Hệ thống ERP đã quá quen thuộc với hầu hết các công ty, doanh nghiệp. Đây là phần mềm dùng để quản lý tập hợp dữ liệu của từng bộ phận độc lập; hay thậm chí là cả một doanh nghiệp lớn với nhiều chi nhánh riêng biệt. Trước đây, các giải pháp ERP thường được triển khai dưới dạng On-Premise, tức là sẽ được đặt trong cơ sở hạ tầng máy chủ của doanh nghiệp. Và được cập nhật, bảo trì bởi đội ngũ riêng.Song, bởi những bất cập mà dạng ERP truyền thống mang lại như: bộ máy cồng kềnh, chi phí đắt đỏ, triển khai lâu,… Mà một dạng phiên bản phần mềm khác đã ra đời, với mong muốn phục vụ công tác quản trị đơn giản, hiệu quả và không tốn quá nhiều chi phí. Tên gọi của phiên bản này là: Cloud ERP.
Hệ thống Cloud ERP là gì?
Đúng với cái tên của nó, Cloud ERP là phần mềm hoạt động dựa trên các đám mây; chứ không phải dựa cơ sở hạ tầng máy chủ của doanh nghiệp. Giúp các doanh nghiệp linh hoạt và chủ động hơn trong hoạt động chia sẻ thông tin giữa các phòng ban. Đồng thời tích hợp các phân hệ chức năng thành một hệ thống quản trị hoàn chỉnh; giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru.
Nói một cách dễ hiểu hơn, hệ thống ERP dựa trên điện toán đám mây chính là một nguồn cơ sở dữ liệu, hỗ trợ quản trị đa chức năng; cho phép nhân viên tại những bộ phận khác nhau sử dụng các thông tin trên hệ thống để thực hiện một công việc hoặc nhu cầu cụ thể.
Ví dụ:
Phần mềm 1BOSS Cloud ERP là phần mềm quản trị doanh nghiệp được kiến tạo phát triển trên nền tảng điện toán đám mây. Cho phép doanh nghiệp đơn giản hóa khả năng quản trị năng suất hoạt động thông qua các ứng dụng công nghệ 4.0 hiện đại như: kết nối API đa kênh đa chiều; dễ dàng truy cập internet mọi lúc mọi nơi chỉ cần có kết nối internet;...
Tìm hiểu chi tiết về công nghệ Cloud qua bài viết sau:
Cloud ERP có thể bắt đầu đi vào vận hành trong thời gian ngắn hơn
Đối với giai đoạn triển khai Cloud ERP
-
Khả năng nâng cấp tự động: Cập nhật và nâng cấp nhanh chóng và liên tục. Doanh nghiệp không phải trực tiếp thực thi hoặc chỉ đạo công tác nâng cấp như hệ thống ERP On-premise.
-
Chi phí thấp hơn: Cloud ERP có mức chi phí rẻ hơn và thường trả theo cước tháng/ năm. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoảng chi phí lớn trước mắt; để đầu tư vào các nguồn vốn sinh lãi.
-
Tốc độ triển khai nhanh: Cloud ERP có thể bắt đầu đi vào vận hành trong thời gian ngắn hơn. Việc triển khai và thực hiện này cũng đáng tin cậy. Và thường cung cấp đầy đủ các quyền truy cập dữ liệu trong thời gian thực từ mọi nơi một cách dễ dàng.
-
Đơn giản hóa công tác quản lý: Khi các nhà cung cấp Cloud ERP đảm nhận các trong trách về quản lý hệ thống. Doanh nghiệp sẽ có thời gian tập trung vào chuyên môn của mình. Từ đó dễ dàng tập trung tăng trưởng kinh doanh và cạnh tranh trong tương lai.
Đối với giai đoạn vận hành Cloud ERP
- Truy cập mọi lúc mọi nơi: Cloud ERP được phát triển dựa trên nền tảng điện toán đám mây kết hợp với hệ thống API phong phú; giúp người dùng truy cập có thể truy cập trên đa dạng các thiết bị, bất cứ nơi đâu và bất kì lúc nào. Miễn là có kết nối với Internet.
- Tự động sao lưu và khôi phục: Tích hợp các công nghệ hiện đại như Trí tuệ nhân tạo (AI), Internet vạn vật (IoT),… giúp phần mềm tự động sao lưu và lưu trữ dữ liệu mỗi khi mất kết nối với internet. Hạn chế thất thoát dữ liệu tối đa.
- Kho lưu trữ khổng lồ: Nền tảng Cloud cho phép doanh nghiệp lưu trữ không giới hạn, hệ thống hóa thông tin dữ liệu. Và đương nhiên, doanh nghiệp sẽ không còn lo lắng bị mất dữ liệu do những lý do khách quan (cháy nổ, hư máy tính, mất dữ liệu tại máy chủ,…).
- Chính sách bảo mật và tuân thủ: Các nhà cung cấp Cloud ERP luôn tuân thủ tuyệt đối chính sách bảo mật; và hỗ trợ bảo mật tốt cho khách hàng.
Cloud ERP vs On-Premise ERP đều là những giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp đang được quan tâm nhất hiện nay. Ban đâu là trên thế giới, và giờ thì là cả ở Việt Nam. Nhưng giữa chúng có gì khác nhau? Nên chọn hệ thống ERP nào? Đây là những câu hỏi mà không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ. Bài viết sau sẽ giúp các doanh nghiệp giải đáp những câu hỏi trên một cách chi tiết và chính xác nhất.
Bấm vào ảnh để đăng ký tư vấn triển khai hệ thống 1BOSS Cloud ERP nhanh nhất
On-premise là gì?
“On-premise là gì” hay “Onpremise ERP là gì” luôn là câu hỏi được các doanh nghiệp quan tâm. Có thể hiểu như sau:
Phần mềm On-Premise ERP là hệ thống được triển khai cục bộ ngay trên phần cứng và máy chủ của chính doanh nghiệp sử dụng. Và được các nhân viên công nghệ thông tin của doanh nghiệp đó quản lý. Kiểu hệ thống ERP này được chọn vì nó mang lại tính tự chủ hơn cho doanh nghiệp trong quá trình thực hiện.
Để triển khai một bộ máy On-Premise ERP; doanh nghiệp thường phải chi trả một khoản tiền khá lớn. Bao gồm nhiều khoản chi phí như: chi phí phần mềm; chi phí phần cứng; chi phí server; chi phí thiết bị vận hành;… Tuy nhiên, khoản chi phí này lại thường chỉ tốn một lần, và không phải phát sinh hàng tháng như dạng Cloud ERP.
Mặt khác, để vận hành hệ thống On-Premise ERP; doanh nghiệp cần phải có một đội ngũ IT giàu kinh nghiệm. Đội ngũ này sẽ là người chịu trách nhiệm chính về các hoạt động của phần mềm. Trong đó, bao gồm cả vấn đề bảo trì phần cứng, tùy chỉnh, nâng cấp,…
Lợi ích của phần mềm On-premise ERP
Tổng chi phí sở hữu thấp
Tuy chi phí triển khai On-Premise ERP khá cao, song, nếu xét ở góc nhìn tổng thể thì tổng chi phí sở hữu On-Premise ERP thấp hơn nhiều so với Cloud ERP. Bởi doanh nghiệp chỉ cần chi trả cho giấy phép sử dụng một lần duy nhất; mà không phải phát sinh chi phí hàng tháng.
Tính bảo mật cao
Khi cài đặt phần mềm On-premise ERP; tất cả nền tảng dữ liệu (bao gồm cả phần cứng và ứng dụng) đều thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp có thể toàn quyền quyết định hay thay đổi cấu hình, nâng cấp bộ máy,… Tính bảo mật cũng trở nên tuyệt đối bởi tất cả các dữ liệu của doanh nghiệp đều thuộc quyền nội bộ; không bị quản lý bởi bất kì bên thứ 3 nào,
Không phụ thuộc vào kết nối internet
On-premise ERP hoạt động chủ yếu trên kết nối mạng LAN; vì vậy doanh nghiệp không phải bị chi phối vào kết nối internet hay các yếu tố ngoài luồng để truy xuất vào dịch vụ của mình.
Mỗi giải pháp ERP khác nhau sẽ có những ưu và nhược điểm khác nhau. Vì vậy để quyết định nên sử dụng phần mềm nào; doanh nghiệp cần phải nắm rõ các ưu nhược điểm của từng giải pháp. Sau đây là những ưu nhược điểm mà căn cứ vào đó, doanh nghiệp có thể xác định xem doanh nghiệp mình phù hợp để sử dụng loại hệ thống ERP nào.
So sánh tính bảo mật của hệ thống Cloud ERP VS On-premise ERP
Ở hệ thống On-premise ERP doanh nghiệp có toàn quyền đối với mọi dữ liệu của mình; cũng như khả năng kiểm soát tất cả những thao tác và thay đổi với dữ liệu đó. Do đó mà On-premise ERP sẽ sở hữu độ bảo mật khá cao. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động giải quyết các vấn đề có liên quan tới hệ thống của mình.
Nhưng đối với Cloud ERP, thì mọi dữ liệu và khóa mã hóa đều được lưu trữ và chịu sự quản lý của các cung cấp phần mềm; chứ không phải công ty. Nhưng doanh nghiệp an tâm là đa số các nhà cung ứng sẽ đều cố gắng để bảo mật hệ thống một cách tối đa; nên doanh nghiệp có thể yên tâm sử dụng.
Khi sử dụng hệ thống On-premise ERP, các tài nguyên đều được triển khai ngay trong nội bộ doanh nghiệp; nằm trọn vẹn trong cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của chính doanh nghiệp. Còn ở hệ thống Cloud ERP thì các tài nguyên đều được lưu trữ ở cơ sở của phía nhà cung cấp dịch vụ.
Nhìn chung hệ thống On-premise ERP có khả năng tự tùy chỉnh nhiều cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Nhưng cũng chính vì vậy mà nó sẽ tốn khá nhiều thời gian và chi phí so với hệ thống Cloud ERP. Còn với các hệ thống Cloud ERP, do hoạt động dựa trên nền tảng đám mây Cloud; nên các giải pháp ERP sẽ mang lại sự ổn định cao hơn. Nhà cung cấp sẽ tự giải quyết các tùy chỉnh cần thiết.
So sánh tính tùy chỉnh của hệ thống Cloud ERP VS On-premise ERP
Với On-premise ERP, các doanh nghiệp sẽ phải tự mình kiểm soát và tiến hành nâng cấp phần mềm. Do đó mà khi triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp sẽ mất thời gian khá lâu. Trung bình khoảng 6 tháng đến 12 tháng, đôi khi sẽ lâu hơn. Song song với thời gian triển khai lâu, doanh nghiệp cũng cần phải có một đội ngũ công nghệ thông tin tốt thì mới có thể triển khai và sử dụng được. Còn với Cloud ERP, các tổ chức chỉ được kiểm soát một phần quá trình thực hiện; và cũng ít tốn thời gian hơn.
Ngoài việc căn cứ vào các ưu nhược điểm của từng hệ thống ERP để xác định được doanh nghiệp phù hợp với loại ERP nào; thì đây là các bước mà doanh nghiệp có thể làm theo để tiến hành khi lựa chọn phần mềm ERP. Bao gồm 8 bước:
Cho dù chọn sẽ sử dụng Cloud ERP hay On-premise ERP; thì tiến hành họp để lấy ý kiến chung không bao giờ là chuyện dư thừa. Hãy họp cùng các thành viên trong lãnh đạo; và có được những cuộc nói chuyện căn bản về ERP. Và đảm bảo rằng mọi người đều rõ ràng về cách mà bạn sẽ đánh giá các nhà cung cấp ERP.
Hãy quan sát và phân tích thật kỹ tình hình kinh doanh cũng như các hoạt động hiện tại của doanh nghiệp bạn; để có thể xác định chính xác những hoạt động nào đang cho diễn ra tốt; những thách thức nào mà doanh nghiệp đang gặp phải; cũng như tất cả những yêu cầu cần có để có thể mở rộng hoặc cải thiện các hoạt động đó.
Bạn cần tiến hành xây dựng các tiêu chí chuẩn nhất để sử dụng trong việc đánh giá các nhà cung cấp. Các tiêu chí này có thể bao gồm những tính năng của hệ thống, nền tảng, giá cả; hay bất cứ điều gì mà doanh nghiệp bạn xem là quan trọng.
Bạn cần lên lịch hẹn với phía nhà cung cấp hệ thống ERP. Bao gồm các cuộc điện thoại, gặp trực tuyến hoặc gặp mặt trực tiếp với các đại diện của phía nhà cung cấp; những đơn vị nằm trong danh sách bạn đang xem xét. Nên lưu ý cần cố gắng ghi nhận lại sự khác biệt; và nổi bật nhất của các nhà cung cấp.
Cho dù thiêng về Cloud ERP vs On-premise ERP thì sau khi đã gặp và trao đổi; doanh nghiệp cũng cần xem xét và tiến hành thu hẹp danh sách xuống còn 2-3 ứng viên phù hợp nhất. Đây chính là những đối tác mà bạn sẽ theo dõi lâu dài hơn; để có thể lựa chọn được phần mềm phù hợp.
Tiến hành liên hệ những nhà cung cấp trong danh sách rút gọn và lên lịch cho các cuộc gặp mặt tiếp theo. Thông qua đó có thể tìm hiểu kỹ lưỡng về phần mềm ERP. Lưu ý các cuộc gặp cần cách nhau khoảng thời gian thích hợp. Để đôi bên chuẩn bị tốt nhất có thể.
Hãy chuẩn bị các câu hỏi mà bạn muốn được giải đáp trong buổi gặp. Điều này là vô cùng quan trọng. Bởi vì nó giúp doanh nghiệp có thể có được một danh sách các câu hỏi chất lượng và cấp thiết nhất liên quan đến hệ thống ERP. Đồng thời tiết kiệm thời gian, tránh các khoảng thời gian “chết” trong suốt buổi gặp mặt. Một số câu hỏi mang tính quan trọng như:
- Phần mềm ERP có khả năng linh hoạt, tùy chỉnh như thế nào?
- Các chính sách hỗ trợ về giá và dịch vụ khi tiến hành triển khai. Đặc biệt là chính sách đào tào sử dụng phần mềm
- Có chính sách tự động nâng cấp, cập nhật phần mềm hay không?
- …
Nói chuyện với các khách hàng đã sử dụng hệ thống ERP từ nhà cung cấp. Cố gắng nhận càng nhiều thông tin càng tốt. Thông qua đó có thể chắc chắn hơn về quyết định của mình. Sau khi đã lựa chọn thì hãy dành thời gian xác định phạm vi toàn dự án một cách hoàn chỉnh. Cuối cùng làm việc trực tiếp với nhà cung cấp ERP để lập các mốc quan trọng để dự án ERP thành công.
Kiểm tra các tài liệu tham khảo và khách hàng
Cloud ERP vs On-premise ERP đều là những giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp đang được quan tâm nhất hiện nay. Ban đâu là trên thế giới, và giờ thì là cả ở Việt Nam. Nhưng giữa chúng có gì khác nhau? Nên chọn hệ thống ERP nào? Đây là những câu hỏi mà không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ. Bài viết sau sẽ giúp các doanh nghiệp giải đáp những câu hỏi trên một cách chi tiết và chính xác nhất.
Nhìn chung, hệ thống Cloud ERP hay On-premise ERP cũng đều có tính khả dụng rất cao; và đáp ứng được những nhu cầu cơ bản nhất cho tất cả các bộ phận/đơn vị kinh doanh của doanh nghiệp. Tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên có thể làm việc ở bất cứ đâu. Đồng thời cung cấp cái nhìn thống nhất cho chủ doanh nghiệp; và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực realtime.
Bạn có thể tham khảo bài viết sau để hiểu chính xác chất lượng của phần mềm ERP hay khả năng của nhà cung cấp:
Lựa chọn phần mềm Cloud ERP vs On-premise ERP sẽ đều có những ưu và nhược điểm riêng. Việc lựa chọn phần mềm nào còn tùy thuộc vào bản chất, nhu cầu sử dụng của mỗi doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp còn chưa rõ về các lợi ích cũng như các ưu nhược điểm của mỗi phần mềm; chưa rõ được phần mềm nào là phù hợp với doanh nghiệp.
1BOSS kế thừa hơn 19+ năm kinh nghiệm triển khai ERP cho hơn 3200+ khách hàng của ASOFT; hứa hẹn mang lại các giải pháp tối ưu và phù hợp nhất cho vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải.
Bạn có thể tham khảo một số giải pháp ERP theo đặc thù ngành của 1BOSS tại đây:
Ban Biên Tập 1BOSS.
1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại.
Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:
Xem thêm một số bài viết liên quan:
