• 19/05/2022
  • Quản lý chấm công & tính lương
  • Cách làm bảng chấm công trên Excel được coi là một quyển sổ ghi chép nhật ký làm việc của nhân viên. Dựa vào đó doanh nghiệp có thể biết được rằng trong một tháng, người lao động đã làm việc tổng số bao nhiêu ngày hoặc bao nhiêu giờ tùy theo cách chấm công của mỗi nơi. Từ đó sẽ đưa ra được một mức lương phù hợp với thời gian và công sức mà người lao động mang lại. 


    Xem thêm một số bài viết liên quan:


     

    Thực trạng công tác chấm công tại doanh nghiệp

     

    Hiện nay, đa số các doanh nghiệp ở quy mô vừa và nhỏ đều thực hiện chấm công nhân viên bằng Excel. Ưu điểm của phần mềm này đó là đơn giản, dễ sử dụng, không tốn nhiều thời gian đào tạo và miễn phí.

    Tuy nhiên về phía HR, họ cần nắm vững các công thức tính toán và thao tác văn phòng cơ bản để chấm công chính xác cho nhân viên. Ngoài kỹ năng cứng, HR còn cần có kỹ năng quản lý thời gian và quản lý dữ liệu tốt để thực hiện việc tổng hợp công cho nhiều người lao động.

    Về phía doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn, bộ phận nhân sự phải tốn nhiều thời gian để rà soát, đối chiếu bảng chấm công. Đặc biệt, với những doanh nghiệp không tự động hóa việc chấm công phức tạp sẽ tiềm ẩn rủi ro sai sót, thất lạc thông tin. Điều này gây khó khăn cho HR khi tổng hợp công và nhân viên không hài lòng khi bị tính sai công.

     

    Bố cục tổng thể của bảng chấm công nhân viên

     

    Thông thường, bố cục của bảng chấm công nhân viên sẽ bao gồm 2 phần chính:

     

    1. Danh sách nhân viên

     

    Nội dung của phần danh sách nhân viên bao gồm các cột: STT, họ tên, mã nhân viên, ngày sinh, số CMT, ngày vào làm,…

    Dữ liệu quan trọng nhất không thể thiếu là mã nhân viên. Đây là thông tin giúp giải quyết vấn đề trùng tên và đảm bảo không nhầm lẫn trong quá trình chấm công. 

     

    2. Chấm công

     

    Phần này sẽ bao gồm các ngày trong tháng và tình trạng chuyên cần của từng nhân viên. Đây là phần HR cần cập nhật liên tục hàng ngày và là dữ liệu đầu vào của việc tổng hợp công, tính lương cuối tháng.

    Lưu ý rằng, mỗi tháng có số ngày đi làm, ngày nghỉ và ngày lễ khác nhau. Do vậy, HR không nên copy các tháng để giảm tỷ lệ nhầm lẫn ngày công.

     

    Cách làm bảng chấm công bằng excel chi tiết

     

    Thông tin cần có khi lập khung của bảng chấm công

     

    Khung của bảng chấm công nhân viên trên cột ngang sẽ bao gồm các thông tin sau: 

     

    Sau khi hoàn thành cơ bản các nội dung của khung bảng chấm công, bạn cần co độ rộng các cột sao cho gọn gàng và dễ nhìn hơn. Các cột dọc chứa thông tin ngày tháng và có thể co nhỏ lại để vừa đủ điền các ký hiệu chấm công. 

    Để co độ rộng của các cột ngày trong tháng, bạn bôi đen tất cả các cột, sau đó bấm chọn Command Column Width, và lựa chọn độ rộng phù hợp. 

     

    Xác định ngày tháng trong bảng chấm công

     

    Để xác định được ngày tháng trong bảng chấm công, đầu tiên bạn phải xác định năm chấm công. 

    Ví dụ, trong cột D1, để xác định ngày tháng năm của 2014 thì bạn sử dụng hàm =date($D$1;1;1) để xác định ngày tháng chấm công. 

    Hàm date được sử dụng để xác định chính xác ngày tháng dựa trên giá trị. Thay vì nhập ngày tháng một cách thủ công, hãy sử dụng hàm này để tránh sai sót, trùng ngày hoặc thiếu ngày. 

     

     

     

    Sau khi nhập hàm xong, tại ô B4: chọn Format Cell / Custom / Nhập giá trị

    [“tháng “mm” năm “yyyy] vào ô Type bên phải, sau đó nhấn OK. 

    Tại ô ngày 1 (ô E9), bạn nhập =b4 để xác định ngày đầu tiên trong tháng.

    Tại ô F9, bạn nhập =e9+1 (ngày tiếp theo trong tháng)

    Sau đó, bạn chỉ việc copy công thức ở ô F9 sang các ô bên cạnh, cho đến ô ngày thứ 31 (ô AI9). Thao tác copy có thể thực hiện thông qua 2 cách sau:

    Bôi đen từ ô E9 đến ô AI9, sau đó chọn Format cells / Custom. Trong mục Type bạn gõ chữ “dd” rồi bấm OK (chỉ hiện thị số ngày)

     

     

     

    Quy định ký hiệu chấm công

     

    Ký hiệu chấm công giúp bạn có một quy định chung dễ hiểu, dễ nhìn về các tình trạng của nhân viên trong bảng chấm công (ngày đi làm, ngày nghỉ phép, ngày nghỉ không phép,…)

    Một số ký hiệu chấm công cơ bản:

     

    Ngoài ra, tùy theo đặc điểm của doanh nghiệp, anh chị có thể sử dụng, bổ sung thêm các ký hiệu chấm công cho phù hợp. 

     

    Tạo các hàm, công thức chấm công

     

    Trong cột ngày công thực tế (cột AJ), tại ô AJ11, sử dụng hàm sau: =COUNTIF($E11:$AI11;$G$34)

    Ý nghĩa của hàm: Đếm số lần xuất hiện giá trị tại ô G34, trong khoảng từ E11 đến AI11. Giá trị tại ô G34 chính là ký hiệu chấm công của những ngày công ddue, từ E11 đến AI11 là số ngày công trong tháng của người đầu tiên. Bạn cần cố định cột E và AI để khi copy công thức không ảnh hưởng đến vùng chấm công.

    Tương tự với các cột khác, các bạn đặt công thức như sau:

     

    Tổng số công sẽ tính tùy theo yêu cầu tính công của đơn vị.

    Ví dụ: Tổng ngày công = Ngày công thực tế + Nửa công x 0,5 + Nghỉ có hưởng lương + Ốm đau, thai sản

     AO11 = AJ11+AK11*0,5+AL11+AN11

    Sau khi đặt công thức xong, anh chị copy công thức và áp dụng tương tự cho các nhân viên khác:

     

     

     

    Tổng kết

     

    Cách làm bảng chấm công trên file excel này giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, nhân lực và chi phí một cách tối ưu và hiệu quả nhất. Hơn thế, doanh nghiệp sẽ dễ dàng quản trị nhân lực và tính toán lương cho từng nhân viên một cách chuẩn xác và nhanh chóng.

     

    Ban biên tập 1BOSS

     

    Các phần mềm kế toán miễn phí dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

     

    1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

    Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

     

    Các phần mềm kế toán miễn phí dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

    Bài viết khác
    EVP- Dẫn đầu xu hướng tuyển dụng 2023
    EVP- Dẫn đầu xu hướng tuyển dụng 2023
    • 07/12/2022

    Ngày nay, nhân viên có nhiều lựa chọn và rất sáng suốt trong việc lựa chọn công việc. Vì vậy, làm thế nào bạn có thể thu hút và giữ chân nhân tài hàng đầu trong thị trường cạnh tranh này? EVP sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.

     

    Total Rewards: Xu hướng mới trong quản lý nhân sự
    Total Rewards: Xu hướng mới trong quản lý nhân sự
    • 30/11/2022

    Việc xây dựng và duy trì một đội ngũ nhân viên tuyệt vời là chìa khóa cho sự phát triển và thành công lâu dài của công ty. Tuy nhiên, việc cạnh tranh với các tổ chức lớn hơn để giành được những nhân viên có kinh nghiệm và tài năng có thể là một thách thức. Đó là lý do tại sao ngày càng có nhiều doanh nghiệp nhỏ chọn xây dựng lại và điều chỉnh lại lương thưởng của họ dưới dạng Total Rewards.

     

    6+ yêu cầu phải có trong phần mềm lương của doanh nghiệp
    6+ yêu cầu phải có trong phần mềm lương của doanh nghiệp
    • 07/07/2022

    Phần mềm lương giúp doanh nghiệp và bộ phận nhân sự tối ưu hiệu quả trong: công tác lập và quản lý chính sách lương; tính toán tiền lương; và kiểm soát các thay đổi có liên quan đến quy định chung và người lao động. Phần mềm lương thường là một phần trong tổng thể phần mềm quản lý nhân sự toàn diện, doanh nghiệp càng lớn thì yêu cầu về phần mềm lương càng nhiều, và vai trò của phần mềm càng trở nên quan trọng hơn.

    So sánh các phiên bản phần mềm máy chấm công hiện nay
    So sánh các phiên bản phần mềm máy chấm công hiện nay
    • 30/06/2022

    Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phiên bản phần mềm máy chấm công quản lý và giám sát thời gian làm việc của nhân viên khác nhau. Việc lựa chọn thích hợp phần mềm chấm công đang là vấn đề nan giải của nhiều doanh nghiệp. Vì thế, hãy cùng 1BOSS tìm hiểu và so sánh xem phiên bản nào của phần mềm tối ưu nhất nhé!

    Những bất cập trong phương pháp quản lý nhân sự tiền lương truyền thống
    Những bất cập trong phương pháp quản lý nhân sự tiền lương truyền thống
    • 28/06/2022

    Doanh nghiệp của bạn đang sử dụng phương pháp nào để quản lý nhân sự tiền lương? Thủ công hay tự động hóa. Sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của công nghệ thông tin và số lượng hồ sơ công ty ngày càng nhiều dẫn đến nhu cầu cần có một phần mềm quản lý nhân sự tiền lương để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng phương pháp cũ để tiết kiệm chi phí. Liệu phương pháp này có đáp ứng đủ yêu cầu? Cùng tìm hiểu những bất cập của nó với bài viết sau.

     

    ĐĂNG KÝ NHẬN THÔNG TIN

    Để lại email của bạn chúng tôi sẽ gửi đến cho bạn các thông tin chuyên mục hấp dẫn

    Chọn chuyên mục
    Tăng trưởng vượt bậc - Xây dựng lợi thế cạnh tranh riêng cùng 1BOSS
    Đăng ký Trải nghiệm ngay

    Vui lòng điền các thông tin dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại trong 24h làm việc

    • Điện thoại: 0345 948 949
      Hotline: 0345 913 913
    • Địa chỉ: Tòa nhà JVPE, CVPM Quang Trung, Phường Tân Chánh Hiệp, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh
    Chọn giải pháp / sản phẩm
    Giải pháp
    Sản phẩm
    Đăng ký trải nghiệm 1boss

    Vui lòng điền các thông tin dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại trong 24h làm việc

    • Điện thoại: 0345 948 949
      Hotline: 0345 913 913
    • Địa chỉ: Tòa nhà JVPE, CVPM Quang Trung, Phường Tân Chánh Hiệp, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh
    Thiết lập thông tin trải nghiệm
    Chọn giải pháp / sản phẩm
    Giải pháp
    Sản phẩm
    .1boss.vn