Xem thêm một số bài viết liên quan:

• PDCA là gì? Phương pháp cải thiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
• Lãnh đạo dựa trên dữ liệu - Con dao hai lưỡi trong thời đại số
• HORENSO- Phương pháp làm việc hiệu quả của người Nhật

POLC là gì?

POLC là viết tắt của planning (lập kế hoạch),organsing  (tổ chức), leading(lãnh đạo) và controlling (kiểm tra). Để trở thành một nhà quản lý thành công, bạn phải làm cả bốn điều này khi quản lý công việc và nhóm của mình. Đây là những nền tảng của bất kỳ vị trí quản lý chuyên nghiệp. Ngoài ra, còn có các kỹ năng và kiến ​​thức chuyên ngành khác liên quan cụ thể đến công việc bạn quản lý.

Khái niệm về cách quản lý nên tương tác với nhân viên lần đầu tiên được hệ thống hóa bởi Henri Fayol, một kỹ sư khai thác mỏ người Pháp. Ông đã phát triển một lý thuyết chung về quản trị kinh doanh và các chức năng quản lý, lý thuyết này đã phát triển thành bốn chức năng quản lý.

Nếu không có bốn trụ cột quản lý này hỗ trợ những trách nhiệm khác đó, sẽ không có gì được thực hiện đúng hạn và trong phạm vi ngân sách . Nếu bạn đang quản lý bản thân hoặc nhóm công nhân, bạn cần hiểu những nguyên tắc quản lý cơ bản này, vốn là nền tảng của các kỹ năng quản lý.

Tất nhiên, bốn chức năng của quản lý là lý thuyết. Khi bạn đã sẵn sàng áp dụng chúng vào thực tế, bạn sẽ cần các công cụ quản lý công việc kết hợp cho phép bạn kết nối với đồng nghiệp và nhóm của mình ở bất cứ nơi nào họ có thể làm việc. Đó là một phần trách nhiệm cốt lõi của người quản lý, bất kể cơ cấu tổ chức của bạn là gì.

Phân tích 4 chức năng của khung lý thuyết POLC

Lập kế hoạch

Đầu tiên các nhà quản lý cần xây dựng một kế hoạch hành động chi tiết

Đầu tiên các nhà quản lý cần xây dựng một kế hoạch hành động chi tiết. Trong giai đoạn lập kế hoạch, quản lý nên xác định các mục tiêu và tạo ra một quá trình hành động hợp lý để đạt được chúng. Có thể có nhiều cách để đạt được mục tiêu, nhưng trách nhiệm của ban quản lý là xác định hướng hành động tốt nhất.

Soạn thảo một kế hoạch thành công bao gồm điều chỉnh mục tiêu với tầm nhìn của tổ chức, xem xét các yếu tố có thể tác động đến dự án bên trong và bên ngoài, đồng thời thiết lập một mốc thời gian thực tế trong khi lưu tâm đến các hạn chế về nguồn lực và ngân sách . 

Ba loại kế hoạch khác nhau trong quản lý bao gồm:

• Chiến lược : Một loại kế hoạch cơ bản dài hạn, cấp cao, nhấn mạnh sứ mệnh, giá trị và tầm nhìn của tổ chức. Quản lý cấp cao phác thảo các kế hoạch chiến lược của mình và tất cả các nhà quản lý nên tham khảo lại các kế hoạch chiến lược để hướng dẫn các quyết định của họ.
• Chiến thuật : Một loại kế hoạch ngắn hạn (một năm hoặc ít hơn), tập trung vào mục tiêu, thường được thực hiện bởi quản lý cấp trung.
• Hoạt động : Một kế hoạch mô tả lộ trình hàng ngày của các hoạt động trong công ty. Các nhà quản lý và giám sát cấp thấp đề ra các chiến lược hoạt động trong hầu hết các trường hợp. 

Tổ chức

Tổ chức tạo điều kiện cho sự phát triển rõ ràng của cơ cấu tổ chức để thực hiện kế hoạch

Chức năng tổ chức bao gồm thực hiện kế hoạch đã tạo trước đó và đưa nó vào hành động. Các hoạt động chính trong chức năng này bao gồm:

• Xác định tất cả các bước cần thiết của dự án
• Xác định ai sẽ hoàn thành các hành động và triển khai các tài nguyên đó để làm việc
• Thiết lập các cấp thẩm quyền và trách nhiệm cho mọi cá nhân liên quan

Tổ chức tạo điều kiện cho sự phát triển rõ ràng của cơ cấu tổ chức để thực hiện kế hoạch, nhưng nó cũng khuyến khích sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm trải rộng giữa các nhóm và phòng ban khác nhau. Khi Viện Quản lý Dự án (PMI) cho rằng giao tiếp kém là một trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến thất bại của dự án, rõ ràng là việc đảm bảo sự cộng tác hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm đóng vai trò có ảnh hưởng trong việc thúc đẩy thành công của dự án . 

Lãnh đạo

Giai đoạn lãnh đạo bao gồm việc thúc đẩy và gây ảnh hưởng đến nhân viên để họ thực hiện công việc 

Với hai chức năng quản lý đầu tiên đang được tiến hành, các nhà quản lý sau đó nên chuyển sự chú ý của họ sang con người. 
Giai đoạn lãnh đạo bao gồm việc thúc đẩy và gây ảnh hưởng đến nhân viên để họ thực hiện công việc và đáp ứng các tiêu chuẩn thực hiện. Hãy nhớ rằng sự lãnh đạo hiệu quả vượt ra ngoài việc ủy ​​quyền và chỉ đạo nhân viên phải làm gì. 

Ví dụ về các kỹ năng lãnh đạo hiệu quả mà các nhà quản lý có thể tập trung vào bao gồm giao tiếp thường xuyên và rõ ràng, thể hiện sự đồng cảm, lắng nghe tích cực, duy trì sự minh bạch và trao quyền cho nhóm thực hiện hết khả năng của họ. Sử dụng các kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân và các phong cách lãnh đạo khác nhau cho các tình huống khác nhau là rất quan trọng đối với các nhà quản lý khi lãnh đạo nhân viên của họ. 

Kiểm soát 

Các nhà quản lý nên đảm bảo rằng nhân viên đáp ứng thời hạn

Chức năng kiểm soát bao gồm giám sát hiệu suất và tiến độ thông qua việc thực hiện dự án và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết. Các nhà quản lý nên đảm bảo rằng nhân viên đáp ứng thời hạn đồng thời cân bằng tính đồng bộ giữa các nguồn lực của dự án và ngân sách tổng thể. Người quản lý có thể cần thực hiện các hành động khắc phục và chủ động trong cách tiếp cận của họ để đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm đáp ứng thời hạn được giao. 

Hai lĩnh vực chính mà các nhà quản lý có thể cần thực hiện điều chỉnh bao gồm nhân sự và ngân sách. Ví dụ: giả sử một nhà lãnh đạo được chỉ định làm việc trong một dự án rời công ty. Người quản lý sẽ cần xác định người thay thế càng sớm càng tốt, đào tạo họ một cách hiệu quả và hy vọng giữ cho dự án hoạt động trơn tru. 

Từ góc độ ngân sách, các nhà quản lý nên theo dõi chi tiêu chặt chẽ. Giả sử một dự án bắt đầu vượt quá ngân sách — trong trường hợp đó, người quản lý nên xác định nguyên nhân gây ra tình trạng bội chi. Nếu khoản chi đó là hợp lý, họ nên chủ động xin thêm kinh phí hoặc hạn chế chi tiêu để quan tâm hơn đến ngân sách trong các lĩnh vực khác.

Tạm kết

Cho dù bạn đang điều hành một công ty hay tung ra một sản phẩm, thành công phụ thuộc vào sự hiểu biết vững chắc của người quản lý về những gì được mong đợi ở họ và nhóm của họ. Và, trong khi các vai trò và trách nhiệm khác nhau, có bốn trách nhiệm cốt lõi mà tất cả các nhà quản lý cần phải có: planning (lập kế hoạch),organsing  (tổ chức), leading(lãnh đạo) và controlling (kiểm tra).

Ban bIên tập 1BOSS

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho