Xem thêm một số bài viết liên quan:

• Top 7 phần mềm quản lý kho tốt nhất hiện nay
• Quy trình các bước quản lý kho cho doanh nghiệp
• Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho cho doanh nghiệp

 

Phần mềm quản lý kho là gì ?

 

Phần mềm quản lý kho  là công cụ giúp tự động hóa mọi quy trình quản lý kho và hàng tồn kho

 

Phần mềm quản lý kho được định nghĩa là phần mềm được phát triển chuyên biệt nhằm phục vụ mục đích theo dõi và quản lý danh mục mặt hàng tồn kho qua các giai đoạn, công đoạn khác nhau trong hệ thống chuỗi cung ứng. 

Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý kho có thể kể đến như như quản lý mức tồn kho, phân loại mặt hàng, theo dõi đơn đặt hàng và mua hàng, quét mã vạch hoặc QR và tự động sắp xếp lại các điểm. 

 

Định nghĩa phần mềm quản lý kho một cách ngắn gọn là một công cụ giúp tự động hóa mọi phần của quy trình quản lý kho và hàng tồn kho, cung cấp cho người dùng một giải pháp hiệu quả để quản lý và theo dõi tất cả dữ liệu hàng tồn kho, mua hàng, kế toán cùng một lúc.  Và tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, phần mềm quản lý kho có thể khác nhau.

 

Lợi ích của phần mềm quản lý kho ?

 

Phần mềm quản lý kho giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, nguồn nhân lực

 

Quy trình quản lý kho bãi tốt sẽ giúp hàng hóa luân chuyển ổn định, tối ưu hàng tồn kho,.. Đặc thù của các kho bãi lớn là khối lượng hàng hoán nhiều, phức tạp, đa dạng chủng loại. Do đó nếu áp dụng phương pháp quản lý kho thủ công thì rất dễ xảy ra sai sót trong quá trình ghi chép, không chủ động được trong quá trình nhập xuất hàng hóa, cũng như lấy hàng. Hơn hết, việc quản lý thủ công gây mất thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

Do đó, phần mềm quản lý kho ra đời nhằm giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, nguồn nhân lực,..Bên cạnh đó, phần mềm quản lý kho còn giúp doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình quản lý và theo dõi hàng tồn kho. Cho dù là nhà sản xuất, quản lý kho hàng hay nhà bán lẻ, một phần mềm quản lý hàng tồn kho tốt, được hỗ trợ bởi hệ thống quản lý hàng tồn kho toàn diện cập nhật theo thời gian thực sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về dữ liệu hàng tồn kho hiện có của mình, bất kể bằng cách nào và ở đâu.

 

Một số lợi ích chính mà phần mềm quản lý kho mang lại như:

 

Phần mềm quản lý kho giúp tiết kiệm nguồn nhân lực

 

Ứng dụng phần mềm quản lý kho để giảm chi phí nhân sự

 

Khi có số lượng mặt hàng lớn cần quản lý, số lượng nhân viên làm việc tại kho sẽ tăng lên đồng nghĩa với việc chi phí nhân sự cũng sẽ tăng lên, gây tốn kém cho doanh nghiệp. Nếu ứng dụng phần mềm quản lý kho, thì doanh nghiệp có thể tối ưu khoản chi tiêu này, bên cạnh đó, ứng dụng phần mềm quản lý kho sẽ làm giảm số lượng nhân sự trong kho tạo điều kiện cho các nhà quản lý có thể quản trị nhân sự dễ dàng hơn.

 

Phần mềm quản lý kho quản lý chính xác số lượng tồn kho

 

Hạn chế tối đa hàng tồn kho, tránh tình trạng ứ đọng vốn

 

Giúp doanh nghiệp quản lý kho một cách chính xác nhất, dựa trên các trường thông tin về mẫu mã, quy cách, số lô, hạn sử dụng, …Khi sử dụng phần mềm quản lý kho, ngoài việc tối ưu hóa việc lưu trữ thì doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa không gian lưu trữ trong kho.

Việc luôn nắm rõ số lượng hàng hóa, mặt hàng sẽ giúp doanh nghiệp luôn cung cấp cho khách hàng những sản phẩm mình mong muốn một cách nhanh chóng và đầy đủ nhất. Hơn nữa, thông qua phần mềm quản lý kho, quản lý sẽ có cái nhìn tổng quan về lượng hàng tồn tại tất cả các kho, giúp hạn chế tối đa hàng tồn kho, tránh tình trạng ứ đọng vốn.

 

Phần mềm quản lý và đánh giá từng mặt hàng trong kho

 

Phần mềm quản lý kho hỗ trợ quản lý hàng hóa tồn trong kho theo nhiều đơn vị

 

Phần mềm quản lý kho tốt hỗ trợ tốt nhất cho việc quản lý hàng hóa tồn trong kho theo nhiều đơn vị tính khác nhau (km, m, cm, tấn, tạ, yến, kg, bao, thùng, chai, lọ, vỉ…) nhờ đó đơn giản hơn hơn bao giờ hết để xác định chính xác mức tồn kho của các mặt hàng tồn kho trong kho.

Bên cạnh đó, khi tích hợp với phần mềm kế toán, phần mềm quản lý kho còn hỗ trợ tính toán số lượng nguyên vật liệu trước khi đưa vào sản xuất, tính giá thành sản phẩm… tính định mức nguyên vật liệu cho một sản phẩm.

 

Theo dõi hàng tồn kho

 

Quản lý hàng tồn kho bằng cách theo dõi và phân tích tất cả các mặt hàng trong kho theo thời gian thực

 

Tăng cường quản lý hàng tồn kho bằng cách theo dõi và phân tích tất cả các mặt hàng trong kho theo thời gian thực, cung cấp vị trí và quy trình bán các mặt hàng trên khắp các kênh bán hàng. Phần mềm quản lý kho cho phép cập nhật số lượng tồn kho hiện tại của từng sản phẩm. Khi có giao dịch nhập hoặc xuất hàng, phần mềm tự động cập nhật số lượng tồn kho. Giúp doanh nghiệp biết chính xác vị trí của một món đồ khi đến lúc bán nó. Hệ thống sẽ cung cấp giải pháp để theo dõi chính xác nơi sản phẩm đang ở và liên tục báo cáo cho bạn về vị trí của sản phẩm và điều kiện xuất kho cho khách hàng.

 

Các tính năng cần có của phần mềm quản lý kho

 

Một số tính năng cần có của phần mềm quản lý kho

 

Quản lý xuất nhập hàng

Tính năng này cho phép ghi nhận và theo dõi các giao dịch nhập kho và xuất kho. Khi có đơn đặt hàng, phần mềm sẽ giúp tạo và lưu trữ thông tin đơn hàng, thông qua đó bạn có thể theo dõi quá trình nhập hàng từ nhà cung cấp vào kho của mình. Ngoài ra, khi có yêu cầu xuất hàng, phần mềm sẽ hỗ trợ tạo phiếu xuất kho, theo dõi lịch sử xuất hàng và cung cấp thông tin về các đơn hàng đã được giao hoặc chưa giao.

 

Quản lý hàng tồn kho

Tính năng quản lý hàng tồn kho giúp theo dõi số lượng hàng hóa hiện có trong kho và cung cấp thông tin chi tiết về từng sản phẩm. Phần mềm cho phép bạn theo dõi tồn kho theo mã hàng, tên sản phẩm, số lượng và đơn vị đo. Bạn có thể xem được số lượng tồn kho hiện tại, số lượng đã bán, và cảnh báo khi hàng tồn đạt ngưỡng tối thiểu hoặc gần hết. Điều này giúp bạn xác định thời điểm cần tái đặt hàng để đảm bảo không bị thiếu hàng hoặc tồn kho quá mức.

 

Phân tích, báo cáo đa dạng về hoạt động kho bãi

Phân tích báo cáo kho cung cấp thông tin quan trọng về hoạt động của kho hàng. Phần mềm sẽ tạo ra các báo cáo tổng hợp và phân tích về các chỉ số quản lý kho như tồn kho, giao dịch xuất nhập, lưu trữ, xu hướng tiêu thụ và hiệu suất kho. Nhờ các báo cáo này, bạn có thể đánh giá hiệu quả của quá trình quản lý kho, xác định các mô hình tiêu thụ, tối ưu hóa cấu trúc kho và dự báo nhu cầu hàng hóa trong tương lai. Các báo cáo này cung cấp thông tin quan trọng giúp bạn ra quyết định thông minh về việc tái đặt hàng, tối ưu hóa quy trình và cải thiện hiệu suất tổng thể của kho hàng.

 

Phần mềm quản lý kho thông minh 1BOSS WM+ - Chuyên nghiệp hóa quy trình kho bãi

 

Quản lý yêu cầu nhập kho

 

Quản lý đa kho. Tối ưu hiệu quả sử dụng

 

• Quản lý đa kho

Tạo và quản lý hàng hóa trên nhiều kho, với nhiều loại hình kho theo nhu cầu quản trị: kho vật lý/kho phi vật lý; kho chỉ quản lý số lượng/giá trị/hoặc vừa số lượng vừa giá trị,... Tự động cập nhật và thống kê liên tục theo thời gian thực

• Quản lý hoạt động kho

Tạo và duyệt đề nghị nhập/xuất/chuyển kho. Quản lý nhập/xuất/chuyển kho với dữ liệu được kế thừa tự động và liên tục

• Quản lý hàng hóa theo đặc thù

Thiết lập và quản lý hàng hóa theo các đặc tính đặc thù: quy cách, màu sắc, chủng loại, kích cỡ,...

 

Thiết lập quản trị kho linh hoạt

• Khai báo và quản lý

Khai báo danh sách kho. Hỗ trợ nhà quản trị quản lý đa kho chỉ trên một hệ thống duy nhất

• Thiết lập thông tin kho

Khai báo định mức tồn kho (min/max/reorder) của từng mặt hàng trên từng kho hoặc toàn hệ thống

• Quản lý bằng công nghệ

Tích hợp các thiết bị, công nghệ quản lý kho chuyên nghiệp và hiệu quả: Pick to light, Put to light,...

• Báo cáo sinh động, trực quan

Trích xuất báo cáo trên hệ thống sinh động, trực quan, dễ so sánh và đối chiếu

 

Quản lý danh mục kho và danh mục hàng hóa đa tiêu chí, phục vụ cho các nhu cầu quản trị khác nhau

1. Quản lý lot/date/hạn dùng
2. Quản lý barcode/serial no
3. Đơn vị tính chuyển đổi
4. Quản lý hàng hóa theo đơn vị tính chuyển đổi, phù hợp với đặc thù và nhu cầu quản trị của doanh nghiệp

• Quản lý danh mục kho, kết nối thông tin đa kho hiệu quả

Quản lý thông tin về tên đơn vị, mã kho, tên kho, địa chỉ, thủ kho,... Cho phép lựa chọn linh hoạt và dễ dàng trạng thái không hiển thị, dùng chung, kho tạm

 

Quản lý đa dạng danh mục hàng hóa

 

Quản lý danh mục kho và danh mục hàng hóa đa tiêu chí, phục vụ cho các nhu cầu quản trị khác nhau

• Quản lý đề nghị và duyệt

Đề nghị nhập/xuất/chuyển kho và duyệt đề nghị trực tiếp linh hoạt trên web/app

• Quản lý kế hoạch giao - nhận

Theo dõi tình hình luân chuyển hàng giữa các kho và đối tác (hàng đi thẳng, hàng qua kho,...)

• Quản lý nhập/xuất/chuyển/tồn hàng hóa

Quản lý hiệu quả tình trạng nhập/xuất/chuyển/tồn kho của nhà phân phối, nhà sản xuất, dealer và cả hàng tồn ngoài thị trường

• Báo cáo hoạt động quản lý kho

Báo cáo nhập/xuất/chuyển/tồn kho theo nhiều tiêu chí như thời gian, kho, mặt hàng, đối tượng,… Báo cáo nhật ký kiểm kê

 

Tạm kết

 

Phần mềm quản lý kho không chỉ đơn giản là một công cụ quản lý hàng tồn, mà còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Với khả năng quản lý xuất nhập hàng, quản lý hàng tồn kho và phân tích báo cáo kho, phần mềm giúp tăng cường sự chính xác, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa hiệu suất quản lý kho hàng. Do đó, đầu tư vào một phần mềm quản lý kho hiện đại và phù hợp có thể đem lại lợi ích lớn cho sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.

Ban biên tập 1BOSS