Xem thêm một số bài viết liên quan:

• Lead form là gì? Tầm quan trọng của Lead form 
• Mẫu thông báo liên hoan công ty chuyên nghiệp, hoàn chỉnh
• Lợi ích của phần mềm quản lý đơn hàng mà doanh nghiệp cần biết 

Quy trình quản lý kho hàng là gì? 

Quy trình quản lý kho hàng bao gồm một tập hợp các hoạt động quản lý toàn bộ hoạt động hàng ngày của kho

Quy trình quản lý kho hàng bao gồm một tập hợp các hoạt động quản lý toàn bộ hoạt động hàng ngày của kho hàng theo các tiêu chuẩn. Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh của họ, mỗi công ty chọn quy trình riêng của mình. Quy trình này được thực thi và đảm bảo được tuân thủ trong toàn công ty.

Việc triển khai, giám sát và theo dõi các bước của quy trình trên có thể giúp tổ chức tiết kiệm chi phí, tối đa hóa lợi nhuận và duy trì hoạt động lâu dài. Quy trình quản lý kho cơ bản. Như đã đề cập trước đó, quy trình quản lý kho là toàn bộ quy trình quản lý các hoạt động hàng ngày. Và để quản lý từng công việc người ta đặt ra một trình tự quản lý nhất định.

Quy trình các bước quản lý kho hàng

Quy trình 7 bước quản lý kho hàng cho doanh nghiệp 

Bước 1: Nhập kho

Bước đầu tiên trong quy trình nhập kho là nhập hàng hóa và thành phẩm. Người quản lý phải xác nhận và nhận đúng sản phẩm, số lượng và thời gian. Đây là một bước cần được thực hiện nghiêm túc để tránh vô tình lưu hoặc can thiệp vào bước tiếp theo.

• Hiển thị nhãn và thông tin ở các vị trí dễ hiểu.
• Số lượng sản phẩm trong một thùng.
• Kích thước đóng gói trong một thùng, trọng lượng tối đa.
• Thông tin này thường được nhà cung cấp cung cấp bằng văn bản.
• Các thông tin trên và thời gian giao hàng sẽ được gửi đến người nhận. Do đó, việc phân bổ thời gian và nhân sự nhận hàng trở nên quyết liệt hơn. Khi nhận hàng phải kèm theo phiếu xuất kho khi giao hàng.
• Biểu mẫu này hiển thị thông tin như loại và số lượng sản phẩm cũng như ngày giao hàng.
• Chứng từ này có hiệu lực khi được xác nhận bởi người quản lý kho của nhà cung cấp. Người nhận hàng kiểm tra niêm phong, số lượng của thùng và dỡ hàng xuống.

Bước 2: Lưu kho

Bước tiếp theo trong quy trình quản lý hàng tồn kho là hàng tồn kho. Để thuận tiện cho việc xuất nhập hàng hóa trong quá trình hoạt động của công ty, nhân viên nên sắp xếp hàng hóa sau một cách hợp lý và khoa học nhất.
Để làm điều này, khi bạn bốc dỡ hàng hóa từ các kệ kho, bạn sắp xếp chúng theo hàng hóa. Mỗi sản phẩm có thể được đặt trên một kệ hoặc trên các kệ riêng biệt để dễ tìm kiếm và xem xét hơn.

Bước 3: Nhận hàng để thực hiện đơn hàng

Đây là bước tập hợp đủ sản phẩm, hàng hóa để thực hiện đơn hàng của công ty. Tối ưu hóa bước này giúp giảm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý kho. Lưu trữ các mục như được mô tả ở trên giúp bạn dễ dàng tìm và lấy các mục hơn. Theo những người có kinh nghiệm, bạn có thể nhận hàng theo hai cách:
Thu thập theo đơn hàng: Đây là hình thức lấy hàng phù hợp với các đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ hoặc số lượng đơn hàng ít. Vì vậy trưởng kho in đơn hàng và đưa cho nhân viên tìm đúng chất lượng, đủ số lượng theo quy định.
Nhặt hàng theo cụm: Người quản lý kho nhóm nhiều đơn hàng. Sau đó phân loại từng mặt hàng và số lượng cụ thể để nhân viên kho lấy. Sau khi lấy hết đồ sẽ chia đơn hàng. Giải pháp này phù hợp với các đơn vị kinh doanh có nhiều đơn hàng cùng lúc.

Bước 4: Đóng gói và vận chuyển

Sau khi gom đủ đồ, bạn cần đóng gói để thuận tiện cho việc vận chuyển. Bước này rất quan trọng và cần được thực hiện cẩn thận, chính xác để không bị hoàn hảo. Lưu ý rằng các gói có hai mục đích: hàng hóa được đảm bảo an toàn, hạn chế tối đa hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Tối ưu hóa khối lượng để giảm thiểu chi phí vận chuyển. Khi đóng gói đã sẵn sàng khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Đây là lúc mặt hàng đó được ghi là hết hàng và nhân viên đã trừ kho. 

Bước 5: Hoàn hàng

Đây là bước không doanh nghiệp nào mong muốn trong quy trình quản lý kho hàng của mình nhưng dù sao cũng là bước cần thiết. Khi xử lý hàng trả lại, nhân viên kho nên ghi nhớ những điều sau: trả lại phải tuân thủ chính sách trả lại của chúng tôi và nêu rõ lý do trả lại. Hàng về kho cần được phân loại theo mục đích như: sửa chữa, tái chế, thải bỏ, trả lại nguồn gốc, v.v.

Bước 6: Kiểm tra hàng 

Đây là công việc mà công nhân kho phải làm thường xuyên để tránh sai sót, thiếu sót do nhầm lẫn các quy trình trên. Nếu kho hàng luôn ngăn nắp và có quy trình kiểm kê khoa học thì việc kiểm đếm số lượng mặt hàng sẽ dễ dàng hơn.
Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý hàng tồn kho hỗ trợ công việc này. Với công nghệ mới nhất, tất cả những gì bạn cần là một máy quét mã vạch và thậm chí bạn có thể đếm tiền.

Bước 7: Thống kê, báo cáo

Việc thống kê, báo cáo cũng rất cần thiết để quản lý cấp cao có cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý kho. Các báo cáo hàng tồn kho phổ biến nhất bao gồm Sổ đăng ký hàng tồn kho, Báo cáo số không và Báo cáo vượt/dưới hạn ngạch.

Ban biên tập 1BOSS

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho