Xem thêm một số bài viết liên quan:

•  Chuyển đổi số trong quản lý công nợ - Nâng cao hiệu suất kế toán
• 7 Tiêu chuẩn hàng đầu khi lựa chọn phần mềm quản lý hợp đồng
• Bộ công cụ quản lý hoạt động kinh doanh toàn diện - 1BOSS CRM+

1BOSS E-Contract hỗ trợ đa dạng hợp đồng tuỳ theo mục đích

1BOSS E-Contract hỗ trợ đa dạng hợp đồng tuỳ theo mục đích

Hợp đồng điện tử kinh tế, thương mại

Hợp đồng kinh tế hay còn được hiểu là hợp đồng thương mại điện tử, trong đó một bên là thương nhân và bên kia có chức năng pháp lý theo quy định, xác lập hợp đồng dưới hình thức thương nhân. Thông tin, dữ liệu cần tuân thủ các điều kiện và tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định của Pháp luật hiện hành. Một số đặc điểm của hợp đồng kinh tế, thương mại điện tử bao gồm:

• Các thực thể ký kết hợp đồng: thương nhân và người có tư cách pháp nhân;
• Mục đích chính của hợp đồng là lợi nhuận;
• Đối tượng của các hợp đồng đó là hàng hoá. Hợp đồng điện tử kinh tế bao gồm hợp đồng dịch vụ và hợp đồng mua bán hàng hóa.

Hợp đồng lao động của nhân sự

Cũng giống như các hợp đồng lao động truyền thống khác, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng giữa người lao động (NLĐ) và người sử dụng lao động (NSDLĐ) về các điều kiện như tiền lương, trách nhiệm đối với hai bên,… thông tin được lưu giữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Hợp đồng điện tử này có giá trị như một hợp đồng được ký kết bằng văn bản.

Loại hợp đồng này có đặc điểm là chủ thể bao gồm người lao động và người sử dụng lao động. Các loại hợp đồng lao động điện tử phổ biến bao gồm:

• Hợp đồng lao động của nhân sự không xác định thời hạn;
• Hợp đồng lao động của nhân sự được xác định thời hạn;
• Hợp đồng lao động được tính theo dự án hoặc theo một công việc có khoảng thời gian nhất định.

1BOSS E-Contract tối ưu hóa quy trình quản lý hợp đồng

Xem và duyệt hợp đồng điện tử

Xem và duyệt hợp đồng điện tử

Với hợp đồng điện tử, mọi thao tác của người dùng từ tạo, duyệt, ký, gửi và nhận hợp đồng đều được xác thực nhanh chóng và dễ dàng qua Internet. Doanh nghiệp không cần tốn thời gian và chi phí cho việc in ấn, quản lý, lưu trữ, giao nhận hợp đồng, di chuyển tận nơi để ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng như hợp đồng giấy. Với phần mềm quản lý hợp đồng 1BOSS E-Contract quy trình này được thực hiện với các bước sau: 

• Nhân sự trình ký tài liệu lên nhà quản trị xem xét và duyệt;
• Xác định quy trình chữ ký, trình tự chữ ký và vị trí chữ ký;
• Gửi hợp đồng qua email;
• Email được tự động gửi đến người ký chính;
• Người ký chính thực hiện ký chữ ký số;

Hợp đồng điện tử giúp tối ưu hóa các quy trình, thủ tục một cách nhanh chóng, chính xác và minh bạch. Tiết kiệm chi phí cho xã hội và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Ngoài ra, tính năng ký đồng thời và không giới hạn số lượng trong thời gian ngắn cũng giúp đẩy nhanh quá trình ký kết hợp đồng.

Doanh nghiệp thực hiện ký hợp đồng điện tử

Người dùng cũng có thể ký hợp đồng trực tiếp trên mọi thiết bị như máy tính, điện thoại, máy tính bảng,… Hợp đồng điện tử có chức năng cổng chữ ký tiện lợi tích hợp tất cả các loại chữ ký số như: Chữ ký số tập trung HSM, USB Token, chữ ký số từ xa, chữ ký số hình ảnh,… Mỗi chữ ký số được sử dụng cho nhiều điểm hợp đồng và quá trình không còn diễn ra rườm rà như trước với chữ ký tay và con dấu. 

Đối tác ký hợp đồng qua phần mềm quản lý hợp đồng

Với quá trình này gồm 3 bước cụ thể trên phần mềm quản lý hợp đồng:

• Hệ thống tự động gửi email đến đối tác sau khi hoàn tất quy trình tại doanh nghiệp và đối tác ký vào.
• Gửi email cho tất cả các bên để thông báo cho họ về việc hoàn thành ký hợp đồng điện tử. 
• Hợp đồng được lưu trữ và mã hóa an toàn trên phần mềm 1BOSS E-Contract . 

Hoàn tất thủ tục và lưu trữ hợp đồng điện tử

Hoàn tất thủ tục và lưu trữ hợp đồng điện tử

Khác với phương thức ký kết trên giấy tờ truyền thống, khi doanh nghiệp ký hợp đồng trực tuyến không cần sử dụng văn bản giấy, không cần viết tay, không cần gặp mặt trực tiếp. Do đó, dù hai bên ký hợp đồng ở hai địa điểm khác nhau, cách xa nhau thì hợp đồng vẫn có thể được ký kết một cách an toàn và nhanh chóng. Chỉ cần một vài bước để chuyển hợp đồng trên máy tính và di động, hợp đồng sẽ được gửi đến khách hàng trong vòng vài giây.

Phần mềm quản lý hợp đồng 1BOSS E-Contract sử dụng các biện pháp bảo mật 24/7 để ngăn chặn bị tấn công và mất mát dữ liệu. Đặc biệt, thông tin dữ liệu hợp đồng sẽ được lưu trữ trong nền tảng công nghệ tích hợp để bảo vệ an toàn thông tin của người dùng.

Hợp đồng điện tử đã ký sẽ được lưu trữ an toàn trên hệ thống điện toán đám mây – Cloud trong một khoảng thời gian để đảm bảo an toàn. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro hư hỏng, cháy nổ, mất mát,… và việc tìm kiếm thông tin hợp đồng dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Quản lý tình trạng hợp đồng với 1BOSS E-Contract 

Báo cáo dưới dạng bảng danh sách

1BOSS E-Contract là phần mềm đảm bảo hỗ trợ trích xuất các loại báo các theo thời gian thực và đáp ứng nhu cầu quản lý hợp đồng của doanh nghiệp.

• Báo cáo trạng thái hợp đồng với DashBoard: Các thông tin liên quan đến hợp đồng sẽ được thống kê tổng hợp với các mục nội dung: thời hạn hiệu lực, tình hình thanh lý hợp đồng hoặc giá trị của hợp đồng. 
• Báo cáo dưới dạng bảng danh sách: Quản lý toàn bộ hợp đồng thông qua danh sách chi tiết: số lượng, loại hợp đồng, đối tác, tình trạng xử lý, ngày ký hợp đồng, ngày hết hạn, người phụ trách, giá trị,…
• Báo cáo kiểu Kanban: Với hình thức này cách quản lý hợp đồng tập trung vào trạng thái xử lý của hợp đồng: đang chờ xử lý, phê duyệt, dự thảo, thương lượng, trình ký, đã ký, hoàn tất lưu trữ,…

1BOSS E-Contract quản lý chữ ký số tối ưu cho doanh nghiệp

1BOSS E-Contract quản lý chữ ký số tối ưu cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý hợp đồng tích hợp với nhiều nhà cung cấp chữ ký điện tử. 1BOSS E-Contract kết nối với nhiều nhà cung cấp chữ ký số hàng đầu giúp các doanh nghiệp có nhiều lựa chọn. Bên cạnh đó, phần mềm liên kết linh hoạt với các nhà cung cấp nhằm đảm bảo độ tin cậy và bảng giá được tối ưu cho sự lựa chọn của doanh nghiệp. 

Phần mềm của 1BOSS có thể giúp các doanh nghiệp quản lý chữ ký số một cách hợp lý. Trong thời đại số, mọi thao tác trong quy trình quản lý doanh nghiệp đều hướng tới quy trình tự động hóa. Vấn đề quản lý chữ ký số cũng không nằm ngoài xu hướng này. Vì vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm quản lý chữ ký điện tử uy tín. 1BOSS E-Contract với chức năng đồng bộ và cập nhật liên tục sẽ giảm thiểu sự nhầm lẫn và những rủi ro trong quá trình thực hiện dự án.

Đảm bảo bảo mật trong quản lý hợp đồng nhờ định danh với AI

Đảm bảo bảo mật trong quản lý hợp đồng nhờ định danh với AI

Chống giả mạo trên ứng dụng hợp đồng điện bằng định danh e-KYC

Quá trình định danh 1BOSS dựa trên trí tuệ nhân tạo AI. Quy trình này thực hiện với việc xác thực danh tính thông qua nhận diện khuôn mặt. Với phương pháp so sánh người thật và ảnh trên ID qua ảnh của các loại giấy tờ tùy thân như CMND, CCCD, Giấy phép lái xe,… Nếu kết quả không trùng khớp sẽ phải xác thực lại, nếu qua nhiều lần không xác thực được phần mềm sẽ đưa cảnh báo cho nhà quản trị. Vì vậy, quy trình quản lý hợp đồng luôn được đảm bảo bảo mật. 

Phát triển dựa trên tiêu chuẩn chứng chỉ ISO 27001:2013

Nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và đảm bảo độ tin cậy khi cung cấp dịch vụ công nghệ quản lý hợp đồng cho tổ chức, doanh nghiệp. Phần mềm 1BOSS dựa trên tiêu chuẩn quản lý thông tin chứng chỉ ISO 27001:2013 sẽ quản lý nguy cơ đe dọa tài sản thông tin. Ước tính mức độ ảnh hưởng và thực hiện các biện pháp để đảm bảo tính bí mật, tính toàn vẹn cho thông tin doanh nghiệp, đối tác và khách hàng. Bên cạnh đó, giúp tổ chức và doanh nghiệp kiểm soát và chỉ đạo các hoạt động an toàn bảo mật thông tin trong quản lý hợp đồng. Góp phần làm hệ thống hoạt động tốt giúp quy trình đảm bảo bảo mật của doanh nghiệp được duy trì liên tục. Đồng thời tường xuyên được xem xét và đánh giá, để liên tục cải tiến để giải quyết các rủi ro phát sinh. 

Tạm kết

So với hợp đồng giấy truyền thống, hợp đồng điện tử không cần gặp mặt trực tiếp mà vẫn có thể ký kết ở bất kỳ đâu. Ngoài ra, các quy trình, thủ tục của quản lý hợp đồng điện tử được thực hiện nhanh chóng, chính xác và đảm bảo minh bạch. Với những tính năng mà 1BOSS E-Contract mang lại không chỉ có lợi cho việc nâng cao hiệu quả sản xuất, vận hành doanh nghiệp mà còn hướng tới bảo vệ môi trường.

Để được tư vấn và trải nghiệm phần mềm 1BOSS E-Contract, bạn có thể liên hệ với chúng tôi bằng cách nhấn vào link sau:

Ban biên tập 1BOSS