​Lợi ích của triển khai ERP

Hiện nay các phần mềm ERP đã trở nên khá thông dụng ở cả Việt Nam

Không chỉ trên thế giới, mà hiện nay các phần mềm ERP đã trở nên khá thông dụng ở cả Việt Nam. Vì chúng mang lại lợi ích rất lớn cho doanh nghiệp. Có thể kể đến như:

• Thông tin được chia sẻ, tập trung trên một hệ thống: Hệ thống bao gồm phân hệ và các nhóm phân hệ. Được liên kết chặt chẽ và kế thừa dữ liệu hiệu quả
• Thông tin được cập nhật theo thời gian thực realtime và chính xác, giúp tăng năng suất hoạt động: Theo dõi hàng tồn kho chính xác; lên kế hoạch và tính toán năng suất hoạt động của cơ sở vật chất và nguồn lực; phân bổ nguồn lực hiệu quả; giảm chi phí sản xuất; tăng năng suất hoạt động
• Công tác quản lý hiệu quả, rõ ràng, loại bỏ toàn bộ các công việc mang tính trùng hay lặp lại: Giảm chi phí quản lý nhân sự; tính toán chính xác lương thưởng/huê hồng; phân công các đầu việc rõ ràng và hiệu quả
• Kiểm tra và quản lý dự án hiệu quả: Đồng nhất chất lượng sản phẩm, phân bổ nhân lực phù hợp với dự án

Để biết phần mềm ERP là gì, các vấn đề cốt lõi của phần mềm ERP,... bạn có thể xem qua bài viết sau:

• Hệ thống ERP là gì? Tất cả những điều bạn cần biết về hệ thống ERP trong doanh nghiệp

Các hạn chế cần lưu ý khi triển khai phần mềm ERP

Đối với doanh nghiệp, triển khai erp chắc chắn đã và sẽ mang lại vô vàn lợi ích cho các doanh nghiệp. Với những tính năng và ưu điểm nổi bật như: tối ưu chi phí vận hành; quản lý tập trung; nâng cao năng suất; kết nối dữ liệu;… Nhưng ngoài những lợi ích to lớn này thì phần mềm ERP có những hạn chế và nhược điểm khá khó để khắc phục. Chúng gây hại trực tiếp hoặc gián tiếp đến cơ chế vận hành và kết quả hoạt động của chính doanh nghiệp. Sau đây là 4 hạn chế thường thấy trong quy trình triển khai ERP.

Hạn chế trong chi phí triển khai ERP

Chi phí triển khai ERP là một trong những điều đầu tiên phải kể tới. Vì nó mang tính ảnh hưởng lớn và trực tiếp tới quyết định lựa chọn sẽ triển khai phần mềm ERP nào. Nhưng cũng tùy thuộc lựa chọn của chủ doanh nghiệp mà sẽ phát sinh ra các khoản chi phí triển khai ERP khác như:

• Các chi phí bản quyền (Đây là khoản chi phí thường phát sinh nếu doanh nghiệp chọn các nhà cung cấp ngoại quốc, như Oracle, SAP, Info,…)
• Các khoản chi phí tư vấn cũng như triển khai phần mềm
• Các khoản chi phí phát sinh vào các đợt bảo trì định kỳ
• Các khoản chi phí lắp đặt và cài đặt. Phí này chỉ phát sinh đối với phần mềm On-premise ERP vốn được cài đặt tại chỗ
• Các khoản chi phí cho việc đào tạo vận hành
• Các khoản chi phí nâng cấp phần mềm khác
• …

Doanh nghiệp sẽ chọn triển khai ERP nào sẽ phụ thuộc rất nhiều vào chi phí

Doanh nghiệp sẽ cần chi trả khoảng từ vài triệu cho tới vài tỷ đồng; tùy thuộc vào lựa chọn và mức giá mà nhà cung cấp đưa ra. Doanh nghiệp cần phải suy xét thật kỹ trước khi quyết định lựa chọn sử dụng phần mềm ERP nào. Bởi vì không phải cứ càng chi nhiều tiền thì phần mềm ERP nhận được sẽ càng tốt. Điều quan trọng đầu tiên đó chính là phần mềm đó phải phù hợp với quy mô và bản chất doanh nghiệp.

Hạn chế của triển khai ERP về mặt thời gian

Đây là hạn chế này thường gặp ở các doanh nghiệp sử dụng dùng phần mềm ERP Customize. Lý do là vì đây là phần mềm ERP rất sát với nhu cầu cũng như tình trạng doanh nghiệp. Đặc biệt là khi so sánh với các phần mềm đóng gói đại trà với những tính năng được thiết kế sẵn. Tuy nhiên, các giai đoạn triển khai ERP Customize lại mất khá nhiều thời gian; do tính chất linh hoạt điều chỉnh tính năng theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Thời gian triển khai ERP customize sẽ phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố bên ngoài. Ví dụ: mức độ điều chỉnh, các yếu tố ngoại cảnh và khả năng từ phía nhà cung cấp,… Trung bình thời gian để triển khai hoàn chỉnh phần mềm ERP customize là từ 3 tháng cho đến 3 năm. Hoặc có khi hơn nữa.

Theo thống kê mới nhất thì có đến hơn 70% doanh nghiệp bị trễ tiến độ so với kế hoạch trước đó trong quy trình triển khai ERP. Vì thế, để có thể kiểm soát tốt vấn đề thời gian; doanh nghiệp cần xác định và lên kế hoạch lộ trình chặt chẽ. Kiểm định kỹ các rủi ro có thể xảy ra để chuẩn bị trước các phương án xử lý ngay. Ngoài ra, bản thân doanh nghiệp cũng cần xác định kỳ vọng và các nhu cầu hay mong muốn của mình; nhằm tránh tối đa các sai sót có thể phạm phải khi bắt đầu triển khai phần mềm ERP.

Hạn chế của ERP về vấn đề nhân sự

Đây là một trong những hạn chế của ERP mà không nhiều người để ý tới. Nhưng nó lại chính là vấn đề lớn nhất khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc triển khai dự án ERP vào hệ thống. Hoặc đôi khi là dẫn đến thất bại thảm hại. Vậy vấn đề nhân sự mà doanh nghiệp triển khai ERP sẽ gặp phải là gì?

Các hạn chế khi triển khai ERP về vấn đề nhân sự 

Các vấn đề từ phía lãnh đạo

Lãnh đạo là những người quyết định con đường cũng như hướng đi cho doanh nghiệp trước; trong và cả sau khi triển khai ERP. Vì vậy nếu lãnh đạo không nắm rõ con đường mình sẽ đi hay đích mình sẽ tới; thì dự án sẽ chẳng thể đi tới mục tiêu cuối cùng được. Khi đó, không chỉ triển khai dự án ERP thất bại; doanh nghiệp còn lãng phí một nguồn ngân sách rất lớn do đã đầu tư nhiều vào dự án này mà vẫn thất bại.

Các vấn đề từ phía nhân viên công ty khi triển khai ERP

Cho dù thần thánh cách mấy thì phần mềm xét cho cùng cũng chỉ là công cụ hỗ trợ. Và yếu tố quan trọng nhất phải kể đến đầu tiên đó chính là con người; hay chính xác hơn là người trực tiếp sử dụng phần mềm. Do đó, doanh nghiệp cần chú trọng đến nhân viên công ty – họ chính là người sẽ sử dụng phần mềm dài hạn; ngay từ những bước chập chững đầu tiên khi triển khai ERP, chứ không phải ai khác.

Theo đó, chủ doanh nghiệp cần xác định chính xác nhân viên sẽ phản ứng như nào khi phần mềm bắt đầu được đưa vào hoạt động. Đôi khi đó có thể sẽ là những phản ứng tiêu cực, từ chối hay bất hợp tác với các phần mềm. Vì chúng làm thay đổi gần như toàn bộ các thói quen công việc, quyền lợi của mỗi người. Doanh nghiệp nên lường trước và chuẩn bị các phương án backup nhằm hạn chế tới mức tối thiểu các tình trạng này.

Hạn chế của ERP về vấn đề giao diện

Hạn chế về giao diện trước đây

Khi mới được đưa vào sử dụng, lẽ dĩ nhiên, các ứng dụng quản lý doanh nghiệp sẽ có giao diện khô khan và khá phức tạp; gây vô vàn khó khăn cho người sử dụng. Hạn chế của ERP được thể hiện rõ ràng nhất là ở những người có ít chuyên môn hoặc không thường xuyên sử dụng các hệ thống công nghệ thông tin (CNTT). Đây là một số tác hại có có:

• Mất khá nhiều thời gian và các khoản chi phí phát sinh để đào tạo cho nhân viên sử dụng phần mềm thành thạo
• Gây ra những hiểu nhầm không đáng có chỉ vì giao diện không rõ ràng, thiếu trực quan
• Nếu người sử dụng không có nhiều chuyên môn về CNTT thì đôi khi sẽ khó hiểu các quy trình nghiệp vụ
• …

Ở các giao diện của phần mềm ERP cũ, màn hình sẽ là dày đặc các con số và trình đơn. Thông tin sẽ được trình bày theo hướng “đẩy lên” thay vì phụ thuộc vào nhu cầu người dùng. Vì vậy mà người dùng khó khai thác được đầy đủ tính năng khi triển khai phần mềm ERP.

Giao diện tiêu biểu của ERP thế hệ cũ vào tháng 6 năm 2004

Những thay đổi đáng ghi nhận

Ngày nay, các đơn vị triển khai phần mềm ERP đã cố gắng làm mới lại giao diện người dùng; nhằm cải thiện nghiệm người dùng. Mục đích là tăng tính thân thiện, thông minh và trực quan cho ERP. Bên cạnh đó, các báo cáo cũng là một thế mạnh cực lớn của ERP. Và thực tế chúng cũng đã luôn được cải tiến theo thời gian. Các bảng biểu, chart và biểu đồ trong phần mềm ERP giúp các doanh nghiệp dễ dàng nắm được tình hình; và tìm ra vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải. Và ngày nay chúng càng được nâng cấp để có thể cung cấp những báo cáo, biểu đồ sinh động và đa dạng hơn cho người dùng.

Tạm kết

Triển khai ERP chính là một phần không thể của doanh nghiệp trên con đường số hóa 4.0; vì những lợi ích khó có thể thay thế mà phần mềm này mang lại. Nhưng sự lựa chọn nào cũng có những mặt lợi hại của nó và tất nhiên cũng sẽ có những hạn chế nhất định. Doanh nghiệp cần hiểu rõ về những hạn chế của ERP; để có thể lựa chọn đúng phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp mình.

1BOSS kế thừa kinh nghiệm hơn 18 năm hợp tác triển khai ERP cho hơn 3200+ doanh nghiệp trong và ngoài nước của của Công ty cổ phần ASOFT. 1BOSS Cloud ERP được nghiên cứu triển khai với mong muốn hỗ trợ các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ đơn giản hóa công tác quản lý; tự động hóa các nghiệp vụ công việc với nền tảng công nghệ hiện đại.

Một số giải pháp quản lý doanh nghiệp nổi bật của chúng tôi:

• Giải pháp ERP cho đặc thù ngành Dịch vụ
• Giải pháp ERP cho đặc thù ngành Sản xuất - Phân phối
• Giải pháp ERP cho đặc thù ngành Thương mại - Bán lẻ
• Giải pháp ERP cho đặc thù ngành Dự án - Xây dựng

Ban Biên Tập 1BOSS.

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho 

Một số bài viết liên quan:

• Checklist 15 vấn đề khi lập kế hoạch sản xuất. Cách lập quy trình quản lý sản xuất từ A – Z
• 9 Bước lập kế hoạch dự án kinh doanh cho người mới bắt đầu
• Nguyên tắc 80 20 - Quy luật vàng trong quản trị năng suất cho doanh nghiệp