Xem thêm một số bài viết liên quan:

• Các yếu tố tác động khiến báo cáo xuất nhập tồn kho xảy ra sai sót
• 5 bước tự động kết nối đơn hàng với đơn vị vận chuyển cực dễ
• Cách tạo báo giá và lên đơn hàng trên phần mềm quản lý đơn hàng

Hướng dẫn ứng dụng phần mềm 1BOSS để quản lý kho hiệu quả

Áp dụng phần mềm công nghệ cao vào quy trình quản lý đang là hướng phát triển của đa số các doanh nghiệp. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp chưa thực sự hiểu rõ cách sử dụng phần mềm quản lý kho sao cho hiệu quả nhất. Sau đây là những bước hướng dẫn nâng cao hiệu suất giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn.

Bước 1: Sắp xếp quản lý kho theo barcode, QR code hoặc SKU 

Bước đầu tiên để quản lý kho hiệu quả hơn chính là sắp xếp hàng hoá, dữ liệu theo barcode. Bên cạnh đó doanh nghiệp có thể linh hoạt sử dụng cả QR code hoặc SKU để thực hiện quá trình sắp xếp hàng hoá. Việc ứng dụng các mã vạch công nghệ mới sẽ giúp doanh nghiệp linh hoạt tiếp cận thị trường. Quản lý theo barcode, QR code hay SKU nên được áp dụng vào quy trình quản lý đầu vào. Doanh nghiệp sẽ có thể tối ưu hoá việc quản lý kho từ ngay bước đầu tiên.

Bước 2: Xử lý các thủ tục nhập – xuất trên hệ thống

Thủ tục nhập – xuất trên hệ thống cần phải quản lý chặt chẽ tránh thất thoát cho doanh nghiệp. Vì thế mà doanh nghiệp cần cẩn trọng xử lý các thủ tục khi nhập – xuất hàng hoá. Doanh nghiệp nên thiết lập trên hệ thống sẵn những mẫu thủ tục này, để thuận tiện hơn cho nhân viên và cũng tiết kiệm thời gian cho người quản lý. Các thao tác xử lý thủ tục này nếu làm theo cách truyền thống sẽ mất rất nhiều thời gian và làm chậm hiệu suất của các công đoạn sau đó. Phần mềm quản lý kho hàng sẽ có những tính năng hỗ trợ doanh nghiệp khắc phục vấn đề này.

Xử lý thủ tục nhập - xuất nhanh chóng, tiện lợi 

Bước 3: Sử dụng phần mềm quản lý kho vận để giám sát hàng tồn

Phần mềm sẽ hỗ trợ doanh nghiệp rất tốt trong việc theo dõi, thống kê số hàng tồn. Số hoá quy trình này doanh nghiệp có thể tính toán được lượng hàng hoá còn tồn đọng trong kho. Từ đó doanh nghiệp sẽ nhanh chóng đưa ra được những biện pháp xử lý. Hệ thống quản lý kho vận cũng có thể đề xuất cho bạn những phương án giải quyết hàng tồn. Khi sử dụng phần mềm quản lý kho vận, doanh nghiệp sẽ tối ưu hoá tất cả các công việc gây khó khăn cho nhân viên. Hệ thống cũng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian thống kê, theo dõi hàng tồn kho.

Bước 4: Quản lý quy trình giao – nhận hàng bằng phần mềm quản lý kho vật tư 

Phần mềm quản lý vật tư cần được ứng dụng từ sớm để hỗ trợ cho việc quản lý quy trình giao – nhận hàng. Vì phần mềm sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí lớn. Tự động hoá số liệu của quy trình giao – nhận hàng, doanh nghiệp sẽ dễ dàng theo dõi xử lý các vấn đề về vận chuyển. Quy trình nhận – giao rất dễ xảy ra những vấn đề khiến khách hàng không hài lòng, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của doanh nghiệp. Vậy nên cần quản lý chặt chẽ quy trình này bằng phần mềm quản lý kho vật tư.

Bước 5: Báo cáo, đánh giá định kỳ để nâng cao chất lượng dịch vụ

Hệ thống phần mềm sẽ luôn gửi báo cáo, đánh giá định kỳ cho doanh nghiệp. Các bản báo cáo này nhằm mục đích giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng quản lý. Sự hoàn thiện và chỉn chu hơn trong khâu quản lý chắc chắn sẽ là mục tiêu của rất nhiều doanh nghiệp. Thông qua việc đánh giá định kỳ, doanh nghiệp có thể đưa ra những chiến lược phát triển tốt hơn trong tương lai. Trong quá trình quản lý, bạn sẽ không thể tránh khỏi những sai sót. Vậy nên việc sửa đổi hoàn thiện hơn nhờ những bản đánh giá báo cáo đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ.

Vì sao nên dùng 1BOSS WH để quản lý kho?

Hiện nay trên thị trường có vô vàn phần mềm quản lý kho hàng hỗ trợ doanh nghiệp. Tuy nhiên phần mềm 1BOSS WH của chúng tôi là một trong số những lựa chọn hữu hiệu cho các vấn đề về quản lý kho. Nếu doanh nghiệp của bạn đang còn phân vân nên chọn phần mềm thế nào để cải thiện quy trình quản lý thì hãy để chúng tôi trả lời cho câu hỏi này nhé!

Phần mềm quản lý kho hàng hiệu quả 

Tổng hợp dữ liệu hoàn toàn tự động 

Phần mềm của chúng tôi có khả năng tổng hợp dữ liệu, phân tích hoàn toàn tự động. Doanh nghiệp sẽ tối ưu hoá được phần lớn công việc thủ công cho nhân viên. Tự động hoá khâu nhập và tổng hợp dữ liệu là một bước tiến lớn giúp doanh nghiệp tối đa năng suất. Những số liệu thô được nhập vào sau khi hệ thống tổng hợp sẽ giúp doanh nghiệp giám sát tốt hơn. Doanh nghiệp cần sắp xếp dữ liệu như thế nào cũng sẽ được phần mềm trợ giúp một cách nhanh chóng. Xu hướng tự động hoá ngày càng được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Chính vì vậy mà bạn cũng cần phải linh hoạt áp dụng những tính năng mới này vào quy trình quản lý.

Giao diện trực quan, dễ sử dụng 

Hệ thống phần mềm được thiết kế với giao diện trực quan và dễ thao tác nhất. Những tính năng quá phức tạp đôi khi sẽ gây trở ngại cho nhân viên, làm giảm năng suất của tập thể và ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Vậy cho nên các phần mềm ngày nay luôn tối ưu tính năng, để giao diện đơn giản giúp người dùng dễ thao tác. Việc nhập nhằng, khó thao tác sẽ gây trở ngại lớn đối với người quản lý kho. Vậy nên hệ thống cần được thiết kế trực quan, tiện dụng và dễ dùng nhất có thể.

Giao diện trực quan, dễ sử dụng 

Phần mềm cũng có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp làm việc linh hoạt ở mọi lúc mọi nơi. Mọi thiết bị chỉ cần có kết nối internet: Máy tính, Smartphone,.. là doanh nghiệp đã có thể tiếp tục công việc quản lý của mình.

Có khả năng quản lý đa kho chỉ trên một hệ thống 

Tính năng tích hợp quản lý chỉ trên duy nhất một hệ thống được chúng tôi nghiên cứu và đưa vào sử dụng. Hệ thống cũng sẽ giúp bạn khai báo kho vật lý, kho ảo/tạm không giới hạn. Doanh nghiệp được phần mềm hỗ trợ tất cả những tính năng cần thiết để quản lý đồng nhất các kho vận, kho hàng. Phần mềm sẽ trợ giúp doanh nghiệp đồng bộ được dữ liệu hàng hoá, dễ dàng hơn trong công tác quản lý. Doanh nghiệp sẽ phát huy được tiềm lực khi tích hợp đa kho trên cùng một hệ thống.

Phần mềm có khả năng hỗ trợ nhà quản trị giám sát và nhanh chóng đưa ra những phương án giải quyết vấn đề. Việc tích hợp khả năng quản lý đa kho chỉ trên một hệ thống còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí quản lý và cả thời gian hao phí khi phân tán các kho hàng.

Giám sát các hoạt động nhập/xuất/tồn/luân chuyển hiệu quả

Doanh nghiệp sẽ thuận tiện theo dõi được các hoạt động nhập/xuất/tồn/luân chuyển hàng hoá trên phần mềm. Việc quản lý kho theo lô/lot, hạn dùng/date, theo mã từng đích danh, theo bộ/kit,…sẽ cực kỳ hiệu quả. Bên cạnh đó phần mềm còn hỗ trợ quản lý bằng barcode, QR code, RFID,…bằng app điện thoại. Phần mềm sẽ nhanh chóng hỗ trợ khi doanh nghiệp có đề nghị nhập/xuất/chuyển kho. Người quản lý sẽ được phần mềm hỗ trợ theo dõi tình hình luân chuyển hàng giữa các kho. Quá trình luân chuyển hàng hoá đến tay đối tác (hàng đi thẳng, hàng qua kho,..) cũng sẽ được phần mềm giám sát chặt chẽ.

Định kỳ thống kê, báo cáo chi tiết

Phần mềm sẽ thống kê chi tiết, lập bản báo cáo theo định kỳ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng quản lý. Hệ thống sẽ tạo lập báo cáo nhập/xuất/tồn/luân chuyển kho dựa trên nhiều tiêu chí. Có thể kể đến các tiêu chí như thời gian, kho, mặt hàng, đối tượng,… Cùng với đó phần mềm sẽ song song tạo bản báo cáo nhật ký kiểm kê định kỳ. Khâu đánh giá quản lý cuối cùng của chuỗi quản lý trong doanh nghiệp rất quan trọng. Vì từ những báo cáo và đánh giá này mà doanh nghiệp sẽ tìm ra được những thiếu sót.

Muốn nâng cao chất lượng quản lý kho chỉ là một trong số mục tiêu thúc đẩy doanh nghiệp phát triển. Từ những đánh giá khách quan mà phần mềm mang đến, doanh nghiệp cần chủ động thay đổi để nâng cao chất lượng.

Tạm kết

Hy vọng qua bài viết này, chúng tôi có thể giúp doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả hơn. Để nâng cao hiệu suất trong khâu quản lý là việc không hề khó. Ứng dụng công nghệ hiện đại vào quy trình vận hành của doanh nghiệp chính là việc làm hết sức cần thiết. Doanh nghiệp nên loại bỏ những phương pháp truyền thống, kém hiệu quả. Việc chậm thay đổi thậm chí còn kéo giảm hiệu suất của cả doanh nghiệp đi xuống. Vậy nên nhằm hướng đến sự hoàn thiện, doanh nghiệp cần phải tạo nền móng vững chắc cho các khâu quản lý.

Để được tư vấn chi tiết về phần mềm 1BOSS WH, bạn có thể liên hệ với chúng tôi bằng cách:

Ban Biên Tập 1BOSS.