Xem thêm một số bài viết liên quan:

• Milestone là gì? Làm thế nào để quản lý milestone dự án dễ dàng?
• Cách xây dựng quy trình quản lý dự án theo chuẩn quốc tế PMI
• 5 lời khuyên giúp quản lý tiến độ công việc dự án hiệu quả

Lý do cần dùng phần mềm quản lý dự án trên điện thoại?

Phần mềm quản lý dự án trên điện thoại giúp quản lý 24/7

Lý do dễ thấy nhất mà doanh nghiệp cần sử dụng app quản lý dự án đó là chính khả năng quản lý 24/7. Giúp cấp quản lý giám sát tiến độ công việc 24/7, mọi lúc mọi nơi. Từ đó kịp thời điều chỉnh và xử lý các vấn đề nhanh chóng; tránh phát sinh các vấn đề khác.

Phần mềm quản lý dự án trên điện thoại giúp cấp quản lý giám sát dự án mọi lúc mọi nơi

Sắp xếp công việc đắc lực

Trễ deadline, quên việc, bỏ sót việc,… là những vấn đề mà doanh nghiệp thường hay gặp phải trong quá trình thực hiện các dự án và công việc. Cũng giống như khi sử dụng trên nền tảng web; phần mềm quản lý dự án trên điện thoại cũng giúp nhân viên sắp xếp công việc hợp lý. Theo đó, nhân viên có thể theo dõi và xem các công việc một cách chi tiết. Bao gồm: nội dung công việc, thời hạn thực hiện, deadline, người hỗ trợ, đồng thời báo cáo kịp thời và realtime kết quả công việc cho cấp quản lý. Ngoài ra phần mềm còn có tính năng nhắc nhở khi trễ task, sắp hết hạn; giúp người dùng không bị sót các công việc được giao.

Cấp quản lý dễ dàng giám sát dự án toàn diện

Các phần mềm quản lý dự án trên điện thoại cung cấp cho cấp quản lý một cái nhìn tổng thể về toàn bộ dự án, công việc. Giúp nhà quản trị dễ dàng phát hiện được các vấn đề, và đưa ra hướng xử lý nhanh chóng. Ngoài ra, phần mềm này, cho dù sử dụng trên nền tảng web hay mobile, cũng đều được đánh giá cao về tính minh bạch. Tính minh bạch này thể hiện rõ ở các phần: phân chia công việc cụ thể; phân quyền khoa học; dữ liệu được cập nhật tự động theo thuật toán sẵn có;… Đặc biệt là hệ thống báo cáo đa dạng, linh hoạt theo nhu cầu của người dùng. Nhờ vậy mà cấp quản lý có thể dễ dàng theo dõi, nắm số liệu và định hướng tiếp theo.

Tối ưu hiệu quả teamwork

Một trong những ích lợi mà phần mềm quản lý dự án trên điện thoại mang lại cho doanh nghiệp, chính là tối ưu hóa hiệu quả phối hợp công việc giữa các cá nhân, các nhóm trong một dự án. Với cách quản lý công việc – dự án thủ công, quá trình làm việc, chuyển giao thông tin giữa các phòng ban và cá nhân bị chậm đi rất nhiều. Nguyên nhân là workflow còn gặp nhiều cản trở. Với cách quản lý bằng phần mềm trên mobile, luồng công việc được đả thông các vấn đề đang tắc nghẽn. Nhờ các tính năng hiện đại và công nghệ mới; mà người dùng có thể trao đổi thông tin rõ ràng, minh bạch ngay trên hệ thống; có thể bàn giao công việc mà không giới hạn về không gian và thời gian.

Hoạt động teamwork tốt hơn nhờ có app quản lý dự án

Tiêu chí chọn phần mềm quản lý dự án trên điện thoại

Tính năng đầy đủ

Tính năng chính là tiêu chí đầu tiên để doanh nghiệp lựa chọn được một phần mềm quản lý dự án trên điện thoại. Theo đó, doanh nghiệp cần xác định nhu cầu nội tại của mình khi tiến hành tìm kiếm một phần mềm quản lý. Một số tính năng doanh nghiệp có thể tham khảo như sau: 

• Hỗ trợ lập kế hoạch, giám sát tiến độ: Tính năng giúp cấp quản lý lên kế hoạch dự án dựa theo mục tiêu đề ra, nguồn nhân lực, tài chính,… Đồng thời có tính năng nhắc nhở khi sắp tới deadline; để nhân viên có thể theo dõi công việc dễ dàng, bám sát mục tiêu và hoàn thành đúng deadline.
• Cung cấp báo cáo đa dạng: Phần mềm cần cung cấp đa dạng các loại báo cáo. Ví dụ: phần trăm hoàn thành task; hiệu suất kết quả làm việc của từng cá nhân; so sánh chi phí bỏ ra và doanh thu thu về;… Các báo cáo cần phải được cập nhật theo thời gian thực, càng nhanh chóng và trực quan càng tốt. Tính năng này giúp nhà quản lý nắm được ưu nhược điểm của nguồn lực hiện có. Từ đó mà ra quyết định phân bổ hiệu quả chính xác, hiệu quả.
• Khả năng phân quyền khoa học: Phân quyền khoa học, hợp lý là một tính năng cần phải có để công việc được giao cho đúng người thực hiện; và được giám sát bởi đúng người có chuyên môn, chức vụ phù hợp trong tổ chức. Việc này giúp tránh được tình trạng nhân viên không tham gia vào công việc hoặc “vượt cấp”.
• Phân loại và sắp xếp: Đây là một tính năng giúp người dùng dễ dàng nhận biết, phân loại và sắp xếp các công việc trong suốt dự án. Theo đó, họ sẽ ưu tiên các task quan trọng và deadline kề cận. Tránh việc bị trùng deadline và công việc bị trì trệ.
• Cung cấp khả năng trao đổi và kết nối hiệu quả: Phần mềm quản lý dự án trên điện thoại tốt cần cung cấp tính năng trao đổi đa dạng như: chat, bình luận, tag tên nhân sự trong dự án,… Việc này giúp công việc trong nhóm được xuyên suốt, tương tác tốt để tạo ra hiệu quả cao.

App quản lý dự án cần có đầy đủ tính năng, báo cáo như khi chạy trên nền tảng web

Phần mềm quản lý dự án trên điện thoại cần phải dễ sử dụng

Sử dụng các phần mềm quản lý dự án trên điện thoại thay cho các cách quản lý công việc truyền thống cũng chỉ nhằm tăng tính tiện lợi và hiệu quả. Vì vậy mà phần mềm cần đáp ứng được tính thân thiện với người dùng; giao diện dễ nhìn và thao tác càng đơn giản càng tốt.

Nếu giao diện của app quản lý dự án khó nhìn, thao tác sử dụng phức tạp, và thậm chí nhiều thao tác “thừa”; sẽ khiến người dùng cảm thấy khó chịu khi làm việc, tốn rất nhiều thời gian. Đây chắc chắn là điều trái ngược với lý do chuyển đổi số doanh nghiệp ra đời.

Khả năng đáp ứng trong tương lai

Khi quan tâm về phần mềm, doanh nghiệp cần quan tâm thêm về nền tảng công nghệ và đơn vị cung cấp phần mềm đó. Vì nó quyết định xem phần mềm có thể đáp ứng khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hay không. Một số vấn đề cần quan tâm bao gồm:

• Khả năng kết nối các phần mềm hay ứng dụng của bên thứ 3
• Phần mềm có khả năng tăng dung lượng lưu trữ, đáp ứng số lượng người dùng tăng lên không
• Tính bảo mật của công nghệ và mức độ uy tín của công ty
• Dịch vụ đào tạo, hướng dẫn sử dụng phần mềm và hậu mãi cho khách hàng có tốt không

Tạm kết

Phần mềm quản lý dự án trên điện thoại là phần mềm quản lý quan trọng ở các dự án lớn. Vì nó cung cấp khả năng truy cập, giám sát dự án 24/7. Đây chính là ưu điểm lớn nhất mà phần mềm sử dụng trên nền tảng web không có được. Vì vậy nhu cầu tìm kiếm một phần mềm quản lý trên mobile rất cao. Tuy nhiên không phải phần mềm nào cũng đáp ứng đúng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Rất nhiều trường hợp phần mềm chỉ đáp ứng được giao diện đẹp, hiện đại; nhưng khi đi vào chuyên môn thì lại gặp rất nhiều hạn chế, xa rời nghiệp vụ.

1BOSS là đơn vị cung cấp app quản lý dự án chuyên nghiệp hàng đầu hiện nay. Bằng việc đưa lên hệ thống các best-practice của hơn 3,200 doanh nghiệp từ công ty mẹ ASOFT; 1BOSS đưa ra giải pháp quản lý dự án trên điện thoại sâu sát nhất với đặc thù công tác quản lý. Ngoài ra, doanh nghiệp còn được đăng ký sử dụng thử phần mềm này hoàn toàn miễn phí và full tính năng; kèm theo đó là dịch vụ hỗ trợ xuyên suốt quá trình dùng thử. Nhờ đó doanh nghiệp sẽ có sự trải nghiệm hiệu quả nhất; làm căn cứ để tin tưởng và sử dụng 1BOSS dài lâu.

Doanh nghiệp có thể đăng ký dùng thử hoặc demo miễn phí ngay tại: https://1boss.vn/lien-he-51

Ban biên tập 1BOSS

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho