Xem thêm một số bài viết liên quan:

• 7 Lợi ích phần mềm quản lý hàng hóa đem lại cho hoạt động kinh doanh
• 10 Lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư của doanh nghiệp
• 5 bước tự động kết nối đơn hàng với đơn vị vận chuyển cực dễ

Tác động từ quản lý thủ công trong báo cáo xuất nhập tồn kho

Không kiểm kê và báo cáo xuất nhập tồn kho vật tư thường xuyên

Không kiểm kê và báo cáo xuất nhập tồn kho vật tư thường xuyên

Trong hoạt động xuất nhập kho, việc kiểm kê hàng hóa thường xuyên, định kỳ có khả năng bị bỏ qua hoặc không được thực hiện kỹ lưỡng vì khá nhiều nguyên do khác nhau: quá nhiều hàng hoá được nhập về cùng lúc, công việc dồn dập khiến nhân sự tại kho chưa giải quyết được. Đây là vấn đề khá nghiêm trọng mà nhiều doanh nghiệp thường xuyên gặp phải. Vấn đề này đem lại những hậu quả gây thiệt hại trực tiếp đến doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp. Khi xảy ra sai sót về số lượng hàng hóa, hoặc hàng hóa nhập về nhưng không được thể hiện trên hệ thống kiểm kê... khiến nhân sự quản lý kho không thể giám sát và kịp thời xử lý với các tình huống bất ngờ liên quan đến hàng tồn kho. Vì vậy, việc thường xuyên theo dõi tình hình tồn kho, nắm bắt rõ ràng tình hình xuất nhập tồn kho là vô cùng quan trọng, từ đó hoạt động giám sát hiệu quả mà có thể đưa ra các báo cáo xuất nhập tồn kho và đi đến quyết định mua hàng chính xác và hợp lý nhất cho doanh nghiệp.

Có khá nhiều doanh nghiệp, trong quá trình kiểm kê hàng tồn định kỳ chỉ để một nhân sự duy nhất đảm nhiệm và nắm bắt số liệu, cũng như giám sát toàn bộ. Điều này gây ra tình trạng không thể đối chiếu được số liệu, gây ra sự sai lệch về dữ liệu thống kê trên mẫu báo cáo xuất nhập tồn tại kho.

Sắp xếp hàng hoá, vật tư không khoa học

Sắp xếp hàng hoá, vật tư không khoa học

Một sai lầm rất phổ biến ở các doanh nghiệp sản xuất là nhân sự kho không sắp xếp hàng hóa cẩn thận, theo trật tự mà chỉ đơn giản là xếp vào kho tùy ý. Điều này sẽ khiến trưởng bộ phận khó theo dõi, quản lý và mất thời gian cho công việc thiết lập báo cáo xuất nhập. Bên cạnh đó còn xuất hiện vấn đề liên quan đến việc phân loại không rõ ràng các mặt hàng trong kho của doanh nghiệp. Cũng có thể, doanh nghiệp đã áp dụng các phương pháp như dán mã sản phẩm, đánh dấu kệ, dùng mũi tên để chỉ vị trí,… nhưng hiệu quả vì thiếu quy chuẩn chung, từ đó không đảm bảo việc sắp xếp hàng hóa gọn gàng và khoa học, dẫn đến quá hạn sử dụng. Bên cạnh đó, còn không đảm bảo chính xác số liệu hàng tồn kho cho báo cáo xuất nhập tồn kho.

Sai sót giấy tờ, chứng từ trong báo cáo xuất nhập tồn kho vật tư

• Kế toán hoặc thủ kho ghi nhận hàng xuất nhập tồn kho nhưng không có hóa đơn hợp lệ. Ví dụ như doanh nghiệp mua hàng với số lượng lớn nhưng không có hợp đồng hoặc hóa đơn mua hàng chính xác. 
• Bộ chứng từ xuất nhập khẩu không đảm bảo quy định. Có thể bị trùng số, thiếu số thứ tự,… Hoặc thiếu chữ ký, tiêu chuẩn không nhất quán với quy định và không có sự thống nhất giữa các chứng từ, … ảnh hưởng đến báo cáo xuất nhập tồn kho vật tư.
• Do luân chuyển chứng từ chậm hoặc viết phiếu xuất kho trước khi viết phiếu nhập kho.
• Biên bản tiêu hủy hàng tồn kho không đạt chuẩn và kế toán thiết lập dự phòng không có đủ hồ sơ hợp lệ.

Tác động yếu tố công nghệ và thiết bị với báo cáo xuất nhập tồn kho

Công nghệ và thiết bị kiểm tra kho vật tư lạc hậu

Hiện nay, nhiều tổ chức, doanh nghiệp vẫn sử dụng sổ sách hoặc file Excel để quản lý hàng hóa trong kho. Tuy nhiên, phương pháp quản lý kho bằng Excel này tuy miễn phí nhưng nó đang dần trở nên lỗi thời khiến việc quản lý trở nên mất nhiều thời gian và công sức. Ngoài ra, nó còn khiến công việc quản lý dễ xảy ra sai sót, kéo theo nhiều hệ lụy xấu cho tổ chức, doanh nghiệp trong việc báo cáo xuất nhập tồn kho và ảnh hưởng đến tài chính doanh nghiệp. 

Các thiết bị lạc hậu có thể khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian, công sức và tăng tình trạng thất thoát trong quá trình kiểm soát hàng tồn kho. Thiết bị hay công nghệ quản lý kho không còn đảm bảo được các nhu cầu phát sinh trong quá trình vận hành của doanh nghiệp, nên số lượng hàng hóa không thể điều chỉnh theo sự ra vào của từng kho. Ngoài ra, công việc kiểm soát hàng tồn kho trở nên khó khăn hơn khi thiết bị không nhận diện được mã vạch và số seri để kiểm tra các mặt hàng dựa trên phần mềm. Điều này khiến thủ kho với việc kiểm kê hàng hóa không đạt hiệu quả tối ưu dù đã thực hiện thường xuyên.

Sai sót trong quy trình báo cáo xuất nhập tồn 

Sai sót trong quy trình thực hiện báo cáo

Sai sót trong quy trình thực hiện báo cáo

Trong quy trình thực hiện báo cáo xuất nhập tồn kho có thể xuất hiện các sai sót như sau:

• Bộ phận thu mua không quản lý chặt chẽ quy trình thu mua và phóng đại giá thu mua.
• Hàng hóa, thành phẩm tồn đọng, tồn kho lâu, có giá trị cao nhưng chưa được xử lý. Hàng tồn kho không được bảo quản tốt do quản lý thất thoát.
• Không có thủ tục và mẫu báo cáo xuất nhập tồn cho từng lô hàng. Quy trình không được đảm bảo, gây ra sai sót, nhân sự thực hiện tùy ý, không quy củ.
• Không kiểm tra và đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán, dẫn đến sai sót trong chi phí, kiểm kê mặt hàng thu mua trong kho.
• Việc không thiết lập chặt chẽ các nội quy, quy chế quản lý nguyên vật liệu, hàng hoá dẫn đến việc sử dụng nguyên vật liệu vượt quá định mức gây chênh lệch so với báo cáo xuất nhập tồn.
• Không lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu xuất kho cụ thể, cũng không viết phiếu xuất kho riêng cho từng lô hàng.
• Thiếu bảng thống kê chi tiết về hàng hoá cho từng phiếu nhập kho.
• Quyết toán chậm vào hàng tháng cho các vật liệu đã sử dụng, ảnh hưởng đến báo cáo thu chi xuất nhập kho.

Sai sót số liệu trong báo cáo xuất nhập tồn

Sai sót số liệu trong báo cáo xuất nhập tồn

Trong quá trình tiến hành báo cáo xuất nhập tồn kho vật tư, có thể xảy ra một số vấn đề liên quan đến dữ liệu, cụ thể:

• Xác định sai chi phí gốc của hàng tồn kho.
• Xuất kho nội bộ theo giá cố định thay vì chi phí sản xuất.
• Hàng tồn kho vật lý bị sai lệch so với sổ hoặc thẻ kho. Ngoài ra, còn có sự chênh lệch, khác biệt lớn giữa sổ nhỏ chi tiết của bộ phận và sổ tổng hợp đơn giá của kế toán ảnh hưởng trực tiếp tới số liệu trong báo cáo xuất nhập tồn kho.
• Giá trị hàng tồn kho khác với giá trị trên hóa đơn và các chi phí phát sinh.
• Dữ liệu xuất kho không chính xác so với đầu ra thực tế khi xuất kho.
• Phương pháp tính giá trong và ngoài nước và xác định giá trị của sản phẩm đang thực hiện là không phù hợp hoặc không nhất quán cho năm tài chính.

Sự cố phần mềm ảnh hưởng báo cáo xuất nhập tồn kho

Sự cố phần mềm ảnh hưởng báo cáo xuất nhập tồn kho

• Phần mềm không lưu các ghi nhận giá vốn. Không có đủ hồ sơ cho kế toán theo quy định và không trích lập dự phòng khấu hao hàng tồn kho hoặc không được lập theo cơ sở giá thị trường.
• Trích lập dự phòng cho các hàng hóa được giữ thay cho đơn vị không thuộc sở hữu của tổ chức, doanh nghiệp từ đây tạo chênh lệch trong báo cáo xuất nhập tồn kho.
• Chưa có sự thống nhất về phương pháp tính giá xuất khẩu. Các phương pháp không phù hợp hoặc không nhất quán để tính giá ngoài kho và tính toán phần chi phí sản xuất nằm trong phần sản phẩm dở dang cuối kỳ – giá trị WIP.
• Các giấy tờ liên quan đến tiêu hủy hàng tồn kho không rõ ràng. Có thể thiếu những nội dung cần thiết như: mặt hàng huỷ, số lượng huỷ, người thực hiện hoặc lý do huỷ hàng,… Các công cụ, dụng cụ đã được báo cáo hư hỏng nhưng chưa tìm ra nguyên nhân hoặc vẫn được ấn định vào chi phí.

1BOSS WH | Phần mềm quản lý báo cáo xuất nhập tồn kho tối ưu và chính xác

Bấm vào ảnh để tham khảo phần mềm 1BOSS Newfeeds

Trong quá trình quản lý kho của doanh nghiệp, phần mềm quản lý kho của 1BOSS hỗ trợ doanh nghiệp toàn bộ các hoạt động từ nhập – xuất đến báo báo cáo xuất nhập tồn kho: 

1BOSS hỗ trợ doanh nghiệp toàn bộ các hoạt động từ nhập – xuất đến báo báo cáo xuất nhập tồn kho

• Danh sách kho lưu trữ không giới hạn và hỗ trợ quản trị viên quản lý nhiều kho lưu trữ trên một hệ thống duy nhất.
• Khai báo thang tuổi tồn kho của vật tư (tối thiểu, tối đa, hoặc cần đặt hàng) với từng mặt hàng trong từng kho hoặc trên toàn hệ thống tổ chức, doanh nghiệp. 
• Quản lý linh hoạt theo các đặc tính khác nhau của hàng hóa: mã vạch, mặt hàng,…
• Quản lý nhập/xuất /tồn/luân chuyển kho hàng hóa trong hệ thống trên máy tính hoặc nhanh chóng với ứng dụng di động.
• Đề xuất nhập/xuất/chuyển kho và duyệt các báo giá linh hoạt trực tiếp trên trình duyệt web hoặc app mobile.

Tạm kết

Hàng tồn kho trong một doanh nghiệp có xu hướng bao gồm nhiều loại, nhưng có những đặc điểm cơ bản sau: Nó chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. Được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau và chi phí khác nhau tạo thành giá gốc. Tham gia đầy đủ vào các quá trình kinh doanh, luôn chuyển hóa hình thái vật chất thành các tài sản ngắn hạn khác. Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng và báo cáo xuất nhập tồn kho​ luôn là một công việc khó khăn và phức tạp. Vì vậy, cách làm báo cáo xuất nhập tồn kho như thế nào để tránh những sai sót trên là điều đáng quan tâm của mọi doanh nghiệp.

Ban biên tập 1BOSS

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho