Xem thêm một số bài viết liên quan:
Xác định loại rủi ro dự án
Bước đầu tiên trong quá trình quản lý rủi ro dự án trên phần mềm là cần xác định loại rủi ro. Phần mềm quản lý dự án hỗ trợ nhà quản trị có đủ cơ sở xác định và mô tả các rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án của doanh nghiệp. Nhân sự có thể sử dụng nhiều kỹ thuật khác nhau để tìm ra rủi ro của dự án. Trong quá trình quản lý rủi ro dự án giai đoạn thực hiện các loại rủi ro và có thể được chia thành bốn nhóm:
Rủi ro chiến lược
Loại rủi ro này liên quan đến quản trị, môi trường kinh doanh và các bên liên quan (ví dụ: khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà đầu tư. Rủi ro trong quá trình lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực, sáp nhập, mua lại, thoái vốn, môi trường kinh doanh, truyền thông và quan hệ với các bên liên quan,… dẫn đến rủi ro phát sinh từ các vấn đề trên.
Đây là loại rủi ro liên quan đến việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực trong các hoạt động hàng ngày, từ các quy trình, hệ thống, con người và văn hóa hoặc do ảnh hưởng của các sự kiện bên ngoài. Ví dụ: tính liên tục trong kinh doanh, quy trình kinh doanh hàng ngày, quản lý thông tin, an toàn lao động
Rủi ro tài chính là rủi ro phát sinh từ các giao dịch có tính chất tài chính, bao gồm mua và bán, đầu tư và cho vay hoặc các hoạt động kinh doanh khác như rủi ro lãi suất, rủi ro lãi suất, rủi ro lãi suất, v.v.) về giá cả, giá hàng hóa, thuế, vốn cơ cấu, khả năng thanh khoản, tín dụng,…
Rủi ro liên quan đến tuân thủ các quy định và nguyên tắc của công ty; luật pháp và các văn bản pháp luật quốc gia khác liên quan đến hoạt động kinh doanh, các vấn đề pháp lý liên quan đến hợp đồng/cam kết (môi trường kiểm soát, đạo đức, gian lận, điều khoản hợp đồng)...
Việc phân loại rủi ro trên phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp tập trung sự chú ý và giải quyết các vấn đề tồn tại một cách hiệu quả hơn.
Phân tích rủi ro dự án giai đoạn thực hiện
Khi các rủi ro được xác định, sử dụng phần mềm quản lý rủi ro dự án có thể xác định khả năng xảy ra và hậu quả của từng rủi ro. Hỗ trợ doanh nghiệp hiểu bản chất của rủi ro và khả năng ảnh hưởng đến các mục tiêu và kết quả của dự án.
- Nhận diện rủi ro dựa trên mục tiêu kinh doanh: Bất kỳ sự kiện nào gây nguy cơ một phần hoặc hoàn toàn cho việc đạt được mục tiêu được định nghĩa là rủi ro.
- Xác định rủi ro dựa trên việc kiểm tra các rủi ro hiện có: Trong một số ngành nghề, luôn tiềm ẩn những rủi ro. Mỗi rủi ro này sẽ được kiểm tra để xem liệu doanh nghiệp có đang thực hiện một hành vi cụ thể hay không.
Phân loại những rủi ro thường gặp trong quản lý dự án
Phần mềm sẽ tiến hành đánh giá hoặc xếp hạng rủi ro bằng cách xác định mức độ rủi ro (kết hợp giữa khả năng xảy ra và hậu quả). Doanh nghiệp có thể quyết định xem rủi ro có thể chấp nhận được hay không hoặc nếu nó đủ nghiêm trọng để thay đổi.
- Xác định tỷ lệ rủi ro từ các số liệu thống kê hiện tại và không bao gồm tất cả các sự kiện đã xảy ra trong quá khứ.
- Rủi ro có tác động tiêu cực sẽ tăng gấp đôi tỷ lệ ảnh hưởng.
- Lợi ích của quản lý rủi ro phụ thuộc ít hơn vào cách nó được quản lý và phụ thuộc nhiều hơn vào tần suất và cách thức đánh giá rủi ro.
Xử lý và quản lý dự án
Bước này được hiểu là kế hoạch ứng phó rủi ro. Trong bước này, doanh nghiệp có thể dựa trên phân tích quản lý rủi ro dự án của phần mềm. Từ đó đánh giá rủi ro cao nhất của doanh nghiệp và phát triển một kế hoạch để giải quyết hoặc sửa đổi chúng để đạt được mức rủi ro có thể chấp nhận được.
Vậy làm thế nào để có thể giảm thiểu khả năng xảy ra rủi ro tiêu cực và tăng cơ hội? Trong bước này, phần mềm sẽ hỗ trợ tạo ra các chiến lược giảm thiểu rủi ro, kế hoạch phòng ngừa và kế hoạch dự phòng. Ưu tiên xử lý những rủi ro thường gặp trong quản lý dự án mà rủi ro cao, tổn thất lớn thực hiện các biện pháp sau:
Chuyển đổi rủi ro
Theo phương thức này, rủi ro được chuyển giao toàn bộ hoặc một phần rủi ro cho một cá nhân hoặc tổ chức khác (thường là đơn vị bảo hiểm hoặc công ty phái sinh tài chính). Cách tiếp cận này giảm thiểu trách nhiệm pháp lý hoặc tổn thất của doanh nghiệp.
Đây là một biện pháp thụ động và có xu hướng tiêu cực. Biện pháp này có nghĩa là doanh nghiệp bỏ qua, dừng và loại bỏ hoàn toàn tất cả các dự án có vấn đề, tiềm ẩn rủi ro trong quá trình quản lý rủi ro dự án.
Phương pháp này rất an toàn, nhưng nó đồng nghĩa với việc bạn loại bỏ cơ hội và lợi nhuận của mình. Mọi hoạt động kinh doanh đều có rủi ro, và nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp này, sẽ mất tất cả các cơ hội kinh doanh. Biện pháp này chỉ phù hợp với những trường hợp có nguy cơ thiệt hại cao và khả năng xảy ra cao..
Có nghĩa là, doanh nghiệp chắc chắn rằng dự án hoặc doanh nghiệp sẽ bị tổn hại. Nếu rủi ro là không đáng kể và xác suất thấp, chấp nhận chúng để có lợi nhuận và lợi nhuận cao hơn. Một số rủi ro kinh doanh, không còn cách nào khác là phải chấp nhận chúng.
Kiểm soát dự án tránh rủi ro với 1BOSS Project
Với cách tiếp cận này, ban lãnh đạo phải liên tục đánh giá và đưa ra các biện pháp đối phó để giải quyết và hạn chế thiệt hại và rủi ro một cách kịp thời. Phần mềm quản lý dự án sẽ hỗ trợ doanh nghiệp với phương pháp này.
Tiến hành thực hiện kế hoạch quản lý rủi ro là dự án
Bằng cách hệ thống hóa tất cả các bước trên, doanh nghiệp có một nền tảng vững chắc để phát triển và thực hiện một kế hoạch quản lý rủi ro dự án hoàn chỉnh, với mỗi rủi ro được xác định cần phải có một kế hoạch xử lý thích hợp. Kế hoạch cần xác định rõ ai chịu trách nhiệm quản lý rủi ro, trước hết là vai trò của các nhà quản lý. Để một kế hoạch có hiệu quả, cần có các giải pháp kiểm soát đầy đủ và những người chịu trách nhiệm về các giải pháp và các hoạt động thực hiện chúng. Khi xây dựng kế hoạch ứng phó rủi ro, mức độ chi tiết của kế hoạch phải phù hợp với tầm quan trọng của từng rủi ro.
Có phương án dự phòng trong trường hợp không mong muốn xảy ra, để giải quyết hậu quả của chúng. Trong trường hợp quản lý rủi ro dự án giai đoạn thực hiện, người lập kế hoạch cần lập bản đồ quy trình làm việc theo các bước sau:
- Tìm hiểu và ghi chú nguồn tài liệu có thể được sử dụng trong trường hợp cần thiết. Chuyển các thành viên trong nhóm sang các nhiệm vụ khác nhau, ngân sách khác nhau hoặc mở rộng phạm vi
- Nếu sự cố xảy ra cần báo ai, và cần có kế hoạch liên lạc với những người đó trong trường hợp sự cố cần được giải quyết.
Đánh giá quá trình quản lý rủi ro là dự án
Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro dự án và hành động để giải quyết vấn đề, nhằm đảm bảo hoặc tăng thêm tính linh hoạt cho kế hoạch cần giám sát các yếu tố rủi ro. Trong và sau khi thực hiện kế hoạch quản lý rủi ro, người phụ trách phải theo dõi tình hình thường xuyên, báo cáo tiến độ và hiệu quả, kịp thời tìm hiểu những vấn đề phát hiện và điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết. Việc kiểm soát và đánh giá cũng là cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp hình thành các bước tiếp theo của kế hoạch quản lý rủi ro một cách hoàn thiện hơn.
Giải pháp 1BOSS Project cập nhật vấn đề dự án nhanh chóng
Giải pháp 1BOSS Project thiết lập dự án tự động và phân bổ nguồn lực hợp lý để đảm bảo hiệu quả của dự án. Đảm bảo phân bổ nhân lực, ngân sách và chi phí theo từng dự án để đảm bảo công bằng, minh bạch và giảm rủi ro liên quan đến hoạt động nhân sự.
1BOSS Project theo dõi chi tiết từng quy trình, công việc và các vấn đề liên quan. Quản lý và giám sát linh hoạt dưới nhiều hình thức khác nhau như Kanban, Gantt chart, WBS,… nhằm quản lý rủi ro dự án đạt hiệu quả trong quá trình thực hiện dự án. Đồng thời, thông qua quá trình kiểm soát tiến độ dự án, các dự án 1BOSS hỗ trợ cảnh báo công việc, cảnh báo rủi ro tự động
Tạm kết
Quản lý rủi ro dự án là thiết lập một quy trình khoa học và có hệ thống nhằm phát hiện, ngăn ngừa và tìm ra các giải pháp nhằm giảm thiểu những rủi ro có thể phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh, mang lại những hoạt động bất lợi và hạn chế cho doanh nghiệp. Thực hiện kế hoạch quản lý rủi ro với những lưu ý 1BOSS đã đề cập phía trên không chỉ giúp duy trì hoạt động bình thường của hoạt động kinh doanh. Đồng thời đảm bảo mục tiêu phát triển để doanh nghiệp chủ động nắm bắt cơ hội mới, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Ban biên tập 1BOSS
1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại.
Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:
