Xem thêm một số bài viết liên quan:

• Tổng hợp các kênh bán hàng online hiệu quả nhất 2022
• Quy trình sales từ A - Z: Chuẩn hóa quy trình bán hàng từ online đến trực tiếp

1. Nguyên nhân hàng bán bị trả lại ?

Hàng bán bị trả lại được hiểu là các sản phẩm đã xác định tiêu thụ nhưng do vi phạm về phẩm chất, chủng loại, quy cách nên bị người mua trả lại. Do đó mà doanh thu hàng bán bị trả lại là một khoản làm giảm trừ doanh thu phát sinh trong kỳ. Cuối kỳ sẽ kết chuyển khoản doanh thu này để xác định lại doanh thu thuần thực tế trong kỳ.

Nguyên nhân cụ thể

Với mỗi bên mua và bán thì hàng bán bị trả lại sẽ có những cách hiểu cụ thể hơn như sau:

• Đối với bên bán:
  • Hàng bán bị trả lai được hiểu là số sản phẩm, hàng hoá doanh nghiệp đã xác định tiêu thụ, nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm hoặc thay đổi các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng. Giá trị hàng bán bị trả lại sẽ điều chỉnh doanh thu bán hàng thực tế thực hiện trong kỳ kinh doanh để tính doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm, hàng hoá đã bán ra trong kỳ báo cáo.
  • Ngoài ra, đối với bên bán thì còn có các khoản làm giảm trừ doanh thu khác như: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán…
  • Để tiêu thụ hàng hóa trong trường hợp người mua chấp nhận, người bán có thể giảm giá bán lô hàng này.
• Đối với bên mua:
  • Nếu là Công ty có hóa đơn thì cần phải xuất hoá đơn để trả lại hàng cho bên bán (đơn giá xuất phải đúng theo đơn giá mua trên hoá đơn mua vào).
  • Nếu bên mua là cá nhân thì phải có Biên bản ký kết với bên bán về số lượng, giá trị hàng bán bị trả lại theo đúng quy định.

2. Các trường hợp hàng bán bị trả lại

Có nhiều trường hợp hàng bán bị trả lại, nhưng phổ biến nhất là:

• Bên mua giao hàng không đúng với các thỏa thuận trong hợp đồng của 2 bên khi hàng hóa gặp những vấn đề như: Chất lượng hàng hóa không đảm bảo đủ yêu cầu, số lượng hoặc thời gian giao hàng không đúng như cam kết của 2 bên…
• Bên bán thay đổi việc mua hàng do thay đổi những kế hoạch kinh doanh của mình, khi đó bên bán sẽ phải chịu nhiều phí bồi thường cho bên mua theo các điều khoản trong hợp đồng.

3. Hướng dẫn xử lý các trường hợp hàng bán bị trả lại

Thủ tục cần có đối với hàng bán bị trả lại

Hai bên lập và ký: Biên bản ghi nhận lý do hàng trả lại và Biên bản giao nhận hàng trả lại.

Bên trả lại hàng:

• Nếu bên mua là đối tượng có hóa đơn khi đó sẽ xử lý như sau: Lập Phiếu xuất kho trả lại hàng đồng thời lập Hoá đơn trả lại hàng cho bên giao hàng (ghi giá theo lúc mua), trên hoá đơn phải ghi rõ: “Hàng hoá trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT (nếu có)” đồng thời bên bán không cần thu hồi hóa đơn đã lập.
• Nếu bên mua là đối tượng không có hóa đơn (cá nhân không kinh doanh) thì khi đó xử lý như sau: Ký vào Biên bản trả lại hàng trong đó ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hoá đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hoá đơn), lý do trả hàng đồng thời bên bán phải thu hồi hóa đơn đã lập.

Bên nhận hàng trả lại: Lập phiếu nhập kho hàng trả lại, kho hàng cần làm đúng các thủ tục cần thiết theo đúng quy định của  nhà nước và quy trình của công ty.

Cách hạch toán hàng bán bị trả lại

Nếu doanh nghiệp sử dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200 thì hạch toán khoản Hàng bán bị trả lại vào TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu (chi tiết Tài khoản 5212 – Hàng bán bị trả lại) đồng thời cuối kỳ kế toán, kết chuyển tổng số Hàng bán bị trả lại (TK 5212) phát sinh trong kỳ sang tài khoản 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”,

Khi đó, kế toán hạch toán như sau:

Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu (5212).

Nếu doanh nghiệp sử dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133 thì hạch toán khoản Hàng bán bị trả lại vào bên nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (chi tiết theo TK cấp 2 phù hợp) đồng thời cuối kỳ kế toán không cần phải kết chuyển sang TK 511 vì khi phát sinh Hàng bán bị trả lại đã hạch toán vào bên Nợ TK 511.

Đối với bên bán (Bên bị trả lại hàng):

a) Khi bán hàng cho khách hàng: Căn cứ vào hóa đơn bán hàng và chứng từ liên quan kế toán hạch toán như sau:

• Phản ánh doanh thu bán hàng, ghi:

Nợ TK 111, 112, 131

Có TK 511: Doanh thu bán hàng theo giá bán chưa thuế

Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

• Phản ánh giá vốn hàng bán, ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 155,156,…: Trị giá thực tế hàng xuất bán

b) Khi nhận được hàng bán trả lại: Căn cứ vào hóa đơn trả lại hàng, các chứng từ liên quan, kế toán hạch toán như sau:

• Phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại, ghi:

Nợ TK 155,156,…Trị giá thực tế hàng xuất bán (giá vốn khi bán)

Có TK 632: Trị giá vốn của hàng bị trả lại

• Phản ánh doanh thu, ghi:

Nợ TK 5212 – Hàng bán bị trả lại (nếu công ty áp dụng Thông tư 200)

Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (nếu công ty áp dụng Thông tư 133)

Nợ TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước: Số tiền thuế được điều chỉnh giảm tương ứng với trị giá hàng bán bị trả lại

Có TK 111, 112, 131: Tổng số tiền hàng

Các doanh nghiệp cần lưu ý rằng: Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu, doanh thu hàng bán bị trả lại bao gồm cả thuế phải nộp.

• Nếu có các chi phí liên quan trong quá trình trả lại hàng:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (theo TT 200)

Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng (theo TT 133)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112. . .

Đối với bên mua (Bên trả lại hàng):

a) Khi mua hàng: Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 152, 153, 156,…

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331

b) Khi trả lại hàng: Căn cứ vào hóa đơn trả lại hàng, các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 111, 112, 331:  Tổng trị giá hàng trả lại

Có TK 152, 153, 156…: Trị giá hàng trả lại (theo trị giá lúc mua – giá chưa thuế)

Có TK 133 -Thuế GTGT được khấu trừ tương ứng với trị giá hàng trả lại.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì trị giá hàng mua, trị giá hàng trả lại bao gồm cả thuế GTGT.

Khi tính giá vốn của hàng bán bị trả lại, doanh nghiệp cần căn cứ vào phương pháp tính giá vốn của mình đang áp dụng (nhập trước xuất trước, nhập trước xuất sau…) để làm căn cứ tính giá vốn theo quy định của pháp luật.

Với những kiến thức cơ bản trên thì khi xảy ra tình huống này trong doanh nghiệp các bộ phận liên quan sẽ có cách thực hiện đúng quy định của nhà nước về xử lý và tính giá vốn hàng bán bị trả lại.

Ban Biên Tập 1BOSS

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho