Các tiêu chí cần thiết để hoàn thành tốt nhiệm vụ của một kế toán tiền lương
Để hoàn tốt các nhiệm vụ được giao; kế toán lương phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu như sau:
- Am hiểu các chính sách về tiền lương và nhân sự.
- Đọc hiểu được các bảng hợp đồng lao động; bảng lương; nắm rõ các chính sách thuế; áp dụng và tính được thuế thu nhập cá nhân; cân đo được các chi phí phát sinh để trả lương cho người lao động.
- Thành thạo tin học văn phòng như: Excel, Work và các phần mềm kế toán,..
- Nhanh nhạy trong công việc; có tính cẩn trọng, trung thực; hạn chế các sai sót trong quá trình tính toán; tranh gây ra các thất thoát tiền lương của người lao động, cũng như ngân sách của doanh nghiệp.
- Có kỹ năng làm việc nhóm; phối hợp hiệu quả với các phòng ban hoặc các vị trí nghiệp vụ kế toán khác như: Kế toán công nợ, kế toán thuế,...
Nguồn tham khảo: https://vieclamnhamay.vn/
Tùy vào từng đặc điểm của doanh nghiệp, có thể sẽ phát sinh nhiều cách khác nhau về lương. Tuy nhiên về tổng thể có 2 loại lương chính thường gặp, cụ thể:
- Lương cứng: đây là số tiền mà doanh nghiệp cam kết sẽ trả hàng kỳ cho người lao động; số tiền này được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động đã được ký kết. Khoản lương cơ bản này sẽ không bao gồm tiền thưởng, phụ cấp, hay các khoản phúc lợi khác.
- Lương mềm: đây là khoản tiền lương mà doanh nghiệp sẽ trả thêm cho người lao động. Khoản tiền này sẽ được trả khi người lao động hoàng thành chỉ tiêu hoặc vượt qua chỉ tiêu được giao. Ngoài ra, khoản tiền này cũng được xem là khoản tiền thưởng vào những dịp đặc biệt như: ngày sinh nhật, lễ, tết,...
Ở một số doanh nghiệp, người lao động có thể được nhân thêm các khoản tiền lương khác như: Phụ cấp tiền cơm trưa; tiền gửi xe,.... Hay các khoản phúc lợi khác như tiền du lịch, nghỉ dưỡng hằng năm,...
Nguồn tham khảo: https://amis.misa.vn/
Cẩn trọng trong kiểm tra, theo dõi hoạt động chấm công của người lao động
Một trong những công việc của kế toán tiền lương là quản lý, theo dõi sát sao hoạt động chấm công của người lao động. Trong nhiệm vụ này cần phải lưu 2 vấn đề sau:
- Lập cho chi tiết bảng chấm công theo đúng quy định của doanh nghiệp
- Theo dõi, giám sát hoạt động chấm công của người lao động; đảm bảo hoạt động này được diễn ra một cách đầy đủ và chính xác.
Nguồn tham khảo: https://hocketoan.org/
Các khoản trích theo lương là khoản tiền được trích ra từ lương; đây là khoản chi phí mà cả người lao động và người sử dụng lao động phải cùng nhau thực hiện; nhằm mục đích đảm bảo lợi ích và duy trì đời sống cho người lao động. Trong đó bao gồm:
- Bảo hiểm xã hội: Đây là khoản tiền được trích ra từ lương; nhằm mục đích tạo thành quỹ hỗ trợ cho người lao động trong trường hợp họ bị mất khả năng lao động; ốm đau; bệnh tật; tai nạn;...
- Bảo hiểm y tế: Là một khoản tiền được trích ra từ lương; nhằm mục đích tạo thành quỹ hỗ trợ người lao động trong các hoạt động khám chữa bệnh, sử dụng dịch vụ y tế,...
- Bảo hiểm thất nghiệp: Là khoản tiền được trích ra tù lương; nhằm hỗ trợ trong trường hợp người lao động bị thất nghiệp hay gặp khó khăn trong thời gian tìm kiếm việc làm.
- Kinh phí công đoàn: Là khoản tiền mà mỗi doanh nghiệp cần phải chi để nhằm tài trợ cho các hoạt động của công đoàn.
Nguồn tham khảo: https://amis.misa.vn/
Các hình thức trả lương cho người lao động
Trả lương cho người lao động là một trong các nhiệm vụ chính của nghiệp vụ kế toán tiền lương. Lương được xem là một mối quan tâm lớn nhất của hầu hết người lao động. Một quy chế tính lương tốt có thể giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động, chất lượng công việc. Vì thế vai trò của kế toán trong nhiệm vụ này vô cùng lớn. Hiện nay có 04 hình thức trả lương phổ biến trong doanh nghiệp như sau:
- Trả lương theo thời gian: đây là một hình thức trả lương dựa trên thời gian lao động. Hình thức này thường được áp dụng đối với các công việc có mức lương cố định; trừ trường hợp người lao động xin nghỉ không lương.
- Trả lương theo sản phẩm: hình thức này sẽ áp dụng đối với những công việc mà người lao động trực tiếp tạo ra sản phẩm. Người lao động tạo ra bao nhiêu sản phẩm sẽ thì sẽ được trả mức lương đối với số lương sản phẩm đã tạo ra tương ứng.
- Trả lương khoán: Đối với khoản lương này người lao động cần phải hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Hình thức trả lương này được tính dựa trên thời gian, trên doanh thu, hoặc trên đơn vị sản phẩm. Lưu ý: mức lương chi trả của doanh nghiệp phải cao hơn mức lương tối thiểu của nhà nước.
- Trả lương theo doanh thu: Đây là hình thức trả lương dựa theo thỉ tiêu doanh số; kèm theo các chính sách lương - thưởng của doanh nghiệp.
Nguồn tham khảo: http://quanlydoanhnghiep.edu.vn/
Việc quản lý chi tiết bảng tạm ứng lương không chỉ bảo vệ lợi ích cho người lao động, ngân sách doanh nghiệp; mà còn chính là bảo vệ lợi ích bản thân người kế toán tiền lương. Bởi khi có sự cố tiền lương xảy ra, bản thân người thực hiện nghiệp vụ tiền lương phải chịu trách nhiệm. Do đó, trong nhiệm vụ này cần phải lưu ý các vấn đề sau:
- Xây dựng chi tiết các mức tạm ứng lương: bảng tạm ứng này sẽ tuân theo % lương tháng của người lao động hoặc giá trị tiền riêng.
- Lập các bảng tạm ứng lương cho doanh nghiệp và các phiếu tạm ứng lương cho người lao động.
- Tiếp nhận và xử lý từng yêu cầu tạm ứng lương của mỗi người lao động.
- Quản lý chặt chẽ thông tin của từng đợt ứng lương của người lao động.
Nguồn tham khảo: https://hocketoan.org/
Nghiệp vụ luân chuyển chứng từ
Kế toán lương có trách nhiệm thanh toán lương cho người lao động. Tuy nhiên trên thực tế, để có thể thanh toán lương; kế toán phải thực hiện công việc luân chuyển, phê duyệt các chứng từ liên quan để bảo đảm tính chặt chẽ và hạn chế tối đa sai sót. Các bước luân chuyển được thực hiện tại đa số các doanh nghiệp như sau:
- Bước 1: Vào thời điểm cuối tháng, bộ phận nhân sự sẽ tổng hợp kết quả công việc, phúc lợi, khoản tiền thưởng của từng người lao động. Nhiệm vụ của kế toán lương là tiếp nhận bảng tổng hợp của bộ phận nhân sự.
- Bước 2: Kế toán đảm nhiệm nghiệp vụ tiền lương sẽ tính các khoản trích từ lương; kết hợp với bảng tổng hợp của bộ phận nhân sự để lập bảng lương đầy đủ.
- Bước 3: Kế toán lương gửi bảng lương cho kế toán trưởng để phê duyệt. Sau khi đã được phê duyệt sẽ tiếp tục gửi lên Ban giám đốc.
- Bước 4: Sau khi đã được Ban giám đốc công ty xét duyệt; kế toán lương sẽ gửi phiếu ủy nhiệm qua ngân hàng đối tác hoặc lập phiếu chi gửi đến thủ quỹ để xuất tiền lương trả cho người lao động.
Nguồn tham khảo: https://amis.misa.vn/
Để phục vụ cho công tác tính lương, kế toán lương phải nắm chắc cách hạch toán nghiệp vụ được quy định tại Thông tư 200/2014/ TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành, cụ thể:
Cách hạch toán bút toán tính lương cuối kỳ:
Nợ TK 154: Chi phí sản xuất dở dang
Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công
Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 334: Phải trả người lao động
Cách hạch toán các khoản trích từ lương nhân viên:
Nợ TK 334: Phải trả người lao động (tiền lương tham gia BHXH x 10,5%)
Có TK 3383: Bảo hiểm xã hội (tiền lương tham gia BHXH x 8%)
Có Tk 3384: Bảo hiểm ý tế (tiền lương tham gia BHXH x 1,5%)
Có Tk 3386: Bảo hiểm thất nghiệp (tiền lương tham gia BHXH x 1%)
Cách hạch toán các khoản trích từ chi phí Doanh nghiệp:
Nợ các TK 241, 622, 623, 627, 641, 642: tiền lương tham gia BHXH x 23,5%
Có TK 3383: Bảo hiểm xã hội (tiền lương tham gia BHXH x 17,5%)
Có TK 3384: Bảo hiểm ý tế (tiền lương tham gia BHXH x 3%)
Có TK 3386: Bảo hiểm thất nghiệp (tiền lương tham gia BHXH x 1%)
Có TK 3382: Kinh phí công đoàn (tiền lương tham gia BHXH x 2%)
Cách hạch toán trừ thuế thu nhập cá nhân phải nộp vào lương của nhân viên:
Nợ TK 334: Phải trả người lao động (tổng số thuế thu nhập cá nhân khấu trừ)
Có TK 3335: Thuế thu nhập cá nhân
Cách hạch toán khi trả lương nhân viên:
Nợ TK 334: Phải trả người lao động
Có TK 111, 112: Tiền
Trích Thông tư 200/2014/ TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành.
Nguồn tham khảo: https://thuvienphapluat.vn/
Lập các báo cáo định kỳ theo đúng tiêu chuẩn
Lập báo cáo định kỳ cũng là một trong các nhiệm vụ của kế toán tiền lương. Tuy nhiên, việc lập báo cáo phải tuân thủ theo đúng mẫu do luật quy định; nộp báo cáo cụ thể, nhanh chóng và kịp thời cho ban lãnh đạo công ty. Một số báo cáo mà kế toán lương phải lập, cụ thể:
- Lập báo cáo quyết toán thuế TNCN theo định kỳ.
- Lập báo cáo bảo hiểm xã hội.
- Lập báo cáo định kỳ về tiền lương; bảo hiểm xã hội; kinh phí chi trả cho công đoàn.
- Phối hợp với các bộ phân liên quan để tổng hợp làm báo cáo biến động chất lương lao động, số lượng lao động.
Nguồn tham khảo: https://hocketoan.org/
Phần mềm kế toán được xem là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp; thực hiện việc lập báo cáo tài chính tự động theo các quy tắc kế toán hiện hành. Đồng thời, phần mềm sẽ hỗ trợ nhân viên kế toán trong việc quản lý các số liệu, chứng từ, sổ sách, và các giao dịch. Ngoài ra, nhân viên kế toán chỉ cần nhập dữ liệu để phần mềm tự động xử lý. Việc sử dụng phần mềm kế toán không những giúp cho bộ phần kế toán của doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn; mà còn giúp cho nhà quản lý kiểm soát được dòng tiền ra vào doanh nghiệp.
Tạm kết
Trên đây là toàn bộ 10 Lưu ý quan trọng trong nhiệm vụ của kế toán tiền lương. Hi vọng thông qua bài viết này sẽ giúp quý khách hàng có thể nắm vững kiến thức quan trọng về nghiệp vụ tiền lương trong doanh nghiệp.
Để giúp giảm thiểu khối lương công việc cho kế toán tiền lương trong doanh nghiệp. 1BOSS đã triển khai, phát hành phần mềm 1BOSS PAYROLL - với tính năng số hóa, tự động hóa quy trình tính lương, tiết kiệm thời gian tính lương; phần mềm được dựa trên nền tảng thông minh BI, AI,.. giúp giảm thiểu trừ sai sót so với việc tính lương bằng phương pháp thủ công; đồng thời giúp nhà quản lý và nhân viên dễ dàng kiểm soát thông tin lương thực nhận với vài thao tác "click chuột" đơn giản.
Về giải pháp quản lý tiền lương của 1BOSS, bạn có thể tìm hiểu thêm tại:
1BOSS PAYROLL - Phần mềm quản lý tiền lương
Bài viết liên quan:
Hệ số lương là gì? Cách tính hệ số lương cơ bản và nguyên tắc hạch toán lương theo thông tư mới nhất
Lương OT là gì? Cách tính lương làm thêm giờ, OT ban đêm theo luật lao động
Ban Biên Tập 1BOSS.
1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại.
Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:
