Trải nghiệm ngay

Nền tảng làm việc mọi lúc mọi nơi

1BOSS SUPERAPP OFFICE+

Văn phòng điện tử

1BOSS SUPERAPP CRM+

Quản lý quan hệ khách hàng

1BOSS SUPERAPP OP+

Quản lý đơn hàng

1BOSS SUPERAPP WM+

Quản lý kho

1BOSS SUPERAPP HRM+

Quản trị nhân sự (Coming soon)

Xem thêm các sản phẩm khác

1BOSS OFFICE+

Nền tảng hành chính, dự án, công việc

1BOSS NEWSFEED

Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp

1BOSS IoT

Văn phòng thông minh (Coming soon)

1BOSS BOOKING

Tài nguyên chia sẻ

1BOSS WORKS

Quản lý công việc

1BOSS PROJECT

Quản lý dự án

1BOSS SUPERAPP OFFICE+

Văn phòng điện tử

Xem thêm các sản phẩm khác

1BOSS CRM+

Nền tảng marketing và chăm sóc khách hàng

Marketing tự động

Quan hệ khách hàng

Chăm sóc khách hàng

Quản lý quan hệ khách hàng

Xem thêm các sản phẩm khác

1BOSS OP+

Nền tảng mua hàng và bán hàng

1BOSS ORDER

Quản lý đơn hàng bán

1BOSS PURCHASING

Quản lý đơn hàng mua

1BOSS SUPERAPP OP+

Quản lý đơn hàng

Xem thêm các sản phẩm khác

1BOSS WM+

Nền tảng quản trị kho thông minh

1BOSS SWH

Quản lý kho thông minh

1BOSS SUPERAPP WM+

Quản lý kho

Xem thêm các sản phẩm khác

ĐẶC THÙ NGÀNH

Ngành dịch vụ

Nền tảng quản trị toàn diện và đặc thù ngành dịch vụ

Ngành xây dựng - dự án

Nền tảng quản trị toàn diện và đặc thù ngành xây dựng - dự án

Ngành thương mại - phân phối

Nền tảng quản trị toàn diện và đặc thù ngành thương mại - phân phối

Ngành sản xuất - gia công

Nền tảng quản trị toàn diện và đặc thù ngành sản xuất - gia công

KHỐI - PHÒNG BAN

Quản lý bán hàng

Nền tảng quản trị toàn diện và đặc thù cho quản lý bán hàng

Văn phòng và kinh doanh

Nền tảng quản trị toàn diện và đặc thù cho công việc văn phòng và kinh doanh

1Boss guide

Hướng dẫn sử dụng

Cách làm việc hiệu quả với 1BOSS

Tính năng mới

Những tính năng hữu ích vừa được cập nhật

Thư viện quản trị

Tham khảo các tài liệu hữu ích

Blog

Quản trị doanh nghiệp

Kiến thức hữu ích về quản trị doanh nghiệp

Bán hàng - Dịch vụ

Kiến thức hữu ích về Bán hàng, dịch vụ & kho bãi

Nhân sự - Tiền lương

Kiến thức hữu ích về quản lý Nhân sự & Tiền lương

Kế toán - Tài chính

Kiến thức hữu ích về Kế toán & Tài chính

Kiến thức công nghệ

Các kiến thức mới nhất về công nghệ, ứng dụng & chuyển đổi số

Câu chuyện khách hàng

Case-study

Câu chuyện thành công của những khách hàng 1BOSS

Review của khách hàng

Tìm hiểu thêm về những đánh giá của khách hàng dành cho 1BOSS

Danh sách khách hàng

3,200+ doanh nghiệp đã tin tưởng và đồng hành cùng 1BOSS

Tin 1boss

Tin ưu đãi

Chương trình ưu đãi hấp dẫn dành cho bạn

Tin báo chí

Báo chí nói gì về chúng tôi

Hoạt động 1BOSS

Đội ngũ và hoạt động của chúng tôi

Đối tác

10 Lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư của doanh nghiệp

21/04/2022
Quản lý kho

Sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư giúp cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý và tiết kiệm chi phí. Từ trước đến nay, việc quản lý kho vật tư luôn là vấn đề hàng đầu của các doanh nghiệp. Việc tính toán kỹ lưỡng, tránh thiệt hại trong quá trình kiểm kê, dự trữ, sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu luôn là một công việc vô cùng khó khăn đối với các nhà quản lý. Dưới đây là 10 lưu ý khi sử dụng phần mềm cho doanh nghiệp.

Lưu ý 1: Xây dựng quy trình quản lý vật tư rõ ràng và khoa học
Lưu ý 2: Thiết lập quy định quản lý kho vật tư dựa trên tiêu chuẩn nhất định
Lưu ý 3: Sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư để kiểm soát và quản lý trạng thái vật tư
Lưu ý 4: Xây dựng kho bãi trước và trong quá trình sản xuất
Lưu ý 5: Giám sát quy trình nhập hàng và xuất hàng thông qua phần mềm quản lý kho vật tư
Lưu ý 6: Tuân thủ quy định kiểm kho khi quản lý kho hàng
Lưu ý 7: Đảm bảo việc theo dõi quản lý kho bãi và giảm thiểu hao phí
Lưu ý 8: Thực hiện tính năng phân quyền cho quản lý và nhân viên
Lưu ý 9: Thiết lập các biểu mẫu trên phần mềm quản lý kho vật tư theo Thông tư
Lưu ý 10: Đảm bảo kế toán kho vật tư thành thạo các thao tác sử dụng
1BOSS WH | Phần mềm quản lý kho vật tư tối ưu tiềm lực cho doanh nghiệp

Xem thêm một số bài viết liên quan:

Lưu ý 1: Xây dựng quy trình quản lý vật tư rõ ràng và khoa học

Xây dựng quy trình quản lý vật tư rõ ràng và khoa học

Để quá trình sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư đạt hiệu quả và tối ưu nhất. Doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình quản lý kho chuyên nghiệp và chi tiết. Đặc biệt, bắt buộc phải có thông báo kế hoạch và kiểm tra đối chiếu cho tất cả mọi hoạt động. Hoạt động kho vật tư có thể được chia thành bốn hình thức cơ bản sau:

Quản lý mã dự án (tạo, thay đổi hoặc hủy bỏ)
Quản lý kho hàng khi mua hàng hoặc nhập kho trực tiếp
Quản lý kho hàng khi xuất để bán hàng, sản xuất
Quản lý chuyển kho thành phẩm

Lưu ý 2: Thiết lập quy định quản lý kho vật tư dựa trên tiêu chuẩn nhất định

Việc thiết lập các quy định quản lý kho hàng phải dựa trên những cơ sở nhất định. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có được những quy tắc khoa học và hiệu quả hơn trong thực tế kinh doanh. Ngoài ra, còn giúp nhân viên không gặp khó khăn trong việc tuân thủ các quy định.

Trước hết, khi số lượng mặt hàng nhiều và thay đổi liên tục. Do đó, việc kiểm soát hàng tồn kho theo cách thủ công sẽ không thể đáp ứng được. Và đây là công việc liên quan đến dữ liệu và nhiều loại hàng hóa khác nhau nên đòi hỏi sự chính xác và tỉ mỉ. Ngoài ra, cần lưu ý rằng quy trình xuất – nhập và tồn kho phải được kiểm soát một cách rõ ràng. Điều này có nghĩa là, cần có một danh sách chi tiết được lưu trữ trên phần mềm quản lý kho vật tư và tiến hành kiểm tra hàng ngày.

Lưu ý 3: Sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư để kiểm soát và quản lý trạng thái vật tư

Lượng hàng trong kho rất lớn nên việc quản lý chặt chẽ là vô cùng khó khăn. Để giảm thiểu số lượng vật tư bị tiêu hao, cần lưu ý đến hạn sử dụng của chúng. Đồng thời cần có những quy định nghiêm ngặt trong quá trình bảo quản. Việc kiểm tra định kỳ sẽ rất khó khăn có thể dẫn đến lỗi. Do đó việc sử dụng phần mềm quản lý vật tư giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí trong quá trình kiểm soát vật tư.

Lưu ý 4: Xây dựng kho bãi trước và trong quá trình sản xuất

Xây dựng kho bãi trước và trong quá trình sản xuất

Khi lựa chọn nhà kho chứa hàng hóa, vật tư cần đặc biệt chú ý đến các tiêu chuẩn, quy chuẩn để kho hoạt động bình thường. Tránh các trường hợp: kho quá thấp, ngập úng khi trời mưa, kênh thoát nước kém, việc lắp đặt thiết bị không đúng cách,… Chính vì vậy trên phần mềm quản lý kho vật tư sẽ có danh sách kho không giới hạn. Nhà quản lý cần chủ động lựa chọn kho bãi phù hợp với nhu cầu bảo quản vật tư của doanh nghiệp mình.

Lưu ý 5: Giám sát quy trình nhập hàng và xuất hàng thông qua phần mềm quản lý kho vật tư

Xây dựng kho bãi trước và trong quá trình sản xuất

Trước khi thực hiện quản lý hàng tồn, mỗi doanh nghiệp cần lưu ý việc tạo lập cơ sở dữ liệu riêng về các mặt hàng. Đây sẽ là thông tin cần thiết để theo dõi và kiểm soát số lượng hàng hoá. Đặc biệt khi thực hiện các giao dịch mua, nhập, xuất và lưu trữ.

Mua hàng

Trong bước mua hàng, chủ doanh nghiệp phải quyết định mua số lượng bao nhiêu. Dựa trên tình hình tồn kho hiện tại được lưu trữ tên phần mềm quản lý kho hàng. Tiếp đến sẽ lên kế hoạch mua số lượng phù hợp.

Nhập kho

Quá trình nhập kho phải thực hiện các công việc sau:

Nhận và kiểm tra chứng từ nhập kho theo yêu cầu
Ghi phiếu nhập kho cho đối tác và cửa hàng
Kiểm tra chất lượng hàng hóa đến và lập lệnh kiểm tra
Ghi chép chính xác số lượng hàng hóa trước, sau khi nhập kho và nhập số liệu vào phần mềm

Xuất kho

Tương tự nhập kho, việc xuất kho cũng cần đáp ứng quy trình quản lý kho vật tư:

Nhận và kiểm tra chứng từ xuất kho dựa theo quy định hiện hành
Ghi phiếu xuất kho cho đối tác và cửa hàng
Kiểm tra chất lượng hàng hóa đến và lập lệnh kiểm tra
Ghi chép chính xác số lượng hàng hóa sau khi xuất kho và nhập số liệu vào phần mềm

Lưu ý 6: Tuân thủ quy định kiểm kho khi quản lý kho hàng

Tuân thủ quy định kiểm kho khi quản lý kho hàng

Việc sử dụng các phần mềm quản lý kho hàng sẽ thuận tiện hơn trong quá trình kiểm kê. Tuy nhiên, cần đảm bảo các điều cơ bản sau:

Thực hiện kiểm đếm kho thường xuyên, theo dõi số lượng hàng hóa và đối chiếu với thông tin sổ sách.
Cần có một danh sách theo dõi và kiểm tra chi tiết hàng hóa và vật tư.
Tạo thẻ kho cho từng sản phẩm và tiến hành đối chiếu chúng. Đặc biệt là trong quá trình kiểm soát hàng tồn kho.
Kết quả kiểm soát hàng tồn kho phải được trình bày rõ ràng, chi tiết và được lưu trữ trên hệ thống.

Lưu ý 7: Đảm bảo việc theo dõi quản lý kho bãi và giảm thiểu hao phí

Đảm bảo việc theo dõi quản lý kho bãi và giảm thiểu hao phí tên phần mềm qurn lý kho vật tư

Khi đã lựa chọn được kho bãi thích hợp, cần tiến hành sắp xếp kho và lưu ý thiết lập sơ đồ kho. Nhằm cho biết vị trí của các kệ trên hệ thống và phân chia các khu vực hàng như sau:

Những đồ dễ bị ẩm mốc nên kê cao và hạn chế tiếp xúc với nước
Hàng tồn kho lâu ngày phải sắp xếp riêng, không được để lẫn hàng mới nhập.
Đặt biển chỉ dẫn ở các lối đi.
Đối với hàng hóa dễ hư hỏng, đảm bảo nguyên tắc “nhập trước, xuất trước”.
Quy trình quản lý kho vật tư được lập theo thực tế kinh doanh. Song, còn có thay đổi của số lượng hàng hóa xuất nhập khẩu theo từng thời kỳ.
Hàng tồn kho được theo dõi hàng ngày để đảm bảo hàng tồn kho luôn ở mức tồn kho tối thiểu.
Tuân thủ các quy định về phòng cháy và chữa cháy trong kho, có lắp đặt hệ thống báo khẩn cấp.

Lưu ý 8: Thực hiện tính năng phân quyền cho quản lý và nhân viên

Trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư, cần tiến hành áp dụng tính năng phân quyền. Điều này nhằm hỗ trợ người quản lý kiểm soát, đánh giá khả năng và hiệu quả công việc của nhân viên. Cung cấp các thông số giám sát chặt chẽ mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Ngoài ra, phần mềm còn lưu trữ các thao tác đã thực hiện, giúp cho việc truy xuất trách nhiệm khi có sự cố xảy ra được minh bạch và chính xác.

Lưu ý 9: Thiết lập các biểu mẫu trên phần mềm quản lý kho vật tư theo Thông tư

Trong hoạt động quản lý kho, các biểu mẫu là công cụ vô cùng cần thiết. Các nhà quản lý doanh nghiệp có thể theo dõi và kiểm soát tình hình hàng hóa một cách chính xác nhất. Những biểu mẫu khi quản lý kho bãi cần có:

Danh mục kho vật tư
Phiếu nhập và xuất kho
Thống kê xuất kho
Báo cáo khi nhập và xuất, tồn kho vật tư
Báo cáo tổng hợp tồn kho
Biên bản kiểm kê kho

Lưu ý 10: Đảm bảo kế toán kho vật tư thành thạo các thao tác sử dụng

Hiện nay, do sự phát triển của công nghệ thông tin và khoa học quản lý, đã có nhiều phần mềm ra đời thay thế các công việc thủ công, truyền thống của kế toán kho như nhập sản phẩm, xuất vật tư, chuyển đổi công đoạn … Những công việc này đã được chuẩn hóa và được hạch toán tự động trên phần mềm. Tuy nhiên, vẫn phải đảm bảo người kế toán thành thạo và có kĩ năng giải quyết các phát sinh khi sử dụng phần mềm quản lý vật tư. Đồng thời cần theo dõi để kiểm soát, lập báo cáo xuất – nhập – tồn kho và lập kế hoạch nguyên vật liệu, hàng hoá.

Tạm kết

Nhằm tối ưu hóa chi phí và hợp lý hóa quy trình quản lý kho vật tư, việc áp dụng công nghệ hiện đại là điều vô cùng quan trọng và cần thiết. Loại bỏ những hạn chế của phương pháp truyền thống, phần mềm quản lý giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tình trạng và số lượng vật tư. Hơn hết còn thiết lập nền tảng cho các hoạt động sản xuất hiệu quả.

1BOSS WH | Phần mềm quản lý kho vật tư tối ưu tiềm lực cho doanh nghiệp

Click vào ảnh để xem chi tiết phần mềm 1BOSS WH

Phần mềm kế toán kho 1BOSS WH có thể áp dụng cho nhiều doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực. Với các tính năng giúp doanh nghiệp khai thác tối đa tiềm lực kho tối đa:

Quản lý và thiết lập các thông tin đầy đủ cho kho vật tư: tùng mặt hàng sẽ có nấc thang tuổi hàng tồn kho và định mức tồn kho,…
Quản lý hàng hóa linh hoạt: các mặt hàng được xây dựng theo lô/bot, hạn dùng/date, theo mã từng đích danh, theo bộ/kit,… Đồng thời ứng dung công nghệ tiện lợi và dễ quản lý hơn với Barcode, QR code, RFID,…
Tính năng quan trọng nhất đối với quản lý hàng tồn kho là giám sát mọi hoạt động xuất/nhập/tốn kho. Đồng thời, các biểu mẫu cần thiết đã được thiết lập sẵn trên hệ thống.

Để được tư vấn thêm hoặc demo chi tiết về phần mềm mời bạn Đăng ký ngаy hoặc liên hệ trực tiếp với 1BOSS quа:

Tags: Tin hot nhất Tin mới nhất

Bài viết khác

TOP 5 phần mềm quản lý xuất nhập kho trên điện thoại nổi bật nhất Việt Nam

29/06/2022

Phần mềm quản lý xuất nhập kho là một phần mềm vô cùng quan trọng trong việc kinh doanh, được tạo ra nhằm giúp các doanh nghiệp quản lý sự thiếu hay dư thừa hàng hóa trong việc buôn bán; tác động mạnh mẽ tới các chi phí và chiến lược marketing của mỗi doanh nghiệp. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý trong và ngoài nước đã được tích hợp sẵn trên điện thoại rất thuận tiện và dễ dàng trong việc quản lý. Hãy cùng 1BOSS tìm hiểu Top 5 phần mềm quản lý kho trên điện thoại nổi bật nhất Việt Nam nhé!

Kế toán kho là gì? Các quy trình kế toán kho trong doanh nghiệp

22/06/2022

Kế toán kho là vị trí chủ chốt trong hoạt động quản lý các giá trị tài sản tại kho của doanh nghiệp. Kế toán kho yêu cầu cần có nghiệp vụ chuyên môn cao để kiểm soát mọi trường hợp xảy ra tại kho. Cùng 1BOSS tìm hiểu rõ hơn về vị trí này trong bài viết sau nhé!

Các yếu tố tác động khiến báo cáo xuất nhập tồn kho xảy ra sai sót

15/06/2022

Báo cáo xuất nhập tồn kho là quá trình tiến hành đảm bảo tài sản tồn kho không bị ảnh hưởng trong bất kỳ chu kỳ sản xuất nào của doanh nghiệp. Hàng tồn kho không chỉ phản ánh việc áp dụng năng lực sản xuất, cơ sở vật chất, công nghệ vào sản xuất mà còn phản ánh quy mô và trình độ quản lý vốn của doanh nghiệp. Do tính chất và công việc nên công việc của kế toán kho thường là khâu quan trọng trong quy trình kế toán tổng thể. 1BOSS tổng hợp lại những yếu tố dẫn đến sai sót trong báo cáo xuất nhập tồn kho của doanh nghiệp.

Tìm hiểu quy trình nghiệp vụ quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO

06/05/2022

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho mang lại cho doanh nghiệp sự vận hành đồng bộ và tự động hóa trong công tác quản trị. Mỗi doanh nghiệp mỗi đặc thù và ngành nghề kinh doanh riêng sẽ có những quy trình khác nhau. Tuy nhiên, hầu hết mọi quy trình đều nên theo một quy chuẩn rõ ràng để đảm bảo sự tiện lợi và hiệu quả của nó. Cùng 1BOSS tìm hiểu về quy trình chuẩn ISO nhé!

3 cách tính hàng tồn kho cuối kỳ chính xác cho doanh nghiệp

06/05/2022

Bài viết sau, 1BOSS sẽ cung cấp đến cho các kế toán viên cách tính hàng tồn kho cuối kỳ áp dụng được cho mọi doanh nghiệp, phù hợp với đặc thù riêng của ngành hàng.

One system - One team - One dream

Trải nghiệm ngay

10 Lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư của doanh nghiệp

© 2022 1BOSS.VN. All rights reserved