• 21/04/2022
  • Quản lý kho
  • Sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư giúp cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý và tiết kiệm chi phí. Từ trước đến nay, việc quản lý kho vật tư luôn là vấn đề hàng đầu của các doanh nghiệp. Việc tính toán kỹ lưỡng, tránh thiệt hại trong quá trình kiểm kê, dự trữ, sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu luôn là một công việc vô cùng khó khăn đối với các nhà quản lý. Dưới đây là 10 lưu ý khi sử dụng phần mềm cho doanh nghiệp.


    Xem thêm một số bài viết liên quan:


     

    Lưu ý 1: Xây dựng quy trình quản lý vật tư rõ ràng và khoa học

     

    10 Lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư của doanh nghiệp

    Xây dựng quy trình quản lý vật tư rõ ràng và khoa học

     

    Để quá trình sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư đạt hiệu quả và tối ưu nhất. Doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình quản lý kho chuyên nghiệp và chi tiết. Đặc biệt, bắt buộc phải có thông báo kế hoạch và kiểm tra đối chiếu cho tất cả mọi hoạt động. Hoạt động kho vật tư có thể được chia thành bốn hình thức cơ bản sau:

     

    Lưu ý 2: Thiết lập quy định quản lý kho vật tư dựa trên tiêu chuẩn nhất định

     

    Việc thiết lập các quy định quản lý kho hàng phải dựa trên những cơ sở nhất định. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có được những quy tắc khoa học và hiệu quả hơn trong thực tế kinh doanh. Ngoài ra, còn giúp nhân viên không gặp khó khăn trong việc tuân thủ các quy định.

    Trước hết, khi số lượng mặt hàng nhiều và thay đổi liên tục. Do đó, việc kiểm soát hàng tồn kho theo cách thủ công sẽ không thể đáp ứng được. Và đây là công việc liên quan đến dữ liệu và nhiều loại hàng hóa khác nhau nên đòi hỏi sự chính xác và tỉ mỉ. Ngoài ra, cần lưu ý rằng quy trình xuất – nhập và tồn kho phải được kiểm soát một cách rõ ràng. Điều này có nghĩa là, cần có một danh sách chi tiết được lưu trữ trên phần mềm quản lý kho vật tư và tiến hành kiểm tra hàng ngày.

     

    Lưu ý 3: Sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư để kiểm soát và quản lý trạng thái vật tư

     

    Lượng hàng trong kho rất lớn nên việc quản lý chặt chẽ là vô cùng khó khăn. Để giảm thiểu số lượng vật tư bị tiêu hao, cần lưu ý đến hạn sử dụng của chúng. Đồng thời cần có những quy định nghiêm ngặt trong quá trình bảo quản. Việc kiểm tra định kỳ sẽ rất khó khăn có thể dẫn đến lỗi. Do đó việc sử dụng phần mềm quản lý vật tư giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí trong quá trình kiểm soát vật tư.

     

    Lưu ý 4: Xây dựng kho bãi trước và trong quá trình sản xuất

     

    10 Lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư của doanh nghiệp

    Xây dựng kho bãi trước và trong quá trình sản xuất

     

    Khi lựa chọn nhà kho chứa hàng hóa, vật tư cần đặc biệt chú ý đến các tiêu chuẩn, quy chuẩn để kho hoạt động bình thường. Tránh các trường hợp: kho quá thấp, ngập úng khi trời mưa, kênh thoát nước kém, việc lắp đặt thiết bị không đúng cách,… Chính vì vậy trên phần mềm quản lý kho vật tư sẽ có danh sách kho không giới hạn. Nhà quản lý cần chủ động lựa chọn kho bãi phù hợp với nhu cầu bảo quản vật tư của doanh nghiệp mình.

     

    Lưu ý 5: Giám sát quy trình nhập hàng và xuất hàng thông qua phần mềm quản lý kho vật tư

     

    Xây dựng quy trình quản lý vật tư rõ ràng và khoa học

    Xây dựng kho bãi trước và trong quá trình sản xuất

     

    Trước khi thực hiện quản lý hàng tồn, mỗi doanh nghiệp cần lưu ý việc tạo lập cơ sở dữ liệu riêng về các mặt hàng. Đây sẽ là thông tin cần thiết để theo dõi và kiểm soát số lượng hàng hoá. Đặc biệt khi thực hiện các giao dịch mua, nhập, xuất và lưu trữ.

    Mua hàng 

    Trong bước mua hàng, chủ doanh nghiệp phải quyết định mua số lượng bao nhiêu. Dựa trên tình hình tồn kho hiện tại được lưu trữ tên phần mềm quản lý kho hàng. Tiếp đến sẽ lên kế hoạch mua số lượng phù hợp.

    Nhập kho

    Quá trình nhập kho phải thực hiện các công việc sau:

    Xuất kho

    Tương tự nhập kho, việc xuất kho cũng cần đáp ứng quy trình quản lý kho vật tư:

     

    Lưu ý 6: Tuân thủ quy định kiểm kho khi quản lý kho hàng

     

    Tuân thủ quy định kiểm kho khi quản lý kho hàng

    Tuân thủ quy định kiểm kho khi quản lý kho hàng

     

    Việc sử dụng các phần mềm quản lý kho hàng sẽ thuận tiện hơn trong quá trình kiểm kê. Tuy nhiên, cần đảm bảo các điều cơ bản sau:

     

    Lưu ý 7: Đảm bảo việc theo dõi quản lý kho bãi và giảm thiểu hao phí

     

    Đảm bảo việc theo dõi quản lý kho bãi và giảm thiểu hao phí tên phần mềm qurn lý kho vật tư

    Đảm bảo việc theo dõi quản lý kho bãi và giảm thiểu hao phí tên phần mềm qurn lý kho vật tư

     

    Khi đã lựa chọn được kho bãi thích hợp, cần tiến hành sắp xếp kho và lưu ý thiết lập sơ đồ kho. Nhằm cho biết vị trí của các kệ trên hệ thống và phân chia các khu vực hàng như sau:

     

    Lưu ý 8: Thực hiện tính năng phân quyền cho quản lý và nhân viên

     

    Trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư, cần tiến hành áp dụng tính năng phân quyền. Điều này nhằm hỗ trợ người quản lý kiểm soát, đánh giá khả năng và hiệu quả công việc của nhân viên. Cung cấp các thông số giám sát chặt chẽ mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Ngoài ra, phần mềm còn lưu trữ các thao tác đã thực hiện, giúp cho việc truy xuất trách nhiệm khi có sự cố xảy ra được minh bạch và chính xác.

     

    Lưu ý 9: Thiết lập các biểu mẫu trên phần mềm quản lý kho vật tư theo Thông tư

     

    Trong hoạt động quản lý kho, các biểu mẫu là công cụ vô cùng cần thiết. Các nhà quản lý doanh nghiệp có thể theo dõi và kiểm soát tình hình hàng hóa một cách chính xác nhất. Những biểu mẫu khi quản lý kho bãi cần có:

    Danh mục kho vật tư
    Phiếu nhập và xuất kho
    Thống kê xuất kho
    Báo cáo khi nhập và xuất, tồn kho vật tư
    Báo cáo tổng hợp tồn kho
    Biên bản kiểm kê kho  

     

    Lưu ý 10: Đảm bảo kế toán kho vật tư thành thạo các thao tác sử dụng

     

    Hiện nay, do sự phát triển của công nghệ thông tin và khoa học quản lý, đã có nhiều phần mềm ra đời thay thế các công việc thủ công, truyền thống của kế toán kho như nhập sản phẩm, xuất vật tư, chuyển đổi công đoạn … Những công việc này đã được chuẩn hóa và được hạch toán tự động trên phần mềm. Tuy nhiên, vẫn phải đảm bảo người kế toán thành thạo và có kĩ năng giải quyết các phát sinh khi sử dụng phần mềm quản lý vật tư. Đồng thời cần theo dõi để kiểm soát, lập báo cáo xuất – nhập – tồn kho và lập kế hoạch nguyên vật liệu, hàng hoá.

     

    Tạm kết

     

    Nhằm tối ưu hóa chi phí và hợp lý hóa quy trình quản lý kho vật tư, việc áp dụng công nghệ hiện đại là điều vô cùng quan trọng và cần thiết. Loại bỏ những hạn chế của phương pháp truyền thống, phần mềm quản lý giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tình trạng và số lượng vật tư. Hơn hết còn thiết lập nền tảng cho các hoạt động sản xuất hiệu quả. 

     

    1BOSS WH | Phần mềm quản lý kho vật tư tối ưu tiềm lực cho doanh nghiệp

     

    Click vào ảnh để xem chi tiết phần mềm 1BOSS WH

    Click vào ảnh để xem chi tiết phần mềm 1BOSS WH

     

    Phần mềm kế toán kho 1BOSS WH có thể áp dụng cho nhiều doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực. Với các tính năng giúp doanh nghiệp khai thác tối đa tiềm lực kho tối đa:

     

    Để được tư vấn thêm hoặc demo chi tiết về phần mềm mời bạn Đăng ký ngаy hoặc liên hệ trực tiếp với 1BOSS quа:

     

    10 Lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư của doanh nghiệp

    Các phần mềm kế toán miễn phí dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

     

    1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

    Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

     

    Các phần mềm kế toán miễn phí dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

    Tin hot nhất Tin mới nhất Nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện Nền tảng quản trị doanh nghiệp Quản trị doanh nghiệp toàn diện Phần mềm nhân sự tiền lương Phần mềm quản lý công việc dự án Phần mềm quản lý dự án Phần mềm CRM Phần mềm kế toán Phần mềm bán hàng Phần mềm quản lý mua hàng Phần mềm quản lý kho Phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ Chuyển đổi số Hệ thống quản trị toàn diện doanh nghiệp Hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp Phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp Nền tảng quản trị tổng thể doanh nghiệp Hệ điều hành doanh nghiệp 4.0 Phần mềm quản lý sản xuất Phần mềm ERP
    Bài viết khác
    Các chi phí và dịch vụ khi lưu kho hàng hóa
    Các chi phí và dịch vụ khi lưu kho hàng hóa
    • 26/09/2023

    Dịch vụ lưu kho là một lựa chọn phổ biến đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh xuất nhập khẩu. Nó được xem như một giải pháp hữu ích giúp tối ưu hóa việc quản lý và lưu trữ lượng lớn sản phẩm hoặc hàng tồn kho của họ.

    Layout kho hàng là gì? Lợi ích khi tối ưu Layout kho hàng
    Layout kho hàng là gì? Lợi ích khi tối ưu Layout kho hàng
    • 20/09/2023

    Sự thiếu hợp lý trong việc bố trí kho hàng có thể dẫn đến nhiều khó khăn trong quản lý kho, gây ra tình trạng hàng hóa bị ứ đọng, hư hỏng, và thất thoát. Trái lại, việc thiết kế và bố trí layout kho hàng thông minh có thể giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, đẩy nhanh thời gian xử lý đơn hàng, cải thiện lưu trữ hàng hóa và đảm bảo an toàn trong việc đóng gói. Vậy layout kho hàng là gì và lợi ích khi tối ưu layout kho hàng? Hãy cùng 1BOSS tìm hiểu trong bài viết dưới đây

    Phần mềm quản lý kho thông minh giúp gì cho doanh nghiệp thương mại - phân phối
    Phần mềm quản lý kho thông minh giúp gì cho doanh nghiệp thương mại - phân phối
    • 08/08/2023

    Phần mềm quản lý kho thông minh là một công cụ hiệu quả và không thể thiếu cho các doanh nghiệp thương mại phân phối. Với tính năng đa dạng và tiên tiến, phần mềm mang lại nhiều lợi ích vượt trội giúp cải thiện quy trình quản lý kho, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và tăng cường năng suất hoạt động kho cho doanh nghiệp. 

    Các phương pháp quản lý hàng tồn kho với phần mềm quản lý kho
    Các phương pháp quản lý hàng tồn kho với phần mềm quản lý kho
    • 12/07/2023

    Hàng tồn kho là một trong những yếu tố quan trọng của quản lý cửa hàng, doanh nghiệp vì theo thống kê tồn kho chiến hơn 40% tổng tài sản của doanh nghiệp. Do vậy việc quản lý hàng tồn kho đòi hỏi những phương pháp và kỹ thuật hiện đại nhất để đáp ứng nhu cầu quản lý toàn diện và hiệu quả. Trong bài viết này, 1BOSS sẽ giới thiệu các phương pháp quản lý hàng tồn kho với phần mềm quản lý kho, để cải thiện quy trình quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp.

     

    Phần mềm quản lý kho cho ngành thực phẩm
    Phần mềm quản lý kho cho ngành thực phẩm
    • 10/07/2023

    Với quy mô và độ phức tạp cao, chắc chắn nghiệp vụ quản lý kho trong ngành thực phẩm đã khiến các nhà quản lý đau đầu không ít. Hạn sử dụng ngắn, hàng hóa mùa vụ, bảo quản phức tạp, dễ hư hỏng là những thách thức trong kho thực phẩm. Vậy giải pháp phần mềm quản lý kho thông minh 1BOSS SWH có giúp doanh nghiệp lưu trữ và bảo quản kho thực phẩm hiệu quả, hãy cùng 1BOSS tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

     

    ĐĂNG KÝ NHẬN THÔNG TIN

    Để lại email của bạn chúng tôi sẽ gửi đến cho bạn các thông tin chuyên mục hấp dẫn

    Chọn chuyên mục
    Tăng trưởng vượt bậc - Xây dựng lợi thế cạnh tranh riêng cùng 1BOSS
    Đăng ký Trải nghiệm ngay

    Vui lòng điền các thông tin dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại trong 24h làm việc

    • Điện thoại: 0345 948 949
      Hotline: 0345 913 913
    • Địa chỉ: Tòa nhà JVPE, CVPM Quang Trung, Phường Tân Chánh Hiệp, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh
    Chọn giải pháp / sản phẩm
    Giải pháp
    Sản phẩm
    Đăng ký trải nghiệm 1boss

    Vui lòng điền các thông tin dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại trong 24h làm việc

    • Điện thoại: 0345 948 949
      Hotline: 0345 913 913
    • Địa chỉ: Tòa nhà JVPE, CVPM Quang Trung, Phường Tân Chánh Hiệp, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh
    Thiết lập thông tin trải nghiệm
    Chọn giải pháp / sản phẩm
    Giải pháp
    Sản phẩm
    .1boss.vn