---

Xem thêm một số bài viết liên quan:

• 10 nội dung không thể thiếu khi quản lý thông tin nhà cung cấp
• SKU sản phẩm là gì? Tổng hợp các cách đặt mã SKU sản phẩm hiệu quả nhất hiện nay​
• Mã QR CODE là gì? Doanh nghiệp có nên sử dụng mã QR để quản lý kho sản phẩm?​

---

 

Lưu ý 1: Xây dựng quy trình quản lý vật tư rõ ràng và khoa học

 

Xây dựng quy trình quản lý vật tư rõ ràng và khoa học

 

Để quá trình sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư đạt hiệu quả và tối ưu nhất. Doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình quản lý kho chuyên nghiệp và chi tiết. Đặc biệt, bắt buộc phải có thông báo kế hoạch và kiểm tra đối chiếu cho tất cả mọi hoạt động. Hoạt động kho vật tư có thể được chia thành bốn hình thức cơ bản sau:

• Quản lý mã dự án (tạo, thay đổi hoặc hủy bỏ)
• Quản lý kho hàng khi mua hàng hoặc nhập kho trực tiếp
• Quản lý kho hàng khi xuất để bán hàng, sản xuất
• Quản lý chuyển kho thành phẩm

 

Lưu ý 2: Thiết lập quy định quản lý kho vật tư dựa trên tiêu chuẩn nhất định

 

Việc thiết lập các quy định quản lý kho hàng phải dựa trên những cơ sở nhất định. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có được những quy tắc khoa học và hiệu quả hơn trong thực tế kinh doanh. Ngoài ra, còn giúp nhân viên không gặp khó khăn trong việc tuân thủ các quy định.

Trước hết, khi số lượng mặt hàng nhiều và thay đổi liên tục. Do đó, việc kiểm soát hàng tồn kho theo cách thủ công sẽ không thể đáp ứng được. Và đây là công việc liên quan đến dữ liệu và nhiều loại hàng hóa khác nhau nên đòi hỏi sự chính xác và tỉ mỉ. Ngoài ra, cần lưu ý rằng quy trình xuất – nhập và tồn kho phải được kiểm soát một cách rõ ràng. Điều này có nghĩa là, cần có một danh sách chi tiết được lưu trữ trên phần mềm quản lý kho vật tư và tiến hành kiểm tra hàng ngày.

 

Lưu ý 3: Sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư để kiểm soát và quản lý trạng thái vật tư

 

Lượng hàng trong kho rất lớn nên việc quản lý chặt chẽ là vô cùng khó khăn. Để giảm thiểu số lượng vật tư bị tiêu hao, cần lưu ý đến hạn sử dụng của chúng. Đồng thời cần có những quy định nghiêm ngặt trong quá trình bảo quản. Việc kiểm tra định kỳ sẽ rất khó khăn có thể dẫn đến lỗi. Do đó việc sử dụng phần mềm quản lý vật tư giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí trong quá trình kiểm soát vật tư.

 

Lưu ý 4: Xây dựng kho bãi trước và trong quá trình sản xuất

 

Xây dựng kho bãi trước và trong quá trình sản xuất

 

Khi lựa chọn nhà kho chứa hàng hóa, vật tư cần đặc biệt chú ý đến các tiêu chuẩn, quy chuẩn để kho hoạt động bình thường. Tránh các trường hợp: kho quá thấp, ngập úng khi trời mưa, kênh thoát nước kém, việc lắp đặt thiết bị không đúng cách,… Chính vì vậy trên phần mềm quản lý kho vật tư sẽ có danh sách kho không giới hạn. Nhà quản lý cần chủ động lựa chọn kho bãi phù hợp với nhu cầu bảo quản vật tư của doanh nghiệp mình.

 

Lưu ý 5: Giám sát quy trình nhập hàng và xuất hàng thông qua phần mềm quản lý kho vật tư

 

Xây dựng kho bãi trước và trong quá trình sản xuất

 

Trước khi thực hiện quản lý hàng tồn, mỗi doanh nghiệp cần lưu ý việc tạo lập cơ sở dữ liệu riêng về các mặt hàng. Đây sẽ là thông tin cần thiết để theo dõi và kiểm soát số lượng hàng hoá. Đặc biệt khi thực hiện các giao dịch mua, nhập, xuất và lưu trữ.

Mua hàng 

Trong bước mua hàng, chủ doanh nghiệp phải quyết định mua số lượng bao nhiêu. Dựa trên tình hình tồn kho hiện tại được lưu trữ tên phần mềm quản lý kho hàng. Tiếp đến sẽ lên kế hoạch mua số lượng phù hợp.

Nhập kho

Quá trình nhập kho phải thực hiện các công việc sau:

• Nhận và kiểm tra chứng từ nhập kho theo yêu cầu
• Ghi phiếu nhập kho cho đối tác và cửa hàng
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa đến và lập lệnh kiểm tra
• Ghi chép chính xác số lượng hàng hóa trước, sau khi nhập kho và nhập số liệu vào phần mềm

Xuất kho

Tương tự nhập kho, việc xuất kho cũng cần đáp ứng quy trình quản lý kho vật tư:

• Nhận và kiểm tra chứng từ xuất kho dựa theo quy định hiện hành
• Ghi phiếu xuất kho cho đối tác và cửa hàng
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa đến và lập lệnh kiểm tra
• Ghi chép chính xác số lượng hàng hóa sau khi xuất kho và nhập số liệu vào phần mềm

 

Lưu ý 6: Tuân thủ quy định kiểm kho khi quản lý kho hàng

 

Tuân thủ quy định kiểm kho khi quản lý kho hàng

 

Việc sử dụng các phần mềm quản lý kho hàng sẽ thuận tiện hơn trong quá trình kiểm kê. Tuy nhiên, cần đảm bảo các điều cơ bản sau:

• Thực hiện kiểm đếm kho thường xuyên, theo dõi số lượng hàng hóa và đối chiếu với thông tin sổ sách.
• Cần có một danh sách theo dõi và kiểm tra chi tiết hàng hóa và vật tư.
• Tạo thẻ kho cho từng sản phẩm và tiến hành đối chiếu chúng. Đặc biệt là trong quá trình kiểm soát hàng tồn kho.
• Kết quả kiểm soát hàng tồn kho phải được trình bày rõ ràng, chi tiết và được lưu trữ trên hệ thống.

 

Lưu ý 7: Đảm bảo việc theo dõi quản lý kho bãi và giảm thiểu hao phí

 

Đảm bảo việc theo dõi quản lý kho bãi và giảm thiểu hao phí tên phần mềm qurn lý kho vật tư

 

Khi đã lựa chọn được kho bãi thích hợp, cần tiến hành sắp xếp kho và lưu ý thiết lập sơ đồ kho. Nhằm cho biết vị trí của các kệ trên hệ thống và phân chia các khu vực hàng như sau:

• Những đồ dễ bị ẩm mốc nên kê cao và hạn chế tiếp xúc với nước
• Hàng tồn kho lâu ngày phải sắp xếp riêng, không được để lẫn hàng mới nhập.
• Đặt biển chỉ dẫn ở các lối đi.
• Đối với hàng hóa dễ hư hỏng, đảm bảo nguyên tắc “nhập trước, xuất trước”.
• Quy trình quản lý kho vật tư được lập theo thực tế kinh doanh. Song, còn có thay đổi của số lượng hàng hóa xuất nhập khẩu theo từng thời kỳ.
• Hàng tồn kho được theo dõi hàng ngày để đảm bảo hàng tồn kho luôn ở mức tồn kho tối thiểu.
• Tuân thủ các quy định về phòng cháy và chữa cháy trong kho, có lắp đặt hệ thống báo khẩn cấp.

 

Lưu ý 8: Thực hiện tính năng phân quyền cho quản lý và nhân viên

 

Trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư, cần tiến hành áp dụng tính năng phân quyền. Điều này nhằm hỗ trợ người quản lý kiểm soát, đánh giá khả năng và hiệu quả công việc của nhân viên. Cung cấp các thông số giám sát chặt chẽ mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Ngoài ra, phần mềm còn lưu trữ các thao tác đã thực hiện, giúp cho việc truy xuất trách nhiệm khi có sự cố xảy ra được minh bạch và chính xác.

 

Lưu ý 9: Thiết lập các biểu mẫu trên phần mềm quản lý kho vật tư theo Thông tư

 

Trong hoạt động quản lý kho, các biểu mẫu là công cụ vô cùng cần thiết. Các nhà quản lý doanh nghiệp có thể theo dõi và kiểm soát tình hình hàng hóa một cách chính xác nhất. Những biểu mẫu khi quản lý kho bãi cần có:

Danh mục kho vật tư
Phiếu nhập và xuất kho
Thống kê xuất kho
Báo cáo khi nhập và xuất, tồn kho vật tư
Báo cáo tổng hợp tồn kho
Biên bản kiểm kê kho  

 

Lưu ý 10: Đảm bảo kế toán kho vật tư thành thạo các thao tác sử dụng

 

Hiện nay, do sự phát triển của công nghệ thông tin và khoa học quản lý, đã có nhiều phần mềm ra đời thay thế các công việc thủ công, truyền thống của kế toán kho như nhập sản phẩm, xuất vật tư, chuyển đổi công đoạn … Những công việc này đã được chuẩn hóa và được hạch toán tự động trên phần mềm. Tuy nhiên, vẫn phải đảm bảo người kế toán thành thạo và có kĩ năng giải quyết các phát sinh khi sử dụng phần mềm quản lý vật tư. Đồng thời cần theo dõi để kiểm soát, lập báo cáo xuất – nhập – tồn kho và lập kế hoạch nguyên vật liệu, hàng hoá.

 

Tạm kết

 

Nhằm tối ưu hóa chi phí và hợp lý hóa quy trình quản lý kho vật tư, việc áp dụng công nghệ hiện đại là điều vô cùng quan trọng và cần thiết. Loại bỏ những hạn chế của phương pháp truyền thống, phần mềm quản lý giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tình trạng và số lượng vật tư. Hơn hết còn thiết lập nền tảng cho các hoạt động sản xuất hiệu quả. 

 

1BOSS WH | Phần mềm quản lý kho vật tư tối ưu tiềm lực cho doanh nghiệp

 

Click vào ảnh để xem chi tiết phần mềm 1BOSS WH

 

Phần mềm kế toán kho 1BOSS WH có thể áp dụng cho nhiều doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực. Với các tính năng giúp doanh nghiệp khai thác tối đa tiềm lực kho tối đa:

• Quản lý và thiết lập các thông tin đầy đủ cho kho vật tư: tùng mặt hàng sẽ có nấc thang tuổi hàng tồn kho và định mức tồn kho,…
• Quản lý hàng hóa linh hoạt: các mặt hàng được xây dựng theo lô/bot, hạn dùng/date, theo mã từng đích danh, theo bộ/kit,… Đồng thời ứng dung công nghệ tiện lợi và dễ quản lý hơn với Barcode, QR code, RFID,…
• Tính năng quan trọng nhất đối với quản lý hàng tồn kho là giám sát mọi hoạt động xuất/nhập/tốn kho. Đồng thời, các biểu mẫu cần thiết đã được thiết lập sẵn trên hệ thống.

 

Để được tư vấn thêm hoặc demo chi tiết về phần mềm mời bạn Đăng ký ngаy hoặc liên hệ trực tiếp với 1BOSS quа:

 

 

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho