Xem thêm một số bài viết liên quan:

• 7 tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp 
• Quy trình 7 bước lập kế hoạch tài chính hiệu quả cho doanh nghiệp
• CFO là gì? Vai trò và công việc của CFO

Phần mềm kế toán online và phần mềm kế toán offline là gì?   

Phần mềm kế toán online cho phép người dùng có thể dễ dàng sử dụng phần mềm này từ xa

Phần mềm kế toán online: thông qua môi trường mạng WAN - mạng internet, người dùng có thể dễ dàng sử dụng phần mềm này từ xa. Phần mềm này sử dụng các ngôn ngữ lập trình tiên tiến và được viết dưới dạng web application do đó người dùng không cần cài đặt phần mềm vào máy mà vẫn có thể sử dụng và có độ bảo mật rất cao. Tuy nhiên chi phí triển khai phần mềm khá cao vì thế doanh nghiệp nên tham khảo và cân nhắc với tài chính của mình. 

Phần mềm kế toán offline hoạt động trong mạng nội bộ công ty 

Phần mềm kế toán offline: Được cài đặt trực tiếp trên máy tính của người dùng và hoạt động trong môi trường mạng nội bộ của công ty (LAN - Local Area Network). Vì thế mà phần mềm này chỉ yêu cầu một lần cài đặt trên máy tính và hoạt động độc lập với bất kỳ kết nối mạng nào. Do vậy mà phần mềm kế toán offline yêu cầu cấu hình máy tính phải tương đối mạnh (PC, laptop) và chỉ hoạt động trên máy chủ. Nguy cơ hỏng ổ cứng, mất nguồn, virus tấn công, dữ liệu bị tấn công.

Nên lựa chọn phần mềm kế toán online hay offline? 

1. Nhu cầu quản lý

Để biết nên dùng phần mềm online hay offline, trước tiên các công ty phải xác định rõ các nhu cầu quản trị hiện tại khi sử dụng phần mềm. Nếu chủ doanh nghiệp muốn lấy số liệu kế toán tài chính mọi lúc, mọi nơi hoặc có nhiều phương tiện để quản lý thì phần mềm kế toán online chắc chắn là giải pháp tốt nhất. Dữ liệu được tự động đồng bộ trên toàn hệ thống, không cần kế toán trưởng phải nhập lại số liệu và giám đốc có thể xem ngay lập tức chỉ với vài cú click chuột trên máy tính hoặc điện thoại.

Ngược lại, nếu chủ doanh nghiệp không cần quản lý từ xa mỗi khi đi công tác, không cần báo cáo số liệu liên tục, không cần quản lý hoạt động từ xa thì phần mềm kế toán offline rất phù hợp với doanh nghiệp của họ. 

2. Quy mô công ty 

Các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập, không có văn phòng muốn quản lý hiệu quả thông tin tài chính của họ, cung cấp báo cáo đầy đủ và đáp ứng các yêu cầu của chính phủ đồng thời phục vụ nhu cầu của khách hàng. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán offline phù hợp. Tuy nhiên, khi một công ty phát triển đến một giai đoạn nhất định, nhiều văn phòng và chi nhánh sẽ đòi hỏi quản lý tài chính nâng cao và các nhà quản lý sẽ có thể quản lý tình hình tài chính của công ty từ bất cứ đâu. Sử dụng phần mềm kế toán trực tuyến Xin vui lòng cho tôi.

3. Chi phí đầu tư phần mềm kế toán online và offline

Chi phí triển khai phần mềm là một trong những yếu tố quan trọng 

Hầu hết các doanh nghiệp đều nghĩ rằng chi phí sử dụng một phần mềm kế toán bao gồm khoản chi phí trong báo giá, các khoản phí phát sinh hàng kỳ hoặc chi phí đào tạo, tư vấn và không tốn quá nhiều so với khả năng của doanh nghiệp (trên thị trường có những phần mềm kế toán offline chỉ từ 3.000.000 VNĐ). Nếu tính toán kỹ hơn thì ngoài các chi phí kể trên, doanh nghiệp cũng sẽ cần phải đầu tư cho cơ sở vật chất kỹ thuật như máy tính, máy in, các khoản tiền bảo trì, bảo dưỡng máy móc định kỳ.

Doanh nghiệp xác định sẽ sử dụng một giải pháp kế toán offline, tức là doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong việc quản lý dữ liệu của mình và sẽ phải có sự đầu tư xứng đáng cho hệ thống máy chủ cũng như bảo mật thông tin để tránh việc bị mất mát dữ liệu do thiên tai, lỗi người sử dụng (tải nhầm virus), hỏng ổ cứng,…

Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán online, nhất là các phần mềm kế toán dạng đóng gói sẵn thì sẽ không phải tốn chi phí đầu tư cho máy chủ và bảo mật. Nhưng cần trả phí thuê bao định kỳ và số lượng user hoạt động trên phần mềm. 

Tạm kết

Để tìm hiểu xem doanh nghiệp của bạn có phù hợp với phần mềm kế toán trực tuyến hay ngoại tuyến hay không phải xem xét từng yếu tố cho phù hợp với doanh nghiệp.

Ban biên tập 1BOSS 

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho