Xem thêm một số bài viết liên quan:

• Chuẩn hóa quy trình tiếp cận khách hàng bài bản với 1BOSS CRM
• 6 Sai sót thường gặp khi hạch toán kết quả kinh doanh trên phần mềm
• 6 tính năng nổi bật của phần mềm quản lý dịch vụ khách hàng 1BOSS CS

Dưới đây là 5 checklist quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý nợ hiệu quả với 1BOSS Payment.

Quản lý công nợ chi tiết từ phía nhà cung cấp với 1BOSS Payment

Phần mềm 1BOSS Payment

Thống nhất thời gian giải quyết công nợ với nhà cung cấp

Cập nhật chi tiết các vấn đề liên quan đến báo giá để theo dõi công nợ

Khi làm việc với phía cung cấp hàng hóa, ngoài các vấn đề về giá cả, số lượng hàng hóa, tình trạng hàng hóa, chất lượng hàng hóa; thì doanh nghiệp phải cần đưa ra đề nghị về thời gian thanh toán. Đây là vấn đề cần làm rõ đối với nhà cung cấp hàng hóa, trả tiền trong bao lâu và sẽ trả bao nhiêu phần trăm tiền hàng. Càng kéo dài khoảng thời gian trả nợ thì càng có lợi cho doanh nghiệp. Do đó, phụ thuộc rất nhiều về khả năng đàm phán với nhà cung cấp.

Phần mềm quản lý công nợ 1BOSS Payment sẽ ghi nhận chi tiết theo thời gian; mã đơn; nhà cung cấp. Phần mềm sẽ tự động quản lý các vấn đề công nợ ngay sau khi doanh nghiệp tạo đơn hàng. Với phần mềm này doanh nghiệp hoàn toàn có thể nắm chắc chắn được tình trạng công nợ; nợ nào cần ưu tiên trả trước; nợ nào cần phải trả sau; hoặc nhà cung cấp nào cho phép doanh nghiệp mua hàng nợ tiền. Qua đó, doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch điều phối dòng tiền hợp lý; chủ động nhanh chóng chi trả cho các khoản nợ cần ưu tiên.

Gửi bảng xác nhận công nợ cho nhà cung cấp

Khi gần đến hạn thanh toán công nợ cho nhà cung cấp, phần mềm sẽ tiến hành thông kê nơ các khoản chi phí rồi gửi qua email cho nhà cung cấp để họ có thể xác nhân lần cuối, trước khi doanh nghiệp thanh toán. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được những rắc rối pháp lý về sau. Tất cả quy trình quản lý công nợ cho nhà cung cấp đều được lưu trữ tại phần mềm quản lý công nợ 1BOSS Payment.

Theo dõi, giám sát khách hàng liên quan đến công nợ của doanh nghiệp

Cập nhật đơn hàng, theo dõi khách hàng của doanh nghiệp 

Tính năng tự động theo dõi quản lý công nợ khách hàng

Việc xây dựng một quy trình quản lý công nợ khách hàng theo tiêu chuẩn là điều cần thiết đối với bất cứ một doanh nghiệp nào. Trong quy trình phải bảo đảm việc xác định trách nhiệm của mỗi cá nhân đối với việc thu nợ của khách hàng, Nhiệm vụ của phần mềm 1BOSS Payment trong trường hợp này là nắm rõ quy trình kế toán; quy trình tiến hành thanh toán của khách hàng; kiểm soát tất cả các chứng từ liên quan đến công nợ khách hàng. Ngoài ra, phần mềm sẽ tự động cập nhật, ra dấu hiệu cảnh báo nếu có các vấn đề phát sinh với khoảng nợ của khách hàng.

Cách quản lý công nợ khách hàng bằng phần mềm cho phép doanh nghiệp nắm được các báo cáo liên quan mật thiết đến khoảng nợ của khách hàng. Phần mềm này sẽ cung cấp báo cáo chuyên sâu, chi tiết nhất về doanh sách khách hàng có nợ trong doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm 1BOSS Payment chỉ cần tìm kiếm tên khách hàng, sử dụng bộ lọc để tìm kiếm nhanh chóng hơn.

Kiểm soát các khoản thu định kỳ của khách hàng

Phần mềm sẽ thường xuyên theo dõi, kiểm soát, giám sát thời hạn các khoản nợ của khách hàng; tự động tính toán tuổi thọ nợ để tiến hành phân loại khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp phát hiện được những khoản nợ lâu, kịp thời đưa ra hướng giải quyết tránh trường hợp bị ứ đọng dòng tiền, ảnh hưởng đến khả năng phát triển của doanh nghiệp.

Theo định kỳ, phần mềm quản lý công nợ 1BOSS Payment sẽ tự động lập báo cáo xác nhận nợ đến từng khách hàng. Các loại báo cáo mà phần mềm lập cho doanh nghiệp, bao gồm: Báo cáo cụ thể về tình hình của các hợp đồng nợ; bảng tổng hợp các khoản thu - chi cần phải tất toán hoặc cần phải thu hồi nợ; bảng giám sát, theo dõi nợ quá hạn;...

Khi sử dụng phần mềm nhà quản lý có thể dễ dàng nắm được tình hình nợ của từng khách hàng. Tất cả các giao dịch; tin nhắn; cuộc gọi nhắc nợ sẽ phần mềm tự động lưu trữ vào lịch sử.

Đưa ra phương án thu hồi nợ phù hợp với đặc điểm của khách hàng

• Đề xuất cách thu hồi nợ phù hợp: Phần mềm sẽ tự động đề xuất từng phương pháp thu hồi nợ đối với từng nhóm khách hàng, như: Nhắc nợ thường xuyên qua email; nhắn tin thông báo về khoản nợ phải thanh toán đề khách hàng; gửi đơn khởi kiện ra Tòa;...
• Sử dung người có khả năng thuyết phục: Cách quản lý công nợ thông dụng mà phần mềm khuyên người sử dụng nên làm đó là đàm phán với khách hàng. Việc này sẽ không làm mất lòng của khách hàng, mà doanh nghiệp vẫn thu hồi được nợ. 
• Xây dựng phương án dự phòng nếu khách hàng khất nợ: Phần mềm sẽ đề xuất phương án dự phòng điều chỉnh dòng tiền của doanh nghiệp, đề phòng trường hợp khách hàng khất nợ doanh nghiệp. 

Giám sát nhân viên thực hiện quản lý công nợ

Mỗi đơn hàng đều ghi rõ nhân viên thực hiện

Nhắc nhở, điều phối nhân viên trực tiếp quản lý công nợ của doanh nghiệp

Chức năng phân quyền nhân viên là một trong những tính năng đặc biệt của 1BOSS Payment. Với tính năng này tình trạng quản lý nợ của doanh nghiệp sẽ được thu hồi hiệu quả và tránh thất thoát thông tin khách hàng.

Việc quản lý công nợ là công việc hết sức khó khăn, phức tạp và cần có sự theo dõi thường xuyên và sát sao. Công việc quản lý nợ này không thể một mình người điều hành giải quyết bởi nó có đặc thù riêng. Mặt khác, nhân viên lại không đủ quyền hạn để giải quyết vấn đề thu nợ của doanh nghiệp.

Do đó, dựa vào tính năng trực tiếp quản lý nhân viên này; người điều hành doanh nghiệp có thể chủ động trong việc phân công nhân viên truy cập vào số liệu nợ của doanh nghiệp  để tiến hành giải quyết. Khi nhân viên truy cập vào phần mềm; hộp thông báo của phần mềm sẽ tự động nhắc nhở người được phần quyền thực hiện phương án thu hồi nợ cho doanh nghiệp.

Trên 1BOSS Payment, người điều hành có thể thêm thành viên, chỉnh sửa vai trò của nhân viên; phân quyền chi tiết cho từng hạng mục. 

Thiết lập KPI cho nhân viên thu hồi nợ

 Quản lý công nợ hiệu quả đối với doanh nghiệp đó là thiết lập KPI cho nhân viên. Phần mềm sẽ căn cứ vào từng thời điểm khác nhau; nhằm phân chia nhân viên theo từng phân khúc khách hàng để thực hiện việc đốc thúc thanh toán nợ của khách hàng. Phần mềm sẽ thực hiện nhiệm vụ thiết lập KPI cho từng nhân viên; thiết lập thời hạn hoàn thành chỉ tiêu.

Tính năng báo cáo chuyên sâu về quản lý công nợ của 1BOSS Payment

 Tính năng báo cáo chuyên sâu về quản lý công nợ của 1BOSS Payment 

Báo cáo công nợ chuyên sâu là một khâu quan trọng trong quy trình quản lý công nợ. Đây là một loại báo cáo quan trọng đối với kế toán ở mảng quản lý vấn đề công nợ của doanh nghiệp. Phần mềm 1BOSS Payment sẽ tiến hành thu thập dữ liệu, tổng hợp báo cáo chuyên sâu theo tháng, quý, năm. Từ báo báo đó, người điều hành doanh nghiệp có thrrt quản lý chặt chẽ nguồn công nợ của mình; thống kê lại dòng tiền nếu bị khất nợ; hoặc chủ động thanh toán nợ khi đến hạn. Điều đó sẽ giảm thiểu tối đa rủi ro về quản lý dòng tiền của doanh nghiệp.

Quản lý công nợ 1BOSS Payment thông qua thiết lập chỉ số đo lường hiệu quả

 Các chỉ số đo lường này sẽ giúp các nhà điều hành nhìn thấy các khoảng phải trả; hoặc các khoản phải thu của doanh nghiệp. Hiện nay phần mềm 1BOSS Payment có ba chỉ tiêu cơ bản để thu vụ cho công tác quản lý nợ của doanh nghiệp:

• Chỉ tiêu vòng quay các khoảng tổ chức phải tiến hành thu
• Tỷ lệ các khoản phải tiến hành thu trên doanh thu
• Sắp xếp thời gian nợ (tuổi nợ) 

Các tiêu chí có trong phần mềm đáp ứng đủ 03 yêu cầu cơ bản: Yêu cầu chuẩn hóa; yêu cầu nhất quán; yêu cầu phải thông báo một cách chi tiết đến nhà quản lý.

Tạm kết

Qua bài viết này, 1BOSS đã trình bày các tính năng đặc biệt trong 1BOSS Payment. Với mong muốn hệ thống quy trình quản lý công nợ và có thể nắm bắt từng giờ, từng ngày công nợ của doanh nghiệp. 1BOSS Payment đã tích hợp các tính năng, giải quyết việc quản lý nợ một cách nhanh chóng, dễ dàng. Bên cạnh đó, phần mềm sẽ hỗ trợ tối đa việc thống kê báo cáo; phân tích chất lượng của từng khách hàng có hợp đồng nợ của doanh nghiệp. Từ đó, cho doanh nghiệp cái nhìn cụ thể hơn về phương án chiến lược tài chính của mình.

Đồng thời việc ứng dụng phần mềm quản lý nợ sẽ giúp dolanh nghiệp dễ dàng cho việc thu hồi nợ từ phía khách hàng; hoặc thanh toán nợ kịp thời cho phía nhà cung cấp hàng hóa của doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn; quản lý dòng tiền chặt chẽ hơn. Do đó, phần mềm nên tham khảo, cân nhắc đến phần mềm 1BOSS Payment; bởi phần mềm này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí đầu tư công nghệ. Tuy nhiên, phần mềm vẫn tích hợp đầy đủ các tính năng hiện đại, hữu ích và chuyên sâu.

Để được tư vấn và demo về phần mềm, mời bạn click vào ảnh sau:

Click vào ảnh

Ban biên tập 1BOSS