động chính đến dự án: quyền, vai trò và trách nhiệm của từng vị trí,…Tất cả các hạng mục công việc phải đươc đề cập đến trong bản sơ lược này. Vì đây là tài liệu giúp định hướng và là cơ sở để xác định kết quả cuối cùng của dự án.
• Xác định nhân sự có liên quan: Tiến hành thu thập tất cả các thông tin liên quan đến hạng mục của dự án. Tiếp đến, xây dựng sơ bộ nhân lực và thiết bị cho dự án. Tất cả là vì mục tiêu của họ là cân bằng lợi ích của mọi người và mang lại tiếng nói chung cho các bên liên quan.

Bước 2: Lập kế hoạch cho quy trình quản lý dự án

Trong quy trình quản lý dự án, sau khi đã có chiến lược sơ bộ bước tiếp theo nắm vai trò quan trọng là lập kế hoạch. Việc lập kế hoạch cũng cần phải toàn diện và dựa trên các khía cạnh trong phạm vi quản lý: yêu cầu của khách hàng, thời gian, chi phí, chất lượng, đội ngũ nhân viên, Marketing, rủi ro,… Trong đó có 4 yếu tố cơ bản trong việc xây dựng kế hoạch dự án:

• Có sự tham gia của tất cả các bên liên quan.
• Thể hiện đầy đủ mọi khía cạnh kể trên thông qua các văn bản cụ thể
• Kế hoạch dự án được xét duyệt và chấp thuận bởi hội đồng các cấp cao hơn
• Đảm bảo tính khả thi

Kế hoạch này sẽ giúp cho quá trình quản lý chất lượng dự án và kiểm soát dự án trở nên dễ dàng, chính xác hơn.

Bước 3: Thực hiện dự án bằng các công cụ quản lý dự án (Các bước sử dụng phần mềm)

Sau khi kế hoạch đã được thông qua, Khi làm một dự án, công việc đã vạch ra trong kế hoạch phải được tuân thủ và hoàn thành. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực tế sẽ có những sai sót nhất định so với tư duy chiến lược ban đầu. Vì vậy, người quản lý dự án và những người trực tiếp thực hiện công việc phải có sự linh hoạt, chuyên môn và một lượng kinh nghiệm nhất định. Quá trình thực hiện sẽ thuận tiện hơn với các công cụ quản lý dự án phổ biến: biểu đồ Gantt, Cấu trúc phân chia công việc (WBS), phần mềm quản lý tiến độ dự án theo thời gian thực,…

Bước 4: Quản lý chất lượng dự án

Trong các bước quản lý dự án, đây là bước so sánh kết quả thực tế với kết quả đã đề ra để có thể điều chỉnh nếu cần thiết. Trong quá trình quản lý dự án này, bất kỳ thay đổi nào cũng có thể xảy ra. Có thể khiến quá trình thực hiện phải có những thay đổi trong kế hoạch và không thể loại trừ khả năng sẽ phải thiết lập lại kế hoạch từ đầu. Việc thay đổi dự án là không thể tránh khỏi.

Do đó, khi triển khai dự án cần phải có những quy trình và vai trò cụ thể để thay đổi khi cần thiết. Những thay đổi trong quá trình thực hiện dự án hầu hết là tiêu cực. Điều này cho thấy tổ chức hoặc doanh nghiệp chưa đánh giá và hiểu rõ ràng các mục tiêu, công việc phải làm. Dự án càng thay đổi, càng có nhiều bằng chứng cho thấy quy trình quản lý rủi ro phát sinh không được áp dụng tốt. Những thay đổi này thông thường sẽ ảnh hưởng xấu đến thời gian và chi phí của dự án. Các doanh nghiệp nên có các quy trình và vai trò cụ thể để quản lý những thay đổi phát sinh.

Cuối cùng, nhóm báo cáo về dự án, tính toán ngân sách và cung cấp thông tin cuối cùng về bất kỳ công việc nào còn tồn đọng. Đây là các kỹ năng quản lý dự án cần thiết. Việc báo cáo dự án, kết hợp với phân tích các hư hỏng tiềm ẩn, sẽ cung cấp phản hồi có giá trị về các dự án xây dựng trong tương lai.

Bước 5: Kết thúc dự án

Đây là hoạt động cuối cùng trong quy trình quản lý dự án để hoàn thành công việc. Việc kết thúc dự án cần được thực hiện một cách có trật tự và đầy đủ. Giai đoạn này thực hiện theo quy trình: nhà thầu bàn giao sản phẩm, nhận phản hồi từ khách hàng, sao lưu hồ sơ,… Các giai đoạn hoàn thành dự án phải được hoàn thành theo đúng trình tự để tránh các vấn đề về sau. Bởi vì những rắc rối có thể gây ra thiệt hại lớn về tài chính và uy tín cho toàn bộ tổ chức và các cá nhân thực hiện dự án.

Đóng một dự án yêu cầu hoàn thành toàn bộ. Sản phẩm cần được bàn giao, đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng, lưu giữ hồ sơ,… và cuối cùng là hoàn thành dự án.

Tạm kết

Khi nói đến các dự án, nó có nghĩa là nỗ lực để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể trong một khoảng thời gian cố định. Quy trình quản lý dự án phải có điểm bắt đầu và điểm kết thúc để tạo ra sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả mong muốn. Lập kế hoạch dự án, thực hiện dự án, kiểm soát dự án và kết thúc dự án. Vai trò của quy trình PMI là thực hiện và kiểm soát nhiều công việc đồng thời. Việc áp dụng quy trình này sẽ giúp nhân viên hình dung được các bước trong công việc và lựa chọn phương pháp để đạt hiệu quả. Mặt khác, với quy trình này người quản lý có thể giám sát tiến độ và chất lượng công việc đang thực hiện.

1BOSS Project| Phần mềm thiết lập quy trình quản lý dự án chuẩn PMI

Phần mềm quản lý dự án 1BOSS Project quản lý dự án chuyên nghiệp, thuận tiện cho doanh nghiệp trong việc xây dựng quy trình quản lý dự án. Với những tính năng vượt trội, 1BOSS cung cấp cho doanh nghiệp những trải nghiệm sau:

• Lập kế hoạch đơn giản, chi tiết trên một nền tảng thống nhất
• Phân bổ nguồn lực hợp lý và kiểm soát tiến độ công việc dựa trên các chỉ tiêu  
• Việc điều phối, phân công lao động hợp lý, kiểm soát từng lớp và đề xuất giải pháp khi có vấn đề.
• Thống kê, phân tích và đánh giá chuyên sâu dựa trên các mẫu báo cáo đơn giản theo thời gian thực.

Để được tư vấn thêm hoặc demo chi tiết về phần mềm mời bạn Đăng ký ngаy hoặc liên hệ trực tiếp với 1BOSS quа Hotline:

Ban biên tập 1BOSS

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho