Xem thêm một số bài viết liên quan:

• Làm thế nào để giảm thiểu các chi phí và rủi ro trong quản lý mua hàng
• Phần mềm mua hàng tốt nhất - hợp lý hóa việc mua hàng vào năm 2023
• Dẫn đầu xu thế chuyển đổi số bằng phần mềm quản lý mua hàng

Định nghĩa mua hàng

Hoạt động thu mua hàng hóa diễn ra thế nào ?

1. Xác định nhu cầu: Doanh nghiệp xác định nhu cầu cụ thể về hàng hóa, nguyên liệu hoặc dịch vụ mà họ cần mua để đáp ứng yêu cầu sản xuất hoặc kinh doanh.
2. Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp: Doanh nghiệp tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp có thể cung cấp các mặt hàng hoặc dịch vụ mà họ cần. Quá trình này bao gồm tìm kiếm trên thị trường, xem xét các báo giá, tham khảo ý kiến và đánh giá nhà cung cấp.
3. Đàm phán và ký hợp đồng: Sau khi chọn được nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp tiến hành đàm phán về điều khoản, giá cả, thời gian giao hàng và các điều kiện khác. Khi đạt được thỏa thuận, hai bên ký hợp đồng mua bán để xác định các cam kết và quyền lợi của cả hai bên.
4. Tiến hành mua hàng: Sau khi hợp đồng được ký kết, doanh nghiệp tiến hành đặt hàng và mua hàng từ nhà cung cấp. Quá trình này bao gồm việc đặt hàng trực tiếp, xác nhận số lượng và chất lượng hàng hóa, cũng như điều kiện vận chuyển và thanh toán.
5. Kiểm tra và nhận hàng: Khi hàng hóa được giao tới, doanh nghiệp thực hiện kiểm tra hàng để đảm bảo rằng hàng đáp ứng yêu cầu về chất lượng và số lượng. Nếu có sự không phù hợp, doanh nghiệp có thể yêu cầu điều chỉnh, đổi trả hoặc xử lý vấn đề với nhà cung cấp.
6. Quản lý quan hệ với nhà cung cấp: Quá trình thu mua không chỉ dừng lại sau khi giao dịch hoàn tất, mà còn liên quan đến việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp. Điều này bao gồm việc đánh giá, đánh giá lại và đảm bảo tính bền vững của chuỗi cung ứng.

Khó khăn trong hoạt động thu mua hàng hóa

• Thiếu liên kết giữa cung và cầu trên thị trường do thiếu sự chia sẻ thông tin cần thiết nhà cung cấp và doanh nghiệp chế biến, phân phối
• Kế hoạch thu mua chưa khớp với kế hoạch sản xuất và bán hàng do thông tin đầu vào chưa đầy đủ, chính xác gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tiếp cận các thông tin về nguồn cung. Nguyên liệu thu mua không đáp ứng tiêu chuẩn quy định của thị trường.
• Nguyên liệu đầu vào chất lượng kém, không đạt tiêu chuẩn Khó khăn trong việc xác minh thông tin, nguồn gốc của nguyên liệu đầu vào do thông tin không được ghi chép đầy đủ, chính xác.
• Thiếu hụt nguyên liệu xuyên suốt chuỗi cung ứng do sai sót trong khâu nhận hàng. Hư hỏng, hao hụt nguyên vật liệu trong quá trình vận chuyển.

Lợi ích đặt đươc khi doanh nghiệp mua hàng theo quy trình chuẩn

• Tránh lãng phí do gian lận, chi tiêu bất hợp pháp hoặc thông đồng giữa nhân viên với các nhà cung cấp
• Tạo lập được quy trình mua hàng phù hợp áp dụng cho cả việc mua các trang thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh hoặc mua các thiết bị, cơ sở hạ tầng, văn phòng...
• Quản lý quan hệ với các nhà cung cấp hiệu quả
• Quản lý danh sách nhà cung cấp giúp chọn đúng nhà cung cấp có khả năng cung ứng hàng hoá chất lượng cao nhưng giá cả phù hợp nhất
• Tối ưu, đơn giản hoá quá trình mua sắm và các thủ tục hành chính Cung cấp được một lộ trình tổng thể đối với nhà cung cấp và tình hình mua sắm của công ty
• Thiết lập được một mô hình quản trị nhà cung cấp có thể áp dụng đối với toàn công ty, không phân biệt chi nhánh, phòng ban hay bộ phận nào
• Tạo lập được một chuẩn chung đối với hàng hoá và nguyên vật liệu mua vào mà không ảnh hưởng đến chất lượng hàng hoá và nguyên vật liệu công ty cung cấp

Thiết lập quy trình mua hàng chuẩn với phần mềm quản lý mua hàng 1BOSS PURCHASING

• Quản lý báo giá theo từng nhà cung cấp. 
• Hỗ trợ so sánh giữa các báo giá để ra quyết định đúng đắn nhất 
• Quản lý tất cả báo giá trên một hệ thống duy nhất Tổng hợp và so sánh báo gía từ các nhà cung cấp, hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định đúng đắn nhất

• Tạo và duyệt đề nghị mua hàng từ xa ngay trên hệ thống, đẩy nhanh tốc độ xử lý 
• Tạo đề nghị mua hàng nhanh chóng trên hệ thống, đầy đủ thông tin chi tiết: số chứng từ, ngày chứng từ, loại chứng từ, loại mặt hàng, ngày giao hàng, địa chỉ nhận hàng, tình trạng đơn hàng, trạng thái duyệt,... 
• Duyệt các đề nghị mua hàng từ xa. Đẩy nhanh tốc độ xử lý các đề nghị mua hàng

• Tạo và quản lý các thông tin chi tiết về đơn hàng (tên mặt hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, nguyên tệ, thuế GTGT, thuế GTGT quy đổi, tên dự án, chi phí, phòng ban,...) 
• Gửi yêu cầu mua hàng và duyệt yêu cầu ngay trên hệ thống một cách nhanh chóng 
• Quản lý đơn hàng mua, tiến độ nhận hàng theo thời gian thực Theo dõi tiến độ nhận hàng, tình trạng đơn hàng thực tế

• Đa dạng mẫu báo cáo: báo cáo tổng hợp đơn hàng mua, báo cáo tổng hợp đơn hàng mua, báo cáo tổng hợp tình hình nhận hàng, báo cáo thống kê yêu cầu mua hàng,... 
• Biểu đồ trực quan, sinh động,... dễ dàng theo dõi, so sánh và đối chiếu Hệ thống báo cáo trực quan, sinh động, phục vụ tốt nhu cầu quản trị doanh nghiệp

Tạm kết