Xem thêm một số bài viết liên quan:

• Triển khai dự án quản lý dự án ở Bình Dương
• Khi mua phần mềm quản lý dự án cần chú ý điều gì?
• Case-study: Cách quản lý rủi ro khi sử dụng phần mềm quản lý dự án

Phần mềm quản lý dự án mã nguồn mở là gì?

Phần mềm quản lý dự án mã nguồn mở là kiểu phần mềm được phân phối có mã nguồn. Vì vậy, doanh nghiệp có thể dễ dàng sử dụng, chỉnh sửa và truy cập. Người ta thường lưu phần mềm mã nguồn mở trong kho lưu trữ công cộng; và được chia sẻ công khai. Mọi người đều có thể truy cập vào kho lưu trữ để dùng mã; hoặc cải tiến các chức năng và giao diện của dự án tổng thể.

Ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý dự án mã nguồn mở

Phần mềm quản lý này sẽ giúp chủ doanh nghiệp rất nhiều trong việc quản lý dự án; tất nhiên nếu chúng được đặt đúng chỗ. Bởi vì phần mềm nào cũng sẽ có những ưu và nhược điểm riêng. Sau đây là một số những điểm mạnh và điểm yếu của một phần mềm quản lý mã nguồn mở mà doanh nghiệp cần nắm rõ.

Ưu điểm của phần mềm quản lý dự án mã nguồn mở

Tối ưu chi phí

Phần mềm quản lý dự án mã nguồn mở giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý mã nguồn mở giúp giảm chi phí vận hành cả về hiện tại lẫn tương lai. Bình thường doanh nghiệp sẽ cần nhiều chi phí cho việc quản lý cũng như đào tạo nhân sự. Khi dùng các phần mềm quản lý thông minh thì các công việc sẽ được tự động thực hiện. Việc này giúp doanh nghiệp giảm tải được nhân sự, chi phí cho các loại giấy tờ và các quy trình dư thừa. Từ đó có thể tập trung tối đa cho việc phát triển sản phẩm và nghiên cứu thị trường. Rõ ràng, việc này không chỉ giúp giảm phí vận hành mà còn giúp công việc kinh doanh hiệu quả hơn rất nhiều so với nếu quản lý bằng các cách truyền thống và thủ công.

Tốc độ xử lý nhanh

Doanh nghiệp đầu tư dự án xây dựng sẽ cần thực hiện rất nhiều công việc; và phải xử lý rất nhiều bước hay công đoạn; đòi hỏi các phòng ban phải phối hợp ăn ý, kịp thời với nhau. Để việc xử lý thông tin giữa các phòng ban ăn ý với nhau thì cần đảm bảo 2 yếu tố chính: xác định đúng nơi cần chuyển thông tin và các khó khăn có thể sẽ gặp phải. Trên thực tế, việc chuyển thông tin bằng chứng từ điện tử sẽ hiệu quả hơn rất nhiều lần so với việc chuyển giấy tờ bằng tay.

Ngoài ra, sử dụng phần mềm quản lý dự án mã nguồn mở cũng giúp tạo ra tính đồng bộ rất cao trong hoạt động. Ví dụ khi sử dụng phần mềm này, việc vận chuyển hàng hóa từ kho chính tới các địa điểm kinh doanh sẽ được thông báo ngay lập tức tới các chủ kho. Tăng tốc độ nhận thông tin, sẽ tăng hiệu quả công việc kinh doanh lên rất nhiều lần.

Nhập thông tin đầu vào hiệu quả hơn

Hiện nhiều doanh nghiệp sẽ gặp rắc rối trong việc chuyển giao dữ liệu qua các phòng ban khác nhau. Các lỗi phát sinh trong quá trình này dù nhỏ nhưng chắc chắn là vẫn sẽ có tác động tới hiệu quả công việc nói chung; làm ảnh hưởng tới tính minh bạch và gây ra ấn tượng không hề đẹp trong mắt khách hàng. Và tác hại lớn nhất chính là làm cho nội bộ mất đoàn kết. Trong thực tế, khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý dự án mã nguồn mở; người dùng đầu tiên chỉ cần nhập dữ liệu duy nhất một lần lên hệ thống. Dữ liệu sau đó được lưu trữ trên hệ thống; và có thể được tiếp cận bởi tất cả nhân viên trong doanh nghiệp một cách chính xác, kịp thời.

Dễ quản lý nhân viên trong dự án

Doanh nghiệp sẽ dễ dàng quản lý và kiểm soát nếu như cơ sở dữ liệu được tập trung và được sắp xếp theo trật tự nhất định. Cấp quản lý chỉ cần mở giao diện của phần mềm mã nguồn mở trên máy tính hoặc điện thoại thông minh là đã có thể nắm được kết quả công việc của nhân sự. Ngoài ra, một số phần mềm mã nguồn mở còn có khả năng tự động phân tích dữ liệu để sắp xếp công việc phù hợp với chuyên môn của nhân sự. Nhờ vậy mà các cấp quản lý sẽ không tốn thời gian để phân công công việc; mà vẫn đảm bảo tính chính xác, công bằng và hiệu quả.

Quản lý nhân sự dự án tốt hơn

Xây dựng mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp hiệu quả

Các phần mềm quản lý dự án mã nguồn mở ngoài việc giúp quản lý dự án công việc hiệu quả; nó còn có chức năng tích hợp các thông tin liên lạc nội bộ một cách tập trung và có hệ thống. Nhằm xây dựng một mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp chuyên nghiệp và hiệu quả. Theo đó, mỗi nhân sự có thể chat riêng tư, chat trong nhóm hay update trạng thái cá nhân tương tự như một mạng xã hội. Nhờ vậy mà các vấn đề trao đổi được trao đổi nhanh chóng, dễ dàng và tiện lợi hơn rất nhiều.

Tính ổn định cao

Kết quả phân tích, đánh giá và so sánh với phần mềm quản lý dự án đầu tư nguồn đóng chỉ ra rằng các phần mềm mã nguồn mở thường có độ tin cậy cao hơn.

Nhược điểm của phần mềm quản lý dự án mã nguồn mở 

Tốc độ chậm

Nhược điểm khá dễ thấy của phần mềm mã nguồn mở là tốc độ của nó khá chậm. Ví von để dễ hình dung, thì việc sử dụng mã nguồn mở giống việc chỉ sử dụng một phần tính năng nhưng lại phải đi qua 2 – 3 mã nguồn. Điều này vô tình kéo dài thời gian xử lý thông tin và dữ liệu trong luồng công việc.

Bảo mật kém

Các phần mềm quản lý dự án mã nguồn mở có tính công khai. Vì vậy mọi người đều có thể truy cập và tiếp cận dễ dàng hơn các phần mềm nguồn đóng. Điều này khiến doanh nghiệp luôn đối mặt với rủi ro các thông tin quan trọng bị đánh cắp. Việc này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp về sau.

Khó kết nối với phần mềm hoặc hệ thống của bên thứ 3

Do khác nhau về bản chất nên các phần mềm nguồn mở sẽ không tương thích hoàn toàn với các hệ thống không nằm trong doanh nghiệp; hoặc thậm chí là với các phần mềm đóng. Việc này sẽ khiến doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm đóng gói gặp một số khó khăn nhất định; nhất là về mặt chi phí. Chi phí để tích hợp các phần mềm này lại với nhau không hề nhỏ. Ngoài ra, quá trình tích hợp cũng có thể sẽ gây ra một số sai sót, lỗi khi sử dụng.

Phần mềm quản lý dự án cần phải có tính kết nối dễ dàng

Tính năng không bám sát đặc thù ngành

Các phần mềm quản lý dự án mã nguồn mở có thể sử dụng đồng loạt cho nhiều kiểu doanh nghiệp; với nhiều quy mô và ngành nghề kinh doanh khác nhau. Vì vậy chúng khó có thể đáp ứng được hết các nhu cầu quản lý đặc thù theo ngành nghề.

Tạm kết

Sử dụng một phần mềm quản lý dự án mã nguồn mở có những ưu và nhược điểm khác nhau. Thông qua những thông tin trên, doanh nghiệp có nên sử dụng một phần mềm quản lý dự án mã nguồn mở hay không còn phụ thuộc vào nhu cầu nội bộ. Vì vậy, tốt hơn hết, hãy xác định nhu cầu và đặc điểm nội tại của doanh nghiệp trước khi tìm hiểu các phần mềm. Trong quá trình tìm hiểu, cần tập trung xem phần mềm đáp ứng được bao nhiêu phần trăm nhu cầu doanh nghiệp về chức năng; cũng như tính bảo mật và các dịch vụ đi kèm. Hiện nay rất nhiều đơn vị cung cấp các gói dùng thử miễn phí. Đây là cơ hội tốt để doanh nghiệp trải nghiệm; và kiểm định mức độ đáp ứng của phần mềm với nhu cầu của doanh nghiệp; có cơ sở đưa ra quyết định sau này.

Tại 1BOSS, doanh nghiệp có thể đăng ký 7 ngày trải nghiệm full tính năng hoàn toàn miễn phí ngay tại đây. Trong thời gian dùng thử, doanh nghiệp còn nhận được sự hỗ trợ để đạt hiệu quả cao nhất. Ngoài ra, mọi thông tin về phần mềm quản lý doanh nghiệp vui lòng liên hệ về mail: 1boss@asoft.com.vn; hoặc số hotline: 0345 913 913 để được hỗ trợ nhanh nhất.

Ban biên tập 1BOSS

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho