Xem thêm một số bài viết liên quan:

• Nợ phải trả là gì? Yếu tố ảnh hưởng tới nở phải trả của doanh nghiệp
• 4 Lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý bảo hiểm cho công tác kế toán
• Chuyển đổi số trong quản lý công nợ - Nâng cao hiệu suất kế toán

1. Khái niệm nguyên tắc phù hợp

Nguyên tắc phù hợp trong tiếng Anh có tên gọi là Matching Principle. Nguyên tắc này yêu cầu doanh thu và chi phí của đơn vị kế toán phải được ghi nhận một cách tương ứng trong cùng một kỳ, nhằm đảm bảo việc xác định kết quả kinh doanh của kỳ kế toán được chính xác và tin cậy.

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) số 01, nguyên tắc phù hợp thể hiện việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau: 

• Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó.
• Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.

Như vậy, chi phí được ghi nhận trong kỳ theo nguyên tắc phù hợp là toàn bộ các khoản chi phí liên quan đến việc tạo ra doanh thu và thu nhập của kỳ đó không phụ thuộc khoản chi phí đó được chi trả ra trong kì nào.

Để hiểu rõ hơn về nguyên tắc phù hợp là gì, hãy tham khảo một số ví dụ sau:

Ví dụ 1: Xuất kho công cụ dụng cụ sử dụng cho 2 tháng, giá trị công cụ dụng cụ xuất kho 30 triệu đồng. Trong trường hợp này theo nguyên tắc phù hợp, giá trị công cụ dụng cụ được ghi nhận vào chi phí 1 kỳ chỉ có 15 triệu đồng, phần còn lại chỉ được ghi nhận ở kỳ tiếp theo.

Ví dụ 2: Tháng 1 thu tiền cho thuê nhà cho quý 1 là 6 triệu đồng, mặc dù tiền thu được ở Tháng 1 là 6 triệu đồng, tuy nhiên theo nguyên tắc phù hợp, doanh thu ghi nhận phải đúng kỳ. Do vậy, tháng 1 này chỉ ghi vào doanh thu 2 triệu đồng, phần còn lại được ghi vào doanh thu chưa thực hiện và phân bổ dần cho các tháng tiếp theo.

Nguyên tắc phù hợp thể hiện việc ghi nhận chi phí khi doanh thu đã được ghi nhận

Nguyên tắc phù hợp được vận dụng vào việc trích khấu hao TSCĐ định kỳ; phân bổ công cụ dụng cụ; phân bổ doanh thu chưa thực hiện… Các công việc tính toán, theo dõi này hiện nay được hỗ trợ hoàn toàn bởi phần mềm kế toán, kế toán không còn phải “quay vòng” trong những file excel rối rắm, dễ sai sót và mất nhiều thời gian tổng hợp.

2. Nguyên tắc phù hợp có vai trò quan trọng

Cơ sở của nguyên tắc phù hợp là kỳ kế toán. Do đó hạch toán chi phí phải căn cứ vào thời gian đem lại doanh thu cho doanh nghiệp. Điều này là hết sức cần thiết cho doanh nghiệp tính toán chính xác thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, làm căn cứ để tính thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước.

Quy định hạch toán phù hợp giữa doanh thu và chi phí nhằm xác định và đánh giá đúng kết quả kinh doanh của từng thời kỳ kế toán giúp cho các nhà quản trị có những quyết định kinh doanh đúng đắn và có hiệu quả.

3. Điều kiện của nguyên tắc phù hợp

Nguyên tắc phù hợp chỉ có thể áp dụng trong điều kiện kế toán dồn tích. Trong VAS 01, cơ sở dồn tích được định nghĩa như sau:

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền. Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai.

Như vậy, cơ sở dồn tích yêu cầu việc ghi nhận và báo cáo về tài sản, nguồn vốn, doanh thu và chi phí dựa trên cơ sở nghiệp vụ kinh tế phát sinh chứ không phải dựa trên cơ sở thu tiền hay chi tiền.

Có thể thấy, nguyên tắc phù hợp có quan hệ mật thiết với việc ghi nhận chi phí và doanh thu. Trong VAS 01, ghi nhận doanh thu và thu nhập khác được quy định như sau:

Doanh thu và thu nhập khác được ghi nhận trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh khi thu được lợi ích kinh tế trong tương lai có liên quan tới sự gia tăng về tài sản hoặc giảm bớt nợ phải trả và giá trị gia tăng đó phải xác định được một cách đáng tin cậy.

Như vậy, khi đã xác nhận chắc chắn khoản doanh thu đó được ghi nhận, chi phí cũng mới được ghi nhận theo nguyên tắc phù hợp.

4. Minh họa về áp dụng nguyên tắc phù hợp vào hạch toán

Các minh họa điển hình cho áp dụng nguyên tắc phù hợp trong chế độ kế toán Việt Nam có thể kể đến như:

• Quy định về trích trước giá vốn của bất động sản
• Quy định về ghi nhận chi phí trước hoạt động.

Quy định về trích trước giá vốn của bất động sản:

Theo điều 89, Thông tư 200, Trường hợp doanh nghiệp là chủ đầu tư kinh doanh bất động sản, khi chưa tập hợp được đầy đủ hồ sơ, chứng từ về các khoản chi phí nhưng đã phát sinh doanh thu nhượng bán bất động sản thì được trích trước một phần chi phí để tạm tính giá vốn hàng bán. 

Khi tập hợp đủ hồ sơ, chứng từ hoặc khi bất động sản hoàn thành toàn bộ, doanh nghiệp phải quyết toán số chi phí đã trích trước vào giá vốn hàng bán. Phần chênh lệch giữa số chi phí đã trích trước cao hơn số chi phí thực tế phát sinh được điều chỉnh giảm giá vốn hàng bán của kỳ thực hiện quyết toán. 

Việc trích trước chi phí để tạm tính giá vốn bất động sản phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau: Doanh nghiệp chỉ được trích trước chi phí để tạm tính giá vốn hàng bán cho phần bất động sản đã hoàn thành, được xác định là đã bán trong kỳ và đủ tiêu chuẩn ghi nhận doanh thu.

– Số chi phí trích trước được tạm tính và số chi phí thực tế phát sinh được ghi nhận vào giá vốn hàng bán phải đảm bảo tương ứng với định mức giá vốn tính theo tổng chi phí dự toán của phần hàng hóa bất động sản được xác định là đã bán (được xác định theo diện tích). Đây chính là biểu hiện của nguyên tắc phù hợp, doanh thu – chi phí ghi nhận trong cùng một kỳ.

Quy định về ghi nhận chi phí trước hoạt động

Theo Điều 47 Thông tư 200 thì các chi phí trước hoạt động như chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên và chi phí quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động của doanh nghiệp mới thành lập, hay các chi phí cho giai đoạn nghiên cứu, chi phí chuyển dịch địa điểm có thể vốn hóa là tài sản (chi phí trả trước) để phân bổ (không quá 3 năm).

Việc vốn hóa các chi phí trên dựa vào việc vận dụng nguyên tắc phù hợp: Các khoản chi này liên quan đến việc tạo ra doanh thu các kỳ sau nên cần được ghi nhận vào tài sản để phân bổ dần vào vào các kỳ có doanh thu (vì doanh thu liên quan đến các chi phí này chưa phát sinh trong kỳ phát sinh chi phí).

Ban biên tập 1BOSS

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho