Xem thêm một số bài viết liên quan:

• BI là gì? Phân biệt hệ thống BI (Business Intelligence) với hệ thống BA (business analytics)
• Quy trình sales từ A-Z: Chuẩn hóa quy trình bán hàng từ online đến trực tiếp
• Tổng hợp các kênh bán hàng online hiệu quả nhất 2022​

1. Đánh giá mức độ uy tín của đơn vị cung cấp

Uy tín của một doanh nghiệp là một điều không dễ xây dưng; vậy nên khi lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm; nơi uy tín càng cao thì sẽ càng bảo đảm cho doanh nghiệp. Ngoài ra, để đánh giá một nhà cung cấp có uy tín hay không, doanh nghiệp phải chú trọng các thông tin sau:

• Thông qua các doanh nghiệp đã từng hợp tác với đơn vị cung cấp đó; bạn có thể tham khảo mức độ uy tín thông qua họ.
• Sự uy tín của một đơn vị cung cấp còn được thể hiện qua các giấy phép rõ ràng, minh bạch như: giấy phép hoạt động kinh doanh; trụ sở; địa chỉ;…

2. Quản lý các thông tin về chất lượng sản phẩm từ nhà cung cấp

Quản lý các thông tin về chất lượng sản phẩm từ nhà cung cấp

Chất lượng của sản phẩm, hàng hóa luôn là tiêu chí hàng đầu để lựa chọn đơn vị hợp tác tốt nhất. Các doanh nghiệp nên thu thập các thông tin về chất lượng sản phẩm; nguyên vật liệu; quy trình sản xuất có đạt tiêu chuẩn như cam kết mà đơn vị cung cấp đã nêu hay không.

Đối với tình lĩnh vực khác nhau, cũng như nhu cầu của doanh nghiệp khau nhau; vì thế cách đánh giá về chất lượng sản phẩm sẽ khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung khi doanh nghiệp tìm hiểu về chất lượng sản phẩm cần phải tìm hiểu các thông tin cơ bản sau: Chức năng cơ bản, tính năng nâng cao của sản phẩm; độ bền của hàng hóa; khả năng phục vụ khách hàng; tính thẩm mỹ;…

3. Quản lý báo giá là nhân tố quan trọng trong quản lý nhà cung cấp

Quản lý báo giá là một phần không kém phần quan trọng trong quản lý thông tin nhà cung cấp. Giá cả của hàng hóa/phương thức thanh toán là một thông tin không thể thiếu để dánh giá một đơn vị cung cấp. Giá cả của mặt hàng ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng mua của khách hàng và lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì thể, doanh nghiệp nên chú trọng về các thông tin sau để nhập vào phần mềm quản lý nhà cung cấp:

• Giá cả có thấp hơn các nhà cung cấp khác?
• Gía cả có được duy trì ổn định, lâu dài?
• Nếu có thay đổi về giá thì đối tác có phương án gì để kịp thời thông báo cho doanh nghiệp?
• Phương thức thanh toán có sự linh hoạt hay không?

Lưu ý: Giá cả là một tiêu chí để giúp doanh nghiệp cân nhắc về nhà cung cấp; tuy nhiên, nó không phải là yếu tố quyết định. Bởi, chất lượng luôn đi đôi với giá cả; vì thế doanh nghiệp nên nhập tất cả các dữ liệu thông tin liên quan đến nhà cung cấp bao gồm giá cả; để có cái nhìn tổng quan hơn trong việc lựa chọn đơn vị cung cấp.

4. Quản lý thông tin về thời gian trả hàng, giao hàng phía đối tác

Quản lý thông tin về thời gian trả hàng, giao hàng phía đối tác

Một nhà cung cấp tốt phải bảo đảm được thời gian trả hàng, giao hàng hóa đúng thỏa thuận. Nếu đơn vị đối tác đã có nhiều lần giao hàng trễ hẹn, thời gian giao hàng bị kéo dài quá mức cần thiết; thì nên cân nhắc khi hợp tác với nhà cung cấp này. Bởi, thời gian giao hàng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp chỉ cần tìm hiểu số liệu thời gian giao hàng trên thực tế của đối tác; từ đó sẽ biết chính xác về mức độ uy tín của đơn vị cung cấp.

5. Quản lý công nợ với nhà cung cấp

Quản lý thông tin về thời gian thanh toán đối với đơn vị cung cấp sản phẩm

Khi làm việc với bên cung cấp hàng hóa; ngoài chuyện số lượng hàng hóa, giá, tình trạng hàng hóa; thì vấn đề thanh toán tiền hàng là vấn đề quan trọng. Doanh nghiệp phải thiết lập với đơn vị cung cấp một thời hạn thanh toán nhất định; phần mềm sẽ tự động nhắc nhở khi đến hạn thanh toán hàng. Tránh tình trạng chậm trễ thanh toán, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

Ngoài ra, khi đã thanh toán xong tiền hàng, phần mềm quản lý thông tin nhà cung cấp sẽ gửi email cho phía đối tác cung cấp hàng để họ xác nhận. Điều này sẽ tránh những tranh chấp đáng tiếc xảy ra.

Bấm vào link để Demo phần mềm quản lý thông tin nhà cung cấp

6. Đánh giá dịch vụ khách hàng mà nhà cung cấp dành cho doanh nghiệp

Dịch vụ khách hàng của đối tác cung cấp có đáp ứng được các yêu cầu đặt ra của doanh nghiệp hay không? Đây là một thông tin quan trọng, doanh nghiệp cần phải nắm bắt. Trước khi hợp tác với bất kỳ một nhà cung cấp nào, doanh nghiệp cần tìm hiểu về dịch vụ khách hàng của đơn vị cung ứng; cụ thể:

• Chính sách dịch vụ khách hàng của đơn vị cung ứng như thế nào?
• Nếu có trường hợp cần giao hàng khẩn cấp, thì đơn vị cung cấp sẽ giao hàng trong bao lâu?
• Số lượng sản phẩm mà đơn vị có thể cung cấp cho doanh nghiệp là bao nhiêu?
• Đơn vị cung cấp có bộ phận riêng để xử lý đơn hàng của doanh nghiệp hay không?
• Nhà cung cấp có thái độ như thế nào khi khách hàng khiếu nại?
• Đơn vị có bảo mật tốt thông tin của doanh nghiệp?

Những thông tin trên phải được bộ phận quản lý của doanh nghiệp nhập đầy đủ vào phần mềm quản lý nhà cung cấp; nhằm so sánh, đánh giá chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp.

7. Quản lý mức chiết khấu của nhà cung cấp dành cho doanh nghiệp

Chiết khấu là việc giảm giá niêm yết của một hàng hóa, sản phẩm của đối tác dành cho doanh nghiệp; tuân theo một tỷ lệ phần trăm nhất định. Đây là một chiến lược kinh doanh của nhà cung cấp sử dụng để kích thích việc hợp tác với các doanh nghiệp. Vấn đề đặt ra, doanh nghiệp phải lưu ý các thông tin chiết khấu của đơn vị cung cấp; so sánh với các đơn vị khác. Đánh giá mức độ ưu đãi của đơn vị cung cấp dành nghiệp đã phù hợp với yêu cầu hay không.

8. Quản lý rủi ro mà nhà cung cấp có thể gặp phải

Quản lý rủi ro mà nhà cung cấp có thể gặp phải

Ngoài tìm hiểu các thông tin nhà cung cấp trên, doanh nghiệp cần phải quan tầm để rủi ro tài chính của đơn vị cung cấp. Sự ổn định về mặt tài chính của phía đối tác sẽ quyết định liệu doanh nghiệp có thể hợp tác lâu dài với nhà cung cấp đó hay không; đồng thời, bảo đảm việc cung ứng hàng hóa sẽ không bị gián đoạn bởi lý do đối tác bị rủi ro tài chính.

9. Đánh giá mức độ hợp tác lâu dài đối với nhà cung cấp

Để tạo ra cho mình một lợi thế cạnh tranh lâu dài, bền vững trên thị trường; thì doanh nghiệp cũng cần phải lựa chọn một đơn vị cung cấp lâu dài và bền vững.

Mối quan hệ bền vững và lâu dài đối với nhà cung cấp sẽ giúp cho doanh nghiệp đi vào quy trình sản xuất, kinh doanh ổn định; giảm thiểu đáng kể các chi phí tìm kiếm đối tác mới; cũng như giảm rủi ro tiềm tàng đối với những nhà cung cấp mới.

Khi đã có mối quan hệ làm ăn lâu dài, doanh nghiệp hoàn toàn có những chiết khấu tốt từ phía nhà cung cấp; gia tăng hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.

10. Thông tin về dịch vụ đổi trả hàng hóa của nhà cung cấp

Khi quản lý thông tin nhà cung cấp không thể thiếu thông tin về dịch vụ chăm sóc khách hàng sau khi mua hàng. Đây là một điểm mà doanh nghiệp cần phải lưu ý. Doanh nghiệp cần tìm hiểu lịch sử mua hàng, đổi trả hàng của công ty đối tác. Nếu nhà cung cấp không có chính sách đổi trả hàng hư hỏng, lỗi do nhà sản xuất; hoặc tỷ lệ đổi trả hàng đưa ra không hợp lý thì doanh nghiệp nên xem xét hợp tác. Bởi, nếu có hàng hóa hư hỏng xảy ra với số lượng lớn; nhưng không có chính sách đổi trả, hoặc chính sách đổi trả không hợp lý thì doanh nghiệp phải chịu tổn thất lớn. Vậy nên, doanh nghiệp cần phải thiết lập và quản lý thông tin đổi trả hàng từ phía công ty đối tác.

Tạm kết

Đừng để doanh nghiệp bị rơi vào trường hợp “nghẹt thở” vì một chuỗi cung ứng rối rắm với quá nhiều nhà cung ứng. Việc quản lý nhà cung cấp tối ưu là vấn đề vô cùng cần thiết; để doanh nghiệp có một quy trình cung ứng lâu dài và bền vững nhất. Để tối ưu quy trình quản lý thông tin nhà cung cấp; doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý nhà cung cấp.

Bấm vào hình ảnh để xem demo Phần mềm quản lý thông tin đa nhà cung cấp

1BOSS PURCHASING – Phần mềm quản lý thông tin đa nhà cung cấp. Với phần mềm này bạn có thể thể dễ dàng thiết lập thông tin các đơn vi cung cấp hàng hóa; quản lý báo giá, chính sách chiết khấu riêng và các đặc điểm của từng nhà cung cấp; báo cáo công nợ, báo cáo lịch sử mua hàng,…. Phần mềm theo dõi sát sao các hoạt động mua bán hàng hóa với các nhà cung cấp của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian theo dõi thông tin đơn vị cung ứng; giảm thiểu rủi ro của việc nhập hàng hóa,…

Ban biên tập 1BOSS

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho