---

Xem thêm một số bài viết liên quan:

• Kanban là gì? Áp dụng Kanban trong quản lý công việc như thế nào?
• Milestone là gì? Làm thế nào để quản lý milestone dự án dễ dàng?
• 7 checklist giúp bạn chọn đúng phần mềm quản lý hiệu suất công việc

---

 

Xác định các hoạt động cần được đưa vào hệ thống quản lý tiến trình

 

Xác định các hoạt động

 

Công việc đầu tiên khi bắt đầu một dự án không phải là bắt đầu ngay mà là vạch ra những kế hoạch và mục tiêu cho dự án. Đây là bộ khung cơ bản, là cách làm việc một cách hiệu quả và khoa học nhất có thể. Để quản lý tiến độ công việc, các kế hoạch và mục tiêu này là tiêu chuẩn để đo lường tiến độ công việc.

Người quản lý cần xác định các hành động cụ thể và tạo ra các nhóm hoạt động để tổ chức các công việc cho dự  án. Hệ thống được thiết lập theo sơ đồ cấu trúc phân tích công việc (WBS), sau đó các hoạt động được phân tách để xây dựng kế hoạch làm việc cụ thể và chính xác.

Các thành phần của cấu trúc dự án có thể là sản phẩm, gói dữ liệu, gói dịch vụ, gói công việc hoặc bất kỳ sự kết hợp nào. Cấu trúc phân chia các hoạt động của dự án cũng cung cấp khuôn khổ cần thiết để ước tính chi tiết và kiểm soát chi phí, phân bổ nguồn lực phù hợp, cũng như hướng dẫn phát triển và kiểm soát toàn bộ tiến độ thực hiện.

 

Thiết lập thời gian cho các hành động khi quản lý tiến độ

 

Thiết lập thời gian

 

Việc định mức thời gian cho quản lý tiến độ công việc có thể thực hiện thông qua các cách sau:

Nhà quản lý có thể hỏi chuyên gia: Để tiết kiệm thời gian và chi phí, hãy đẩy nhanh quá trình hoàn thành công việc. Các chuyên gia sẽ giúp hỗ trợ giải quyết vấn đề bằng cách nghiên cứu các dự án tương tự của doanh nghiệp.

Nhà quản lý cần so sánh các dự án có thể so sánh được: các dự án có sự tương đồng hoặc có các mốc thời gian gần giống nhau, thì việc theo dõi các dự án có mức độ tương đương giúp các nhà quản lý ước tính được thời gian phù hợp.

Đánh giá 3 điểm: Trong một số trường hợp, phân tích PERT có thể được sử dụng, đây là một công cụ hữu ích để đánh giá thời gian hoạt động. Đưa ra thời gian hoàn thành một hoạt động dựa trên 3 xu hướng: khả thi, bi quan, lạc quan. Công thức của việc đánh giá 3 điểm này là: 

 

 

Thông qua biểu đồ báo cáo: Đưa các nhiệm vụ, cột mốc quan trọng, liên kết giữa các nhiệm vụ, thông tin về hiệu suất của nhân viên, ước tính thời gian vào biểu đồ Gantt để xem chi tiết dòng thời gian của dự án.

 

Ưu tiên lựa chọn phương pháp quản lý tiến độ công việc phù hợp

 

Phương pháp quản lý tiến độ bằng Excel

 

Excel rất linh hoạt và có thể dễ dàng được sử dụng để ghi lại thời gian dành cho các dự án hoặc nhiệm vụ riêng lẻ. Excel cần tạo các cột liên quan đến quản lý tiến độ dự án: Ngày, nhiệm vụ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và thời gian làm việc. Tuy nhiên, cũng có thể thêm các cột khác liên quan đến dự án mà bạn đang thực hiện.

Phương pháp quản lý trong Excel rất đơn giản và bất kì ai cũng có thể làm được, đây là công cụ hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, việc sử dụng Excel để quản lý dự án đã lỗi thời, không đáng tin cậy và độ chính xác không còn được đảm bảo:

• Do Excel không cung cấp cho người quản trị quyền và cái nhìn tổng quan và họ không có khả năng phân quyền cho các cấp thành viên và chưa thể quản lý đúng và đủ công việc của nhân viên.
• Việc cài đặt quyền và phân cấp sử dụng bị hạn chế
• Tuy tối giản về mặt thời gian nhưng nó không phù hợp để sử dụng lâu dài và thậm chí còn tiềm ẩn nguy cơ về tính bảo mật.

 

Quản lý tiến trình công việc bằng các công cụ sẵn có 

 

Nếu không muốn quản lý thời gian dự án theo cách thủ công, bạn có thể sử dụng các công cụ tích hợp sẵn như RescueTime hoặc Chrometa. Ưu điểm của các công cụ này là được tích hợp trên điện thoại nên tiện dụng mọi lúc mọi nơi. Tuy nhiên, các ứng dụng này cần được tải xuống và cài đặt, việc này sẽ chiếm dung lượng trên thiết bị và thông thường chỉ tương thích với máy tính. Mặt khác với các công cụ sẵn có sẽ gây tốn thời gian trong quá trình cài đặt bảng điều khiển, báo cáo cũng như các thiết lập cài đặt khác cho ứng dụng.

 

Sử dụng phần mềm quản lý tiến độ dự án

 

Phần mềm quản lý tiến độ từ 1BOSS

 

Có thể lựa chọn sử dụng một trong các ứng dụng quản lý công việc dự án như 1BOSS Work, Wrike, Podio,… thì bạn có thể theo dõi liên tục thời gian bạn dành cho mỗi nhiệm vụ. Sử dụng nền tảng trực tuyến để quản lý tiến độ dự án có ưu điểm là nhanh chóng, linh hoạt và cập nhật. Không chỉ giúp bạn quản lý dự án mà phần mềm trên còn hỗ trợ đào tạo sử dụng phần mềm, giúp cho việc quản lý trở nên toàn diện và hiệu quả, cũng như cách sắp xếp các tập tin dùng chung để phân loại, lưu trữ và tìm kiếm. Cụ thể:

 

► Tìm hiểu thêm: Hệ thống 1BOSS Work tích hợp những nền tảng công nghệ nào?

 

Quản lý thông tin dự án chính xác hơn

 

Phần mềm hỗ trợ người dùng quản lý các thông tin chi tiết của dự án: thời gian dự kiến, tổng mức đầu tư, thời gian thực hiện, lĩnh vực đầu tư, địa điểm, quy mô dự án,… Quản lý chi tiết các hạng mục con của dự án và thông tin đối tác liên quan, từ đó đảm bảo thời gian cho tiến độ dự án.

 

Lập kế hoạch và quản lý công việc đơn giản

 

Quản lý tiến độ kế hoạch dễ dàng với Gantt Chart của 1BOSS

 

Sử dụng phần mềm quản lý tiến độ dự án, bạn có thể phân quyền cụ thể cho từng nhân viên, từng bộ phận liên quan. Do đó, người quản lý có thể trực tiếp phân công công việc cụ thể cho từng người. Phần mềm tự động thông báo cho nhân viên qua email hoặc SMS, đồng thời báo cáo tiến độ công việc và dự án hàng ngày trên hệ thống, cho phép nhà quản trị theo dõi tiến độ dự án hiệu quả và đơn giản hơn.

 

Hệ thống nhắc nhở và cảnbáo h khi gặp sai sót, trễ hạn

 

Phần mềm tích hợp với các hệ thống khác. Khi xuất hiện trường hợp khẩn cấp, có thể được nhắc nhở, nhắc nhở về nhiệm vụ đến hạn, công việc phải hoàn thành và tin nhắn từ người quản lý. Với tính năng này, có thể tránh bỏ sót các nhiệm vụ quan trọng, giảm thất thoát và tiết kiệm thời gian.

 

Quản lý dữ liệu đồng bộ và bảo mật tuyệt đối

 

Phần mềm hỗ trợ người dùng quản lý đồng bộ toàn diện. Mọi bộ phận, mọi nhân viên đều có thể tìm kiếm và xử lý thông tin, cập nhật dữ liệu công việc một cách nhanh nhất. Phần mềm quản lý có thể giúp bạn bảo vệ những dữ liệu cần thiết nhất

 

Trực quan hóa dữ liệu

 

Giám sát và quản lý tiến độ dự án đã xây dựng 

 

Giám sát và quản lý tiến độ dự án đã xây dựng 

 

Giám sát và quản lý giúp phù hợp với kế hoạch mà không gặp nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện. Hệ thống quản lý tiến trình cũng giúp các nhà quản lý loại bỏ rủi ro bằng cách theo dõi và quản lý tiến độ, mang lại sự linh hoạt khi xử lý các tình huống.

• Rủi ro cuối chu kỳ: Việc không theo dõi và đánh giá tiến độ thường xuyên, dự án có khả năng bị thiếu tài liệu phản hồi và không được hoàn thành đúng thời hạn.
• Rủi ro ngẫu nhiên: Có những tình huống khác phát sinh do không được kiểm tra kĩ lưỡng cũng có thể khiến dự án gặp thất bại
• Rủi ro lệch hướng: Công việc được theo dõi không thường xuyên và vào thời điểm nhận ra điều này, có thể hướng phát triển đã bị sai.
• Rủi ro không đạt được mục tiêu kì vọng: Trong trường hợp này dự án đã được giám sát rất chặt chẽ, nhưng vẫn không đạt được mục tiêu. Thông thường, là do các mục tiêu nằm ngoài khả năng của nhân viên và kỹ năng của họ không đủ để thực hiện.

Trong việc thực hiện các dự án lớn nhỏ hiện nay, trong các lĩnh vực khác nhau, không tránh khỏi những phát sinh bất ngờ. Một số công việc và kế hoạch đi chệch khỏi mong đợi, vì vậy để giám sát đạt hiệu quả và tránh những rủi ro không mong muốn, còn tiết kiệm thời gian và công sức cho nhà quản trị thì giải pháp mang lại hiệu quả nhất là lựa chọn bộ công cụ quản lý phù hợp.  

 

Tiến hành đánh giá kết quả của quá trình quản lý tiến độ dự án 

 

Đánh giá kết quả thực hiện quản lý tiến độ dự án 

 

Người quản lý giỏi không chỉ là người kiểm soát được trạng thái công việc mà còn phải quan tâm đến việc cải tiến và nâng cao khả năng lưu trữ kết quả công việc. Kết quả đạt được của từng bộ phận, phòng ban sau mỗi công đoạn là tiền đề ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc ở các công đoạn tiếp theo.

Bên cạnh đó, đối với thống kê và báo cáo việc cập nhật thường xuyên các dữ liệu cho hệ thống là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên việc sử dụng phần mềm quản lý tiến độ sẽ cho phép nhanh chóng tạo các báo cáo, thống kê thông qua biểu đồ: WBS, Gantt, Grid, Kanban,… Điều này giúp nhà quản lý tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức và đảm bảo độ chính xác cao hơn.

Từ đó việc đánh giá kết quả công việc ở từng giai đoạn sẽ cho chúng ta biết tiến độ công việc, tiến độ dự án cụ thể nhất. Thông qua đó có thể có được đánh giá khách quan tổng quan cho toàn bộ dự án để đưa ra phương hướng và giải pháp tốt nhất cho quá trình làm việc sau này. Khi tiến hành đánh giá hiệu quả công việc, cần xác định những gì đã làm được và chưa làm được, điểm mạnh và hạn chế, rủi ro phát sinh để có thể định hình các dự án khác của doanh nghiệp trong tương lai.

 

 Phần mềm 1BOSS tích hợp task management giúp dễ dàng quản lý tiến độ dự án

 

 

1BOSS Project | Phần mềm quản lý chặt chẽ tiến độ dự án

 

Quản lý tiến độ công việc dự án dễ dàng với 1BOSS Project

 

Đối với mọi công việc, tiến độ công việc là yếu tố rất quan trọng thể hiện năng suất và chất lượng của công việc, dự án. Vì vậy, để có được cái nhìn toàn diện và khách quan nhất về công việc, việc lựa chọn phần mềm quản lý tiến độ được xem là vấn đề ưu tiên hàng đầu. 1BOSS Project với những tính năng đáp ứng được tất cả nhu cầu quản lý tiến độ dự án cho doanh nghiệp:

• Thiết lập dự án tự động và phân bổ nguồn lực hợp lý đảm bảo hiệu quả của dự án.
• Kiểm soát tiến độ dự án nhờ thiết lập các công việc mẫu, đặt giới hạn thời gian, phân phối các công việc một cách nhanh chóng và công bằng.
• Tự động nhắc nhở và giám sát dự án với từng quy trình, công việc hay các vấn đề liên quan với nhiều dạng Gantt, WBS, Kanban,… nhằm phát hiện các vấn đề phát sinh và đề xuất cách xử lý
• Kho báo cáo, biểu đồ đa dạng, sinh động và trực quan, dễ dàng tiến hành so sánh và các báo cáo đều tự động

 

Tạm kết

 

Có thể thấy, việc quản lý tiến độ dự án là rất quan trọng, đòi hỏi người quản lý phải có những phương pháp khoa học và hợp lý để hoàn thành tiến độ dự án một cách hiệu quả nhất. Vì vậy, việc áp dụng phần mềm quản lý công việc là một giải có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa mọi quy trình, tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình quản lý tiến độ công việc của nhân viên.

 

Để liên hệ tư vấn Demo và trải nghiệm miễn phí phần mềm, bạn có thể liên lạc với chúng tôi bằng cách:

Bấm vào ảnh

 

Ban Biên Tập 1BOSS.

 

 

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho