Xem thêm một số bài viết liên quan:

• Ngành thực phẩm tăng trưởng tốt liệu có cần ứng dụng phần mềm ERP
• Phần mềm quản lý kho là gì: Lợi ích và tính năng
• Top 7 phần mềm quản lý kho tốt nhất hiện nay

Khó khăn trong quản lý kho bãi ngành thực phẩm

Nhu cầu khách hàng càng đa dạng thì việc quản lý kho bãi ngành thực phẩm càng gặp thách thức

Nhắc tới quản lý kho, thì quản lý kho thực phẩm chắc chắn là vấn đề nan giải và khó khăn nhất do số lượng hàng lớn và thay đổi nhanh chóng. Đặc thù của ngành thực phẩm là tính mùa vụ và hạn sử dụng, chưa kể hàng hóa của ngành thực phẩm rất dễ hỏng, mỗi loại có một yêu cầu về nhiệt độ bảo quản khác nhau. Chính vì thế, khi doanh nghiệp càng phát triển, nhu cầu của khách hàng ngày càng đa dạng thì việc quản lý kho bãi ngành thực phẩm lại càng thách thức hơn. Nếu không có quy trình quản lý kho khoa học, thì doanh nghiệp rất có thể gặp phải những trở ngại sau:

• Hàng hóa dễ bị thất thoát
• Tốn chi phí hư hỏng nguyên vật liệu, chi phí tồn kho
• Tốn kém chi phí nhập hàng vào kho
• Doanh thu giảm, kéo theo lợi nhuận cũng giảm
• Không tối ưu được hiệu quả sử dụng vốn.

Các lưu ý khi quản lý kho thực phẩm

Các lưu ý khi quản lý kho thực phẩm 

Thời gian lưu trữ thực phẩm

Các sản phẩm hàng hóa đều phải được lưu trữ trong một thời gian nhất định, đặc biệt là trong trường hợp của thực phẩm. Nếu chúng được lưu trữ quá lâu, thì thực phẩm có thể bị hỏng, gây ra tình trạng biến chất và tiềm ẩn nguy hiểm cho người sử dụng. Vì vậy, việc quản lý thời gian nhập hàng vào kho là rất quan trọng trước khi tiến hành lưu trữ thực phẩm.

Nhiệt độ kho

Yếu tố quan trọng để bảo quản thực phẩm trong kho lạnh là nhiệt độ. Mỗi loại thực phẩm lại cần nhiệt độ bảo quản khác nhau, cần nắm rõ tính chất của từng loại hàng hóa để điều chỉnh nhiệt độ cho phù hợp.

Nếu nhiệt độ trong kho lạnh quá cao hoặc quá thấp đều có thể làm ảnh hưởng đến chất lượng của thực phẩm. Nếu bảo quản thực phẩm sai nhiệt độ, có thể làm hư hỏng thực phẩm, nguy cơ hơn là thực phẩm có thể sản sinh ra nhiều vi khuẩn, độc tố gây hại. Do đó quản lý kho cần nắm rõ tính chất của từng loại thực phẩm để bảo quản đúng cách, chất lượng sản phẩm lâu dài.

Hạn sử dụng hàng hóa

Hạn sử dụng là thời gian mà sản phẩm có thể được sử dụng, tiêu thụ một cách an toàn và đảm bảo chất lượng. Đối với hệ thống kho bãi lớn, việc kiểm soát hạn sử dụng là một bài toán khó, do đó doanh nghiệp cần có phương pháp quản lý hạn sử dụng phù hợp. Có thể áp dụng nguyên tắc "First in, First out" (FIFO) để quản lý đảm bảo rằng hàng hóa được sử dụng theo nguyên tắc FIFO, tức là hàng hóa nhập vào trước sẽ được sử dụng trước. Điều này giúp đảm bảo việc sử dụng sản phẩm trước khi hết hạn sử dụng. Ngoài ra, cần phải có kế hoạch nhập hàng phù hợp, để tránh hàng hóa tồn đọng quá nhiều dẫn đến trôi date.

Cách quản lý kho thực phẩm hiệu quả

Cách quản lý kho thực phẩm hiệu quả 

Sắp xếp kho khoa học

Như nhiều loại kho hàng khác, kho thực phẩm cũng xảy tình trạng rủi ro trong quá trình kiểm kê hàng. Nguyên nhân là từ việc không gian kho khó quan sát khiến nhân viên dễ bị nhầm lẫn. Dưới đây là một số cách sắp xếp kho khoa học:

• Nhóm các mặt hàng tương tự với nhau: Để tối ưu khả năng tìm kiếm hàng hóa, doanh nghiệp nên tạo khu vực lưu trữ riêng cho từng nhóm hàng theo loại, chủng loại,..
• Thiết lập hệ thống mã hàng: Hệ thống mã hàng có thể hiểu là những kí hiệu để đánh dấu và phân loại hàng hóa, đặt tên các kệ, tủ hàng hoặc vùng lưu trữ theo mã hàng tương ứng để hàng hóa ở đúng vị trí và nhân viên dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm hàng hóa
• Xây dựng sơ đồ kho và biển chỉ dẫn: Tạo một sơ đồ lớn của kho để người sử dụng có thể nhìn thấy toàn bộ cấu trúc kho hàng ở nơi dễ nhìn, đặt thêm các bản chỉ dẫn, thông báo,..
• Thiết lập tiêu chí trong việc xếp kho: Ví dụ hàng hóa hay sử dụng thì để gần cửa kho,..

Kiểm kê kho thường xuyên

Đối với mọi loại mặt hàng, nhất là hàng thực phẩm, thì kiểm kê kho thường xuyên và cập nhật thông tin đầy đủ là việc nên được làm mỗi ngày. Ngoài việc kiểm kê thất thoát thì còn phải xem xét chất lượng sản phẩm, kiểm tra kĩ lưỡng chất lượng, tình trạng hàng hóa thường xuyên, giúp người quản lý nhanh chóng có kế hoạch bổ sung nếu hàng hóa có bất cứ vấn đề gì.

Quản lý kho bằng mã vạch/barcode

Quản lý kho bằng mã vạch, barcode cũng là một cách số hóa việc quản lý kho. Việc quản lý kho bằng phương pháp này sẽ giúp quản lý kho nhanh hơn, dễ dàng truy xuất thông tin hàng hóa, tiết kiệm thời gian và quản lý một cách chính xác.

Ứng dụng phần mềm quản lý kho vào quản lý

Nếu áp dụng quản lý kho bằng mã vạch/barcode chỉ là số hóa quy trình quản lý kho bước đầu thì phần mềm quản lý kho chính là giải pháp chuyển đối số toàn diện cho hệ thống kho bãi ngành thực phẩm.

Áp dụng phần mềm quản lý vào hoạt động kho là một biện pháp tối ưu, giúp giải quyết hiệu quả các thao tác trong quản lý kho. Hiện nay, các phần mềm quản lý kho thường cung cấp nhiều chức năng hữu ích như quản lý danh mục sản phẩm, quản lý nhân viên và hiển thị thông tin cơ bản về hàng hóa như ngày sản xuất, hạn sử dụng, thông tin nhập - xuất, và nhiều hơn nữa. Điều này giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình kho hàng.

Phần mềm quản lý kho chính là giải pháp chuyển đối số toàn diện cho hệ thống kho bãi 

Ứng dụng phần mềm quản lý kho thông minh 1BOSS SWH vào quản lý kho thực phẩm

1BOSS SWH giúp quản lý kho vận hiệu quả

Với các tính năng chuyên sâu, và thiết kế đặc thù cho ngành thực phẩm, chế biến 1BOSS SWH giúp quản lý kho vận hiệu quả, các hoạt động tồn kho, xuất, nhập, luân chuyển hàng của nhiều kho. Nâng cao hiệu suất quản lý kho và khai thác tiềm lực kho tối ưu.

Một số tính năng đặc thù cho kho bãi thực phẩm:

• Hệ thống IoT thông minh giúp kiểm soát nhiệt độ trong kho, tự động cảnh báo khi nhiệt độ thay đổi
• Kiểm soát ngày sản xuất và hạn sử dụng, cảnh báo tự động khi hàng hóa cận date để doanh nghiệp có kế hoạch sử dụng hàng hóa kịp thời
• Dự trù số lượng sản phẩm theo kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp
• Khai báo định mức tồn kho (min/max/reorder) của từng mặt hàng trên từng kho hoặc toàn hệ thống, cảnh báo khi gần hết hàng để doanh nghiệp lên kế hoạch nhập hàng hóa kịp thời.
• Thiết lập tiêu chí quản lý kho đa dạng theo nhu cầu doanh nghiệp: theo vị trí, chủng loại, nhóm hàng hóa,…
• Quản lý hàng hóa theo lot/date/hạn dùng, barcode/serial no
• Trích xuất báo cáo trên hệ thống sinh động, trực quan, dễ so sánh và đối chiếu
• Tích hợp các thiết bị, công nghệ quản lý kho chuyên nghiệp và hiệu quả: Pick to light, Put to light,...
• Mọi số liệu được cập nhật và thống kê theo thời gian thực

Tạm kết

Với sự phát triển và ứng dụng công nghệ, việc áp dụng phần mềm quản lý kho đã trở thành một yếu tố quan trọng để nâng cao sự cạnh tranh và thành công trong ngành thực phẩm. Việc ứng dụng phần mềm quản lý kho giúp doanh nghiệp thực phẩm bảo quản và quản lý hàng hóa tốt hơn, tối ưu hiệu quả sử dụng vốn, hướng tới con đường phát triển bền vững.

Phần mềm quản lý kho 1BOSS SWH được thiết kế đặc thù cho ngành thực phẩm, hứa hẹn là công cụ mang đến nhiều đột phá cho quy trình quản lý của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể đăng kí ngay tại đây để được 1BOSS hỗ trợ tư vấn và demo MIỄN PHÍ

Ban biên tập 1BOSS