Xem thêm một số bài viết liên quan:
Có câu “Nếu muốn đi nhanh bạn hãy đi một mình, còn nếu muốn đi xa hãy đi cùng với đội nhóm”. Đúng vậy, cho dù kiến thức có uyên bác, kỹ năng có thành thạo đến mấy đi nữa thì bạn cũng chẳng thể tự mình làm hết mọi thứ. Bạn cần đội nhóm - những người giúp đỡ, hỗ trợ và cùng đi tới thành công.
Nhiều nhà quản lý vẫn cảm thấy “rất khó” khi giao việc với những lý do ở đầu bài. Vấn đề là giao việc và hướng dẫn nhân viên là hai việc đi song hành với nhau nên khi tách riêng chuyện giao việc thì những lý do trên nghe rất hợp lý.
Và nếu nắm được nghệ thuật giao việc và trao quyền, bạn sẽ xây dựng được một đội nhóm vô địch, có thể chinh phục mọi mục tiêu thách thức. Đây chính là lý do tại sao bạn CHẮC CHẮN PHẢI THÀNH THẠO kỹ năng giao việc hiệu quả!
Giao việc có thể được hiểu là sử dụng tài năng của từng cá nhân vào những công việc phù hợp. Khi công việc được giao đúng, năng suất làm việc chung sẽ được cải thiện, quy trình làm việc trở nên trơn tru và hoạt động quản lý công việc sẽ bớt rắc rối hơn.
Giao việc có thể được thực hiện thông qua gặp mặt trực tiếp hoặc gián tiếp như qua điện thoại, e-mail,… Dù bằng cách nào thì giao việc đúng cách nghĩa là bạn biết phân chia công việc, giao đúng việc cho đúng người, xác định rõ mục đích và đạt được mục đích khi công việc hoàn thành (kết quả công việc, cơ hội học hỏi và phát triển nhân viên, cải thiện đội nhóm,..).
Giao việc đúng cách
1. Công việc được hoàn thành theo cách tốt nhất
Giao việc cho đúng người và có những chỉ dẫn nhất định sẽ đảm bảo công việc mặc dù không phải đích thân bạn làm nhưng vẫn mang lại hiệu quả nhất. Thậm chí có những kỹ năng hoặc chuyên môn bạn không giỏi bằng chính nhân viên của mình thì đây chính là lựa chọn sáng suốt nhất.
2. Nhà quản lý cải thiện hiệu quả sử dụng thời gian
Khi người lãnh đạo quá bận rộn, họ sẽ mất đi cơ hội để nhìn mọi việc một cách tổng thể, đánh giá sắc sảo những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp của mình, trên thị trường, phân tích đối thủ để điều chỉnh hoạt động cho phù hợp với bối cảnh. Việc uỷ quyền và giao việc giúp nhà lãnh đạo không mất thời gian cho những công việc nhỏ nhặt mà giá trị lại không cao.
3. Tạo ra đội ngũ kế cận
Thứ nhất, nhà quản lý có thể phát hiện, đánh giá được năng lực của nhân viên, biết được ai tốt ai chưa, từ đó có kế hoạch phát triển đội ngũ nhân sự tiềm năng. Thứ hai, thực hiện công việc được giao cũng chính là cơ hội để nhân viên tự rèn luyện bản thân mình và học hỏi. Thông qua việc hoàn thành công việc, nhân viên sẽ có trải nghiệm nhiều hơn, học hỏi nhiều hơn.
4. Tạo động lực cho nhân viên
Thể hiện sự tin tưởng mà người quản lý dành cho nhân viên, tạo động lực cho nhân viên. Khi cảm nhận được giá trị của bản thân mình trong đội nhóm, nhân viên sẽ có động lực để liên tục học hỏi, trao dồi kỹ năng, nâng cao hiệu quả công việc.
5. Giảm stress, căng thẳng trong công việc
Việc giải quyết quá nhiều việc sẽ dẫn đến trạng thái quá tải và căng thẳng. Càng căng thẳng thì người lãnh đạo sẽ giải quyết công việc càng kém hiệu quả.
6. Hiệu quả khi không làm việc trực tiếp face-to-face
Việc bạn giao việc không rõ ràng cho nhân viên trong quá trình làm việc từ xa sẽ gây mập mờ, hiểu nhầm mục đích hay những chi tiết trong quá trình thực hiện. Điều này dẫn đến công việc không hoàn thành, mất thời gian sửa chữa và hiệu suất chung của cả team bị giảm.
- Luôn nghĩ rằng sẽ đạt hiệu quả tốt hơn khi họ tự thực hiện công việc: Nhà quản lý rất dễ cho rằng mình là người giỏi nhất để thực hiện công việc. Nếu bạn trực tiếp thực hiện công việc thì sẽ nhanh hơn, đạt yêu cầu hơn, tốt hơn, đảm bảo hơn và sẽ không ai phải phàn nàn về công việc chung của đội nhóm. Bạn cũng sợ rằng khi giao việc cho người khác thì có thể sẽ mắc sai lầm và ảnh hưởng đến vai trò lãnh đạo của mình.
- Lo ngại nhân viên quá tải khi giao việc: Bạn sợ rằng giao thêm việc có thể khiến nhân viên cảm thấy quá tải và không hài lòng. Nếu giao quá nhiều việc nhân viên sẽ không hoàn thành tốt các công việc.
- Sợ rằng sẽ mất kiểm soát công việc: Họ muốn họ phải là người kiểm soát toàn bộ mọi việc trong nhóm. Họ muốn kiểm soát càng nhiều quyền lực càng tốt. Và khi giao việc, họ có thể mất đi quyền lực.
- Sợ rằng nhân viên sẽ thực hiện công việc tốt hơn mình: Nếu nhân viên thực hiện công việc tốt hơn thì đó sẽ là rủi ro cho vị trí quản lý mà họ đang giữ.
- Không có sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm: Khi bạn không tin tưởng nhân viên và nhân viên không tin tưởng bạn, đó là trở ngại cực lớn khi giao việc. Khi mất đi sự tin tưởng, động lực làm việc sẽ mất và hiệu quả công việc giảm sút.
Hãy giao việc khi bạn gặp một trong những tình huống dưới đây:
- Những công việc người khác có thể làm tốt hơn: Trong trường hợp công việc đó đòi hỏi những năng lực đặc biệt mà bạn không có hoặc không tốt hơn người khác thì nên giao cho người có năng lực tốt hơn thực hiện.
- Những công việc không quan trọng: Ở cương vị lãnh đạo bạn nên tập trung vào 20% hạng mục công việc chính, những công việc dành riêng cho cấp quản lý, mang lại hiệu quả chính cho nhóm hơn là những công việc ít quan trọng mà nhân viên có thể làm được.
- Những công việc lặp đi lặp lại: Có những công việc lặp đi lặp lại thường ngày, hàng tuần nhưng không cần thiết bạn phải tự mình thực hiện. Và đây cũng là cơ hội để họ rèn luyện thêm kỹ năng của mình.
- Khi công việc đòi hỏi những kỹ năng mà bạn muốn phát triển trong đội ngũ: Giao việc là một cách hiệu quả để phát triển kỹ năng của nhân viên.
Bên cạnh đó cũng có những tình huống bạn không nên giao:
- Không giao việc liên quan tới kỷ luật nhân viên
- Không giao việc khen thưởng nhân viên
- Không giao những công việc mang tính bảo mật
Cân nhắc trước khi tiến hành giao việc cho nhân viên
Một nhà quản lý tốt khi giao việc sẽ đánh giá, nhìn nhận điểm mạnh, kỹ năng, chuyên môn của từng nhân viên bằng nhiều phương pháp như mô hình ASK hay khung năng lực hiệu quả. Điều này sẽ giúp nhà quản lý chọn đúng người, giao đúng việc.
Các yếu tố cần xem xét ở đây:
1. Những kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng của cá nhân áp dụng trong nhiệm vụ được giao phó:
- Những kiến thức, kỹ năng và thái độ của nhân viên có khả năng đáp ứng hay không?
- Bạn có thời gian và nguồn lực để đào tạo khi cần thiết?
2. Phong cách làm việc ưa thích của nhân viên
- Người đó có làm việc độc lập không?
- Những gì nhân viên mong muốn từ công việc của mình?
- Mục tiêu dài hạn và quyền lợi của nhân viên nhận công việc được giao là gì, và làm thế nào để sắp xếp các công việc phù hợp với các đề xuất?
3. Khối lượng công việc hiện tại của người này
- Người đó có thời gian để nhận thêm công việc?
- Ủy thác nhiệm vụ này có gây xáo trộn về trách nhiệm và khối lượng công việc của họ?
Xem xét năng lực của nhân viên khi giao việc
Có chứ - như chúng ta đã nói về tầm quan trọng của giao việc đúng cách. Các bước dưới đây sẽ giúp bạn không bỏ sót chi tiết nào, đồng thời kiểm soát công việc giao đi hiệu quả hơn:
a/ Chuẩn bị: Xác định những thông tin dưới đây
- Bạn sẽ mô tả công việc cần giao như thế nào ?
- Mục tiêu của công việc là gì?
- Mục tiêu công việc có liên quan như thế nào đến mục tiêu chung của phòng ban ?
- Tại sao sao bạn lại giao công việc đó ?
- Công việc sẽ bắt đầu khi nào ?
- Công việc sẽ được thực hiện đảm bảo những điều kiện gì ?
- Bạn sẽ diễn tả như thế nào để nhân viên vui vẻ và sẵn sàng chấp nhận công việc ?
- Nếu bạn hiểu rõ về nhân viên, hiểu rõ các động lực làm việc của nhân viên và giải thích rõ ràng mối liên hệ giữa công việc và động lực làm việc của họ, họ sẽ sẵn sàng nhận việc và thực hiện công việc hiệu quả hơn.
- Tại sao bạn tin rằng họ sẽ thực hiện tốt công việc?
- Những kinh nghiệm làm việc nào sẽ hữu ích nhiều cho công việc?
- Nhân viên sẽ được lợi gì khi thực hiện công việc được giao?
- Xem xét lượng công việc hiện tại của nhân viên: Không bao giờ giao việc cho nhân viên và yêu cầu thực hiện ngoài giờ làm việc trừ những trường hợp thật sự cần thiết.
- Xác định các kỹ năng cần đào tạo thêm để họ hoàn thành tốt công việc
b/ Giao việc
Khi thông tin đã đầy đủ và rõ ràng thì bạn sẽ sắp xếp một cuộc gặp hoặc nếu làm việc từ xa thì có thể trao đổi qua video-call để giao việc. Mục tiêu là cả hai bên phải hiểu rõ và thống nhất với nhau về chi tiết công việc cần phải thực hiện. Những thông tin sau đây rất quan trọng và cần thiết khi giao việc.
- Trao đổi rõ ràng mục tiêu của công việc cần giao
- Bạn sẽ trao quyền cho nhân viên ở mức độ nào ?
- Hiểu rõ về giới hạn quyền lực được giao rất quan trọng. Người nhận việc phải hiểu được khi nào họ có thể tự quyết định và khi nào phải thông qua sự đồng ý của bạn.
- Nhân viên có thể dùng những nguồn lực nào, sẽ báo cáo công việc như thế nào ?
- Xác định thời hạn thực hiện và thời gian đánh giá kết quả thực hiện công việc
- Xác định những thời điểm định kỳ để đánh giá tiến trình thực hiện công việc
Trang bị quy trình giao việc cho nhân viên
c/ Theo dõi và kiểm soát công việc
Để đảm bảo công việc được hoàn thành theo những kết quả được mong đợi, bạn cần phải theo dõi, kiểm tra tiến trình thực hiện công việc, đưa ra sự hỗ trợ kịp thời khi cần thiết.
Tùy thuộc vào mức độ kinh nghiệm và kỹ năng của người thực hiện công việc mà bạn sẽ có những cách kiểm soát công việc và hỗ trợ tương ứng.
- Nếu nhân viên không biết cách thực hiện công việc, bạn có thể hướng dẫn cụ thể từng bước của công việc.
- Nếu nhân viên biết cách làm mà thường xuyên làm sai tiêu chuẩn thì bạn sẽ kèm cặp và đưa ý kiến phản hồi cải thiện kỹ năng.
- Nếu nhân viên biết cách làm, có kỹ năng nhưng không có đủ thời gian hay công cụ phù hợp thì sắp xếp thêm thời gian hoặc bổ sung thêm công cụ phù hợp.
- Còn trường hợp nhân viên biết cách làm, có kỹ năng, công cụ và thời gian nhưng vẫn không thực hiện đúng, thì nguyên nhân thường là liên quan tới cá nhân nhân viên, bạn cần bình tĩnh cùng nhân viên tìm hiểu rõ nguyên nhân và giải quyết hợp lý.
-
Hãy cẩn thận về thông điệp mà tình cờ bạn sẽ gửi cho nhân viên thông qua mức độ can thiệp công việc. Nếu can thiệp quá nhiều so với họ cần thì có nghĩa là bạn đang không tin tưởng họ. Ngược lại nếu bạn can thiệp quá ít vào công việc thì nhân viên sẽ nghĩ rằng bạn không quan tâm đến công việc đó vì nó không quan trọng. Hãy thiết lập một quy trình để kiểm tra, thảo luận, báo cáo, cho phản hồi định kỳ để đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.
Ngoài ra, khi bạn đã quyết định giao việc cho một ai đó thì bạn cũng sẽ đối diện với một số rủi ro nhất định. Việc hiểu rõ các rủi ro sẽ giúp bạn dự đoán được vấn đề phát sinh và kiểm soát tốt tiến trình thực hiện công việc.
d/ Đánh giá kết quả
Đánh giá kết quả công việc là cơ hội để cả hai bên nhìn lại toàn bộ quá trình công việc và rút ra những bài học kinh nghiệm hữu ích. Để đảm bảo kết quả thực hiện công việc tốt, thời điểm đánh giá nên diễn ra trước thời hạn deadline một khoảng thời gian đủ để nhân viên có thể thực hiện những công việc phát sinh trong trường hợp có vấn đề xảy ra.
Khi đánh giá kết quả công việc bạn cần lưu ý là đánh giá công việc, hành vi thực hiện công việc dựa vào những mong đợi và tiêu chí mà cả hai bên đã thống nhất với nhau lúc giao việc. Phần quan trọng nhất là bạn phải cho nhân viên những phản hồi và nhận phản hồi từ nhân viên.
Dù thành quả là như thế nào thì người giao việc và người nhận việc phải cùng nhau chia sẻ thành quả. Trường hợp kết quả tốt, nếu bạn phủ nhận những nỗ lực và đóng góp của nhân viên và nhận toàn bộ kết quả tốt về phần mình thì nhân viên sẽ cho rằng bạn đánh cắp điều gì đó từ họ. Hoặc trong trường hợp nhân viên không hoàn thành tốt công việc, nếu bạn đổ hết lỗi cho nhân viên, khi đó nhân viên sẽ cảm thấy thế nào ?
Dẫu rằng bạn đã huấn luyện những kỹ năng cần thiết và giao quyền cho nhân viên quyết định, thì việc bạn đỗ lỗi hoàn toàn cho nhân viên sẽ khiến họ cảm thấy bất an, không công bằng, cảm giác như bị phản bội. Việc này cũng sẽ lấy đi động lực làm việc của những nhân viên khác.
Đánh giá kết quả công việc
Sự bùng phát của đại dịch Covid-19 từ đầu năm 2020 tới nay đã khiến nền kinh tế thế giới và trong nước chịu nhiều ảnh hưởng tiêu cực. Nhiều doanh nghiệp đã xây dựng kế hoạch hay thậm chí triển khai cho nhân viên làm việc ở nhà để không bị đình trệ hoạt động.
Việc thiết lập một hệ thống quản lý khi nhân viên làm việc từ xa là rất phức tạp, làm sao để đảm bảo công việc được hoàn thành khớp với mục tiêu đề ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Một vài gợi ý sau đây sẽ giúp bạn giao việc từ xa và quản lý nhân viên tốt hơn:
Để triển khai một bộ phận hoặc một doanh nghiệp làm việc trực tuyến, việc thiết kế lại một quy trình làm việc là điều đầu tiên. Các doanh nghiệp cần tối ưu hóa các quy trình, lược bỏ những bước cồng kềnh, thậm chí cắt bỏ những nhân sự hoặc bộ phận thừa thãi và không cần thiết. Để làm được điều này, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tìm đến những các trung tâm tư vấn hoặc đội ngũ tư vấn của các công ty cung cấp giải pháp quản lý doanh nghiệp.
Khi quản lý từ xa cần phải chú trọng vào mục tiêu và kết quả công việc chứ không đơn thuần chỉ là quản lý thời gian làm việc hay các đầu việc cụ thể. Mục tiêu đề ra trong công việc luôn phải rõ ràng và doanh nghiệp hay cụ thể hơn là các nhà quản lý cần phải trao đổi thường xuyên với nhân viên về cách làm thế nào để đạt được mục tiêu đó.
Một nhóm làm việc thông thường có số lượng không lớn và không tổ chức thành các phòng ban như doanh nghiệp. Trong khi doanh nghiệp phải có nhiều phòng ban chức năng, số lượng nhân viên và các quy trình quản lý hành chính cũng phức tạp hơn.
Với "nhóm làm việc" từ xa thì mọi thứ sẽ đơn giản hơn vì chỉ cần công cụ meeting online, soạn thảo văn bản online, phần mềm group chat và công cụ giao việc là xong. Tuy nhiên nếu bạn muốn áp dụng làm việc từ xa cho toàn bộ hoặc một phần doanh nghiệp bao gồm cả bộ phận sales, marketing, nhân sự, tài chính, hợp đồng,... thì sẽ cần tới một phần mềm 4.0 có khả năng quản lý tất cả mọi thứ một cách hoàn chỉnh từ xa: Từ giao việc, nhận việc, báo cáo tiến độ, bàn giao dữ liệu, review kết quả, đánh giá trực tiếp,...
Ứng dụng công nghệ khi giao việc từ xa
Ngoài những khó khăn về xây dựng quy trình hiệu quả, việc trao đổi dữ liệu thường được các doanh nghiệp coi là dịch vụ cần được giám sát nhất. Hiện nay, có nhiều phần mềm có thể giúp doanh nghiệp quản lý và chia sẻ dữ liệu, song an toàn thông tin là . Ví dụ như dịch vụ đám mây công cộng rất tiện lợi, nhưng không thể đảm bảo quyền riêng tư, có thể xảy ra sự cố rò rỉ dữ liệu nội bộ.
Có nhiều thách thức trong việc đảm bảo rằng chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy cập tài nguyên của công ty, bảo vệ các thiết bị không trực tiếp dưới sự kiểm soát của doanh nghiệp.. Cần thiết lập một chính sách bao gồm các nguyên tắc và quy trình để yêu cầu, lấy, sử dụng và giới hạn quyền truy cập từ xa vào hệ thống mạng và dữ liệu của tổ chức.
Quản lý từ xa không đơn thuần là quản lý thời gian làm việc mà quan trọng hơn hết là hiệu quả công việc. Do đó các nhà quản lý đừng quá cứng nhắc trong việc giám sát, không nên yêu cầu nhân viên phải báo cáo công việc tiến độ công việc liên tục, bởi điều này có thể khiến họ cảm thấy căng thẳng, khó chịu. Thay vào đó, hãy cho họ sự linh động và bạn có thể yêu cầu họ báo cáo cáo công việc vào cuối mỗi ngày hoặc cuối mỗi tuần bằng các báo cáo công việc cụ thể kèm kết quả đạt được.
Đánh giá hiệu suất chứ không phải hoạt động: Bạn cần có chính sách đánh giá chuẩn xác nhất hiệu quả công việc của các nhân viên làm việc từ xa, chứ không phải là họ chăm chỉ ra sao, chấp hành đúng giớ giấc làm việc như thế nào...
Tạm kết
“Cách chắc chắn nhất để một người quản lý tự giết bản thân mình chính là từ chối học cách giao việc cho nhân viên như thế nào, khi nào và cho ai” - James Cash Penney, nhà sáng lập của chuỗi bán lẻ J.C Penney.
Giao việc là công việc đơn giản nhưng giao việc hiệu quả lại là câu chuyện hoàn toàn khác. Đây là kỹ năng kết hợp khả năng phân tích con người, quản trị mối quan hệ và khả năng quản lý công việc. Khi nhà quản lý làm chủ được kỹ năng này, mọi nguồn lực trong doanh nghiệp sẽ được tối đa hóa, mọi công việc sẽ được triển khai hiệu quả, nhà quản lý sẽ không còn phải ôm quá nhiều việc và có nhiều thời gian hơn dành cho các công việc quan trọng khác.
Tất nhiên không thể quên yếu tố công nghệ nếu bạn là một nhà quản lý thông minh và thức thời. Một phần mềm quản lý công việc tốt nhất cho đội nhóm chính là phần mềm thấu hiểu và đáp ứng được nhu cầu của bạn, từ giao việc, theo dõi công việc đến cập nhật kết quả từ nhân viên dù đang ở đâu. Mong rằng bài toán giao việc này của bạn sẽ tìm được một “lời giải 4.0” nhanh chóng và chính xác nhất.
1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại.
Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:
