---

Xem thêm một số bài viết liên quan:

• 7 sai lầm phổ biến khi sử dụng phần mềm quản lý thông tin khách hàng
• 6 Lợi ích phần mềm quản lý marketing đem lại cho doanh nghiệp
• 10 nội dung không thể thiếu khi quản lý thông tin nhà cung cấp

---

 

Những lợi ích của phần mềm quản lý hợp đồng đối với doanh nghiệp

 

Lợi ích của phần mềm quản lý hợp đồng đối với doanh nghiệp

 

Theo nhu cầu phát triển của xu hướng số hóa, việc ký kết hợp đồng không còn bị giới hạn. Thay vào đó, các doanh nghiệp và tổ chức có thể nhanh chóng và hợp đồng đa nền tảng mọi lúc, mọi nơi. Do đó, phần mềm quản lý mang lại những lợi ích chính cho doanh nghiệp như sau:

• Việc tạo lập và giao kết hợp đồng có thể diễn ra bất cứ lúc nào và bất cứ nơi đâu. Phần mềm hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp và đối tác của doanh nghiệp có một quá trình tìm hiểu và xác minh hợp đồng minh bạch, nhanh chóng và chính xác.
• Hồ sơ hợp đồng cũng được phần mềm sắp xếp và tiến hàng lưu trữ rõ ràng. Phần mềm quản lý hợp đồng có thể lưu trữ một số lượng lớn hợp đồng mà không tốn nhiều dung lượng, và đây được xem là giải pháp phù hợp, hiệu quả cho mô hình kinh doanh thời đại số – “không giấy tờ”.
• Tiết kiệm chi phí và thời gian luôn là mục tiêu của doanh nghiệp, quản lý hợp đồng thông qua hệ thống tích hợp giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh, chuyển đổi hình thức làm việc truyền thống sang phong cách làm việc trực tuyến mà vẫn đạt năng suất và hiệu quả cao.

 

Các tiêu chuẩn để lựa chọn phần mềm quản lý hợp đồng

 

Các tiêu chuẩn để lựa chọn phần mềm quản lý hợp đồng

 

Năng lực của nhà cung cấp phần mềm hợp đồng điện tử

 

Để cung cấp phần mềm quản lý hợp đồng tốt, các nhà cung cấp cần có khả năng đáp ứng một khuôn khổ tiêu chuẩn chung. Các tiêu chí quan trọng khi đánh giá năng lực của nhà cung cấp bao gồm: thông tin xác thực về bảo mật, danh tiếng của nhà cung cấp hoặc các tiêu chuẩn phần mềm.

• Khi nghiên cứu phần mềm hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần xem xét chứng chỉ bảo mật có tuân thủ theo quy định pháp luật giao dịch điện tử hay không?
• Các nhà cung cấp có đề cập rõ ràng các chính sách bảo mật liên quan đến phần mềm khi họ giới thiệu phần mềm cho doanh nghiệp không?

Ngoài ra, chúng ta có thể thấy được uy tín của nhà cung cấp thông qua các phương tiện thông tin đại chúng. Việc tìm hiểu mức độ đáng tin cậy của các nhà cung cấp trên thị trường và chọn phần mềm hợp đồng điện tử nhà cung cấp phù hợp cho doanh nghiệp của doanh nghiệp, trở nên dễ dàng hơn trong thời đại ngày nay.

 

Chất lượng của phần mềm quản lý hợp đồng

 

Chất lượng của phần mềm quản lý hợp đồng

 

Chất lượng phần mềm tốt sẽ là điều mà tất cả người dùng mong muốn. Sử dụng phần mềm với khả năng vận hành và hoạt động tốt, sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí và tối ưu hóa năng suất của nhân viên.

Để lựa chọn một phần mềm hợp đồng điện tử chất lượng, thường dựa vào các tiêu chí chính dưới đây:

• Độ chính xác cao: Với tất cả các phần mềm quản lý hợp đồng, tiêu chí quan trọng đầu tiên cần xem xét là độ chính xác. Điều này được thể hiện dưới dạng tính đúng đắn dựa trên kết quả đầu ra của phần mềm. Hiện nay, hầu hết các phần mềm đều đảm bảo độ chính xác cao hoặc rất cao.
• Tính hiệu quả: Khi người dùng đăng nhập và thực hiện các thao tác, lượng tài nguyên và khả năng đáp ứng các yêu cầu của phần mềm cần có hiệu suất cao. Tính hiệu quả được xác định thông qua: hiệu suất phần mềm, tính tương tác và khối lượng kết quả,…
• Sự hài lòng của người dùng: Khi phần mềm quản lý hợp đồng điện tử nhận được phản hồi dựa trên trải nghiệm của khách hàng sẽ là những đánh giá khách hàng trung thực và chân thực nhất.

 

Đảm bảo đầy đủ các nghiệp vụ và quản lý toàn diện 

 

Phần mềm quản lý hợp đồng là một giải pháp thay thế cho việc quản lý hồ sơ, tài liệu thủ công. Do đó, hệ thống phải đảm bảo toàn bộ quy trình và quản lý toàn diện từ cập nhật văn bản, phân loại, phê duyệt và lưu trữ,…

Giải pháp phần mềm quản lý cần được triển khai hoàn toàn trên hệ thống trực tuyến để nâng cao toàn diện công tác quản lý hợp đồng, hồ sơ. Tất cả dữ liệu cần được lưu trữ tập trung trên hệ thống để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều có thể truy cập và sử dụng.

 

Độ an toàn thông tin, tối đa bảo mật của phần mềm quản lý hợp đồng

 

Độ bảo mật đảm bảo

 

Đảm bảo an toàn dữ liệu là vấn đề quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần quan tâm khi đưa dữ liệu vào hệ thống trực tuyến. Phần mềm quản lý hợp đồng trực tuyến cần áp dụng các phương pháp bảo mật và các tiêu chuẩn bảo mật thông tin hiện đại để bảo mật tối đa và tránh rò rỉ thông tin, dữ liệu quan trọng.

 

Phần mềm quản lý có tích hợp khả năng quản lý chữ ký số

 

Chữ ký số của doanh nghiệp

 

Để đảm bảo an toàn cho việc tạo và sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp khi tạo chữ ký số phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Chữ ký số esign được tạo ra trong thời hạn hiệu lực của chứng thư số và có thể được xác nhận bằng khóa công khai được ghi trên chứng thư số.
• Chữ ký số được tạo ra bằng cách dùng khóa tương ứng với khóa công khai được ghi trên chứng thư số, do một trong đơn vị cung cấp chữ ký số được chỉ định như: dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia, chữ ký số dành riêng cho chính phủ hay chữ ký số công cộng,…
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên nghiệp cho các cơ sở, tổ chức đã có chứng chỉ năng lực cần đảm bảo tính bảo mật của chữ ký số chuyên nghiệp.
• Chữ ký số phải đảm bảo rằng khóa chỉ nằm dưới sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

 

Có khả năng truy cập từ xa dễ dàng thực hiện chữ ký số esign

 

Có khả năng truy cập từ xa

 

Tiêu chuẩn này đặc biệt quan trọng đối với các bộ phận quản lý, lãnh đạo công ty – những người thường xuyên đi công tác, gặp gỡ đối tác và vắng mặt tại văn phòng. Tính năng này giúp người quản trị dễ dàng và thuận tiện trong việc truy cập hệ thống và điều hành công việc từ xa.

Tính năng này sẽ giúp hoàn thành công việc mọi lúc mọi nơi mà chỉ cần một thiết bị máy tính có thể kết nối Internet. Chữ ký số giúp việc ký kết các văn bản online nhanh và hiệu quả nhất. Với khả năng tích hợp, phần mềm quản lý hợp đồng khi có chữ ký số sẽ tiết kiệm thời gian chuyển tài liệu, văn bản đã ký hoặc chờ ký từ và các cơ quan quản lý khác, đối tác hay khách hàng,…

 

Dịch vụ hỗ trợ và chăm sóc khách hàng của nhà cung cấp phần mềm quản lý hợp đồng

 

Dịch vụ hỗ trợ

 

Bên cạnh việc xem xét các tiêu chuẩn về năng lực và chất lượng phần mềm của nhà cung cấp, thì chất lượng dịch vụ hỗ trợ và chăm sóc khách hàng chất lượng tốt cũng là tiêu chuẩn mà doanh nghiệp cần quan tâm. Trong quá trình mua và sử dụng phần mềm, nhiều sự cố và lỗi không đáng có có thể xảy ra. Sự hỗ trợ kịp thời từ các chuyên viên tư vấn sẽ giúp bạn đảm bảo chất lượng và tiến độ công việc.

Các dịch vụ chăm sóc và hỗ trợ cơ bản của nhà cung cấp mà doanh nghiệp cần lưu ý là: hỗ trợ kỹ thuật và khắc phục sự cố đơn giản, cung cấp dịch vụ và giải quyết vấn đề, thông tin chương trình liên quan đến khuyến mãi, chỉ dẫn khách hàng sử dụng sản phẩm, giải đáp các thắc mắc khác liên quan đến phần mềm,…

 

1BOSS E-Contract | Ký và quản lý hợp đồng điện tử dễ dàng, nhanh chóng

 

Phần mềm quản lý hợp đồng 1BOSS E-Contract

 

1BOSS E-Contract mang đến cho nhà quản trị những tính năng quản lý hợp đồng điện tử Tiện lợi – Chính xác – An toàn.

• Bên cạnh việc ký và quản lý, sắp xếp hợp đồng ngay trên phần mềm. Đồng thời giúp nhà quản lý kiểm tra, kiểm soát hầu hết các  vấn đề trong doanh nghiệp  liên quan đến dịch vụ khách hàng hay đối tác.
• Hơn hết 1BOSS E-Contract còn cung cấp những tính năng linh hoạt, 1BOSS có thể được ứng dụng trong mọi loại hình tổ chức, doanh nghiệp, chính phủ….
• Tích hợp đa dạng nhà cung cấp chữ ký số giúp doanh nghiệp có thể có những lựa chọn phù hợp nhất.

 

Bạn có thể tham khảo thêm thông tin về phần mềm 1BOSS E-Contract, tư vấn và dùng thử miễn phí bằng cách liên lạc với 1BOSS qua:

 

Click vào ảnh để đăng ký dùng thử miễn phí

 

Tạm kết

 

Việc lựa chọn phần mềm phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các tính năng và hướng tới khả năng kích hoạt mô hình kinh doanh mới trong thời đại số hiện nay. Trên đây 1BOSS đã cung cấp 7 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý hợp đồng hiệu quả. Doanh nghiệp có thể tham khảo để đưa ra quyết định nhằm lựa chọn được giải pháp phù hợp, hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp trong nghiệp vụ quản lý hợp đồng và các công việc hành chính liên quan tới chữ ký số.

 

Ban Biên Tập 1BOSS.

 

 

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho