Xem thêm một số bài viết liên quan:

• 8 lỗi hay gặp trên phần mềm quản lý chấm công tự động
• Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN 2022 thay đổi gì so với năm trước
• Tổng hợp các bảng chấm công mẫu mới nhất cho nhân sự ( Cập nhật 2022)

Thực trạng công tác chấm công tại doanh nghiệp

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp ở quy mô vừa và nhỏ đều thực hiện chấm công nhân viên bằng Excel. Ưu điểm của phần mềm này đó là đơn giản, dễ sử dụng, không tốn nhiều thời gian đào tạo và miễn phí.

Tuy nhiên về phía HR, họ cần nắm vững các công thức tính toán và thao tác văn phòng cơ bản để chấm công chính xác cho nhân viên. Ngoài kỹ năng cứng, HR còn cần có kỹ năng quản lý thời gian và quản lý dữ liệu tốt để thực hiện việc tổng hợp công cho nhiều người lao động.

Về phía doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn, bộ phận nhân sự phải tốn nhiều thời gian để rà soát, đối chiếu bảng chấm công. Đặc biệt, với những doanh nghiệp không tự động hóa việc chấm công phức tạp sẽ tiềm ẩn rủi ro sai sót, thất lạc thông tin. Điều này gây khó khăn cho HR khi tổng hợp công và nhân viên không hài lòng khi bị tính sai công.

Bố cục tổng thể của bảng chấm công nhân viên

Thông thường, bố cục của bảng chấm công nhân viên sẽ bao gồm 2 phần chính:

1. Danh sách nhân viên

Nội dung của phần danh sách nhân viên bao gồm các cột: STT, họ tên, mã nhân viên, ngày sinh, số CMT, ngày vào làm,…

Dữ liệu quan trọng nhất không thể thiếu là mã nhân viên. Đây là thông tin giúp giải quyết vấn đề trùng tên và đảm bảo không nhầm lẫn trong quá trình chấm công. 

2. Chấm công

Phần này sẽ bao gồm các ngày trong tháng và tình trạng chuyên cần của từng nhân viên. Đây là phần HR cần cập nhật liên tục hàng ngày và là dữ liệu đầu vào của việc tổng hợp công, tính lương cuối tháng.

Lưu ý rằng, mỗi tháng có số ngày đi làm, ngày nghỉ và ngày lễ khác nhau. Do vậy, HR không nên copy các tháng để giảm tỷ lệ nhầm lẫn ngày công.

Cách làm bảng chấm công bằng excel chi tiết

Thông tin cần có khi lập khung của bảng chấm công

Khung của bảng chấm công nhân viên trên cột ngang sẽ bao gồm các thông tin sau: 

• STT
• Mã nhân viên
• Họ và tên 
• Vị trí công việc
• Ngày vào
• Tình trạng làm việc (chính thức, thử việc)
• Các ngày trong tháng 
• Tổng hợp số ngày công
• Tổng hợp số ngày nghỉ
• Ghi chú

Sau khi hoàn thành cơ bản các nội dung của khung bảng chấm công, bạn cần co độ rộng các cột sao cho gọn gàng và dễ nhìn hơn. Các cột dọc chứa thông tin ngày tháng và có thể co nhỏ lại để vừa đủ điền các ký hiệu chấm công. 

Để co độ rộng của các cột ngày trong tháng, bạn bôi đen tất cả các cột, sau đó bấm chọn Command Column Width, và lựa chọn độ rộng phù hợp. 

Xác định ngày tháng trong bảng chấm công

Để xác định được ngày tháng trong bảng chấm công, đầu tiên bạn phải xác định năm chấm công. 

Ví dụ, trong cột D1, để xác định ngày tháng năm của 2014 thì bạn sử dụng hàm =date($D$1;1;1) để xác định ngày tháng chấm công. 

Hàm date được sử dụng để xác định chính xác ngày tháng dựa trên giá trị. Thay vì nhập ngày tháng một cách thủ công, hãy sử dụng hàm này để tránh sai sót, trùng ngày hoặc thiếu ngày. 

Sau khi nhập hàm xong, tại ô B4: chọn Format Cell / Custom / Nhập giá trị

[“tháng “mm” năm “yyyy] vào ô Type bên phải, sau đó nhấn OK. 

Tại ô ngày 1 (ô E9), bạn nhập =b4 để xác định ngày đầu tiên trong tháng.

Tại ô F9, bạn nhập =e9+1 (ngày tiếp theo trong tháng)

Sau đó, bạn chỉ việc copy công thức ở ô F9 sang các ô bên cạnh, cho đến ô ngày thứ 31 (ô AI9). Thao tác copy có thể thực hiện thông qua 2 cách sau:

• Cách 1: Bôi đen từ ô F9 đến ô AI9, bấm tổ hợp phím Ctrl + R
• Cách 2: Click chuột vào ô F9, giữ chuột tại vị trí dấu chấm đen trong ô để con trỏ chuột trở thành dấu +, sau đó kéo chuột tới ô AI9 rồi thả ra

Bôi đen từ ô E9 đến ô AI9, sau đó chọn Format cells / Custom. Trong mục Type bạn gõ chữ “dd” rồi bấm OK (chỉ hiện thị số ngày)

Quy định ký hiệu chấm công

Ký hiệu chấm công giúp bạn có một quy định chung dễ hiểu, dễ nhìn về các tình trạng của nhân viên trong bảng chấm công (ngày đi làm, ngày nghỉ phép, ngày nghỉ không phép,…)

Một số ký hiệu chấm công cơ bản:

• Lương sản phẩm: SP
• Ngày công thực tế: x
• Ngày nửa công: v
• Ốm, điều dưỡng: Ô
• Con ốm: Cô
• Thai sản: TS
• Tai nạn: T
• Nghỉ phép: P
• Nghỉ không lương: K
• ….

Ngoài ra, tùy theo đặc điểm của doanh nghiệp, anh chị có thể sử dụng, bổ sung thêm các ký hiệu chấm công cho phù hợp. 

Tạo các hàm, công thức chấm công

Trong cột ngày công thực tế (cột AJ), tại ô AJ11, sử dụng hàm sau: =COUNTIF($E11:$AI11;$G$34)

Ý nghĩa của hàm: Đếm số lần xuất hiện giá trị tại ô G34, trong khoảng từ E11 đến AI11. Giá trị tại ô G34 chính là ký hiệu chấm công của những ngày công ddue, từ E11 đến AI11 là số ngày công trong tháng của người đầu tiên. Bạn cần cố định cột E và AI để khi copy công thức không ảnh hưởng đến vùng chấm công.

Tương tự với các cột khác, các bạn đặt công thức như sau:

• Tại ô AK11 (Làm nửa công) = countif($E11:$AI11;$G$35)
• Tại ô AL11 (Nghỉ có hưởng lương) = countif($E11:$AI11;$G$36)
• Tại ô AM11 (nghỉ không hưởng lương) = countif($E11:$AI11;$G$37)
• Tại ô AN11 ( nghỉ ốm đau, thai sản) = countif($E11:$AI11;$G$38)

Tổng số công sẽ tính tùy theo yêu cầu tính công của đơn vị.

Ví dụ: Tổng ngày công = Ngày công thực tế + Nửa công x 0,5 + Nghỉ có hưởng lương + Ốm đau, thai sản

 AO11 = AJ11+AK11*0,5+AL11+AN11

Sau khi đặt công thức xong, anh chị copy công thức và áp dụng tương tự cho các nhân viên khác:

Tổng kết

Cách làm bảng chấm công trên file excel này giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, nhân lực và chi phí một cách tối ưu và hiệu quả nhất. Hơn thế, doanh nghiệp sẽ dễ dàng quản trị nhân lực và tính toán lương cho từng nhân viên một cách chuẩn xác và nhanh chóng.

Ban biên tập 1BOSS

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho