Xem thêm bài viết liên quan:

• 7 Lưu ý khi tích hợp công nghệ AI vào quản lý đào tạo nhân sự
• 4 hạn chế phổ biến của các phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng
• 7 lợi ích phần mềm quản lý khách hàng đem lại cho hoạt động kinh doanh

1. Không thường xuyên làm sạch dữ liệu trong phần mềm quản lý thông tin khách hàng 

Thông tin của khách hàng trong doanh nghiệp sẽ không ngừng tăng lên theo ngày. Tuy nhiên, trên thực tế không phải thông tin nào cũng có tính hữu ích; sẽ có rất nhiều thông tin trùng lặp và không cần thiết. Từ những dữ liệu, thông tin thu thập được; phần mềm quản lý dữ liệu sẽ kết xuất ra báo cáo. Nếu doanh nghiệp không thường xuyên lọc, loại bỏ những thông tin, dữ liệu rác ra khỏi phần mềm; thì báo cáo thu được sẽ không đầy đủ thông tin, cũng như thông tin không chính xác hoặc sai lệch.

Do đó, doanh nghiệp phải lưu ý thườn xuyên lọc, xóa các dữ liệu rác theo định kỳ; để phần mềm có thể hoạt động một cách tốt nhất.

2. Sai lầm trong việc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm quản lý khách hàng

Nhiều doanh nghiệp khi triển khai phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng chỉ quan tâm đễ vấn đề chi phí; mà không quan tâm đến nhà cung cấp phần mềm. Tuy nhiên, trên thực tế nếu doanh nghiệp vội vàng cài đặt phần mềm mà không thông qua quá trình trao đổi với nhà cung cấp một cách kỹ lưỡng; thì có thể phần mềm đó sẽ không thể đáp ứng được các tiêu chí mà doanh nghiệp đưa ra. Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp chỉ quan tâm đến doanh thu của mình mà bỏ quan khâu chăm sóc khách hàng sau bán. Sau khi cài đặt xong phần mềm, nếu phần mềm xảy ra lỗi kĩ thuật thì ai sẽ đứng ra chịu trách nhiệm?

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp với đầy đủ các kinh nghiệm và năng lực; như: 1BOSS, ASOFT, Face work,... Hãy chắc chắc rằng doanh nghiệp đã có tìm hiểu trước về chất lượng của nhà cung cấp; để bảo đảm bên cung cấp sẽ có kế hoạch hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình vận hành phần mềm.

3. Sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu không phù hợp với đội ngũ nhân viên

Người quyết định mua sản phẩm phần mềm quản lý khách hàng là nhà quản trị doanh nghiệp; nhưng đối tượng sử dụng phần mềm này hàng ngày lại là nhân viên của bộ phận nhân sự. Tuy nhiên, nếu nhà quản trị mua phần mềm nhưng lại bỏ qua ý kiến, mong muốn của nhân viên sử dụng phần mềm thì đây là sai lầm của doanh nghiệp. Điều này dẫn đến rất nhiều rủi ro trong quá trình làm việc của nhân viên như: Khó khăn trong quá trình vận hành phần mềm; tính năng cần dùng lại không có;.....

Vì vậy, nếu doanh nghiệp có ý định đầu tư phần mềm để quản lý thông tin khách hàng; thì hãy tham khảo ý kiến, nguyện vong, mong muốn của nhân viên trực tiếp vận hành phần mềm; nhu cầu sử dụng các tính năng nào để lựa chọn một phần mềm phù hợp. Có thể tổ chức một buổi  training  để hướng dẫn về cách thức vận hành phần mềm cho nhân viên. Như vậy, phần mềm mà doanh nghiệp bỏ tiền để đầu tư, mới có thể hỗ trợ được tối đa công năng làm việc của nhân viên; thúc đẩy quá trình quản lý dữ liệu cho doanh nghiệp. Lưu ý: Phần mềm chi phí cao không phải lúc nào cũng tốt nhất mà phần mềm phù hợp mới là phần mềm tốt nhất.

Nắm bắt được tâm lý khách hàng, hiện nay phần mềm 1BOSS Marketing có hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập một phần mềm phù hợp với nhu cầu; tức là phần mềm sẽ tích hợp các tính năng theo yêu cầu của doanh nghiệp.

4. Sử dụng phần mềm quản lý thông tin khách hàng lỗi thời

Phần mềm quản lý khách hàng không phải là phần mềm chỉ cài đặt một lần mà có thể vận hành mãi mãi. Lựa chọn giải pháp quản lý dữ thông tin khách hàng đã lỗi thời; hoặc không có khả năng mở rộng, nâng cấp không những không giúp cho doanh nghiệp cps thể phát triển; mà còn khiến cho doanh nghiệp bị tụt hậu so với các doanh nghiệp khác trên thị trường.

Đầu tư phần mềm không đơn giản là việc doanh nghiệp chỉ bỏ tiền một lần để mua sản phẩm từ phía nhà cung cấp và có thể dùng được mãi mãi, vô thời hạn; mà theo thời gian, dù là phần mềm tốt hay phần mềm không tốt; thì cũng cần có sự thay đổi, phát triển để đáp ứng tốt đổi mới trong nhu cầu người dùng.

Khi doanh nghiệp ngàng càng mở rộng quy mô, đổi mới; thì hệ thống quản phần mềm quản lý khách hàng cũng cần phải thay đổi. Để tránh triển khai phần mềm thất bại; thì doanh nghiệp phải thường xuyên nâng cấp, điều chỉnh phần mềm sao cho phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng ở thời điểm hiện tại; giám sát, theo dõi và bảo trì hệ thống.

Công nghệ luôn có sự phát triển nhanh chóng và tiên tiến hơn. Do đó, phần mềm quản lý thông tin khách hàng cũng phải không ngừng được cải tiến, nâng cao chất lượng tính năng và đồng thời phải bảo mật thông tin khách hàng tốt nhất.

5. Không có sự kết nối giữa phần mềm quản lý khách hàng với mạng xã hội

 Trong thời đại mạng xã hội đang thống trị như hiện nay; nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý thông tin thì cần phải có sự kết hợp với mạng xã hội để tăng mức độ cập nhật thông tin cho phần mềm; tăng tương tác với khách hàng. Tuy nhiên, nó không chỉ đơn giản là việc bạn cập nhật thông tin, thu thập thông tin mà còn phải biết lắng nghe chia sẻ của khách hàng bằng cách tương tác trên mạng xã hội; điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp có nhiều nguồn thông tin mới trong quản lý thông tin khách hàng. 

Vì vậy, doanh nghiệp nên chọn các phần mềm có tích hợp liên kết với mạng xã hội sẽ mang lại tối đa lợi nhuận cho doanh nghiệp; mặc dù ta thấy khía cạnh này tương đối nhỏ lẻ nhưng nó lại là phương án tốt nhất cho xu hướng hiện nay.

6. Thất thoát thông tin khi sử dụng phần mềm quản lý khách hàng miễn phí 

Phần mềm quản lý khách hàng miễn phí là một trong những giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn; nhất là các doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Tuy nhiên, những phần mềm miễn phí này lại có rất nhiều hạn chế và rủi ro được ẩn chứa; gây nhiều thiệt hại cho doanh nghiệp.

Các phần mềm miễn phí vĩnh viễn thường được các chủ doanh nghiệp tải về từ những trang wed không rõ nguồn gốc. Điều này dẫn đến nguy cơ máy tính bị nhiễm virut cao; do phần mềm miễn phí này có chữa mã độc hay virut.

Hậu quả của việc bị virut xâm nhập vào máy tính đó là các thông tin, dữ liệu, danh sách khách hàng; hoặc số tài khoản, mật khẩu của doanh nghiệp sẽ bị đánh cắp. Điều này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến khâu quản lý thông tin khách hàng; cũng như hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Bên cạnh việc bị xâm nhập đánh cắp dữ liệu; phần mềm miễn phí còn xảy ra nhiều lỗi tính năng. Tình trạng lỗi này không chỉ dẫn đến việc sai sót số liệu; mất nhiều thời gian; nghiêm trọng hơn là làm cho doanh nghiệp mất toàn bộ dữ liệu khách hàng quan trọng. Điều này sẽ làm ảnh hưởng không nhỏ đến việc sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

7. Tình trạng phân quyền không hợp lý trong phần mềm quản lý thông tin khách hàng 

Phân quyền được hiểu là việc cấp trên cho cấp dưới một quyền hạn nhất định trong doanh nghiệp. Người được phân quyền được quyết định mọi thứ nằm trong quyền hạn của mình; được phép truy cập và xử lý công việc trong phần mềm thuộc quyền hạn được cấp.

Các nhân viên không được người quản lý cấp quyền thì sẽ không thể truy cập vào tính năng đó; điều này giúp nâng cao được vấn đề bảo mật thông tin cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nếu khi phần mềm quản lý thông tin khách hàng mà doanh nghiệp không thể phần quyền một cách hợp lý; hoặc không sử dụng tính năng phân quyền trong phần mềm; điều này sẽ dẫn đến việc thất thoát thông tin nội bộ.

1BOSS Marketing có chế độ phần quyền sử dụng một cách tối ưu. Giúp cho các nhà quản lý phân quyền sử dụng, vận hành một cách hợp lý; độ bảo mật cao tránh thất thoát thông tin mật ra bên ngoài.

Tạm kết

Không phải bất kỳ doanh nghiệp nào cũng hiểu biết toàn diện để tự mình vận hành và sử dụng phần mềm quản lý thông tin khách hàng. Tốt nhất doanh nghiệp cần tìm hiểu và lựa chọn một nhà cung cấp uy tín; để hỗ trợ doanh nghiệp xuyên suốt trong quá trình sử dụng phần mềm. 

1BOSS Marketing - Với các tính năng vượt trội, bảo đảm cho khách hàng xuyên suốt quá trình vận hành phần mềm. Hỗ trợ API cực mạnh, kết nối nhiều kênh mạng xã hội khác nhau. Tích hợp tính năng phân loại khách hàng; thiết lập chỉ số KPI, chỉ số tài chính, các chi phí của kế hoạch marketing; tổng hợp, báo cáo kết quả khách hàng tiềm năng thông qua các  chiến dịch marketing,...

Ban biên tập 1BOSS

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho