Xem thêm một số bài viết liên quan: 

• Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng đa ngôn ngữ, có tích hợp tiếng anh
• Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng công nghệ | 1BOSS Retail Chain
• Phương pháp Pomodoro - Bí quyết làm việc tập trung cao độ, hiệu quả cao

Quy tắc Horenso

HORENSO là gì?

Ho-Ren-So là một thuật ngữ phổ biến mà bạn sử dụng trong thế giới kinh doanh ở Nhật Bản.'Horenso'(報-連-相) là viết tắt của

•  'Hokoku'(報告-báo cáo),
•  'Renraku'(連絡-liên hệ/thông báo) 
•  'Sodan'(相談-tham khảo/hỏi ý kiến)

Hầu hết các công ty ở Nhật Bản đều áp dụng 3 giá trị này để đảm bảo hệ thống chia sẻ thông tin được thực thi hiệu quả. Và nhằm đạt năng suất và tinh thần đồng đội tốt hơn.

Theo hệ thống này, khi một vấn đề phát sinh, nhân viên nên chia sẻ chi tiết về vấn đề đó với cấp trên hoặc đồng nghiệp của họ thay vì giữ nó cho riêng mình và việc tham khảo ý kiến ​​của người khác rất được khuyến khích.

Áp dụng Horenso vào giải quyết công việc

Hokoku – 報告 – Báo cáo

Hokuko - báo cáo

“Báo cáo” trong doanh nghiệp là báo cáo tiến độ, tiến độ công việc, nhiệm vụ được chỉ đạo từ cấp dưới lên cấp trên. Bằng việc thường xuyên báo cáo tình hình công việc mà cấp dưới được giao. Sếp của bạn dễ dàng nắm được hiện trạng các công việc đang triển khai, từ đó tiến độ và quản lý dự án được diễn ra thuận lợi. Ngoài ra, bằng cách báo cáo ngay lập tức khi xảy ra trường hợp khẩn cấp, bạn có thể thực hiện hành động kịp thời trước khi sự cố trở nên tồi tệ hơn.

Renraku – 連絡 – Liên hệ

RENRAKU có nghĩa là 'Liên hệ' hoặc 'thông báo'

RENRAKU có nghĩa là 'Liên hệ' hoặc 'thông báo'. Là việc truyền đạt đúng các thông tin cơ bản giữa các đồng nghiệp bất kể địa vị hoặc cấp bậc  trong tổ chức. Kiểu giao tiếp này liên quan đến các chi tiết quan trọng có thể ảnh hưởng đến công việc của nhóm hơn là các ý kiến, phân tích hoặc suy đoán cá nhân.

Không giống như HOKOKU, báo cáo từ cấp dưới lên cấp trên. RENRAKU như sự trao đổi miễn phí thông tin quan trọng giữa các đồng nghiệp hoặc đồng đội. REN cũng là một thông lệ kinh doanh cơ bản để chia sẻ và cập nhật thông tin giữa tất cả những người tham gia vào hoạt động kinh doanh. Ở hầu hết các công ty Nhật Bản, một dự án không thể được thực hiện bởi một người và rất có thể cần phải làm việc theo nhóm. Vì Nhật Bản là một xã hội tập thể, nên việc xác định và kết nối với các nhóm là rất quan trọng, và tinh thần đồng đội rất được chú trọng.

Sodan – 相談 – Tham vấn

SODAN đơn giản có nghĩa là tham khảo ý kiến ​​của các đồng nghiệp cấp cao và các thành viên trong nhóm

SODAN đơn giản có nghĩa là tham khảo ý kiến ​​của các đồng nghiệp cấp cao và các thành viên trong nhóm khi bạn cần đưa ra quyết định. 
Tích cực tham khảo ý kiến ​​của sếp và đồng nghiệp là một phương pháp giải quyết vấn đề thường được sử dụng ở các công ty Nhật Bản. Tìm giải pháp bằng cách xin lời khuyên từ sếp, đồng nghiệp tại nơi làm việc hoặc ai đó quen thuộc với một lĩnh vực cụ thể. Bằng cách tham khảo ý kiến, bạn có thể khám phá những mối quan tâm và ý tưởng mới mà bạn đã bỏ qua. Do đó, việc tham khảo ý kiến ​​trước có thể hiệu quả hơn thay vì lo lắng một mình trong thời gian dài.

Tại sao HORENSO lại quan trọng?

Văn hóa kinh doanh của Nhật Bản rất coi trọng tinh thần đồng đội. Và để làm việc nhóm hiệu quả, giao tiếp là điều cần thiết. HORENSOU là công thức của người Nhật để đảm bảo giao tiếp trôi chảy và xây dựng uy tín cũng như độ tin cậy của bạn tại nơi làm việc.

Điều khác biệt lớn nhất giữa phương Tây và cách làm việc của Nhật Bản trong thế giới doanh nghiệp là ở phương Tây, kết quả được coi trọng hàng đầu. Bạn đưa ra kết quả đúng càng nhanh, mọi thứ khác sẽ được coi là thứ yếu. Ở Nhật Bản, bạn có thể đóng góp nhiều nhất cho nhóm và kết quả được coi là quan trọng như nhau.

Khi một nhân viên siêng năng thực hành Ho-Ren-So, điều đó khiến họ trở nên đáng tin cậy hơn. Các nhà quản lý tin rằng nếu có điều gì xảy ra, nhân viên của họ sẽ nhanh chóng báo cáo với họ. Tương tự như vậy, mỗi thành viên trong nhóm cũng được coi là sự phản ánh của nhóm tập thể của mình và mỗi thành viên trong nhóm làm việc chăm chỉ để không làm vấy bẩn danh tiếng của nhóm của họ hoặc các thành viên khác của nhóm.

Làm sao để Horenso trở nên hiệu quả nhất

Báo cáo thông tin xấu trước

Mọi sai phạm hoặc vấn đề phát sinh phải được báo cáo càng sớm càng tốt. Hãy luôn ghi nhớ điều này khi bạn đang thực hiện một nhiệm vụ được giao.

Truyền đạt chính xác nội dung từ kết quả

Khi liên hệ, nếu bạn kể theo thứ tự thời gian để đối phương dễ hiểu thì câu chuyện sẽ dài ra. Ho-Ren-So sẽ chỉ làm mất thời gian của sếp và đồng nghiệp của bạn nếu nội dung mơ hồ. Vì vậy, hãy tóm tắt ngắn gọn về bối cảnh và mục đích của nội dung và nói trước phần kết luận. Sử dụng ghi chú và tài liệu cũng là một phương pháp hiệu quả.

Chuẩn bị ý kiến ​​trước khi tham vấn

Khi bạn đang tham khảo ý kiến ​​của người giám sát hoặc đồng nghiệp của mình, hãy đảm bảo chuẩn bị sẵn một vài lựa chọn hoặc tình huống. Nếu bạn quyết định trước chính sách trước khi tham vấn, cuộc trò chuyện sẽ diễn ra suôn sẻ và bạn sẽ tiến gần hơn đến giải pháp. Điều này sẽ cho cấp trên thấy bạn đã chuẩn bị và suy nghĩ kỹ về chủ đề này.

Tạm Kết

HORENSO là một quy tắc được áp dụng trong các công ty tại Nhật Bản, nhưng nó có thể dễ dàng áp dụng cho văn hóa làm việc của bất kỳ quốc gia nào. Nếu bạn cảm thấy nơi làm việc của mình đang gặp khó khăn trong việc duy trì luồng thông tin, hãy thử thiết lập tiêu chuẩn HORENSO với nhân viên của bạn.

Ban Biên Tập 1BOSS

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho