Xem thêm một số bài viết liên quan:

• Nói không việc trễ deadline với phần mềm quản lý công việc 1BOSS WORK +
• Mất khách, lạc data và khắc phục với phần mềm 1BOSS CRM +
• Cắt giảm nhân sự: Liệu có đúng đắn trong giai đoạn hiện tại

Quản lý công việc bằng Excel là gì

Quản lý công việc bằng Excel là phương pháp hiệu quả theo dõi quá trình làm việc

Quản lý công việc bằng Excel là một phương pháp hiệu quả để ghi lại và theo dõi quá trình làm việc thông qua việc sử dụng các bảng tính và số liệu. Phương pháp này cung cấp một cách tiếp cận chặt chẽ để theo dõi tiến độ công việc và đảm bảo thực hiện theo kế hoạch đã đề ra. Bằng cách làm việc với dữ liệu số, người quản lý có thể kiểm soát mức độ hoàn thiện của công việc và dễ dàng xây dựng bảng đánh giá để đưa ra các giải pháp thúc đẩy khi công việc gặp trở ngại hoặc chậm trễ.

Quản lý công việc bằng Excel phù hợp với những đối tượng nào

Excel phù hợp để quản lý những đầu việc đơn giản

Dành cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ: Nếu bạn chỉ cần sử dụng Excel cho mục đích cá nhân hoặc trong một tổ chức với số lượng nhân sự ít, bạn không cần phải lo lắng về khả năng xử lý dữ liệu trên nền tảng này.

Cho công việc và nhiệm vụ đơn giản, nhỏ: Nếu nhiệm vụ của bạn chỉ đơn giản là lập danh sách công việc hoặc theo dõi thông tin cơ bản về đơn hàng và ngày làm việc của nhân viên, việc sử dụng bảng tính Excel là một lựa chọn tốt.

Đối với doanh nghiệp đang có hạn chế về nguồn lực tài chính:  Quản lý công việc bằng Excel phù hợp cho các doanh nghiệp chưa sẵn sàng đầu tư sâu vào công nghệ trong quy trình quản lý và vận hành do đang đối mặt với sự hạn chế về nguồn lực tài chính và đang trong quá trình tiết kiệm chi phí.

Lợi ích khi quản lý công việc bằng Excel

​

Quản lý công việc bằng Excel miễn phí nhưng cũng mang lại nhiều lợi ích

• Theo dõi tiến độ: Bằng cách sử dụng bảng quản lý Excel, bạn có thể theo dõi tình trạng công việc hiện tại, hạn chót và các thông tin khác liên quan. Việc điền thông tin chi tiết và chính xác vào Excel giúp bạn dễ dàng giám sát và kiểm soát tiến trình công việc một cách hiệu quả.
• Phân chia công việc: Quản lý công việc bằng Excel cho phép bạn dễ dàng phân chia công việc và đảm bảo thời gian hoàn thành công việc cho từng thành viên. Bạn có thể phân bổ lượng thời gian cho từng nhiệm vụ cụ thể và lập kế hoạch dự phòng để đối phó với các vấn đề không đầy đủ.
• Đánh giá tiến độ: Việc quản lý tiến độ công việc dựa trên dữ liệu và thông tin trong Excel giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về tiến độ hoàn thành nhiệm vụ của từng nhân viên. Bạn có thể xác định những cá nhân chưa hoàn thành công việc hoặc đang chậm tiến độ và đưa ra các biện pháp hỗ trợ kịp thời cho các thành viên. Điều này giúp tăng tính hiệu quả và đảm bảo tiến độ công việc.

Rủi ro khi quản lý công việc bằng Excel

Song quản lý công việc bằng Excel cũng có những rủi ro nhất định

Tốn nhiều thời gian và công sức: Việc thực hiện các thao tác nhập dữ liệu, xác định công thức tính toán và tạo đồ thị trong Excel có thể tốn nhiều thời gian. Điều này đặc biệt đúng khi phải xử lý các tính toán phức tạp hoặc làm việc với quy mô lớn.

Khó giám sát tiến độ công việc: Excel khó cập nhật tiến độ công việc hoặc dự án theo thời gian thực tế. Người quản lý phải thường xuyên mở và cập nhật bảng tính, điều này làm giảm năng suất và có thể gây chậm trễ trong công việc. Ngoài ra, khó có thể xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.

Không có sự liên kết dữ liệu giữa các phòng ban và toàn công ty: Excel không cung cấp các công cụ để ủy quyền, giao việc, chia sẻ tài liệu và ý tưởng giữa các thành viên trong cùng một hệ thống dữ liệu. Điều này dẫn đến việc dữ liệu không có sự liên kết và kế thừa giữa các phòng ban, gây mất thời gian và dễ xảy ra sai sót.

Báo cáo quá đơn điệu hoặc phức tạp: Các mẫu báo cáo tiến độ trên Excel thường đơn điệu hoặc quá phức tạp. Các mẫu này thường không phù hợp hoặc quá phức tạp cho các doanh nghiệp cụ thể, và yêu cầu người dùng phải có hiểu biết và kỹ năng sử dụng các hàm tính toán phức tạp.

Bảo mật kém, khó lưu trữ: Việc lưu trữ và quản lý nhiều tệp Excel có kích thước lớn có thể gặp khó khăn. Những chỉnh sửa đồng thời do các thành viên có quyền truy cập vào tệp khiến dữ liệu bị thay đổi liên tục, khó đảm bảo tính toàn vẹn. Bảng tính chưa hỗ trợ sao lưu dữ liệu lên các bộ nhớ đám mây nên việc khôi phục dữ liệu không may bị mất vô cùng khó khăn.

Sử dụng Excel hay phần mềm quản lý công việc để quản lý hiệu quả

So sánh giữa Excel và phần mềm quản lý công việc

Hiện tại, có rất nhiều doanh nghiệp đang áp dụng Excel để quản lý công việc. Thế nhưng khi doanh nghiệp ngày càng mở rộng, thì việc quản lý công việc với lượng dữ liệu lớn từ nhiều phòng ban và bộ phận là một thách thức không dễ dàng. Việc sử dụng bảng tính Excel trở nên không hiệu quả và tiềm ẩn nhiều rủi ro. Các nhiệm vụ tính toán ngày càng phức tạp và thậm chí một lỗi nhỏ trong quá trình nhập dữ liệu cũng có thể gây sai sót hoàn toàn trong kết quả cuối cùng, ảnh hưởng đến công việc, dự án và cả doanh nghiệp.

Cố gắng tập trung tất cả công việc và dữ liệu vào bảng tính chỉ đẩy doanh nghiệp vào tình trạng bị động, gây trở ngại cho tiến độ và giảm năng suất làm việc. Điều này có thể dẫn đến giảm doanh thu và trong thời gian dài, doanh nghiệp có thể bị tụt lại so với các đối thủ cạnh tranh khác.
Chính vì thế, để quản lý công việc hiệu quả, doanh nghiệp cần có một phần mềm quản lý chuyên dụng để có thể quản lý hiệu quả, tối ưu hiệu suất nhân viên như Phần mềm quản lý công việc 1BOSS WORK+

Quản lý hiệu quả với phần mềm quản lý công việc 1BOSS WORKS

1BOSS WORk quản lý công việc văn phòng chuyên nghiệp, tự động

Phần mềm quản lý công việc 1BOSS WORKS giúp công việc đạt kết quả tốt vượt bậc thông qua việc hỗ trợ nhân sự lên kế hoạch công việc chi tiết, bài bản, quản lý các vấn đề phát sinh và theo dõi sát sao từ A đến Z

Một số tính năng của phần mềm quản lý công việc 1BOSS WORKS

Thiết lập kế hoạch, giao việc thông minh

• Lên kế hoạch công việc chuyên môn. Khởi tạo danh sách checklist công việc chỉ tiết, mang tính thực tế cao
• Phân công cụ thể theo từng phòng ban, chức năng hay vị trí chuyên môn
• Công việc được tự động cập nhật ở lịch biểu công việc từng cá nhân

​Giám sát công việc sát sao, chi tiết

• Linh hoạt truy cập, theo dõi và thực hiện công việc mọi lúc mọi nơi.
• Theo dõi, đánh giá chuẩn xác
• Thiết lập công việc và thời gian thực hiện
• Quản lý checklist và giám sát tiến độ bằng Kanban, Listview
• Nhắc nhở tự động, cảnh báo khi có deadline hoặc vấn đề phát sinh​.

Tiêu chuẩn hóa công việc, quy trình 

• Tự động hóa 80% công việc lặp lại định kỳ
• Thiết lập quy trình làm giữa các cá nhân và phòng ban hiệu quả
• Tự động tổng hợp số liệu, báo cáo chỉ tiết theo từng phòng ban, cá nhân, nhóm, dự án,...
• Mẫu báo cáo trực quan, đa dạng.

Với các tính năng hữu ích, chuyên sâu 1BOSS WORKS giúp doanh nghiệp:

​Tự động hóa 80-% công việc

Thiết lập linh hoạt dạng công việc, tiêu chuẩn và tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại trong suốt 365 ngày

Kiểm soát tốt 20% công việc phát sinh

Phát hiện, xử lý nhanh và triệt để các vấn đề nằm ngoài dự kiến. Quản lý và kiếm soát các công việc phát sinh

Tạm kết

Được thiết kế như một công cụ chuyên sâu để quản lý công việc, phần mềm quản lý công việc 1BOSS WORK hứa hẹn sẽ mang lại hiệu quả, giảm thiểu tối đa các đầu việc thừa thãi, không cần thiết, tiết kiệm thời gian và các chi phí ẩn, tăng năng suất làm việc của nhân viên.

Ban biên tập 1BOSS

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho