Khách hàng

Ngành thương mại - phân phối

Nền tảng quản trị toàn diện và đặc thù ngành thương mại - phân phối

Khách hàng

Khách hàng là những cá nhân, tổ chức, những đối tượng có thói quen, nhu cầu sử dụng sản phẩm hay dịch vụ mà doanh nghiệp đang hướng các hoạt động Marketing nhằm tác động, thúc đẩy quyết định mua hàng.

Đối với doanh nghiệp, khách hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Khách hàng giúp doanh nghiệp cải thiện sản phẩm/dịch vụ, tăng trưởng khả năng sinh lời, phát triển hoạt động bán hàng, duy trì mối quan hệ khách hàng và cũng là thước đo giá trị của khách hàng về doanh nghiệp thông qua quá trình cung cấp các sản phẩm/dịch vụ để đáp ứng mong muốn, nhu cầu của khách hàng.

Với 1BOSS, hệ thống phần mềm sẽ giúp người dùng quản lý dữ liệu Khách hàng xuyên suốt từ nguồn dữ liệu đầu vào qua quá trình chuyển đổi thông tin, từ đó giúp hoạt động bán hàng nhanh, hiệu quả và đạt nhiều giá trị hơn.

Bước 1: Thêm mới Khách hàng

Cách 1: Thêm mới Khách hàng

Đường dẫn: Phân hệ 1BOSS CRM+ → Nghiệp vụ → B. Quan hệ khách hàng → Khách hàng → Chọn vào biểu tượng thêm

Cách 2: Nhập từ excel

Đường dẫn: Phân hệ 1BOSS CRM+ → Nghiệp vụ → B. Quan hệ khách hàng → Khách hàng → Chọn vào biểu tượng nhập từ excel

(1) Tải mẫu import

(2) Chọn file cần import (file theo mẫu)

Lưu ý: cách nhập một số thông tin trong file import Khách hàng

Trường thông tin file import	Nội dung khai báo
Mã đơn vị	Mã đơn vị bắt buộc
Mã khách hàng	Người dùng không điền trùng mã khi import, hệ thống sẽ đổ mã tự động theo thứ tự được thiết lập sẵn
Người phụ trách	Thông tin Username
Dùng chung	Nhập số 1: có Dùng chung, 0: không Dùng chung

Người dùng có thể chọn Đọc dữ liệu để xem trước dữ liệu và tiến hành Lưu để đổ dữ liệu lên hệ thống.

Cách 3: Chuyển từ Đầu mối

Đường dẫn: Phân hệ 1BOSS CRM+ → Nghiệp vụ → B. Quan hệ khách hàng → Đầu mối → Chọn vào Mã đầu mối → Chọn Hoạt động → Chọn Chuyển đổi sang khách hàng

Màn hình Cập nhật khách hàng hiển thị, các thông tin dữ liệu từ Đầu mối sẽ được kế thừa tại màn hình này.

Khách hàng chuyển từ Đầu mối sang sẽ có thêm phần thông tin: người chuyển đổi, đầu mối, lý do chuyển đổi, diễn giải chuyển đổi. Người dùng cập nhật các thông tin bắt buộc * còn trống và các thông tin khác (nếu có).

Cách 4: Chuyển từ Cơ hội

Đường dẫn: Phân hệ 1BOSS CRM+ → Nghiệp vụ → B. Quan hệ khách hàng → Cơ hội → Chọn vào Mã cơ hội → Chọn Hoạt động → Chọn Chuyển đổi sang khách hàng

Màn hình Cập nhật khách hàng hiển thị, các thông tin dữ liệu từ Cơ hội sẽ được kế thừa tại màn hình này.

Khách hàng chuyển từ Cơ hội sang sẽ đổi phần thông tin (khung đỏ) từ Đầu mối thành Cơ hội. Người dùng cập nhật các thông tin bắt buộc * còn trống và các thông tin khác (nếu có).

Cách 5: Chuyển từ Liên hệ

Đường dẫn: Phân hệ 1BOSS CRM+ → Nghiệp vụ → B. Quan hệ khách hàng → Liên hệ → Chọn vào Mã liên hệ → Chọn Hoạt động → Chọn Chuyển đổi sang khách hàng

Khách hàng chuyển từ Liên hệ sang sẽ đổi phần thông tin (khung đỏ) từ Đầu mối thành Liên hệ. Người dùng cập nhật các thông tin bắt buộc * còn trống và các thông tin khác (nếu có).

Cách 6: Tạo ở đối tượng BI

Đường dẫn: Phân hệ 1BOSS BI+ → 1BOSS Setting → Đối tượng → Chọn vào biểu tượng thêm

Ở tab thông tin chung, người dùng phải chọn vào ô Khách hàng để khi tạo đối tượng hệ thống sẽ chuyển đối tượng đã tạo này về đúng dữ liệu Khách hàng.

Tab thông tin thương mại và thông tin khác: người dùng tiến hành khai báo (nếu có).

Tips: "Đối với cách tạo Khách hàng ở Đối tượng trong phân hệ BI+, người dùng phải chọn ô “Khách hàng” và bỏ chọn ô “Dùng chung” thì dữ liệu Khách hàng đã tạo phân hệ BI+ mới được chuyển đúng về Khách hàng bên phân hệ CRM+."

Bước 2: Quản lý Khách hàng

Người dùng chọn vào Mã khách hàng để mở chi tiết Khách hàng.

Các tính năng quản lý thông tin Khách hàng:

Sửa thông tin Khách hàng

Khi muốn sửa nội dung Khách hàng đã tạo, người dùng vào Mã khách hàng để mở chi tiết Khách hàng, sau đó chọn Hoạt động → Sửa

Xóa thông tin Khách hàng

Khi muốn xóa thông tin Khách hàng đã tạo:

Cách 1: Người dùng vào Mã khách hàng để mở chi tiết Khách hàng, sau đó chọn Hoạt động → Xóa

Cách 2: Người dùng chọn Khách hàng cần xóa ở Danh mục khách hàng (1), sau đó chọn biểu tượng (2)

Ẩn/Hiện Khách hàng

Khi muốn Ẩn/Hiện Khách hàng đã tạo, người dùng chọn Khách hàng (1), sau đó chọn biểu tượng Ẩn/Hiện (2)

In thông tin Khách hàng

Khi muốn In Danh mục khách hàng đã tạo, người dùng chọn biểu tượng

Xuất excel

Ngoài việc In thông tin Khách hàng trực tiếp từ hệ thống thì người dùng có thể xuất dưới dạng Excel để xem và lưu trữ thông tin dữ liệu trên máy tính cá nhân. Người dùng chọn biểu tượng

Tìm kiếm Khách hàng

Khi muốn tìm kiếm Khách hàng đã tạo trước đó, người dùng chọn vào biểu tượng

Nhập các thông tin điều kiện lọc rồi chọn Lọc dữ liệu

Người dùng có thể chọn lọc thường/lọc nâng cao tùy theo điều kiện cần lọc tìm kiếm.

Notes: Hệ thống mặc định để chế độ Lọc nâng cao khi người dùng chọn vào nút Tìm kiếm để có nhiều điều kiện lọc dữ liệu nhanh nhất.

Đính kèm file

Khi muốn đính kèm file trong Khách hàng đã tạo, người dùng vào Mã khách hàng để mở chi tiết Khách hàng, sau đó chọn Hoạt động → Đính kèm → Chọn file cần đính kèm

Lúc này file đính kèm sẽ hiện chi tiết tại mục đính kèm.

Ghi chú Khách hàng

Khi cần ghi chú nội dung cho Khách hàng, người dùng vào phần Ghi chú tại Chi tiết Khách hàng để thao tác nhập nội dung.

Ghi chú này sẽ hiển thị thông báo đến người theo dõi của Khách hàng.

Muốn thêm người theo dõi, người dùng vào Mã khách hàng để mở chi tiết Khách hàng, sau đó vào phần Hệ thống chọn biểu tượng Danh sách người theo dõi

Tips: Ngoài việc ghi chú tại phần Chi tiết của Khách hàng, người dùng có thể ghi chú nhanh ở biểu tượng tại giao diện màn hình Danh mục khách hàng.

Gửi email Khách hàng

Trong quá trình trao đổi với Khách hàng có các hoạt động gửi email thì người dùng có thể thao tác gửi mail trực tiếp tại phần Email ở Chi tiết khách hàng.

Sau khi nhập đầy đủ thông tin trong email, người dùng chọn Gửi thì email sẽ tự chuyển tới mail Khách hàng đã chọn/nhập.

Thêm Cơ hội

Người dùng vào Mã khách hàng, mở Chi tiết khách hàng, sau đó vào tab Cơ hội chọn biểu tượng (1). Lúc này bảng biểu Chọn cơ hội hiện ra, người dùng chọn Cơ hội đã tạo hoặc chọn biểu tượng thêm mới (2)

Khi chọn Thêm mới, màn hình Cập nhật cơ hội hiển thị. Người dùng cập nhật thông tin Cơ hội của Khách hàng.

Sau khi cập nhật thông tin Cơ hội và lưu lại thì hệ thống sẽ hiển thị danh sách cơ hội đã thêm như hình:

Thêm công việc

Ở phần Chi tiết khách hàng, người dùng có thể thêm các công việc liên quan.

Thêm Liên hệ

Người dùng vào Mã cơ hội để mở Chi tiết cơ hội, sau đó vào phần Liên hệ chọn biểu tượng (1). Lúc này bảng biểu Chọn liên hệ sẽ hiện ra, người dùng chọn liên hệ đã tạo hoặc chọn biểu tượng thêm mới (2).

Khi chọn Thêm mới, màn hình Cập nhật liên hệ hiển thị. Người dùng cập nhật các thông tin liên hệ của Khách hàng.

Thêm Sự kiện

Cách 1:

Người dùng vào Mã khách hàng để mở Chi tiết khách hàng, sau đó vào phần Sự kiện chọn biểu tượng (1) Lúc này bảng biểu Sự kiện sẽ hiện ra, người dùng chọn sự kiện đã tạo hoặc chọn biểu tượng thêm mới (2)

Khi chọn Thêm mới, màn hình Cập nhật sự kiện hiển thị. Người dùng cập nhật các thông tin sự kiện của Khách hàng.

Cách 2:

Người dùng vào Mã khách hàng để mở chi tiết Khách hàng, sau đó chọn Hoạt động → Thêm sự kiện

Màn hình cập nhật sự kiện hiển thị, người dùng nhập các thông tin tương tự ở cách 1.

Theo dõi lịch sử cuộc gọi

Trong quá trình liên hệ, trao đổi với Khách hàng qua tổng đài hỗ trợ online, hệ thống sẽ ghi nhận đầy đủ các thông tin lịch sử cuộc gọi. Từ đó các bộ phận/cá nhân có liên quan đến dữ liệu Khách hàng sẽ dễ dàng theo dõi quá trình làm việc trao đổi để xúc tiến, thúc đẩy hoặc hỗ trợ khi cần thiết.

Bước 3: Yêu cầu Khách hàng

Tạo yêu cầu khách hàng

Đường dẫn: Phân hệ 1BOSS CRM+ → Nghiệp vụ → B. Quan hệ khách hàng → Yêu cầu → Chọn vào biểu tượng thêm

Người dùng cập nhật các trường thông tin. Riêng Mã yêu cầu sẽ sinh tự động theo thiết lập (xem hướng dẫn phần Thiết lập mã tăng chứng từ)

Người dùng chọn vào Chủ đề để mở chi tiết Yêu cầu.

Trong phần chi tiết có hiển thị Trạng thái của Yêu cầu. Người dùng có thể tùy chọn thay đổi trạng thái Yêu cầu phù hợp với trạng thái thực tế đang diễn ra.

Các tính năng quản lý Yêu cầu khách hàng:

Sửa Yêu cầu

Khi muốn sửa nội dung Yêu cầu đã tạo, người dùng vào Chủ đề để mở chi tiết yêu cầu, sau đó chọn Hoạt động → Sửa

Xóa Yêu cầu

Khi muốn xóa Yêu cầu đã tạo:

Cách 1: Người dùng vào Chủ đề để mở chi tiết yêu cầu, sau đó chọn Hoạt động → Xóa

Cách 2: Người dùng chọn Yêu cầu cần xóa ở Danh mục yêu cầu (1), sau đó chọn biểu tượng (2)

In Yêu cầu

Khi muốn In Danh mục yêu cầu đã tạo, người dùng chọn biểu tượng

Tìm kiếm Yêu cầu

Khi muốn tìm kiếm Yêu cầu đã tạo trước đó, người dùng chọn vào biểu tượng

Nhập các thông tin điều kiện lọc rồi chọn Lọc dữ liệu

Người dùng có thể chọn lọc thường/lọc nâng cao tùy theo điều kiện cần lọc tìm kiếm.

Notes: Hệ thống mặc định để chế độ Lọc nâng cao khi người dùng chọn vào nút Tìm kiếm để có nhiều điều kiện lọc dữ liệu nhanh nhất.

Đính kèm file

Khi muốn đính kèm file trong Yêu cầu đã tạo, người dùng vào Chủ đề để mở chi tiết yêu cầu, sau đó chọn Hoạt động → Đính kèm → Chọn file cần đính kèm

Lúc này file đính kèm sẽ hiện chi tiết tại mục đính kèm.

Ghi chú Yêu cầu

Khi cần ghi chú nội dung Yêu cầu, người dùng vào phần Ghi chú tại Chi tiết yêu cầu để thao tác nhập nội dung.

Ghi chú này sẽ hiển thị thông báo đến người theo dõi của Yêu cầu.

Muốn thêm người theo dõi, người dùng vào Chủ đề để mở chi tiết yêu cầu, sau đó vào phần Hệ thống chọn biểu tượng Danh sách người theo dõi

Tips: Ngoài việc ghi chú tại phần Chi tiết của Yêu cầu, người dùng có thể ghi chú nhanh ở biểu tượng tại giao diện màn hình Danh mục yêu cầu.

Thêm công việc

Ở phần Chi tiết yêu cầu, người dùng có thể thêm các công việc liên quan.

Thêm vấn đề

Tương tự, người dùng thêm các vấn đề phát sinh từ Yêu cầu của khách hàng tại Chi tiết yêu cầu.

Bán hàng

Khách hàng

© 2022 1BOSS.VN. All rights reserved